PA Autoregnskap: Data- og konteringsflyt til regnskapsmodulen Juni 2011 Cecilie Hopland Jentoft/Kari Eidsheim

Agenda Autoregnskap og oversikt over økonomisk kommunikasjon Hvordan finne igjen transaksjonene Rapporter og søking i GL Case med 3 bidragsytere og ulike belastninger Oppsummering

Hva er autoregnskap Betegnelse på de ”automatiske” transaksjonene som overføres mellom Prosjekt-modul (PA) og hovedboken (GL), samt alle de andre modulene knyttet til økonomisystemet.

Økonomisk kommunikasjon med andre system AR Kunde- reskontro fakturaforslag FA Anleggs- modul PA Prosjekt modul Periodiserte inntekter, lønn, overhead, korreksjoner, Oracle Regnskapssystem Reiseregninger/ Lønn PAGA Lønns system lønn Ressurser leverandørfakturaer AP Leverand. reskontro Sebra BW pm BW ip

Hvordan finne igjen en transaksjon Tatt ut: PA02D-Bilagsdetaljer (I-K) Innt-kostnad transaskjonsdetaljer Prosjekt: 801934 GL-dato f.o.m: 01-okt-10 GL-dato t.o.m: 31-okt-10

Hvordan finne igjen en transaksjon (forts) Tatt ut: D22-Bilagsdetaljer Dato f.o.m: 01-Okt-2010 – Dato: t.o.m: 31-Okt-2010 Sted f.o.m: 122400 – Sted t.o.m: 122400 Art f.o.m: 6591 - Art t.o.m: 6591 Prosjekt f.om: 699995 – Prosjekt t.o.m: 699995 Analyse f.o.m: 000000 – Analyse t.o.m: 999999 Finner igjen PA-transasksjonen ved å se på beløpet

Bilagsimport opprettet Ønsker å finne ut hvilke(t) PA-prosjekter hovedbok nr: 66003363 på art 9124 og dato 24.04.2011, er ført. Finner dette ved gå til: Bilagsrapporter-drill-til-PA

Bilagsimport opprettet (forts) Velg samme bilagsperiode som i D22 – Bilagsdetaljer. Velg samme stedkode i D22-Bilagsdetaljer. Fyll inn hovedboks nr her Klikk på ok.

Bilagsimport opprettet (forts) Du får opp denne rapporten her.

Bilagsimport opprettet (forts) Alternativt: Søk på bilagsdato, art, sted og prosjekt. I vårt eksempel var hovedboksnr 66003363 ført:: Dato 24.04.2011 Art 9124 Sted 122400 Prosjekt 699995. Klikk på ok.

Bilagsimport opprettet (forts) Du får opp samme rapport som i sted. Du får opp en rapport som viser PA-prosjektnr

Bilagsimport opprettet (forts) Ønsker å finne ut hvilke(t) PA-prosjekter hovedbok nr: 66003326 og 66003363 er ført. Finner dette ved gå til: Bilagsrapporter-drill-til-PA

Case PA prosjekt med 3 kunder på sted 122400: Akt 1 NFR - Fin.kilde: NFR - Avtalebeløp: kr 2 500 000 - OH: 30% Akt 2 UIB – Fin.Kilde: NFR - Avtalebeløp: kr 1 000 000 – OH: 40% Akt 3 Statoil/Hydro – Fin.kilde: Næringsliv/privat - Avtalebeløp: kr 1 500 000 - OH: 30%

Leverandør faktura – eks 1 Konsulenttjenster som skal belastes prosjektet og akt 1 NFR: Fakturaen konteres i BW (utvidet kontostreng) med PA prosjektet og aktivitet, på utgiftstype: 6720 Konsulenttjenester . Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der generert inntekt på art 3506.

Leverandør faktura – eks 1 (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: 6720-199995-122400-000000-00-000000 Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: 3506-199995-122400-000000-00-00000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Leverandør faktura – eks 2 Datautstyr som belastes prosjektet og akt 3 Statoil/Hydro: Fakturaen konteres i BW (utvidet kontostreng) med PA prosjektet og aktivitet, på utgiftstype: 4721 Datautstyr. Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt.

