Agenda 12.00 Økonomiforvaltning og styring v/Kjell Bernstrøm 13.00 Budsjett- og økonomistyring v/Sven-Egil Bøe 14.15 Rammeverk for styring av bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA) v/Kirsti R. Aarøen 14.35 Anskaffelser v/Kjetil Skog 1

Økonomiforvaltning og styring økonomidirektør Kjell Bernstrøm

Prosessorienterte økonomikurs Målgruppe Ledere Ansatte som har en rolle i økonomiprosessene Prosessorientering Arbeidsprosessene er beskrevet gjennom hele organisasjonen Rollene er definert og beskrevet Gir mulighet for å gi rollebasert opplæring

Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs:   Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs: Arbeidsprosesser: Rolle: Budsjettering og økonomistyring Controller Prosjektadministrasjon – (BOA) Prosjektøkonom Anskaffelser Innkjøper/Bestiller Bestilling til Betaling (BtB) Bestiller Fastlønn Fastlønnsattestant Variabel lønn, reiser og næring/lønn Variabellønnsattestant Innkreving – utgående fakturabehandling Utgående fakturaansvarlig BDM-opplæring Ledere (Inst.l/adm.sj)

Opplæringsplan

Økonomiforvaltning Rammeverk for økonomiforvaltningen Nødvendig kompetanse med rollebeskrivelser Krav til økonomiforvaltning og styring Planer Analyse og prognoser Rapport Utfordringer fremover 6

Rammer for økonomiforvaltning Rammevilkår for økonomiforvaltningen Reglement for økonomistyring i staten Kunnskapsdepartementets hovedinstruks for økonomiforvaltning for universitet og høgskoler Lover og forskrifter Hovedregel for økonomiforvaltning ved UiB Interne styringsdokumenter og vedtak 7

Budsjettdisponeringsmyndighet - definisjon Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomiske forpliktelser for staten. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå.

Budsjettdisponeringsmyndighet følger styringslinjen Kunnskapsdepartementet sender UiB et tildelingsbrev basert på Stortingsvedtak – her definerer KD samfunnsoppdraget for UiB Universitetsstyret vedtar budsjettfordeling Tildelingsbrev sendes fakultetene og enhetene – føringer mot fakultetene Fakultetsstyrene foretar intern budsjettfordeling

Budsjettprosess 2011 UiB Jun - Rundskriv til fakulteter om forutsetninger/mal Sep - Budsjettforslag fra fakulteter og enheter Okt - Styringsdialog med fakulteter og adm. avdelinger Okt - Statsbudsjettet legges frem Nov/des - Vedtak om intern fordeling 2011 i universitetsstyret Des/jan - Tildelingsbrev til fakulteter/avdelinger Des/jan - Vedtak i fakultets- og instituttstyrene Des/jan - Tildelingsbrev til institutter

Økonomistyring Leders oppgave Sette realistiske mål for virksomheten Stille ressurser til rådighet Allokere nødvendige ressurser som sikrer økonomiforvaltningen Kreve rapportering/bestemme ”styringsfart” Evt. setter inn korrigerende tiltak Ledere har budsjetteringsfullmakt, og ansvar

Et eksempel på mål på institusjonsnivå   Mål Resultat 2009 sep.2009 2010 Antall publikasjoner* 1 780 1 840 Finansiering NFR (tall i 1000) 420 000 255 000 Finansiering EU** (tall i 1000) 30 000 19 900 34 400

Økonomiforvaltning i endring Rammer før: Stillingshjemler Streng styring pr. post i budsjettet Regelstyring Rammer nå: Målstyring/risikostyring (men reglene gjelder likevel) Større fullmakter Rammestyring (ramme er likevel en skranke) Regelverk justert mot kontroll og standarder 13

Økonomiforvaltning i endring Hvilke krav stiller dette til økonomistyring? Større krav til planlegging Større krav til prognoser og analyse Større krav til oppfølging og rapportering Hvordan takler vi denne overgangen? 14

