Kartlegging og dokumentasjon Vidar Hauge
Kartlegging og dokumentasjon Grunnleggende for å vurdere hva som skal avleveres Dokumentasjon ikke systematisk arkivert hos kunde Dokumentasjon kastet pga. foreldet system Kun papirbasert versjon Leverandørens konkurransehensyn
Hva er relevant Systemdokumentasjon Brukerdokumentasjon Nedtegnelser av kundens superbrukere om hvilke funksjoner de har benyttet i systemet. (Avvik fra standarden!) Arkivplaner og andre rutinebeskrivelser forteller om dokumentflyten i saksbehandlingen
Systemdokumentasjon Systemets navn Hvor er systemet benyttet Hva har formålet vært med systemet Grafisk skisse (systemkart) med systemets moduler Funksjon og relasjoner Detaljert systemkart for den enkelte modul. Input -> Bearbeiding -> Output/Lagring Beskrivelse av modulenes organisering mhp lagring Informasjonsinnhold sett i forhold til bevaringsregler
Systemdokumentasjon forts. Det kan være til god hjelp å få klarlagt de moduler som genererer informasjons-sammenstillinger i form av uformaterte rapporter eller hjelpetabell i databasen, da disse ofte kan gi en mer helhetlig informasjon pr. objekt. (Person, Sak, eller annet nøkkelbegrep i systemet) Dersom systemet benyttes til elektronisk lagring av saksdokumenter bør en del forhold rundt lagringen dokumenteres (arkivformater, produksjonsformat, ansvarsforhold osv) En av de viktigste dokumentasjonene er tabell- (evnt. fil-) beskrivelsene. Relasjonene mellom tabellene bør fremkomme av denne dokumentasjonen.
Brukerdokumentasjon Ofte er det slik at systemdokumentasjonen er mangelfull i henhold til depotinstitusjonens behov. Da vil brukerdokumentasjonen kunne gi mye nyttig informasjon mht. å beskrive funksjonstyper og informasjonsinnhold samt å lokalisere den informasjonen vi i dag anser for å være arkivverdig i databasen. Hovedregel bør derfor være at bruker-dokumentasjon tas vare på hvis det er mulig.
Vi trenger altså: Systemdokumentasjon Fullstendig tabellbeskrivelse Brukerdokumentasjon Og eventuelle beskrivelser fra systembruker om hvilke funksjoner som er benyttet (eller rettere sakt ikke benyttet) i systemet. (Avvik fra standarden!)