Leverandør faktura – eks 2 (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: 4721-699995-122400-000000-00-000000 Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: 3506-699995-122400-000000-00-00000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Leverandør faktura – eks 2 (forts) I FA (anleggsmodulen) ompostere RK i GL fra 4-art til 6-art. Debet: 6521-699995-1224000-000000-00-000000 Kredit: 4721-699995-1224000-000000-00-000000 Bakgrunn: Det er ikke lov å ha saldo på 4-artene i UiB sitt finansregnskapet.

Leverandør faktura – eks 3 Teknisk/vitenskapelig utstyr med antatt 8-års levetid til en verdi av kr 150.000 som belastes prosjektet og akt 3 Statoil/Hydro: Faktura konteres i BW på (utvidet kontostreng) med PA-prosjekt og aktivitet, på utgifttsype: 4711 Tekn./vitensk. Utstyr, kjøp 8 år. Konteringene overføres til GL via AP, og speiles inn i PA. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt på 3506.

Leverandør faktura – eks 3 (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra faktura AP : Debet: 4711-699995-122400-000000-00-000000 Kredit: 2400 (Leverandørgjeld) Fra inntektsgenerering PA: Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Kredit: 3506-699995-122400-000000-00-00000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samle-sum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Leverandør faktura – eks 3 (forts) I FA (anleggsmodulen) ompostere RK i GL fra 4-art til 6-art. Debet: 6500-699995-1224000-000000-00-000000 Kredit: 4711-699995-1224000-000000-00-000000 I forbindelse med tertialoppgjør, epost fra RK med spørsmål om utstyret har verdi etter prosjektslutt. Hvis ja aktiveres utstyret i FA og avskrives på annuum.

Leverandør faktura – eks 3 (forts) Aktiveringen i FA gir disse konteringene i GL: D 9185-699995-122400-000000-81-000000 K 6500-699995-122400-000000-81-000000 D 3924-000000-122400-000000-81-000000 K 9085-000000-122400-000000-81-000000 D 1271-000000-000000-000000-81-000000 K 2154-000000-000000-000000-81-000000 Månedlig avskrivning i GL: D 6014-000000-122400-000000-81-00000 K 3934-000000-122400-000000-81-00000 NB! Dette er totalt sett et nullsumspill

Reiseregninger F. Orsker har vært på reise, og reisen skal belastes prosjektet og aktivitet 1 NFR. Anvist og attestert PA-Reiseregninger for F. Orsker sendes lønnskontoret som fører den i PAGA. Fra PAGA blir reiseregningen overført til PA via GL prosjekt 699992. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert inntekt på art 3506.

Reiseregninger (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra PAGA via PA: Debet: 7148-199995-122400-000000-00-000000 Kredit: 7149-699992-122400-00-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet Fra PA: Debet: 1530/2971 Kredit: 3506-199995-122400-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum.

Lønn F. Orsker skal lønnes på prosjektet av NFR . Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA % stilling Prosjektnummer 80XXXX PA-aktivitetsnr Task-id Fra PAGA blir F. Orsker sin lønn overført til PA via GL prosjekt 699992. Alle lønnstranser på 5XXX overføres til PA i forholdet en til en I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9111. - 10% Godskrevet egenandel på art 9052. - Inntekt på art 3504.

Lønn (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra Paga via PA: Lønnskostnader Debet: 5XXX-199995-122400-000000-00-000000 Kredit: 5XXX-699992-122400-00-000000-00-000000 Fra PA: Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: 9111-199995-sted-000000-00-000000 Kredit: 9011-000000-sted-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Lønn (forts) 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: Debet: 9152-000000-122400-000000-00-000000 Kredit: 9052-199995-122400-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Lønn (forts) Inntektsgenerering: Debet: 1530/2971 Kredit: 3504-prosjektet-sted-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet NB! Inntekter = totale lønnskostnader + inntektsoverhead på aktiviteten.

Frikjøp Prof. Drøvel skal kjøpes fri fra sin ordinære stilling på sted 122400, for å jobbe på prosjektet. Lønnen hans dekkes av NFR-midlene og kalles Frikjøp. Synliggjøres i budsjett og nytt i fht budsjettering i PA: Etternavn, Fornavn – 9124 Budsjettering Frikjøp PA generer kostnads- og inntektsoverhead 9124 Belastet Frikjøp PA dersom ikke avklart person enda og regnskap hver måned Frikjøpet regnskapsføres på bakgrunn av manuell ompostering ompostering på utgiftstype 9124 Frikjøp i PA hver mnd. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9111. - 10% Godskrevet egenandel på art 9052. - Inntekt på art 3504.