Administrative system knyttet til økonomi Rapportdatabase Discoverer Kundereskontro (AR) Anleggsregister (FA) Økonomisystem Oracle Leverandørreskontro (AP) Prosjektmodul (PA) Bestillings-system BasWare Lønns- og personalsystem PAGA Skanning BasWare

Økonomiforvaltning - planer 16

Hvilke kostnader presser budsjettene mest? Forholdstall 2003 2008 2009 Inntekter 2 242   2 912 2 974 Lønn 1 349 60,2 % 1 849 63,5 % 1 941 65,3 % Bygninger 243 10,8 % 294 10,1 % 323 10,9 % De siste 5 årene har lønnsbudsjettet presset kostnadene mest. De neste 5 årene vil også arealkostnader bidra til økt press. Avskrivningseffekten er holdt utenfor i 2008 og 2009 for å sammenligne med 2003. Statsbygginvesteringen ved Studentsenteret er også tatt ut. Bygninger er her lik internhusleien som igjen tilsvarerer EIAs budsjett. Lønn inngår derfor i begge nøkkeltallene.

Økonomiforvaltning - innkjøp For å utnytte begrensede ressurser optimalt skal alle kjøp være basert på konkurranse – dette er lovregulert. Rammevilkår for offentlige anskaffelser Eu-direktiv om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Interne styringsdokumenter og vedtak Styresak 2007 – Policy for innkjøp ved UiB 18

Konkrete økonomiske utfordringer Inn i 2008 hadde UiB positive overføringen innen grunn -bevilgningen på 230 mill NOK Ut av 2009 reduserer vi dette ned mot 100 mill I styresak i juni -09 varslet vi med basis i innhende prognoser at overføringene kunne bli negative Worst case bommet med mer enn 100 mill nok Styret ønsker at vi skal bedre prognosearbeidet Her trenger vi å bedre samarbeidet med fakultetene

Prognosearbeid - 2009

Fakultetenes økonomi (de 6 fakultetene) Lønnsandel: 77,7 %. Enda høyere ved instituttene. Vedvarende stillingsvekst de siste årene. Andel til lønn økt de siste årene 21

Bygg - areal Areal har lenge vært sett på som et ”gratis” gode. Men det er det ikke Kostnadene knyttet til areal øker nå fra drøyt 11 % opp mot 14% på kort tid De betalbare husleiekostnadene i 2010 øker med ca 30 mill NOK Behov for å se alle kostnadskomponenter under et : innføring av et reelt husleiesystem

Marineholmen – egenfinansiert prosjekt Byggkostnader: 394,6 mill Leie: 28,6 mill Inventar / utstyr: 17 mill

Hvorfor internhusleie ? – sett fra en økonomidirektørs ståsted Tre grunner til å ha internhusleie: Statlig pålegg (trussel om å ta fra oss bygningsmassen) Vise arealkostnader for brukerne – areal er ikke gratis men har en alternativkost Kan brukes til å effektivisere arealbruk gjennom prissystemer Vi bør behandle de tre hovedtypene kostnader likt a)lønn, b)areal, c)driftskostnader Det er spesielt effektivisering gjennom prissystemet det dette kan hjelpe oss i fortsettelsen.

Økonomiske sammenhenger. Planer må betales Personal: Langsiktige forpliktelser (også indirekte kostnader) Kostnad per BOA årsverk: Kroner 200.000 i indirekte kostnader (minst). Må dekkes gjennom DB. Bygg: Nybygg gir økt husleie (+46 mill i 2009/10) Drift/innkjøp: Knappe rammer krever gode innkjøpsrutiner. 25

Oppfølging Ved alvorlige budsjettavvik Endre planene Tiltak for å endre inntektene Tiltak for å endre kostnadene Nødvendig å gjøre tiltak i tide Kun mulig ved god økonomistyring Konsekvenser ved gjentatte avvik Tap av fullmakter

