KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4) Torsdag 29. januar 2009 Fredag 30. januar 2009 Mandag 2. februar 2009

Agenda 1. Teori - UiBs økonomimodell - Hvorfor budsjettere? - Hva er B1, B3 og B4? 2. Demo av excel-maler 3. ADI - Tips og råd ved bruk av ADI - Pålogging - Legge inn budsjett i ADI – CASE - Overføre/laste budsjett fra ADI til OF 4. Kontroll og avstemminger

Del 1- Teori

Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt) UiB Grunnbevilgning (GB) BOA Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt 000000 NFR Prosjekt 199995 Prosjekt 649995 ? EU Prosjekt 639995 Øremerkede avsetninger Prosjekt 700000-799999 Andre EFV Prosjekt 699995

Økonomimodell - resultat (art) UiB Resultat: BFV-Bevilgn.fin.virksomhet Grunnbevilgning (GB) BOA 3. Inntekter Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt 000000 NFR Prosjekt 199995 Prosjekt 649995 ? EU Prosjekt 639995 4. invest. 5. Lønn Andre EFV Prosjekt 699995 Øremerkede avsetninger Prosjekt 700000-799999 6-9 drift

Multidimensjonal økonomistyring Firma 01 Art 6720 Prosjekt 000000 Sted 116400 Analyse 000000 Formål 000000 Motpart 00 UiB-konto: 01-6720-000000-116400-00000-000000-00

Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 1 Avdeling 2 Avdeling 3 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted

Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 1 Avdeling 3 Avdeling 2 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted

Hvorfor budsjettere UiB-økonomien er stor og kompleks En sikrer oversikt og styring gjennom et felles økonomispråk vha en felles økonomimodell Hovedelementene i UiBs økonomimodell er sted, prosjekt og art (analyse er en nyttig tilleggsspesifikasjon) Legger planer og følger opp disse Plan (budsjett) Rapport mot plan Forklarer og følger opp avvik

Metode for oppfølging av planer: 1. Periodisert budsjett kroner plan Mnd. Jan Des

2. Regnskapsrapporter mot budsjett => avviksrapportering kroner rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport regnskap plan Mnd. Jan Des

Tre budsjett vi kan rapportere mot: 1. B1 Tildelingsbudsjett -Legges inn i OF av ØA 2. B3 Hovedbudsjett - Legges inn i OF av fakultetsadministrasjonen 3. B4 Budsjettprognose (”skyggebudsjett” /”instituttbudsjett”) - legges inn i OF av instituttet eller fakultetet

Budsjettstruktur i Oracle Tildelingsbudsjett B3 Hoved- budsjett B4 Budsjett- prognose Org ↓ 110000 HF 100 10 110100 HF ADM 20 116000 AI 30 116100 EI 40 50 SUM 110

Eksempel på styringsrapport fra Discoverer Årsbudsjett Budsjett hittil i år Regnskap Avvik hittil i år Avvik % Innt. 3 inntekter -291 798 000 -88 552 900 -88 066 089 -486 811 -0,50 % 4 varek. 5 lønn 222 631 500 60 173 200 62 586 527 -2 413 327 -4,00 % 6-7 adk. 43 846 852 3 484 547 7 530 547 -4 046 000 -116,10 % 8-9 annet 22 770 600 6 304 500 6 212 477 92 023 1,50 % -2 549 048 -18 590 653 -11 736 538 -6 854 115 -36,90 % Overf. overført inn 2 549 048 0,00 % overført ut 16 041 605 9 187 490 6 854 115 42,73 % 18 590 653 11 736 538 36,90 % 2. Sum Sum total DFV pr. mars 1. Kostn. Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe 12.000 personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). God kvalitet er viktig Vesentlige avvik må forklares

Hvordan få god kvalitet på budsjettet Legg en plan, periodiser budsjettet ditt På hjemmesidene til ØA finnes excel-maler for: - budsjettering og periodisering av fastlønn - periodisering av inntekter og kostnader tenk: Hvilken måned kommer inntektene? Hvilken måned kommer kostnadene?

