1 XX. Nordiska arkivdagar 6 – 10 augusti 2003 Reykjavík, Island Seminariet Praktisk samarbeide innenfor arkivområdet Terje Pettersen-Dahl 7 augusti 2003

2 Praktisk samarbeide innenfor arkivområdet Nordiske arkivdager, Reykjavik, Terje Pettersen-Dahl Avdeling for elektronisk arkiv (Elark), Riksarkivet Norges erfaringer med desentralisering

3 Regelverk  Arkivloven og arkivforskriften (”Forskrift om offentlige arkiv”) 3Stiller generelle krav 3Omfatter også elektronisk materiale 3Pålegg om bruk av Noark-systemer 3Elektronisk materiale skal avleveres når det går ut av administrativ bruk 3Gir rom for krav om deponering på et tidligere tidspunkt

4 Regelverk (forts)  Avleveringsbestemmelser for elektronisk arkivmateriale (”Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver”, kapittel VIII) 3Spesifiserer bl.a. Formatkrav, herunder elektroniske dokumentformater 3Gir mulighet for å kreve avleveringer dokumentert iht ADDMML 3ADDMML anvendes for avleveringsuttrekk fra systemer som ikke følger Noark-standarden

5 Regelverk (forts)  Spesifikke bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter (”Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver”, kapittel IX) 3På grunnlag av disse bestemmelsene er bestemmelser i rundskriv 2 og 3/2002 fastsatt: –Innrapportering v statlige og kommunale systemer med elektroniske saksdokumenter –Innrapportering av andre statlige elektroniske systemer med arkivinformasjon  Normalinstruks for kommuner og fylkeskommuner

6 Organisering av Elark Avdelingsleder Koordinator Bevaring & Kassasjon (B&K) Metode & Depot (M&D) Digitalisering & Tilgjengeliggjøring (D&T)

7 Organisering av Elark  Bevaring & Kassasjon (B&K) 3Kartlegging 3Bevarings- og kassasjonsvurdering  Metode & Depot (M&D) 3Mottak av avleveringer 3Testing 3Langtidslagring  Digitalisering & Tilgjengeliggjøring (D&T) 3Digitalisering av papirmateriale 3Tilgjengeliggjøring

8 Desentralisering  Desentralisering av arbeidsoppgaver for elektroniske arkiver skjer 3Først og fremst i forbindelse med Bevarings- og Kassasjonsvurderinger av elektroniske arkiver 3Sekundært for mottak og testing av elektroniske arkiver  Desentralisering av bevarings- og kassasjonsvurderinger gjøres i form av prosjekter  All desentralisering styres av Elark

9 Prosjekter (B&K)  Prosjektene har ansvar for en gitt sektor, f.eks. Domstoler, Helseregistre, Landbruksetaten  Prosjektene foretar en kartlegging av systemer innenfor sin sektor  Etter kartleggingen foretas en bevaringsvurdering for en samlet sektor  Bevaringsvurderingen legges frem som en sluttrapport for prosjektet til styringsgruppen.  Styringsgruppen gjør eventuelle endringer og sender vurderingen videre som en innstilling til Riksarkivaren

10 Prosjektorganisering  Styringsgruppe 3Sammensatt av medarbeidere fra Elark (B&K) og tilsvarende antall fra andre avdelinger.  Prosjektleder 3Medarbeider i Elark med ansvar internt for sektoren  Prosjektmedarbeider(e) 3Medarbeider i arkivverket, dvs diverse avdelinger i Riksarkivet eller i et Statsarkiv.

11 Prosjekterfaringer  Kartleggingen 3Vanskelig å sluttføre kartleggingen 3Informasjonen fra institusjonene upålitelig 3Ulike syn på detaljeringsgraden 3Arbeidskrevende  Prioritering av arbeidet kontra annet arbeid 3Prosjektmedarbeidere 3Medarbeidere i arkivinstitusjonene  Bevaring - Kassasjon 3”Alt er bevaringsverdi” 3Samkjøring av prosjektene med bevaringsutvalgets forslag

12 Testing og langtidslagring  ArkN3 3Testing av journalsystemer (Noark-3) 3Fordrer liten teknisk innsikt 3Testing kan gjøres av alle Statsarkiv  Arkadukt og Arkade 3Testing av andre systemer enn journalsystemer 3Behov for teknisk innsikt 3Testing foretas hovedsakelig av Elark 3Utvalgte Statsarkiv med kompetanse supplerer Elark

13 Testerfaringer  Mange runder før avleveringen blir godkjent 3Skaper irritasjon 3Øker kostnadene  Institusjonene følger ikke standardene 3Gjelder også Noark  Institusjonene bruker mye konsulenter 3Kostnadsproblem 3Konsulentene er ikke samkjørt – selv ikke fra samme firma  Problemstillingene er generelle og uavhengige av desentraliseringen