Økonomiforvaltning – prognose og analyse Vi må levere forpliktende og treffsikre prognoser Handling i tide for å justere aktivitet i budsjetter med høy andel faste kostnader Ingen selvfølge at underskudd kan dekkes midlertidig i andres overføringer, rammene må holdes. 27

Konsekvenser - konklusjon Vi må sikre økonomistyringskompetanse både hos ledelse og saksbehandlere. Vi forholde oss til at budsjettrammene er endelige skranker for aktivitet. Ambisjoner har en også en kostnadsside. Flytte fokus fra den rene bokføringen til styring og kontroll før forpliktelsen – innføres avviksrapportering innen innkjøp Et universitet som mister kontrollen vil ramme alle enheter, vi må sammen jobbe for å unngå at det skjer. 28

Budsjett- og økonomistyring Sven-Egil Bøe Økonomiavdelingen

Tema En oversikt over UiB-økonomien Hvordan en sikrer et felles økonomispråk Hovedelementene i UiBs økonomimodell Eksempel økonomirapport Eksempel prognose Eksempel analyse

UiB Konsern og randsone

UiB konsern 2008 3,5 mrd UiB konsern Kr. 3.554 mill. netto Konsern-handel 16 mill. + 109 mill. + 81 mill. = 206 mill. Uni 453 mill. 81 mill. 372 mill. netto elimineres UiB 3.129 mill. brutto 109 mill. 3.020 mill. netto UiB Eiendom AS 16 mill. brutto 0 mill. netto CMR AS inkl. døtre 162mill. brutto 0 mill. 162 mill netto Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,5 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer).

UiB-økonomien – Hovedtall 2008 Resultat: Balanse: Inntekter 3,05 mrd Eiendeler Egenkapital og gjeld Anleggsmidler 5,62 mrd Virksomhetskap. 0,05 mrd Gjeld 6,45 mrd Kostnader 3,13 mrd Modellering med 2 dimensjoner: art og prosjekt. Omløpsmidler 0,84 mrd Over-/underskudd -0,08 mrd ∑ 6,5 mrd ∑ 6,5 mrd

UiB-økonomien – Hovedtall 2008 Balanse: Eiendeler Egenkapital og gjeld Virksomhetskap. 0,06 mrd Anleggsmidler 5,62 mrd Gjeld 6,40 mrd Bygninger 5,2 mrd Langsiktig gjeld 5,57 mrd Utstyr mv 0,35 mrd Annet Modellering med 2 dimensjoner: art og prosjekt. Kortsiktig gjeld 0,54 mrd Omløpsmidler 0,84 mrd Forpliktelser 0,29 mrd ∑ 6,5 mrd ∑ 6,5 mrd

UiBs inntekter pr. fakultet (Sted)

UiBs inntekter

UiB total pr. fakultet (virksomhetsområde) Hovedpoeng: BOA spiller ulik rolle i fakultetenes økonomi.

UiBs kostnader

Lønnsandel pr. fakultet GB Hovedpoeng: Lønnsandel varierer, men er generelt høy. Betyr mye faste kostnader.

UiB-økonomien Høy grad av KD-finansiering -> Høy grad av forutsigbarhet Høy grad av faste kostnader -> Liten fleksibilitet på kort sikt -> Styring må skje på mellomlang og lang sikt

Utfordringer Hvordan få oversikt? Hvordan legge til rette for planlegging og styring? Hvordan rapportere iht til lover og regler? -> Kompetansebygging (nøkkelpersonell) -> Moderne økonomisystem (IT-systemer) -> Kontrollregime (rutiner)

Administrative system knyttet til økonomi Rapportdatabase Discoverer Kundereskontro (AR) Anleggsregister (FA) Økonomisystem Oracle Leverandørreskontro (AP) Prosjektmodul (PA) Bestillings-system BasWare Lønns- og personalsystem PAGA Skanning BasWare