Tips 1. Budsjetter fastlønn i excel-mal, ett regneark pr prosjekt og ett ark pr lønnsart (tek./adm, vitensk, stipendiat). Husk: lønnsøkning fra 1.mai. Bruk periodiseringsmal til å lage ett budsjett pr prosjekt. Tilpass periodiseringene etter dine behov og erfaringer, men NB! Art 3900 inntekt fra KD: - inntekter annuum bør periodiseres etter UiB-mal (gjelder også delvis stip.prosjektet) - inntekt for øremerkede prosjekter budsjetters på januar (unntak: stip.prosjektet) - inntekt for ekstratildelinger budsjetters på den måneden tildelingsbrevet kommer

Del 2- Demo excel-maler

Del 3- ADI

ÅPNE ADI 11i: - logg på Citrix - dobbelklikk på ikonet 11i_ADI-Term

11i_ADI- pålogging - hovedbok 1. 2. Velg ansvarsområde Velg GL Registrerer/Instituttregistrerer UiB Velg OK (grønn V) pålogging klikk på hånden Samme pålogging som i OF_11i På kurs: velg 11i-c-OAKURS velg OK (grønn V)

hovedbok, bla. sette inn ny budsjettkonto Verktøylinjen i ADI bytte ansvarsområde opprette budsjettregneark sender data fra regnearket til databasen – ”Laster” hovedbok, bla. sette inn ny budsjettkonto legg ned verktøylinjen avslutt ADI

Opprette et budsjettregneark – angi kriterier Velg organisasjon - ansvarskode til ditt institutt Begrens konti - ditt institutt/seksjon Definer karakteristika -tekst på art f.eks. Velg Budsjett -B4-BUD PROG Velg tidsrom -Jan-09 til Avsl-09 1. 2. 3. 4. 5.

Organisasjon – avdelingskode 4 siffer

2. Begrens konti Her: ber kun om annuum (prosjekt 000000)

3. Definer karakteristikker her: ber om beskrivelse for art

4. Velg Budsjett - B4-BUD PROG

5. Velg Tidsrom f.eks: år 2009 (Jan-09 til Avsl-09)

Bearbeiding av budsjettarket – endre formater celler - Arkbeskyttelsen må oppheves: verktøy/beskyttelse/opphev arkbeskyttelse - Marker tallrekkene (alle måneder) – velg ”bruk tusenskilletegn”

Bearbeiding av budsjettarket – ny vindusdeling - Velg Vindu/frigi - Fjern den gamle vindusdelingen (dra den opp og vekk) - Plasser deg der du ønsker ny vindusdeling (eksempel: G9) - Velg Vindu/frys

Bearbeiding av budsjettarket – bruk av filter - Sett filteret på : Trykk på knappen ”Vis filter” - Nullstill filteret, gjøres klar for ny spørring: Trykk på knappen ”nullstill filter” - Slå av filteret: Trykk knappen ”Vis filter” ut igjen

Bearbeiding av budsjettarket – legge inn ny kontokombinasjon vha kopier/lim inn - ta vekk et konto-segment (f.eks art) i den nye raden umiddelbart. Ellers: fare for at vi får to like linjer, dvs. duplisering

Legge inn ny kontokombinasjoner - tre måter: 1. Rader med kontokombinasjoner som ikke skal ha budsjett, kan brukes: - endre de kontosegment som er feil til de verdier det skal budsjettere på 2. Sett inn nye rader vha kopier/lim inn - Endre kontostreng umiddelbart for å unngå duplisering 3. Opprett ny budsjettkonto - Velg verktøylinjen for ADI - Velg ikon for hovedbok - Velg ”sett inn budsjettkonto” - Legg inn ny kontokombinasjon Fordel: ADI sjekker at valgt kontokombinasjon er gyldig

Hent frem alle rader som innholder budsjettall - Gå til kolonnen ”Total” - Velg Filter: ”Egendefinert” - Velg: Vis rader hvor Total er: ”er ulik” ”0”

