Den store forandringen

Oppsummering 1 Utvidelser av organisasjonsrommet Økt personlig produktivitet eliminerer rutinejobber, noe som øker andelen teambaserte jobber. Datasystemer forbedrer samarbeidsmulighetene for grupper og team som ellers ikke kan møtes. “Virtuelle” organisasjoner blir i større grad mulig, men mangelen på rik sosial kontakt er en begrensning. Autmatisering og hyperautomatisering tillater eliminering av arbeid i stor skala, også arbeid som ikke kan automatiseres direkte. Organisasjoner kan bli trunkert og fullstendig endre karakter. Den implisitte koordineringen som oppnås gjennom databaser tillater også en utstrakt eliminering av arbeid. Potensialet er stort både for enkle og mer komplekse oppgaver. Dette kan bety at vi kan bygge større organisasjoner, og at store organisasjoner kan bli mer reaksjonsraske enn før.

Oppsummering 2 Utvidelser av organisasjonsrommet Datasystemer gjør det også enklere å koble adskilte organisasjoner sammen og koordinere dem svært tett. Implisitt koordinering kan støtte store enheter som ikke er organisasjoner, men som allikevel er organisert Datasystemer tillater sterk sentralisering av makt gjennom informatisering. Eliminering av arbeid kan også bidra til sentralisering. Datasystemer kan tillate økt desentralisering gjennom bedret informasjonstilgang, despesialisering og ved å øke kontrolldybden. Desentralisering kan ta form av en migrering av kundeorienterte avgjørelser mot organisasjonens periferi (grensesnittet mot kunden).

Koordinering av arbeid ved feedback Koordinering ved program Gjensidig tilpasning Direkte ledelse Standardisering av arbeid Standardisering av ferdigheter System- støttet ledelse Tause ferdigheter Eksplisitte ferdigheter Teknologiavhengighet System- støttede ferdigheter Implisitt koordinering Eksplisitte rutiner Automati- sering Implisitt koordinering ved hjelp av databaser Programmerte rutiner Hyper- automati- sering IT-avhengighet

Konfigurasjoner innenfor det orale paradigme Adhokrati Enkel struktur Føydalhierarkiet

Konfigurasjoner innenfor skriftparadigmet (literate paradigm) Maskinbyråkrati Profesjonsbyråkrati Divisjonalisert konsern

Maskinens status i organisasjonsmessig sammenheng Silverman (og andre) reserverer begrepet “handling” for mennesker, siden en handling ikke bare består i adferd, men adferd det ligger mening bak. Siden maskiner ikke kan mene noe, kan de i følge Silverman heller ikke utføre handlinger - de kan bare utføre bevegelser. Ved mekanisk autmatisering er logikkinnholdet i maskinene så lavt at dette er uproblematisk. Riktignok kan menneskelig arbeid (dvs. handlinger) langt på vei styres av maskinbevegelser (tradisjonelle samlebånd), men ingen har vel følelsen av å være i dialog med slike maskiner.

Dataprogrammets status i organisasjonsmessig sammenheng (1) Datamaskiner er universell maskiner styrt av programmer med et kompleksitetsnivå som er så mye høyere enn mekaniske maskiner at de er fundamentalt og kvalitativt anderledes. En datamaskin må sees på som et abstrakt logisk system snarere enn som en mekanisk innretning, og bruk av datamaskiner gir i mange tilfelle en klar følelse av å være i en dialogsituasjon. Selv om datamaskinene ikke selv kan tillegge sine “handlinger” mening, har programkonstruktørene helt klart gjort det - slik at programmets “handlinger” likevel er uttrykk for tildels meget grundig overveide og avstemte meninger og intensjoner.

Dataprogrammets status i organisasjonsmessig sammenheng (2) Programmene er så integrert i det totale samhandlings-mønsteret i mange organisasjoner at det er svært vanskelig å skille den mellommenneskelige dialogen klart fra den maskinorienterte. Programlogikken og de meninger som ligger bak den må derfor regnes som en viktig del av det totale system av handlinger som konstituerer en organisasjon. Selve konstruksjonen av programmene må også regnes med i dette totalsystemet. Organisasjonen blir derfor et totalsystem bestående av både levende handlinger (direkte utført av mennesker) og programmerte handlinger (forhåndsdefinerte menneskelige handlinger utført av datamaskiner). Bruk av datasystemer innebærer en langt større binding til symboler og formaliserte dialoger og skaper derfor et nytt nivå av abstraksjon og kompleksitet i organisasjonene

Maskinbyråkratiet - den moderne organisasjon - blir født Et ekte paradigmeskifte: Overgangen fra holistisk organisering ut fra taus kunnskap (tacit knowledge) til organisasjoner bygget på spesialisering og eksplisitte konseptuelle modeller

Alle vet hva en fysisk modell er …

… og egentlig også hva en konseptuell modell er!