Grunnlaget for økonomistyring Styringsbehov Verktøy Styringsinfo Operasjonalisering Budsjett Økonomisystem Mål Ressurser (virkemidler) Rapporter Analyser Prognoser => Forutsetning: Et felles økonomispråk

Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 2 Avdeling 3 Avdeling 1 Prosjekt (virksom-het) Inntekter virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted

Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 2 Avdeling 3 Avdeling 1 Prosjekt (virksom-het) Inntekter virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted

Multidimensjonal økonomistyring Firma 01 Art 6720 Sted 116400 Prosjekt 000000 Analyse 000000 Formål 000000 Motpart 00 UiB-konto: 01-6720-116400-000000-00000-000000-00 (Lik struktur som bankens konti: 3526 18 12345)

Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt) UiB BFV-Bevilgn.fin.virksomhet Bidrag/oppdrag (BOA) Grunnbevilgning (GB) GA – dep. finansierte annuum Opp- drag (OA) Bidrag (BA) NFR Modellering med en dimensjon: prosjekt. EU GP – dep.finansierte øremerkede avsetninger Andre

Økonomimodell - resultat (art) UiB Resultat: BFV-Bevilgn.fin.virksomhet BOA Grunnbevilgning (GB) 3. Inntekter GA – dep. finansierte annuum Opp- drag (OA) Bidrag (BA) 4. invest. 5. Lønn Modellering med 2 dimensjoner: art og prosjekt. GP – dep.finansierte øremerkede avsetninger 6-9 drift

Metode for oppfølging av planer: Periodisert budsjett kroner plan des Jan.

Metode: Regnskapsrapporter mot budsjett -> avviksrapportering kroner Rapport rapport rapport status plan des Jan.

Metode: Regnskapsrapporter mot budsjett -> god kontroll gjennom hele året kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! 90943 868902 22 8989080da4205840952805824024358240938509485023848980980.. -100.000 !!

Avviksrapportering -100.000 pga høyere antall enn forutsatt Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! 90943 868902 22 8989080da4205840952805824024358240938509485023848980980.. -100.000 pga høyere antall enn forutsatt

Kvalitetssikring viktig Økonomirapport GB: Vesentlige avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

Økonomirapport - investeringer: Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). Avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

Kvalitetssikring viktig Økonomirapport - BOA: Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). Avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

Prognoser Prognoser er anslag på fremtidig resultat presisere forutsetninger rullerende prognoser taktiske prognoseresultater? prognoser er et viktig styringsverktøy Progn Regn Jan-10 Des-10

Prognose: Alltid oppdatert prognose: Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). Alltid oppdatert prognose: Budsjett erstattes fortløpende med regnskap og vurderinger

Hvordan håndteres usikkerhet i prognosene våre? Prognose utfordring: Usikkerhet Usikkerhet reduseres eller øker? Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). ant. avd Hvordan håndteres usikkerhet i prognosene våre? Bygger alle inn usikkerhet? Reduseres eller øker treffsikkerheten fra institutt til institusjonsnivå?

Eksempel: investering mot verdifall: Analyse Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). Eksempel: investering mot verdifall: Faktor lik 1,0 betyr at vi investerer like mye som eiendelen forringes (avskrivninger)

Økonomistyring oppsummert UiB-økonomien er stor og kompleks, men samtidig forutsigbar pga høy andel faste kostnader. En sikrer oversikt og styring gjennom et felles økonomispråk vha en felles økonomimodell Hovedelementene i UiBs økonomimodell er sted, prosjekt og art (analyse er en nyttig tilleggsspesifikasjon) Økonomirapporter gir status Plan (budsjett) Rapport mot plan Avvik til kommentar Status kan bety en må foreta handlinger for å korrigere Prognoser gir fremtidig status for gitte handlinger og forutsetninger

Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

BOA – økt betydning og utfordringer Utgjør en økende andel av instituttøkonomien Større andel av bevilgningene til institusjoner i Universitets- og høyskole sektoren er resultatbasert Hvilke utfordringer gir dette? Behov for internt administrativt støtteapparat m/riktig kompetanse Behov for gode verktøy

