Sekretær kurs 2009/2010 Lionsarbeid skal være meningsfylt fritid. Lionsarbeid skal være lystbetont Du har sagt ja til et lederverv i Lions og påtatt deg et ansvar Det er opp til deg å gjøre ditt sekretær år til noe positivt for deg og klubben din.

Distrikt 104 A 2009 – 10 Seminar for Sekretærer Velkommen Sekretærens mappe Sekretærens oppgaver Rapporter & rapportering Skjemaer Styrearbeidet Klubbavis Referater Presidentens 100% Verdenskongressen Rekvisita Årskalender Transfermedlemmer Fremmøte Informasjonsplikt Evaluering

Velkommen Forventninger til seminaret? Ønsker om spesiell vektlegging av noe? Presentasjoner Navn. Klubb. Erfaring i Lions. Erfaringer som sekretær Distrikt 104 A 2009 – 10 Seminar for Sekretærer

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Sekretærens mappe Styremøtereferater Medlemsmøtereferater Medlemsoversikter Adresse/telefon/e-post. Oversikter som alle medlemmene får utdelt Medlemskartotek med personlige vita og… full oversikt over verv og funksjoner. Møtedeltagelse Fremmøtestatistikk

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Sekretærens oppgaver Brevskriveren, i samråd med presidenten Holde kontroll på korrespondansen og arkivet Sende innkalling til styre- og medlemsmøter Føre og sende ut referater fra møtene. Diskusjonstema: Hva skal referatene inneholde ?

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Sekretærens oppgaver Føre oversikt over frammøte og fravær Sende inn rapporter i hht tidsfrister Bestille klubbrekvisita mv Holde kontakt med kassereren vedrørende medlemsliste (korrekt kontingent) oa vedrørende økonomi. Ajourføre klubbens nettbaserte medlemsliste. Diskusjonstema: Hva slags rolle skal sekretæren spille i vedr. e-post og flyt av informasjon i klubben?

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Rapporter & rapportering  Medlemsrapportering gjøres nå kun i det norske registeret når det skjer forandringer: Innmelding, utmelding, flytting, ny e- postadresse osv. PROSEDYRE:  Gå inn på Klikk på FOR MEDLEMMER i menyen nederst til venstre.  Du logger deg inn med brukernavn almed og passord fornyelse  Du kommer inn på Lions Norge internt og klikker på Medlemsregister i menyen til venstre.  Du kommer inn på instruksjonen: Lions medlemsregister.  Herfra følger du ”kokeboka”.  Dermed er det gamle PU 101- skjemaet opphørt, og nytt skjema A-1 vil komme.

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Rapporter & rapportering Distriktets handlingsplan Gjenspeiles i klubbenes planer? Klubbene rapporterer til soneleder Skal Enhetsregisteret ha rapport om nytt styre?

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Styrearbeidet Forberede styrem ø tene sammen med Presidenten Innkalle til styrem ø ter med 2 referat Protokoll for styrem ø tene. To alternativ: - Fortl ø pende saksnummer for hele å ret - Angi m ø tem å ned og begynn p å saksnummer 1 Innkalle til klubbm ø ter med 2 referat Skrive brev ihht til vedtak i styret Arkivere alle skriv, inn og ut Rapportere til rett tid og rett adresse Informasjonsansvaret er sekret æ rens jobb nr.1

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Klubbavis Klubbavis er regnet som en svært effektiv kilde til informasjon og er høytverdsatt av medlemmene. Innholdet varierer men det vanligste er; 1.Innkalling til medlemsmøte 2.Referat fra forrige møte 3.Nytt fra styret 4.Nytt fra komiteene 5.Nært forestående arrangementer i klubbens regi 6.DG’s månedsbrev eller utdrag av det. 7.Gratulasjoner og små anekdoter 8.Bilder fra klubbaktiviteter

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer  Presidentens 100% Det er sekretærens oppgave å søke om klubb- presidentens ”Excellence-utmerkelse”. Kravene fremkommer på skjemaet DA-1. Søknad skal sendes til det internasjonale kontoret (Oak Brook) senest 30 dager etter Convention. Søknaden sendes gjennom soneleder og distriktsguvernør. Kvalifiserer presidenten seg til en slik utmerkelse er det en heder til hele klubben.

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Verdenskongressen (Convention) Verdenskongressen arrangeres hvert år i slutten av juni/begynnelsen av juli. Dersom klubben er representert til møtet enten som lotterivinner eller DG-elect skal vedkommende ha med seg registreringsblanketten som sekretæren mottar ved årets begynnelse og et gyldig medlemskort.

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Rekvisita Klubben og medlemmene vil fra tid til annen trenge klubbrekvisita. Sekretæren skal ha mottatt ”Lions Offical Supplies Catalog”. Se også ”For medlemmer” Rekvisita bestilles også på e-post. Carl Bugge, i Sandnessjøen har en del merker oa. rekvisita. Be om katalog på

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer  Årskalender - sjekkliste Det er visse datoer som skal overholdes: Innen 1. mai skal endringer i MD104s medlemsregister være gjort. Kontingenten skal betales innen 1. juli og 1.januar Forslag til saker, valg mv til Distrikts- og Riksmøter skal være innsendt innen 1. februar Innen 30. juni skal følgende være innsendt Søknad om Presidentens Exellence-utmerkelse Oppdatering av den siste medl.reg.for måneden – senest den neste virkedagen

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Transfermedlemmer Lionsmedlemmer som flytter bør bli med i klubben på sitt nye hjemsted. Vi mister faktisk helt unødvendig en del medlemmer som flytter. Er det et medlem i din klubb som flytter bør du ha transferskjemaet klart. Sekretæren fyller ut ”Transferformulär” ME-20 og sender det som anvist.

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Fremmøte Fremmøteprosent er et viktig kriterium for hvor aktiv klubben er. Det er sekretærens oppgave å føre denne statistikken. Bare aktive medlemmer teller i statistikken. En klubb på 34 medlemmer som har 2 perm. medlemmer, ett privilegert medlem og ett livsvarig medlem, har 30 aktive medlemmer og fremmøteprosent regnes ut fra dette tallet. 26 fremmøtte aktive medlemmer vil si et frammøte på 26/30 x 100 = 86,67%

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Ulike typer medlemskap Aktivt medlem Permittert medlem Æresmedlem (Hedersmedlem) Priviligert medlem Livsvarig medlem Assosiert medlem (Gjestemedlem) Tilleggsmedlem (Støttemedlem)

Distrikt 104 A Seminar for Sekretærer Evaluering Hva var bra med dette seminaret, nevn maks 3 ting Hva kunne vært bedre, nevn bare 3 ting Til lykke med året som sekretær. Hilsen LDC Torgeir