Arbeidsmetoder og teknikker Microsoft Word Arbeidsmetoder og teknikker Denne introduksjonen bygger på at du har noe trening med tekstbehandlingsprogrammet MicroSoft Word

ADVARSEL Når du bruker Word, vil du av og til få opp dialogbokser med spørsmål knyttet til det du holder på med. Dersom du får spørsmål av typen ”Vil du lagre endringen i Normal.dot”, så skal du svare nei!

Innledning Word er en avansert skrivemaskin. Du kan bruke programmet som en skrivemaskin. Da mister du mange muligheter for å lage et bedre resultat med mindre ressurser. Dette er en kort oversikt over noen aktuelle problemstillinger. Noen problemstillinger vil være spesielt aktuelle når du skriver større dokumenter. Andre er alltid aktuelle.

Temaer Enhetlig utseende Endring av design, ikke enkeltelementer Stor filstørrelse Store og/eller mange bilder/regneark Treg respons på editering, spesielt i Vis/utskriftsoppsett Flere skal arbeide med et dokument Splitting av større dokumenter

Temaord Stiler Navngitte avsnittsformatteringer Dokumentmal Forhåndstrykte ark, med egne stiler og makroer Hoveddokument Det dokumentet som inneholder ”alt” Deldokument En del som lagres som et eget dokument

Hva er en stil En stil er en navngitt avsnittsformattering Velg Format/Stiler og formattering, høyre klikk en stil for eksempel Overskrift 1 Navna er ikke tilfeldige, noen har spesiell betydning

Spesielle stiler Skriv et større dokument, marker overskriftene som overskrift 1, 2 og 3 etter som de er hovedoverskrifter, underskrifter etc. Velg Sett inn/Referanse/Innholdefortegnelse der du ønsker å ha innholdslisten. Når du ønsker å oppdatere innholdsfortegnelsen marker innholdsfortegnelsen og trykk F9

Avansert redigering Hvordan flytte hele avsnitt for å endre strukturen på et dokument A Velg Vis/Disposisjon B Velg hvor mange nivåer av overskrifter du ønsker å se C Flytt avsnittene med pilene - og innholdet du ikke ser flytter med!

Stil attributter Font type Font størrelse Avstand før avsnitt Avstand etter avsnitt Linjeavstand Tabulatorstopp … Hint: noen finner det nyttig å vise avsnittsymbolet

Spesielle stil attributter Legg spesielt merke til at du kan si at alle avsnitt av en bestemt type skal ha A et avsnitt kan deles på flere sider, men ikke bare en enslig løs linje B hele avsnittet skal være på en side C sideskift foran f.eks hoved-overskrifter

Stil – basert på Dersom en stil B er basert på stil A, så betyr det at stil B har alle egenskapene til stil A med tillegg av de endringene som er i B Stil B har Font Type Arial fordi B endrer denne egenskapen fra A,men har font size 13 fra A A Font type: Times Font size 13 … B Font type: Arial

Hvorfor bruke stil Du bør ikke formattere enkeltord eller avsnitt noe sted i dokumentet fordi du før eller senere ønsker å endre utseende på alle samtidig – og det kan du gjøre hvis alle like avsnitt har samme stil Eksempeler lag en egen stil for programkode Lag en egen stil for uthevede enkeltord Dersom den skal endres, høyreklikk stilen og velg alle forekomster før du endrer

Stikkordregister For å lage et stikkordregister må det merkes hvor det er noe som skal i stikkordregisteret Marker et ord – velg Alt-Shift-X og hva som skal stå i stikkordregisteret For å lage selve registeret, bestem hvor registeret skal være og bruk Sett inn/Referanse/Stikkordregister

Hva er en dokumentmal En dokumentmal er et word-dokument med en samling stiler, makroer etc. En dokumentmal er en fil på disken med postfix .dot – document template Det kan være greitt å lage en dokumentmal for noen hovedtype dokumenter du skriver, for eksempel personlig brev, prosjektrapport etc.