Konkretisering av utfordringer BOA-reglementet* Skriftlige kontrakter Organiseres som prosjekter Oppdragsprosjekter må prises korrekt/mva Internrevisjonsgjennomgang om ”Økonomistyring” Prosjektleders rolle i budsjettering og rapportering Periodiserte budsjetter og regnskaper Indirekte kostnader og egeninnsats Behov for verktøykasse/systemstøtte prosjektregnskapssystem standardiserte rutiner og retningslinjer opplæring * Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av akjser og Retningslinjer vedtatt av U-styret

Pågående prosesser i 2010 Viderutvikling av rutiner knyttet til ny prosjektmodul (PA) - et nødvendig verktøy for administrasjon av prosjekter Arbeidsgruppe som skal se på hvordan BOA-virksomheten bør organiseres ved UiB BOA-retningslinjene skal gjennomgås med sikte på forenkling Dialog mellom KD, NFR og universitetene om utbetaling og periodisering av tilskudd

Ny prosjektmodul – videreutvikling i 2010 På bakgrunn av erfaringer fra implementering 2009 gjennomført en del endringer i rutiner fom 2010 avdekket behov for videre oppfølging på ulike områder Vesentligste endring - overgang fra medgått tid til virkelig lønn i prosjektregnskapene Videre behov for opplæring Rapporter Økonomistyring, bla. sammenhengen mellom BOA-økonomien og GB-økonomien Behov for å ferdigstille rutiner/prosessbeskrivelser og definisjon av roller Effekten av tiltakene som iverksettes i 2010 vil vises i 2011

BOA-arbeidsgruppe Mandat; Kartlegge dagens organisering Vurdere ulike modeller for administrativ organisering Foreslå forbedringer av system og støttefunksjoner Arbeidsgruppens arbeid Anbefalinger før sommerferien (1/6)

To andre prosesser Gjennomgang av BOA-retningslinjene vedtak om at reglementet skal revideres med sikte på forenkling av regelverket Foreslår prinsipp; prinsipper i reglementet – styrebehandles Rutiner skal fastsettes av U-direktøren Plan for fremdrift – styrebehandling høsten 2010 Dialog med KD og NFR Bedre samsvar mellom budsjett (kontrakten) og fremdriften Prosjektleders rolle?

BOA – risiko/konsekvens Feil BOA-håndtering kan medføre: Uforutsatte kostnader i GB-økonomien Inndragelse av midler fra for eksempel. EU Tap av resultatmidler Antegnelser fra revisjonene Reaksjoner fra konkurransetilsynet .. Altså; at vi går glipp av nødvendige forskningsmidler at vi ikke har god nok kontroll over økonomien vår Nødvendig å lykkes med et godt opplegg for BOA-håndtering!

Oppsummering – BOA-virksomhet Økt betydning og gir andre utfordringer Behov for ”verktøykasse” God organisering Støttesystemer Flere prosesser i 2010 Konsekvens av feil BOA-håndtering Økonomi Tap av forskningsmidler

Lederopplæring Anskaffelser Kjetil Skog

Hva er innkjøp? Inntekter på 3,5 milliarder kr Alt som ikke er lønn er innkjøp 61 000 faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 700 mill NOK Ca 1 milliard om vi tar med UniReaserch Anskaffelses- kategorier Sum pr kategori IKT 88 165 543 AKAD 112 687 573 ADM 229 032 015 FDV 272 930 539 TOT 702 930 539

hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling… Konkurranse- gjennomføring Ordre- håndtering Faktura- håndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet?

