2004 NAO-prosjektet Ny AnskaffelsesOrganisering

2004 Bakgrunn Strenge krav til anbudsprosedyrer og dokumentasjon Forskrift for offentlige anskaffelser Krav fra Riksrevisjonen og UFD Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) Innkjøp ved UiO omfatter årlig 1 mrd kr i konkurranseutsatt virksomhet bestillinger fakturaer

2004 Mandat Prosjektet skal foreslå og implementere nødvendige tiltak for å sikre en effektiv og helhetlig organisering av anskaffelsesfunksjonene ved UiO og etterlevelse av gjeldende regelverk på området. Dette vil omfatte forhold som strategi for innkjøpsarbeidet, organisering av anskaffelsesprosessene og endring av arbeidsprosessene knyttet til anskaffelser, herunder fullmakter, rutiner, maler og dokumentasjonskrav og vurdering av behov for ulike støttesystemer innen anskaffelsesfunksjonen. Prosjektet skal utvikle løsninger som minimaliserer UiOs kostnader og utgifter i forbindelse med anskaffelser.

2004 Målsetning Foreslå og implementere tiltak som sikrer UiO en effektiv og formålstjenlig anskaffelsesorganisasjon, samt etterlevelse av gjeldende regelverk på området. En effekt av prosjektet skal være 10% reduserte kostnader i forbindelse med anskaffelser og 30% færre fakturaer ved UiO. Målsetningen om 10% reduserte kostnader består av to ulike elementer: Reduserte kostnader knyttet til selve anskaffelsene Reduserte administrative kostnader knyttet til gjennomføringen av anskaffelsene

2004 Noen hovedtall fra nettskjemaundersøkelse 92% har klart definert hvem som har bestillingsrett ved enheten. Flere gir imidlertid uttrykk for at den definerte bestillingsretten ikke følges opp i praksis. 52% har skriftlig oversikt over hvem som har bestillingsrett v/ enheten. 42% svarer bekreftende på at de har et eget innkjøpsarkiv. Det er imidlertid store variasjoner i hva slags dokumentasjon som blir tatt vare på i disse innkjøpsarkivene. 40% svarer bekreftende på at de arkiverer skriftlige begrunnelser på at et kjøp over kr eventuelt blir gjort som direktekjøp (dvs kjøp uten anbudsprosess). 25% svarer ”Vet ikke” på dette. Samtidig kommenterer flere at de sjeldent eller aldri gjør så store kjøp. 88% har rutiner for kontroll av mottatte varer iht bestilling. 50% har rutiner for saksbehandlere i innkjøp. Flere kommenterer til dette at de ikke har egne saksbehandlere i innkjøp.

2004 Hva etterlyser enhetene (avdekket ved intervjuer) Klargjøring av roller og ansvar Hvem skal gjøre hva, med hvilken kompetanse Bedre informasjon og opplæring Hvem skal kontrollere og følge opp hvem? Tydeligere rutiner, instrukser, retningslinjer Bedre verktøy og systemer i hverdagen Redusere administrativ ressursbruk (mye tid til ”famling”) Bedre informasjon og betingelser rammeavtaler Bedre analyser og målemetoder Tverrfaglige innkjøpsforaer

2004 Analyse av administrativ ressursbruk tilknyttet innkjøpsaktiviteter Totalt ca 350 årsverk brukt på innkjøpsaktiviteter (planlegging og bestilling av reiser ikke medregnet) Ca 80 % av alle ansatte involvert i innkjøp, på en eller annen måte (planlegging og bestilling av reiser ikke medregnet) Mer nøyaktige tall og fordelinger kommer senere…..

2004 Gjennomsnittlig fordeling av ressursbruk, ikke medregnet Teknisk Avdeling og Innkjøpsseksjonen

2004 Anskaffelsesprosessen, forenklet

2004 Det må gjøres strategiske valg knyttet til en rekke forhold: Hva skal anskaffes og fra hvilken leverandør skal anskaffelsen foretas (selve innkjøpene) Hvem skal foreta ulike anskaffelser (roller) Hvilke hjelpemidler er det behov for i prosessen (verktøy og systemer) Hvilke krav skal stilles til gjennomføringen av prosessen (rutiner) Det er nødvendig med mange ulike tiltak, på ulike nivåer i organisasjonen, for å få mest mulig effekt i forhold til målsetningene.

2004 MÅL: Bedre kontroll og etterlevelse av regelverk MÅL: Kostnadsreduksjoner Bedre rutiner Bedre betingelser (”billigere kjøp”) Innføring av innkjøpssystem Reduserte administrative kostnader Bedre rapportering og informasjon om innkjøpene Bedre analyse av behov Færre innkjøpere Mer samordna innkjøp Bedre kontrakts- oppfølging Økt eksklusivitet leverandører Økt lojalitet avtaler Redusert valg og fleksibilitet (Økt standardisering av varer/tjenester) Større dekning avtaler Bedre planlegging og oppfølging Bedre informasjon og opplæring

2004 Tiltak prosjektet har gjennomført Sjekkliste for gjennomføring av innkjøp Skal fungere som en huskeliste for de som skal gjennomføre et innkjøp. Ved å følge denne sjekklisten kan kjøpet på en enkel måte bli gjennomført og dokumentert korrekt Veiledning for kjøp og bruk av eksterne konsulenttjenester Hjelpemiddel for å sikre en uavhengig og objektiv vurdering av behovet for konsulenttjenester, sørge for at lover og regelverk blir fulgt, samt sikre en tilfredsstillende styring og kontroll med det enkelte konsulentoppdrag. Etiske retningslinjer for ansatte i forbindelse med innkjøp og i kontakt med leverandører av varer og tjenester Bevisstgjøre de ansatte. Hjelp i hverdagen om hvordan man skal forholde seg. Virke holdningskapende og være med på å unngå eventuelle feiltrinn med etterfølgende offentlig sak. Opplæring mellomledere

2004 Tiltak som skal gjennomføres om kort tid Bedre dokumentasjon av delegert bestillingsfullmakt ”Innstramming” delegert bestillingsfullmakt Bedre instruks for personer med bestillingsfullmakt Bedre instruks for bestillingsarkiv Skriftlig erklæring for personer med bestillingsfullmakt

2004 Tiltak som skal gjennomføres på lengre sikt Elektronisk innkjøpssystem Økt standardisering av varer og tjenester Bedre rapporter og målemetoder Bedre informasjon om avtalene Opplæring

2004 Viktige avklaringer som gjenstår Organisering roller og ansvar sentralt, lokalt og sentralt lokalt ressurser og kompetanse sentral innkjøpsenhet samarbeidsform