Frikjøp (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra PA: Lønnskostnader Debet: 9124-199995-122400-000000-00-000000 Kredit: 9024 -000000-122400-00-000000-00-000000 Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: 9111-199995-sted-000000-00-000000 Kredit: 9011-000000-sted-000000-00-000000

Frikjøp (forts) 9052 Godskrevet egenandel = Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: Debet: 9152-000000-122400-000000-00-000000 Kredit: 9052-199995-122400-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet Inntektsgenerering: Debet: 1530/2971 Kredit: 3504-prosjektet-sted-000000-00-000000

Kunde 2UiB Lønnsbelastning Prosjektleder skal jobbe 25% av arbeidstiden sin på prosjektet. Hennes arbeidsinnsats, er definert som egenfinansiering og skal belastes akt 2UiB (intern kunden). Lønnsbelastning på kunde 2UiB gjøres som en manuell ompostering på utgiftstype 9121 Belastet interne lønnskostnader u/DB i PA hver mnd. I PA medfører kostnadsbelastningen at der blir generert: - 40% overheadkostnad på prosjektet, art 9116 - Inntekt på art 9051.

Kunde 2UiB Lønnsbelastning (forts) Dette gir disse konteringen i GL: Fra PA: Lønnskostnader Debet: 9121-199995-122400-000000-00-000000 Kredit: 9021-700910-122400-00-000000-00-000000 Overhead = 40 % av totale lønnskostnader fra PA Debet: 9116-199995-sted-000000-00-000000 Kredit: 9016-700910-sted-000000-00-000000 - Transaksjoner med samme GL-prosjektnr, sted og HB dato blir slått sammen til en samlesum. - Tekst i GL: Bilagsimport opprettet

Kunde 2UiB Lønnsbelastning (forts) Inntektsgenerering: Debet: 1530 Kredit: 9051-prosjektet-sted-000000-00-000000 Ved månedsavslutning fører RK manuelt pr sted: Debet: 9151-700910-sted-000000-00-000000 Kredit: 1532

Overforbruk Der er blitt belastet kostnader på totalt 1.750.000,- på akt 3 Statoil/Hydro, mao er der belastet mer kostnader på denne aktiviteten enn hva avtalebeløpet er på. Dette medfører at der blir en forskjell mellom kostnad og inntektsgenerert på prosjektet på: kr 250 000 (Forskjellen mellom kostnadsført og avtalebeløp). Forskjellen på kr 250.000,- gir en saldo i GL på prosjekt 699995 sted 1224000.

Overforbruk (forts) Denne saldoen salderes den siste i mnd og tilbakeføres den første neste mnd. Debet: 3291-699995-122400-000000-00-000000 Kredit: 2961 Presisering: Saldering av PA-samleprosjekter i GL, er ikke det samme som salderinger av ordinære GL-prosjekter. Saldo ordinære GL-prosjekter er forskjellen mellom fakturert inntekt og kostnadsført på prosjektene Saldo PA-samleprosjektene i GL er forskjellen mellom kostnadsført og inntektsgenerert (periodisert inntekt).

Fakturering Der skal sendes en faktura til Statoil/Hydro på kr 750 000,- Fakturaen lages av prosjektøkonomen i PA-web og overføres til AR påfølgende natt og skrives ut av RK dagen etter Fakturaen blir automatisk kontert: Kredit : 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Debet : Kunderesekontro.

Fakturering NFR - kunden Prosjektet har fått en innbetaling fra NFR på kr 1 000 000,- For å få pengene inn på prosjektet lages det en faktura på prosjektet, som innbetalingen knyttes mot. Fakturaen blir automatisk kontert: Kredit : 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt Debet : Kunderesekontro.

Fakturering NFR – kunden (forts) Innbetalt NFR skal synliggjøres på resultat siden i UiB sitt finansregnskap. Ved månedsavslutning fører RK: sum art 3504 + 3506, Debet: 3505-199995-122400 Kredit: 8905-199995-122400 Ved tertialavslutning fører RK: Sum innbetalt NFR Kredit: 3210-199995-122400 Debet: 8905-199995-122400 NB! Om stedkoden har prosjekter med gjennomstrømnings-midler, så er sum innbetalt fra NFR lik art 3210 + 8731 Art 8905 viser stedkodens samlede prosjektgjeld NFR i PA.