Hva er så en konseptuell modell? En konseptuell modell kan generelt defineres som en konseptuell representasjon av en begrenset del av virkeligheten, nærmere bestemt den delen av virkeligheten vi er interessert i for et bestemt formål, og som ikke er selvinnlysende. Formålet med å lage en konseptuell modell er alltid å nå frem til en forståelse av virkeligheten som er tilstrekkelig for å iverksette fornuftige, formålstjenlige handlinger rettet mot den delen av virkeligheten som modellen representerer. Det er avgjørende at modellen tar opp i seg all de aspekter ved virkeligheten som er viktige for formålet—både objekter, fenomener, relasjonene mellom dem og deres statiske og dynamiske egenskaper. Formaliserte, konseptuelle modeller blir stadig mer sentrale som arbeidsredskap for systemanalytikere og systemdesignere.

Hydro Fellestjenester

Mintzberg & Van der Heyden: Suggested new notation for depicting the essence of enterprises

Organisasjon og systemer blir sammenvevd

Organisasjoner kan sammenveves ved hjelp av systemer

Fra passive til aktive modeller 1 Papirbundne modeller er passive beskrivelser av virkeligheten eller av en ønsket tilstand på et bestemt tidspunkt. Hvis en slik modell skal omsettes til et datasystem, øker kravet til dybde og presisjon sterkt.

Fra passive til aktive modeller 2 Hvis en slik modell blir omsatt til instruksjoner i et datasystem er den imidlertid ikke lenger bare passivt beskrivende, den er også aktiv i den forstand at den både styrer selvstendige prosesser og inngår som en dynamisk del av det handlingsmønster som konstituerer organisasjonen. Denne rollen er ikke bare mottagende, men også dirigerende, i den forstand at programmets reservoar av programmerte handlinger kan generere svar og programmerte, betingede utspill som både påvirker og direkte dirigerer menneskelige handlinger.

Fakturakontrollen hos Ford: Systemet inneholder modellen som beskriver og driver prosessen

Modellnivåer 1. Den moderne organisasjonen før datamaskinen - Passiv, papirbundet modell 2. Diskrete applikasjoner for enkeltoppgaver - Aktiv oppgavemodell 3. Helhetlige eller integrerte applikasjoner for grupper av oppgaver eller prosesser - Aktiv prosessmodell 4. Helhetlige eller integrerte applikasjoner for hele eller det meste av organisasjonens arbeidsområde - Aktiv virksomhetsmodell

Utviklingstrinn for systembruk Omfattende integrasjon Integrasjon av prosesser Frittstående applikasjoner 1950 1960 1970 1980 1990 2000 Egenutvikling FORTRAN COBOL C Enkle standardpakker Integrerte standardpakker Passiv, papirbundet modell Aktiv oppgave-modell Aktiv prosess-modell Aktiv virksomhets-modell

SAP Business Map - Overview

SAP Business Map - detalj

En modelltypologi Den styrende modellen - styrer og kontrollerer Atomistisk - hvor enhetene er selvstendige Lenket - hvor enhetene inngår i sammenhengende prosesser Den formidlende modellen - tjener både som verktøy og kommunikasjonsmedium for arbeid Den støttende modellen - for organisasjoner hvor “produktet” er profesjonell dømmekraft, og hvor det er liten avhengighet mellom oppgavene utover opprettholdelsen av en profesjonell standard

Moderne bilproduksjon

Mrs. Fields Cookies M r s. l e F i d s Cookies M r s. l e F i d s

Konstruksjonen av Boeing 777

Amadeus 225.000 terminaler 57 000 reisebyråer 10 500 salgskontor for flyselskaper En fysisk database i Erding ved München 386 millioner bestillinger in 2001 Mer enn 6.000 t.p.s. Ruteplaner for mer enn 750 flyselskaper Booking for ca. 470 flyselskaper Booking for mer enn 58.000 hoteller Booking for 45 bilutleiefirma med 25.000 utleiesteder

IBM Credit Med Federal Express til selger Saksbehandleren registrerer Enkle saker (langt de fleste) avgjøres av systemet Forespørsler fra selgerne kommer inn Litt vanskeligere saker avgjøres med støtte fra systemet I de få vanskelige sakene innhentes eksperthjelp Saksbehandleren registrerer Gjennomløpstiden ble redusert fra 6 dager til 4 timer, kapasiteten økte til det hundredoble

Koordinering av arbeid ved feedback Koordinering ved program Gjensidig tilpasning Direkte ledelse Standardisering av arbeid Standardisering av ferdigheter Tause ferdigheter Eksplisitte ferdigheter Teknologiavhengighet Implisitt koordinering Eksplisitte rutiner Automati- sering IT-avhengighet Implisitt koordinering ved hjelp av databaser System- støttet ledelse Hyper- automati- sering System- støttede ferdigheter Programmerte rutiner Formidlende modell Styrende modell Støttende modell Lenket Atomistisk

