Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Gjennomgang og utvikling av de administrative funksjoner

Allmøte for ALLE ADMINISTRATIVT ANSATTE ved fakultetet Hva skjer???

Overordnet mål for omstillingen ved MN: Bedre kvaliteten på forskning og utdanning ved fakultetet Et tiltak: Legge til rette for styrkning av den faglig-strategiske ledelsen Ny ledelsesmodell innført Storinstitutter opprettet Rammetildelinger innført

MN-fakultetet Et dynamisk fakultetet …. i stadig endring ….til det bedre?

Mye har skjedd…og mye skjer… Stadig utviklingsarbeid –Nye faglige strategier er under utarbeidelse –Administrative omorganiseringer institutt –Administrativt utviklingsarbeid på sekretariatet –Teknikerne omorganiseres på BIO –IT-tjenestene omorganiseres –UiBs omstillingsarbeid av teknisk-administrative tjenester

Men vi mangler: En systematisk gjennomgang av de administrative funksjoner ved fakultetet

Utviklingsarbeid administrative ledere Målsetninger: Tilpasse den samlede administrasjonen til ny ledelsesmodell (tilsatte ledere) Øke lederkompetansen og lederbevisstheten hos de administrative lederne Legge grunnlag for et utviklingsarbeid som skal sikre en dynamisk og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt- og fakultetsnivået

”Bekkjarvik-gjengen” Alle kontorsjefene Seksjonslederne ved fakultetet Direktør ved Avdeling for naturvitenskap Fakultetsdirektøren Coach: Svein Arne Skreden

Tiltaksliste 1) Definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset vår nye organisasjonsmodell 2) Opprette Kontorsjef-forum 3) Utarbeide en bevist rekrutteringspolitikk til administrative stillinger v/fakultetet 4) Styrke instituttledernes posisjon, deres evne til å drive forskningsledelse 5) Konkretisering av mål for fakultetet – målbare for instituttene og fakultetsadm. 6) Gjennomføre pilot ny medarbeiderundersøkelsesmodell ved UiB 7) Utrede hvordan generere mer eksternt finansiert forskning 8) Gjennomgå/evaluere vår utnyttelse av IT

ADMINISTRATIVT UTVIKLINGSARBEID Definere en ønsket standard for god administrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell

ADMINISTRATIVT UTVIKLINGSARBEID REORGANISERING ? eller OMORGANISERING ? eller OMSTILLING ?

Styringsgruppen –Økonomisjef Kristine Breivik, leder, fakultetssekretariatet –Kontorsjef Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi –Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt –Kontorsjef Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap –Fakultetsdirektør Kjell A. Sælen, fakultetssekretariatet –Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet –Studiesjef Elisabeth Lysebo, fakultetssekretariatet. –Rådgiver Line Rye, Personal og økonomiavdelingen –Thordis Davidsen, leder NTL ved UiB –Gerd Johannessen, leder 2fo ved UiB –Rådgiver Kristin Bakken, fakultetssekretariatet, er gruppens sekretær.

Første møte: Tirsdag 5. oktober Dagsorden: Godkjenning av innkalling og dagsorden Innledning ved Kristine Gjennomgang av gruppens mandat Diskusjon, presiseringer og eventuelle avgrensninger Spesielt om prosessens art Hva ligger i implementering fra høst -05 Forslag til mandat for undergruppene Oppnevning av undergrupper Forholdet til ”omverdenen” underveis i prosessen Fremdriftsplan for prosessen (forslag til milepælplan fremlegges) Eventuelt

Styringsgruppens mandat Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell

Styringsgruppens mandat Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Styringsgruppen skal gjennom sitt arbeid, innenfor områdene studie, personal, økonomi og forskningsadministrasjon: –Kartlegge arbeidsoppgaver og ønsket servicenivå –Komme med forslag til arbeidsdeling mellom nivåene –Kartlegge kompetansenivå og utarbeide kompetanseutviklingsprogram for administrasjonen Et mål for arbeidet er: Fullstendig saksbehandling på ett nivå.

Mandat forts. Det må oppnevnes undergrupper for hvert av områdene. Hver undergruppe skal ha en leder og en sekretær, og lederen skal rapportere til Styringsgruppen etter en milepælsplan definert av Styringsgruppen.

Mandat forts. Det må oppnevnes undergrupper for hvert av områdene. Hver undergruppe skal ha en leder og en sekretær, og lederen skal rapportere til Styringsgruppen etter en milepælsplan definert av Styringsgruppen. Styringsgruppen skal vurdere om hvorvidt den samlede administrasjonen bør defineres som å være under omstilling, da det kan være et viktig tiltak for å ha reelle virkemidler for eventuell omplassering av administrativt ansatte.

