Forutsetninger i forbindelse med prosjektetablering ERP implementering Forutsetninger i forbindelse med prosjektetablering

Overordnede beslutninger og avklaringer Ved implementering av flere juridiske enheter i en felles ERP løsning er det mange viktige forutsetninger som må avklares i forkant: Eierskap og organisering: Eierskap til prosjektet- og gjennomføring må forankres på høyeste ledernivå Systemeier: avklaring med hensyn til myndighet og ansvar Styringsgruppe: avklaring med hensyn til sammensetning, myndighet og ansvar Prosjektgruppen: avklaring med hensyn til organisering,sammensetning, myndighet og ansvar Prosjektressurser: Allokering av sentrale nøkkelressurser og fagpersoner Prosjektgjennomføring: Kontinuerlig samarbeid på tvers av enhetene

Overordnede beslutninger og avklaringer Strategisk retning: Etablering av et ERP målbilde som angår: funksjonalitet, teknologi og arkitektur ERP = Økonomi + Innkjøp + HR ? Trinnvis implementering i forbindelse med målbildeoppnåelse Definering og integrering av randsystemer Definering av felles arbeidsprosesser på tvers av organisasjonene Definering av tilhørende hoved- og delprosesser Forvaltning av felles prosesser og arbeidsrutiner Målsetninger og gevinster: Etablering av målsetninger og gevinster som skal realiseres i etterkant av implementeringen må etableres i forkant av prosjekt oppstart Etablering av rutiner for måling av gevinstrealisering. Organisatoriske muligheter innen etablering av fellesenheter og tjenester på tvers av organisasjonen bør diskuteres Økonomiske gevinster ved effektivisering og standardisering av interne arbeidsprosesser.

Overordnede beslutninger og avklaringer Organisatoriske utfordringer: Etablering av en felles forretnings- og tekniskarkitektur på tvers av de juridiske enhetene. ERP løsningen skal støtte felles forretningsprosesser – standardløsning med færrest mulig tilpasninger Integrering av randsystemer i ERP løsningen: Lønn, HR, Innkjøp mm Implementering av en ERP løsning betyr forholdsvis store organisatoriske endringer, blant annet etablering og innføring av nye roller Mottaksenhetene må være forberedt på bruk av en ny løsning. Opplæring -> Superbrukere -> Sluttbrukere Kommunikasjon, forståelse for hvorfor løsningen skal implementeres. Dette blir et stort endringsløp for organisasjonene!

Overordnede beslutninger og avklaringer Forvaltning av en fellesløsning: Governance: Etablering av en felles forvaltningsmodell og tilhørende prosesser på tvers av organisasjonene Standardisering av hoved- og delprosesser Masterdata management Oppgradering i forhold til realisering av ERP målbildet ITIL prosesser: Release, Incident, Change osv Anskaffelses prosesser: Type kontrakt Tilpasningsavtalen (SSA-T) Tilpasningsavtalen er laget for å kunne lage tilpasninger til standardsystemer. Kjøpsavtalene (SSA-K) Kjøpsavtalene regulerer først og fremst kjøp av masseprodusert datautstyr og standard programvare. Driftsavtalen (SSA-D) Driftsavtalen er ment til å kunne brukes over et vidt spekter av driftssituasjoner. Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V) Avtale med fohandlinger Funksjonelle krav Tekniske krav

Helse Norge Helse-Midt Norge / Helse Sør-Øst Utgangspunktet var et Nasjonalt prosjekt Felles SAP løsning på tvers av samtlige RHF. Leverandør IBM Prosjektet ble terminert høsten 2011 Helse-Midt Norge: Oppstart anskaffelse mars 2012 Tildelt kontrakt til IBM høst 2013 Er i ferd med å implementere SAP Helse Sør-Øst: Oppstart anskaffelse ~ mai 2012 Tildelt kontrakt til Accenture høst 2013 Er i ferd med å implementere Oracle

Helse-Midt Norge Innhold i økonomi og logistikk Innkjøpskontrakt Min side Anmodning Innkjøp Lager Inngående faktura Reskontro Utbetaling Innkjøp til betaling Salgskontrakt Salg og andre inntekter Reskontro Innbetaling Innfordring Salg og fakturering Periodeavslutning m/årsoppgjør Hovedbok Merverdiavgift Prosjekt Likviditet LØ rapportering Regnskap HMN LØ dekker bl.a. ikke: Pasientlogistikk Lønn HR Prosjektstyring Service og vedlikehold Virksomhetsrapportering finanskube Lån Finans Produksjon (ikke i 1. implementering) Produksjon Anlegg Utstyr Anleggshåndtering Budsjett Masterdata Leverandør Kunde Artikkel Konto Randsystemer Integrasjoner 7 HMN LØ

Kontraktsarbeid, leveranser, idriftsettelse Kontrakts-avslutning HMN LØ - Faseinndelt tidsplan Anskaffelses-fasen Planfasen Spesifikasjons-fasen Utviklings- fasen Leverings- fasen Idriftsettelsesfasen Her må det sies noe konkret om hvor vi er nå (ferdig med 2. forhandling, BAFO 28.10.13, planlagt kontraktsignering tidlig desember) 1 2 3 Kontraktsarbeid, leveranser, idriftsettelse Mars 2012 Januar 2014 Februar 2014 August 2014 Des 2014 August 2015 Des 2015 Juni 2016 Desember 2016 Kontrakts-avslutning HMN LØ

Takk for møtet!