Prosjektgjeld i PA Prosjektgjeld = Inntektsgenerert – Fakturert Bruk PA05 rapporten. I GL er prosjektgjelden fra PA kun synlig i balansen som totalt for UiB, - ikke delt på stedkoder. Viktig å være klar over mht PA05: Fakturert inntekt får samme stedkode toppaktiviteten kunden er tilknyttet . Inntektsgenerert får samme stedkode som eier av aktiviteten tilhørende kostnad er ført på.

Prosjektgjeld i PA Dette medfører at for prosjekter med underaktivitet med stedkode ulik stedkoden på toppaktiviteten den tilhører, vil prosjektgjelden være skjevfordelt.

Omposteringer i balansen I fbm tertialoppgjør omposter RK fra art 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt : - Prosjektgjeld NFR til art 2163 - Prosjektgjeld Gaver/Gaveforsterkning til art 2175 - Resten av bidragsprosjektene inkludert EU til art 2173 Saldo som blir ligger igjen på 1530/2971 er saldo oppdragsprosjekter

Oppsummering Leverandør faktura – ekstern kunden: Kostnadskontering: - Debet: Utgiftstype. - Kredit: 2400 Inntektskontering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3506-prosjektet-sted-000000-00-000000

Oppsummering (forts) Reiseregninger - ekstern kunden Kostnadskontering: - Debet: 7148-GLprosjekt-sted-000000-00-000000 - Kredit: 7149-699992-sted-00-000000-00-000000 Inntektskontering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3506-GLprosjektet-sted-000000-00-000000

Oppsummering (forts) Lønn – ekstern kunden Lønnsbelastning: - Debet: 5XXX-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 - Kredit: 5XXX-699992-sted-000000-00-000000 Skjer automatisk via PAGA og generere disse autoføringene: Overhead = 40 % av totale kostnader medgått tid. - Debet: 9111-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 - Kredit: 9011-000000-sted-000000-00-000000

Oppsummering (forts) Overhead = 40 % av totale lønnskostnader. - Debet: 9111-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 - Kredit: 9011-000000-sted-000000-00-000000 9052 Godskrevet egenandel = Diff. mellom kostnads- og inntektsoverhead: - Debet: 9152-000000-sted-000000-00-000000 - Kredit: 9052-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 Inntektsgenerering: - Debet: 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt - Kredit: 3504-GLprosjekt-sted-000000-00-000000 NB! Inntekter = totale kostnader medgått tid + inntektsoverhead på aktiviteten.

Oppsummering (forts) Lønn (egenfinansiering) – intern kunden: Lønnsbelastning: - Debet: 9121-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 - Kredit: 9021-700910-sted-000000-00-000000 Gjøres som en manuell ompostering hver mnd i PA, et bilag pr fakultet og vil generere disse autoføringene: Overhead = 40 % av totale kostnader medgått tid. - Debet: 9116-GLprosjektet-sted-000000-00-000000 - Kredit: 9016-700910-sted-000000-00-000000

Oppsummering (forts) Inntektsgenerering: - Debet: 1530 - Kredit: 9051-prosjektet-sted-000000-00-000000 NB! Inntekter = totale kostnader medgått tid + 40 % overhead Ved månedsavslutning fører RK pr sted: Sum art 9051 : Debet: 9151-700910-sted-000000-00-000000 Kredit: 1532

Oppsummering (forts) Kostnadsbelastning i PA medfører inntektsgenerering: Art 3504 ved lønnsbelastning ekstern kunden Art 3506 ved annen kostnadsbelastning ekstern kunden Motkontering art 1530/2971 Samlesum pr art, GL-prosjekt og sted og HB-dato. Art 9151 ved kostnadsbelastning intern kunden. Motkontering art 1530 Ved månedsavslutning fører RK pr sted: Debet: 9151-700910-sted-000000-00-000000 Kredit: 1532

Oppsummering (forts) Der blir kun generert inntekt så lenge kostnadsført på aktiviteten er mindre enn avtalen den er tilknyttet. Ved fakturering i PA, debiteres kundereskontro og krediteres art 1530/2971 beløp ikke fakturert kundefordring/ beløp ikke opptjent inntekt. Hvert tertial synliggjøres sum innbetalt (fakturert) NFR i GL. Sum innebetalt (fakturert) NFR i GL = art 3210+8731.