Hva overføres fra ADI til OF? Linjer som har fått flagg i kolonne A - Last …og som er ført på gyldig konti

Kan lagre ADI-regneark – vanlig excel-funksjonalitet

Last inn budsjettet - dataene skal overføres/sendes til Oracle 11i 1. Last budsjettet over til Oracle: - velg grønn pil/lyn ”last til grensesnitt”

Velg OK – grønn V

Bruk av fortegn KOSTNADER – legges inn som POSITIVE TALL ved bruk av arter i klasse 4 – 9 INNTEKTER – legges inn som POSITIVE TALL ved bruk av arter i klasse 3 OF gjør tallet om til et negativ tall (m/minus (-) foran ved innlasting til OF I ARTSKONTOPLANEN finner du hvilke arter som er inntekts- (I) og utgiftsarter (U)

Legge inn budsjett i ADI – ulike måter: Registrer direkte i ADI - Legg inn formel, for eksempel årsbudsjett/12 på januar og kopier formel til de andre månedene - Legg inn budsjettall direkte på aktuell mnd 2. Kopier/lim inn fra excel-mal - Legg inn blanke linjer i ADI-arket og lim inn periodisert budsjett fra excel-mal. NB! Pass på at du ikke dupliserer konti

Avrund budsjett-tall - til hele 100 - kroner - til hele 1000 – kroner Skriv inn den formelen du ønsker å bruke og kopier den til de cellene” i budsjettarket ditt hvor ønsker at den skal gjelde. FORMEL: = Avrund(tall*tall;-2) avrundes til hele 100 (- (minus) 2 siffer) = Avrund(tall*tall;-3) avrundes til hele 1000 (- (minus) 3 siffer)

Bruk av kontokombinasjoner i ADI IKKE registrer samme kontokombinasjon flere ganger (duplisering), den sist registrerte kontokombinasjonen vil overskrive det første. Eksempel: Feil: 01-5401-000000-121000-000000-00: 5.000 01-5401-000000-121000-000000-00: 1.000 Riktig: 01-5401-000000-121000-000000-00: 5.000+1.000 AGA fastlønn Laster 1.000 til OF AGA løslønn Laster 6.000 til OF

Flytte budsjett mellom konti i ADI Skal du flytte budsjett mellom kontokombinasjoner må du huske å reduserer budsjettet på kontoen du flytter midler fra Eksempel: Du har et inntektsbudsjett på 4.000. Du skal flytte halve budsjettet til annen stedkode. 01-3900-000000-160000-000000-00: 4.000-2.000 01-3900-000000-160001-000000-00: 2.000 Sum art 3900 er fortsatt 4.000

Budsjettering av BOA-prosjekter - Prosjekter som ikke overføres til PA-modul budsjetters i OF på GL-prosjektnummer - som før. - Prosjekter som opprettes i PA-modulen budsjetters på PA-prosjektnummeret i PA. I OF budsjetteres de på samleprosjektnummer: -199995 (NFR-prosjekt i PA) -639995 (EU-prosjekt i PA) -699995 (øvrige EFV-prosjekt i PA -649995? (Oppdr.prosj i PA) Lønnsprosjekt 699990 +reiseregninger 699992 Ny budsjettmal for BOA-prosjekter på intranett

Del 4 – Kontroll og avstemminger

Sjekk at budsjettet ditt er riktig Ta ut B-rapporter fra OF eller Discoverer for å sjekke at budsjettet er korrekt: sum kostnader og inntekter skal være lik rammen (årets tildelinger + overført fra i fjor) sum kostnader og inntekter skal være = 0 Fakultetet: - Sum kostnader, sum inntekter og overføringer i B3 SKAL være lik B1. - Budsjettet skal gå i null hver mnd. Forskjell mellom inntekter og kostnader salderes på art 8901, 8903 og 3503 – overføres neste periode

B11- Budsjettrapport B1-B3-B4

B11 – Budsjettrapport mnd