Endringer av stiler Alle endringer i eksisterende stiler skal foretas i egne dokumentmaler Alle malers mor er Normal.dot. Den skal ikke endres med mindre du tar sikkerhetskopi først gjøre det på din egen maskin

Dokumentstiler Egne dokumentmaler er et problem hvis du ønsker å sende word-dokumentet til andre. Mottaker må ha riktig dokumentmal for at dokumentet skal se ut slik du ønsker Velg ikke legg til i mal

Fonter i Word - HTML Stil svarer til class i en css-fil Dokumentmal svarer til en css-fil Programmering Dokumentmal svarer til en java klasse Et dokument svarer til en instans av klassen

Dokumentmal - opprette Lag et word-dokument Lagr det som dokumentmal NB! .dot er default etter dette NB! Legg merke til hvilken katalog som ble valgt Når du skal lage et dokument basert på malen, velger du ”ny fra mal/Generelle maler”

Hoveddokument/Deldokument Ideen er å splitte et stort dokument i flere biter slik at du/andre kan arbeide med en bit av dokumentet av gangen. Dette kan være nødvendig dersom dokumentet tar så stor plass at maskinen må begynne å cache – operativsystem-fil tar mer plass enn fysisk minne Dersom dokumentet blir stort, kan prossesserings-tiden for å formattere endringer ta lang tid. Oppsplitting kan øke komforten!

Oppdeling - hvordan Lag et dokument med overskrifter , for eksempel en hovedoverskrift for hvert kapittel Velg Vis/Disposisjon Marker hovedkapitlene du ønsker å bruke Velg : Lag deldokument Lagr hoveddokumentet på en egen fil – ikke bruk samme navn som en av hovedoverskriftene Lag deldokument

Deldokumentene Hvert deldokument kan editeres for seg. NB! Sett inn ny tekst etter inndelingsskift NB! De blir liggende på samme katalog som hoveddokumentet NB! De får navn fra overskriften Dette betyr at flere personer enkelt kan arbeide med hver sitt kapittel

Hoveddokument I hoveddokumentet kan det lages innholdsfortegnelse og stikkordregister som samler inn fra alle deldokumentene med riktig sidenummerering. NB! Hvis deldokumenter skal slettes, må dette gjøres først i hoveddokumentet.

Bilder i Word-dokumenter Jpeg bilder tar stor plass dersom de lagres med høy oppløsning. Når du setter inn bilder i word/excel utklipp etc, blir word-dokumentet større Du kan bruke ”rediger/lim innutvalg” til et bilde eller del av excel-dokument. Da vil word-dokumentet ikke inneholde bildet, men en referanse til bildefila. Hvis bildefila blir oppdatert, blir word-dokumentet oppdatert.

Reduksjon av størrelse Dersom du har mange bilder ønsker å ha bildene i dokumentet kan godta redusert kvalitet for Da kan du komprimere alle bildene i dokumentet

Eksempel på spor endringer Endringene er Det ble satt inn ny tekst og to bokstaver ble endret samt noen tabulatorer For å godta endringen, høyre klikk tekstboksen og velg handling

Sporing av endringer Verktøy/Spor endringer Ctrl-Shift-E Dette gjør at man kan ha fokus på endringene slik at flere lettere kan se forslag til endringer og deretter godkjenne eller forkaste forlaget.

Merknader Sett Inn/Merknad En merknad er en del av dokumentet Et dokument kan skrives ut med eller uten merknadene. Når en eller flere jobber med samme dokument, så gir dette en enhetlig og lett synlig måte å samarbeide asynkront med et dokument.

Versjonskontroll Fil/Versjoner/lagre nå Dette lagrer øyeblikksbilder av et dokument for eksempel ved viktige milepæler. Når en eller flere jobber med samme dokument, så er versjonskontroll viktig!! Det er flere hovedspørsmål hvem gjorde endringen hvorfor er det gjort en endring når skjedde endringen NB! Dette sparer diskplass ved store dokumenter!! Test og observer hvordan du kan sammenligne ulike versjoner ved å velge Fil/Versjoner/Åpne

Sammenligne dokumenter Når du har flere dokumenter som er nesten like og ikke har brukt versjonskontroll, har du en nødutvei Velg Verktøy/Sammenlign og flett dokumenter Merk av for Markeringslinje Merk originaldokumentet Klikk Sammenlign

Når alt går galt Har du husket sikkerhetskopi? Tar du sikkerhetskopi regelmessig? Tar du sikkerhetskopi før du gjør store endringer? Bruker du en diskett som er brukt mye? Vet du hvor sikkerhetskopiene er lagret?