Noen forutsetninger for modelldrevne organisasjoner Modellpresisjon En avgjørende faktor er selvsagt om modellen systemene bygger på representerer arbeidsområdet på tilstrekkelig korrekt og detaljert måte Dette inkluderer kravet om at modellen er utvetydig og at informasjonen holder et tilstrekkelig presisjonsnivå Kunnskap og ressurser Modelldrevne organisasjoner krever personell med høy kompetanse både på IT, på virksomheten selv, på organisasjon, modellering og prosjektgjennomføring Tung bruk av IT forutsetter vilje til å bruke en betydelig andel av organisasjonens totale ressurser på utvikling, drift og vedlikehold av IT-løsninger og organisasjon

Hva betyr dette for oss? Systemdesign blir umulig å skille fra organisasjonsutforming og organisasjonsutvikling Objektorientert (OO) modellering vil bli et sentralt, ja kanskje det viktigste, verktøyet for organisasjonsanalyse og -utforming OO modellering vil bli et viktig forretningsmessig verktøy og en kilde til innovasjon opplæring i modellering bør derfor ikke begrenses til systemfolkene - evangeliet må spres til ledere og organisasjonsfolk Å ha en høyt kompetent IS/OU stab vil bli en stadig viktigere konkurransefordel

Hydro Fellestjenester

Hydro Fellestjenester

Produktmatrise for HFt

Verdikjede for HFt

Aktivitetsrommet for HFt Arbeids-plass Service-funksjoner Informasjons-struktur Konsern-informasjon Utvikling Innsats-grupper Produksjon Etablering Leveranse Opplæring Drift Bruker-støtte Vedlikehold

Hydro Fellestjenester

System- og databasestruktur IT-strategi for Statens strålevern System- og databasestruktur 8.12.95

Først: En overordnet virksomhetsmodell som beskriver: De viktigste begrepene objekter (gjenstander, organisasjoner, mennesker) hendelser/handlinger Sammenhengen mellom dem Virksomhetsmodellen beskriver strukturen i virksom-heten og distanserer seg fra det faglige innholdet

Formålet med virksomhetsmodellen Se hvor det er strukturell og datamessig sammenheng mellom de forskjellige deler av virksomheten Legge disse sammenghengene til grunn for koordinering og samordning av anskaffelse, utvikling og innføring av systemer Virksomhetsmodellen begrenser seg derfor til begreper som er viktige for for virksomhetens struktur sett fra et system- og databehandlingsmessig perspektiv

Nivåer av systemmessig samordning Sterkest samordning får man ved å legge begreper som brukes av flere systemer i en eller flere felles databaser som de aktuelle systemene arbeider mot Den svakeste samordning man bør ha er at man bruker samme systemer for klassifikasjon og identifikasjon for begrepene og definerer: hvilke systemer som skal skape (kreére) data hvilke systemer som har rett/plikt til å oppdatere, fjerne og lese data

Begreper i virksomhetsmodellen for Strålevernet: Avdelinger Prosjekter Ansatte Utstyr/inventar Publikasjoner Bøker/tidsskrifter Bistand Informasjon Økonomiske transaksjoner Saker (søknader) Dokumenter (tekst og bilder) Aktører/organisasjoner Kontroll/tilsyn/vite om Målinger - persondosimetri Målinger - radon Målinger - LORAKON Målinger - UV Beredskapsoppgaver Nukleære kilder Personer Prøver (organisk og uorganisk materiale) Steder (lokasjoner) Målestasjoner/måleutstyr

Oversikt over sammen- henger

Virksomhetsmodell for Strålevernet

Aktivitetsdiagram som viser hovedtrekkene i arbeidet Sengepost Pasientsystem IMx-Lab Analysemaskiner (inkl. Labcraft styringsprogram) Lab-personell Rekvisisjon registreres av lege eller sykepleier Skriver ut etiketter med strekkode for prøveglass Prøver klargjøres og fordeles i analyseglass Bioing. tar prøver av pasientene Gjør klar prøveglass med etiketter sorterte prøve- tagningslister Mottar rekvisisjon Prøven settes i analyse- maskinen Analyse- maskinen leser strekkode på glass Ananlyse- maskinen henter rekvisjon Rekvirenten slår opp prøvesvarene i databasen Bioingeniør kontrollerer prøvesvar analyserer prøven Prøvesvar godkjennes og klareres for distribusjon mottas og legges i Lab- Lege trenger legges ut på skjerm for kontroll Svar for øyeblikkelig hjelp skrives automatisk ut legges i pasient- Lege henter Figur 1: Aktivitetsdiagram som viser hovedtrekkene i arbeidet med prøvetagning og analyse.