Anskaffelser – Lover og regelverk Basis: Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser Økonomireglementet UiB – Styrevedtak av juni 2007: Målsettinger for anskaffelser Policy for anskaffelser Etiske retningslinjer Grunnleggende regler: Alle bestillinger skal foretas i bestillingssystemet Bruk av rammeavtaler er obligatorisk Alle anskaffelser > 100.000 NOK ex mva: SKAL skje gjennom anbudsprosess v/Ikontor for innkjøp Eneste unntak fra regel 3: Dekket av gyldig rammeavtale Kjøp av FoU-tjenester under visse betingelser - sjekkes med Bestiller og unntaket dokumenteres ved anbudsprotokoll Styrevedtaket den 12.10.06 slo også fast at NTNU skal ta i bruk den nye BtB-prosessen, og at ALLE avtaler som vil medføre en inngående faktura SKAL registreres i bestillingssystemet. Dette gjelder både vare- og tjenestekjøp – uten unntak! Alle rammeavtaler for NTNU, som går over 100.000, skal inngås av Innkjøpsseksjonen. FOU-unntaket for tjenestekjøp kan være aktuelt i en del tilfeller. Reglene er såpass spesifikke at dette inntil videre skal avgjøres av Innkjøpsseksjonen. Hvis et slikt unntak blir benyttet, skal det dokumenteres i en anbudsprotokoll.

BtB – Fra bestilling til betaling Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Budsjettdisponering og bestilling Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før bestilling gjennomføres, skal den som har budsjettdisponeringsmyndighet: a) påse at det er hjemmel for anskaffelsen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen c) påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig

Anskaffelser - lederansvar Krav til ledere - oppsummert: Sørge for at retningslinjene blir kommunisert i sine enheter Legge til rette for bruk av Bestillere ved alle anskaffelser Rapportere avvik Følge opp avvik fra rutinene Være positive endringsagenter !! rutinene har ennå ikke ”satt seg”...

Verktøy for innkjøp og leders rolle Bestillingssystem Innkjøpsprosesser ved UiB med rollebeskrivelser Innkjøpsportal Rammeavtaler Controllerrapporter (minimum) Andel bestillinger i bestillingssystemet Avtalelojalitet Antall ulovlige kjøp over 100 000 NOK Kjenne system og roller, samt sørge for at alle bestillinger går i systemet Kjenne Lover og forskrifter. Sørge for rett kompetanse i egen org Være kjent med Ansvarlig for lojalitet til avtalene og bidra til utvikling Ansvarlig for at enhet benytter rapp og ansvarlig for tiltak ved avvik

Bestiller-rollen Omfang: Forventninger: Regelverk / rutiner Bestiller – min 50% av stilling Fagbestiller – min 20% av stilling Forventninger: Bestiller som ”innkjøps-ekspert” Regelverk / rutiner Leverandørkunnskap / -oppfølging Profesjonalitet Bestiller som viktig støtte Yte service Bidra med kunnskap Oppdatert og korrekt regnskap Bestiller som ansikt utad mot leverandørene Bestiller som positiv pådriver

Revisjon - kontrollrutiner Internrevisjon Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Riksrevisjonen Ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som blir satt i gang for å unngå slike brudd Avventer endelig reaksjon fra RR Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet vil for 2009 følge opp effekten av våre tiltak nøye Internkontroll: Måleindikatorer – direktørrapport – avviksrapport Kontroll av alle faktura over gjeldende terskelverdier Bruk av bestillingssystem Lojalitet til rammeavtaler Sjekkes mot regelverksbrudd Sjekkes mot brudd på anskaffelsesrutinene Se R 17

BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk – lederfokus TTT

Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel ”Fakturaprosjektet” Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet – finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer – alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak?

Type refusjon av utlegg – antall faktura

På rett vei? 250 bestillere Fakturamatch – ca 50 % Totalbeløp bestilt i PM pr mnd 250 bestillere Fakturamatch – ca 50 % 28 kataloger (5 eksternkataloger) Fritekst leverandører ca 200 Efaktura 5 % Andel faktura fra registrerte lev – 25 % Kjemikalier – 80% Eiendomsavdelingen – eget implementeringsprosjekt 2010 Ehandel 2009: Ca 50 mill 7400 bestillinger