Internt handlingsrom (IHR) Møte for teknisk- og administrativt tilsatte på Det humanistiske fakultet 30. januar 2012 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og prosjektleder Ingar Pettersen, IHR

Hva vil vi med IHR? Øke vårt økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av ressursene på forskning og utdanning Skape en enda bedre arbeidsdag for studenter og ansatte Kultur for kontinuerlig forbedring

Ingen oppsigelser Styret har vedtatt at vi ved utgangen av 2013 skal vise et positivt resultat på mellom 10-30%

Klar tale fra styret Vi skal utvikle en handlingskraftig organisasjon med større muligheter for effektivisering og kvalitetsheving Brukerne skal settes i fokus Endringene i organisasjonen skal skje gjennom gode prosesser

Pågående prosjekter Roller og ansvar knyttet til administrative nivåer Administrativ IT Eksternfinansierte prosjekter Studieadministrasjon Bilagslønn Eksamen Nye prioriterte områder Arkiv Ph.D utdanningen

Roller og ansvar knyttet til administrative nivåer Kartlegge nåsituasjonen – januar Vurdere organisasjonsmodeller – februar Analysefase avsluttes – april Drøfting i universitetsstyret i juni – styrebehandling etter sommerferien

Plangruppe for administrativ IT Hovedutfordringer –Mange av tjenestene oppleves som lite brukervennlige –Nye tjenester og løsninger innføres usystematisk og lite planlagt –Beslutninger knyttet til de administrative IT- systemene er kun unntaksvis sporbare –Tiltak gjennomføres uten at konsekvenser for andre tjenester eller systemene er klarlagt og tatt hensyn til

Prioriterte oppgaver for plangruppen Kortsiktige tiltak Etablere en entydig systemeierfunksjon –Tydeliggjøre de viktigste rollene rundt administrative IT-systemer Strategi for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer (veikart) innen administrative IT- løsninger

Fremdrift Det arbeides fortløpende med kortsiktige løsninger –Etter hvert som nye og bedre løsninger innføres blir disse publisert på hjemmesiden. Forslag til organisering av systemeierrollen ble vedtatt i styremøtet 27/1 Forslag til et veikart avsluttes april 2012

Eksternfinansierte prosjekter Kartlegging av grunnbehov gjennomført ved MNF og MED –fokusgrupper – intervjuer Plangruppe etablert –10 deltakere fra MNF, MED, SV, ØPA, OPA –Utvides med deltakere fra de andre fakultetene som deltar på utvalgte møter

Hovedproblemstillinger Effektiv styring krever informasjon som ikke finnes i våre hovedsystemer: –Søknaden –Milepeler for forskningsaktivitetene –Forbruk av frikjøp Vi mangler gode mekanismer for porteføljestyring

Hovedproblemstillinger Totalkostnadsføring krevende –Prosjektoppfølging ekstra krevende Personalkostnader belastes feil –Dato for start og stopp, og konteringsinformasjon er for ofte feil –Prosedyrene for feilretting er for tungvinte og tidkrevende

Fase 1 i prosjektet skal: Beskrive og avgrense problemområdet Lage kortsiktig løsning Organisere arbeidet og arbeidsflyten ut fra dagens tilgjengelige systemer og registre Fase 1 avsluttes

Fase 2 skal: Beskrive og avgrense problemområdet Lage kravspesifikasjon for IT-støtte Anskaffe/utvikle IT-støttesystem Revidere organisering og saksflyt som følge av nytt IT-system Fase 2 skal være ferdig medio 2013

IHR studier Studentmobilitet Lokalopptak Eksamen

Studentmobilitet Ferdig utredet: -Godkjenning av norsk utdanning, enkle saker -Forhåndsgodkjenninger -Registrering av alternative forkunnskapskrav Noen arbeidsprosesser trenger videre utredning/ policyavklaring: -Godkjenning av norsk utdanning, tunge saker -Godkjenning utenlandsk utdanning Vurdering av videre arbeid herunder høring under utarbeidelse

Lokalopptak Utarbeidet forslag: Samordning og sentralisering av opptak til masterprogram til UiO Enhetene skal fortsatt: -Foreta faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere som oversendes fra STA -Behandle saker som ikke kan poengberegnes (individuell behandling) Forslaget er sendt på høring

Eksamen Arbeidsgruppen skal – analysere og foreslå endringer innenfor planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til eksamensavvikling –ha spesiell oppmerksomhet rettet mot digitalisering av arbeidsprosessene –gjennomgå arealbruk, arkiv og bruk av eksamensvakter

Bilagslønn Kartlegging av dagens arbeidsprosesser og organisering er i hovedsak avsluttet Ulike løsninger er under vurdering Forslag til endelige løsninger fremlegges mars/april 2012

Fra Sentraladministrasjonen til forskning og utdanning Målsetningen er å frigjøre 10 % av driftsbudsjettet på 500 millioner kr 2012: 10 millioner kr er inndratt fra Sentraladministrasjonen Forslag til disponering legges fram for styret i mars 2012

Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen Felles strategisk vurdering hver gang det er en ledig stilling Redusert ressursbruk på utvalgte områder Tenke stort, men også handle i det små

Mulige tiltak i Sentraladministrasjonen Aktivitetskutt (årsverk og oppgaver) Ambisjonsnivå (godt nok) Alternative måter å jobbe på (felles løsninger, systemer og tjeneste)

Hva skal pengene brukes til? Til prosjekter innen forskning og utdanning Forslag til disponering av pengene: –Økt studentoppfølging –Styrking av inntekter gjennom eksternt finansierte prosjekter –Styrking av Småforsk –Finansiering av stillinger for å sikre større fleksibilitet ved omstillinger (tre års finansiering)

Mer informasjon/kontakt oss