Mandat forts. Styringsgruppen rapporterer til fakultetsstyret. Styringsgruppen forventes i løpet av prosessen å ha tett dialog med: Instituttledergruppen Den administrative ledergruppen Representanter for organisasjonene Det sentrale koordineringsutvalget De administrativt ansatte ved fakultetet!!! Styringsgruppen skal ha en gjennomgang av den samlede tiltaksplanen utformet av de administrative lederne på "Bekkjarvikseminaret". De tiltak som vurderes som hensiktsmessige å innlemme i den totale gjennomgangen av administrative funksjoner, skal innlemmes i milepælsplanen. Hvert av tiltakene skal ha en leder som skal rapportere til styringsgruppen.

Styringsgruppen skal koordinere, overvåke, og være pådriver for prosessene som initieres med dette mandatet. Endelig rapport til fakultetsstyret, med forslag til reorganisering, skal foreligge senest 30. juni 2005, for iverksetting av tiltak i løpet av høsten 2005

Fire undergrupper Studieadministrasjon Personaladministrasjon og generelle ekspedisjonstjenester Økonomi Forskningsadministrasjon

Fellesmandat for undergruppene Undergruppenes arbeid skal deles i to faser. Første fase (høsten 2004) blir en kartleggingsfase. Innstilling fra gruppene på dette punkt skal inneholde en beskrivelse av nåsituasjonen, kartlegging av arbeidsoppgaver og skissemessige forslag til løsninger for å oppnå ønsket servicenivå. I neste fase (første kvartal 2005) skal gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet.

Fellesmandat for undergruppene Undergruppene skal også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell.

Undergruppe for studieadministrasjon Studiegruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen studieadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder studieadministrasjon

Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Utdanningsavdelingen vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Utdanningsavdelingen er derfor viktig. Gruppen må også vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å trekke studenter inn i enkelte faser av arbeidet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå.

Mandat: Undergruppe for personal Personalgruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen personalfeltet Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen administrative oppgaver som faller utenfor de andre undergruppenes arbeidsområde. Dette inkluderer blant annet ekspedisjons- og generelle serviceoppgaver, og funksjoner knyttet til post- og arkiv. Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder personaladministrasjon Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Personal- og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal- og økonomiavdelingen er derfor viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og forskningsadministrasjon. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå.

Mandat: Undergruppe for økonomi Økonomigruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen økonomifeltet Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt og fakultetsnivået når det gjelder økonomiforvaltning Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet under ett. Forholdet til Personal-og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal-og økonomiavdelingen er derfor viktig, spesielt mot budsjettseksjonen. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og forskningsadministrasjon. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå.

Mandat: Undergruppe for forskningsadministrasjon Gruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer for forskningsadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt, fakultet og sentrene når det gjelder forvaltning av ekstern portefølje Gruppen skal ta for seg saksfeltene personal og økonomi, og spesielt se på utfordringene som ligger i den tidvis uoversiktlige organisasjonsstrukturen innen feltet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet-senter under ett. Forholdet til Unifob AS, og de rutiner som gjelder for deres virksomhet, vil være sentralt i dette arbeidet.. God kommunikasjon mot Personal og økonomiavdelingen er også viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og personaladministrasjon.

Spesielle forhold: Forskningsadministrasjon Involverer også Unifob-sentrene Black-Box Sentralt arbeid igangsatt

Fullstendig saksbehandling på ett nivå Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ og/eller første forvaltningsnivå. Saksforelegg skal inneholde: Sakens bakgrunn, hvilke hensyn/krav som må eller bør tilfredstilles ved valg av løsning, alternative løsninger, vurdering av de alternative løsningene, konklusjon, innstilling/forslag til vedtak. Hvis saken skal behandles av flere politiske utvalg og/eller forvaltningsnivåer, skal alle ha samme saksforelegg. Fullført saksbehandling er en prosess som har som formål å gi grunnlag for å treffe administrative og politiske beslutninger og samtidig gi grunnlag for å gjennomføre disse beslutningene.

Alle grupper: Frist for levering av innstilling 6. Januar 2005

Milepælsplan – Fase Første møte i styringsgruppen Frist for utsending av oppnevningsbrev og kontakt med lederne Allmøte – Arbeidsperiode undergrupper Innleveringsfrist Møte i styringsgruppen Seminar styringsgruppe (og Bekkjarvikgjengen) Frist for utsendelse av oppsummerende notat, og bestilling fase 2

Milepælsplan – Fase 2 Marsmøtet: Orienteringssak i fakultetsstyret Arbeidsperiode undergrupper Høring administrativt personale, instituttledergruppen og foreningene Leveringsfrist undergrupper Styringsgruppemøte Styringsgruppemøte Høring administrativt personale, instituttledergruppen og foreningene Maimøtet: Behandling i fakultetsstyret 01.05– Eventuell omstillingsperiode (krever egen plan) Juli: Ferietid

Implementering av ny modell

INFORMASJON Eget nettsted: Informasjon fra deltakere i undergruppene Fellesmailer Allmøte

Vi håper at alle vil delta i arbeidet som positive bidragsytere og at vi sammen finner frem til….

å komme frem til en ønsket standard for god administrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Målet: