SESAP-prosjektet 2008 Utvikling av de administrative tjenestene ved SVT-fakultetet Allmøte 28. mai 2008

Program Presentasjon av resultatene fra medarbeidertilfredshetsundersøkelsen blant teknisk-administrativt ansatte 2008 SESAP 2008 Denne presentasjonen blir lagt ut på SESAP-nettsidene.

Medarbeidertilfredshets-undersøkelsen 2008

Medarbeidertilfredshets-undersøkelsen 2008 Faglig ansvarlige for gjennomføring, analyser og rapportskriving har vært Per Øystein Saksvik og Live Bakke Finne ved Psykologisk institutt. Bård Tommy Nilsen har hatt det tekniske ansvaret for gjennomføringen. Den endelige prosjektrapporten blir lagt ut på SESAP-nettsidene.

Bakgrunnsvariabler 2007 Undersøkelsen ble sendt ut til 130 teknisk/administrativt ansatte i fast eller midlertidig stilling ved SVT-fakultetet på e-post. Svarprosent: 90 %, hvorav 68,9% kvinner. 5,6% jobber mer enn 5 timer overtid pr. uke, og de fleste avspaserer denne. Fak.adm. 31,1%, liten enhet 23,3% og stor enhet 45,6%. Instituttledere fikk også spørreskjemaet. 2008 Undersøkelsen ble sendt ut til 116 teknisk/ administrativt ansatte i fast eller midlertidig stilling ved SVT-fakultetet på e-post. Svarprosent: 68 %, hvorav 70,9% kvinner. 2,6% jobber mer enn 5 timer overtid pr. uke, og de fleste avspaserer denne. Fak.adm. 39%, liten enhet 22,1% og stor enhet 39%. Instituttledere fikk ikke spørreskjemaet.

Arbeidshverdagen og jobbtilfredshet 2007 Det er i gjennomsnitt en positiv opplevelse av arbeidshverdagen. Hele 82% er helt eller delvis enig i utsagnet ”Jeg interesserer meg sterkt for det jeg gjør på jobben”. Over 60% rapporterer høy tilfredshet med jobben sin. Ingen signifikante forskjeller mellom enhetene. Nesten 60 % fornøyd med sammensetningen av sine arbeidsoppgaver, men over 70 % oppgir at de har for mye å gjøre. 2008 80,6% er helt eller delvis enig i utsagnet ”Jeg interesserer meg sterkt for det jeg gjør på jobben”. Ca. 53% rapporterer høy jobbtilfredshet. Menn er mer tilfredse enn kvinner (p<.05). 68,4% fornøyd med sammensetningen av sine arbeidsoppgaver. Fortsatt oppgir over 70 % at de har for mye å gjøre.

Stress, press - og samhold 2007 ”Arbeidsdagen er så travel at jeg stadig har dårlig samvittighet for enkeltoppgaver”: 60,5% helt eller delvis enig. Generelt lavt stressnivå, men noen opplever stress mht. tidspress og tidsfrister (10,7 %), arbeidsmengde (9,1 %) og uklarhet forbundet med jobben (6%), omorganisering og omstilling (5,8%). ”Jeg går på jobb selv om jeg føler meg uopplagt, sliten og med verk i kroppen”: Ja: 38,2%. Nei: 11,2%. 62,8 % var helt eller delvis enige i at ”det er godt samhold på vår arbeidsplass”. 2008 51,3% helt eller delvis enig i utsagnet. Generelt lavt stressnivå, men noen opplever stress mht. tidspress og tidsfrister (9,6 %), arbeidsmengde (9,6 %) og uklarhet forbundet med jobben (12%), omorganisering og omstilling (6,7%). ”Jeg går på jobb selv om jeg føler meg uopplagt, sliten og med verk i kroppen”: Ja: 36,8%. Nei: 19,7%. Også andre resultater tilsier at nærværspresset har gått litt ned. 68,9% var helt eller delvis enige i at ”det er godt samhold på vår arbeidsplass”. kjkj

SESAP (1) Ansatte er gjennomgående fornøyde med SESAP så langt, i 2008 som i 2007. Litt mer positiv holdning til endringer i 2008 enn i 2007. Flere opplever at de har hatt mulighet til å snakke med nærmeste overordnede om konsekvenser av SESAP, men færre opplever at de har blitt involvert i SESAP av leder. Flere (enn i 2007) opplever at mangel på informasjon om SESAP har ført til rykter.

SESAP (2) 26% mener at SESAP har medført store endringer pr. i dag, og 22,4% mener at SESAP har hatt en positiv betydning for deres arbeidssituasjon. 53,9 stiller seg nøytrale til hvordan SESAP har innvirket på deres arbeidssituasjon. Ca. 50% mener SESAP har medført mindre endringer pr. idag. Over halvparten tror at det innen et år ville være tydeligere rolleavklaring og oppgavefordeling mellom t/a-ansatte og mellom nivåene, bedre administrative rutiner og at flere t/a-ansatte vil kjenne hverandre. Mange tror at SESAP ikke vil medføre bedre personalledelse (83,5%), administrativ ledelse (75,9%) eller administrativ støtte til vitenskapelig ansatte (70,9%).

Om konflikter Viktige tilbakemeldinger i 2007: På spørsmålet ”Har det har vært konflikter på arbeidsplassen din det siste året” svarte 55 % ja i 2007. Et lite antall (7 personer) opplevde mobbing og negativ oppmerksomhet i 2007. Et lite antall (11 personer) opplevde i 2007 en kombinasjon av høye krav og lav kontroll i arbeidet. Vi skal få sjekket status på dette for 2008, og tar oppfølgingsarbeid i forbindelse med videre oppfølging av NTNUs arbeidsmiljøundersøkelse.

SESAP 2008 SESAP Støttende, Effektiv og Sammensveiset Administrasjon for Primærvirksomheten

SESAP 2006/2007? Fase 1 (19.06-18.12.06): Kartlegging av oppgaver og kompetansenivå Fase 2 (19.12.06-07.03.07): Informasjonsinnhenting Fase 3 (19.02.-04.04.07): Utredningsfase Fase 4 (04.05.-14.05.07): Drøfting og forhandling Fase 5 (15.05.07->): Implementering og utvikling

Ny organisering

Organisatoriske endringer som er iverksatt 11 av 12 enheter har nå kontorsjef , og innholdet i kontorsjefstillingen er tydeliggjort og styrket i retning lederstøtte og virksomhetsstyring Arbeidsområdet HR (Human Resources) er sentralisert Arbeidsområdet økonomi er sentralisert En egen serviceenhet for innkjøp, fakturabehandling, variabel lønn og reiseregninger er under utvikling En gruppe med økonomikonsulenter ivaretar rollene controller og lokal prosjektstøtte Arbeidsområdet IT er sentralisert

Organisatoriske endringer som er iverksatt (2) Informasjon og internasjonalisering er styrket sentralt (i hht. Fakultetsrådets anbefalinger) Forskningsadministrasjonen styrkes sentralt Arbeidsområdet førstelinje/service skal etterhvert styrkes lokalt Arbeidsområdet studieadministrasjon skal etterhvert styrkes lokalt Sentralisering av personal- og økonomioppgaver vil etterhvert frigjøre ressurser ved grunnenhetene som det er avgjørende viktig blir brukt til lederstøtte, personalledelse, studieadministrasjon og førstelinje

Status etter SESAP-verkstedet i Kristiansund, 20.-21.09.07.

Personal- og økonomiseksjonen Fellestiltak: Besøkt alle enheter Påbegynt presentasjon av tjenestetilbud Flytting og mange praktiske ting Rekruttering HR og controller Fullmaktsstruktur for alle enheter (BtB og Paga) Medarbeidersamtaler Forberedt og gjennomført verksted for virksomhetsstyring og budsjett med bred deltakelse Utarbeidet mal og grunnlagsdata til styringsdialogmøter

Personal HR-medarbeiderne: Alle medarbeidere på plass 1. mars 2008 Nettverk for fastlønnsattestanter igang Personalutviklingsmatrisen ”gjenopplivet”, med temadager og erfaringsutveksling Økt involvering i rekrutteringssaker (kontorsjefer og andre administrative stillinger) Gjennomført vellykket pilot PagaWeb (fastlønn) Bemanningsplaner etablert til styringsdialogene

Økonomi (1) Attestanter variabel lønn/bestillere: Alle medarbeidere på plass medio april 08 Nettverk for variabellønnsattestanter igang Nettverk for bestillere igang Kurs: regnskap, innkjøp, reiseregninger Overtatt behandling av reiseregninger og variabel lønn for alle enheter ved innføring av Paga-web. Gjennomført vellykket pilot PagaWeb (variabel lønn og reise) Overtatt bestillerfunksjonen for en del enheter

Økonomi (2) Controllerne/LP’ene: Alle medarbeidere på plass 14. juli 08 (1. sept) Controllernettverket i gang LP-nettverket så vidt i gang Kurs: strategi, prosessledelse, Maconomy/BOA Deltatt i budsjettarbeid og -periodisering i januar 2008 Overføring av BOA-oppgaver i gang Deltakelse i forberedelser til styringsdialogmøter mai 08

Studie- og forskningsseksjonen Etablering av seksjonen, med nye/utvidede oppgaveområder og nye medarbeidere Medarbeidersamtaler, stillingsbeskrivelser, oppgavefordeling Utvikling av arbeidsformer – team (ikke ferdig) Møter med alle enheter – henholdsvis web og forskningsstøtte   21

Studier (1) Rollebeskrivelser inst. og fak.adm. er i gang Rutinebeskrivelser knyttet til årshjul under utvikling (se prosjektplan) Nettverk under utvikling (se prosjektplan om studieadministrativt forum) Internasjonalisering: * Ett orienteringsmøte gjennomført * Forum for administrativt ansatte – vil inngå i prosjekt studieadministrativt forum  

Studier (2) Web: Gjennomført møter med alle enheter Engelsk web påbegynt Infoside om alle ansatte - innspill til maler og innholdssortering fullført Helhetlig tekst- og bildestil Web-forum startet, har hatt møter og seminar. Jobber med definering av roller etc.  

Forskning Kvalitetssikring av FRIDA: Publikasjoner komplett 2007 og 60% komplett 1. tertial 2008. Synliggjøre forskningsinfo på web: Ny menystruktur og utvidet innhold på www.ntnu.no/svt/forskning Finansieringsoversikter internasjonale kilder foreligger for ett fagområde. Utvidelse til nye fagområder pågår. Møteplasser er etablert, knyttet til store programmer og spesifikke utlysinger.

IT Etablert felles telefonnummer, e-postliste og videreutviklet nettside Planlagt workshop sammen med NTNU IT om en ny versjon av systemet for fjerndrift av PC (administrert klientdrift og fjernhjelp) Iverksatt pilotdrift av Microsoft Office 2007 og Windows Vista Mobil e-post og –kalender Sharepoint

Service/førstelinje/arkiv I hht. oppsummeringen fra verkstedet i Kristiansund: Serviceerklæring ferdigstilt og klar for presentasjon i ledermøtet. Opprettet faglig nettverk under planlegging. Kompetanseutviklingstiltak under planlegging. NB! En mer detaljert oversikt over aktivitet ved Kontorseksjonen H07/V08 kommer i prosjektplanen.

Prosjektplan 2008

”SESAP nærmer seg starten …” Husker dere denne?: ”SESAP nærmer seg starten …” Organiseringen av de administrative tjenestene er en nødvendig plattform og ramme for å komme videre, men organisasjonsutvikling er en tidkrevende og kontinuerlig prosess. Utredningsarbeidet og den valgte modellen gir en solid plattform for å starte utviklingsarbeidet. Den nye modellen på plass 1. oktober 2007: Da startet det viktige - men også spennende og utfordrende - arbeidet med kompetanseutvikling, tydeliggjøring av roller og ansvar, etablering av arenaer for samhandling og faglige nettverk, utvikling av bedre kommunikasjon, nye rutiner og ny arbeidsmetodikk.

Ny prosjektorganisering Prosjektleder: Jan Morten Dyrstad Prosjektkoordinator: Gro Synnøve Færevåg Referansegruppe: Utvidet ledermøte (inkl. kontorsjefer) Rapportering: Iht. prosjektplan, knyttet til milepæler: Til LOSAM Til referansegruppe én gang pr. semester Prosjektperiode: 01.05. 2008-2010. Neste milepæl 31.12. 2008. Evaluering: Våren 2009: Ny medarbeidertilfredshetsundersøkelse, og brukerundersøkelser blant studenter og vitenskapelig ansatte. Foreløpig skisse til videre evaluering: Høst 2009: Intern prosessevaluering Høst 2010: Ekstern evaluering  

Prosjektoversikt (1) Prosjekt 1: Studieadministrative funksjoner – etablering av nettverk Prosjekt 2: Fullført saksbehandling av innpassingsaker på instituttnivå Prosjekt 3: Informasjon Prosjekt 4: Internasjonalisering: Synliggjøring av studentutvekslingsavtaler (NB! 2009) Prosjekt 5: Forskningsstøtte

Prosjektoversikt (2) Prosjekt 6: Etablering av ny Personal- og økonomiseksjon Prosjekt 7: Rutineutvikling for personalforvaltningen Prosjekt 8: Innføring PagaWeb Prosjekt 9: Innføring av nye rutiner for innkjøpsfunksjonen Prosjekt 10: Etablering av system for økonomi og virksomhetsstyring Prosjekt 11: Førstelinjehåndbok Prosjekt 12: Lederstøtte og virksomhetsstyring: Kontorsjefrollen

IT SVT-IT har ikke definert nye SESAP-prosjekt, men vil i 2008 blant annet iverksette følgende utviklingstiltak: Nytt e-postsystem Nytt lagringssystem Nye ansattsider Virtualisering av servere (grønn IT) Administrert klientdrift og fjernhjelp

Prosjekt 1: Studieadministrative funksjoner – etablering av nettverk Mandat: 1) Etablere studieadministrativt forum innen 15.09.08. 2) Utvikle og evaluere studieadministrativt forum, og på dette grunnlaget 3) - utarbeide forslag til mandat og rutiner for studieadministrativt forum Prosjekt-deltakere: Studiekonsulenter fra fak.adm og institutt sammen med seksjonssjef. Tidsfrist: 31.12.08 Merknader: Prosjektet skal ivareta intensjoner i SAP og SESAP som bl.a. handler om å avklare og tydeliggjøre roller og sikre informasjonsflyt. Formål: Etablere nettverk/team med sikte på: å bidra til lederstøtte og virksomhetsstyring god kvalitet i oppgaveløsningen frigjøring av tid og redusert ressursbruk ved hjelp av mer koordinerte arbeidsprosesser kunnskapsdeling og –utvikling informasjonsflyt minimal sårbarhet  

Studiekonsulenter på institutt- og fakultetsnivå. Prosjekt 2: Fullført saksbehandling av innpassingsaker på instituttnivå Mandat: Prøve ut fullført saksbehandling av aktuelle innpassingssaker ved minst 3 enheter i perioden 1. september-31. desember 2008. Evaluere erfaringene og løsningene fra pkt. 1 parallellt, herunder avklare mulige positive og negative konsekvenser av å legge fullføring av innpassingssaker til instituttnivået, samt komme med forslag til hvordan dette kan gjennomføres på en best mulig måte. Prosjekt-deltakere: Studiekonsulenter på institutt- og fakultetsnivå. Tidsfrist: 31.12.08 Merknader: Prosjektgruppen bes være særlig oppmerksom på problemstillinger knyttet til kvalitetssikring på tvers av instituttene, felles systemer som muliggjør back-up-funksjon fra fakultetsadministrasjonen, samt hvilke typer innpassingssaker det er hensiktsmessig å fullføre på instituttnivå. Formål: Utprøving av fullført saksbehandling av innpassingssaker på instituttnivå, for å - unngå dobbeltarbeid, bidra til mer effektiv oppgaveløsning - synliggjøre instituttenes arbeid med disse sakene - frigjøre tid og kapasitet til utviklingsoppgaver  

Prosjekt 3: Informasjon Mandat: Ekstern info Videreutvikling av eksternweb SVT med fokus på: Engelske sider Instituttsider (menystruktur og innhold) Søkeoptimalisering   Intern info Utvikle et studieadministrativt verktøy (rammeverk for ”administrativ håndbok”) på nett, med sikte på å samle tidligere vedtak og bestemmelser, prosedyrebeskrivelser, rutiner, sjekklister, standardbrev og skjema etc. Prosjektet skal også inkludere prosedyre for vedlikehold og oppdatering. Prosjekt-deltakere: Ekstern info: Webforum, samt allerede nedsatt arbeidsgruppe. Intern info: Studiekonsulenter og SVT-IT. Tidsfrist: Første milepæl 31.12.08 Merknader: Prosjektene bør sees i sammenheng pågående SAP-prosesser, forskningsformidling og kvalitetssikringsprosessen. Formål: Videreutvikling av eksternweb SVT Administrative prosedyrer på nett vil bidra til forenkling av informasjonsinnhenting, utgjøre et ledd i kvalitetssikringssystemet ved SVT, bidra til kompetanseutvikling og bedre mottaket og opplæring av nyansatte.  

Prosjekt 5: Forskningsstøtte Mandat: Web: Engelske sider og utvidet innhold på enhetenes sider. Prosjektstøtte: Integrasjon mellom ulike støttefunksjoner (teknisk, økonomisk, juridisk etc) i søknads- og prosjektdriftfasen. Nytteverdi i fellesmøter. Finansieringsoversikter på flere fagområder. Prosjekt-deltakere: Hilde Røysland, Rune Dahl sammen med konsulenter og kontorsjefer ved enhetene. Tidsfrist: 2008 Merknader: Forskningsstøtte inngår i løpende oppgaver fra 2008. Formål: Virksomhetsstyring på forskningsområdet (publikasjoner). Synliggjøre forskningsaktiviteten på web. Støtte til faggrupper ifm søknads- og prosjektutvikling inkl EU 7 RP og samarbeid med NTNU Samfunnsforskning. Finansieringsordninger og møteplasser.  

Prosjekt 6: Etablering av ny Personal- og økonomiseksjon Mandat: Etablere ny HR- og økonomifunksjon i henhold til vedtak i SESAP-prosjektet. Prosjekt-deltakere: Prosjektleder: seksjonssjef Marianne Dyresen Prosjektdeltakere: alle medarbeiderne innen HR og økonomiområdet. Tidsfrist: Milepæler (frister): 15.09.08: Ferdigstillelse av seksjonens virksomhetsplan for 2008/2009 15.09.08: Iverksetting av ny intern organisering av seksjonen (ledelse, faggrupper, møtestruktur etc.) 07.11.08: Beskrivelse av seksjonens nye tjenestetilbud for brukerne 07.11.08: Rolleavklaring ift andre administrative funksjoner 07.11.08: Nye rutiner for kritiske forvaltningsoppgaver implementert (se egne delprosjekter) 21.11.08: Presentasjon av den nye PØ-seksjonens tjenester og kompetanse på hver enhet 31.03.09: Presentasjon av seksjonens tjenester og ansatte på web Merknader: Prosjektet må koordinere med eventuelt utviklingsarbeid i regi av sentral Personalavdeling, prosjektet Ledende økonomifunksjon 2010, sentralt arbeid med Risiko og sårbarhetsanalyse, samt øvrige prosjekter i SESAP-prosjektet ved SVT. Prosjekt 6: Etablering av ny Personal- og økonomiseksjon Formål: Etablere ny sentralisert funksjon for tjenester innen Human Resources (HR) , økonomi og virksomhetsstyring.    Kortfattet beskrivelse av prosjektet. Etablering av den nye personal og økonomiseksjonen er et prosjekt som består av flere aktiviteter og delprosjekter, der delprosjektene er beskrevet videre i notatet. Mange aktiviteter er allerede gjennomført og beskrevet under ”Statusgjennomgang”. Det bemerkes at dette er et omfattende utviklingsarbeid og at en del av milepælene er tiltak som vil videreutvikles også i 2009 og 2010. Det er imidlertid viktig å ha seksjonen ”grovt sett opp å stå” innen utgangen av 2008, både av hensyn til leveranse av tjenester til brukerne og for de ansatte selv, som har vært gjennom betydelige omstillinger.

Prosjekt 7: Rutineutvikling for personalforvaltningen Mandat: Utvikle detaljerte rutinebeskrivelser innen personalforvaltning, tilpasset den nye organiseringen av HR-funksjonen og de nye saksbehandlingsverktøyene ePhorte og PagaWeb. Prosjekt-deltakere: Alle HR-konsulentene (og evt andre etter behov) Tidsfrist: Ferdigstille rutiner på følgende hovedområder: 07.11.08: Rekrutteringsprosessen, fra behovsanalyse til første lønnsutbetaling, og mottak av nytilsatte 07.11.08: Midlertidige tilsettinger 15.12.08: Permisjonssøknader (rutiner og delegasjon av myndighet) 31.03.09: Mottak av utenlandsk arbeidskraft 31.03.09: Ferie og fraværsrutiner 15.06.09: Enkel personalhåndbok på web Merknader: Prosjektgruppa bes koordinere seg med eventuelt utviklingsarbeid i regi av sentral Personalavdeling som bl.a jobber med operasjonalisering av NTNUs personalpolitikk. Formål: Utarbeide hensiktsmessige rutiner for personalforvaltningen. Rutinene skal sikre: At det er enkelt å finne frem til rutiner og hva som er fakultetets praksis på feltet (både for HR-medarbeidere og andre) Effektiv saksbehandling med god kvalitet Backupfunksjoner og enkel gjenfinning av saksdokumenter Lik praksis der det er ønskelig   Kortfattet beskrivelse av prosjektet. PØ-seksjonen har ikke hatt kapasitet til å drive rutineutvikling innen personalforvaltningen på mange år. Siden 2004 har NTNU innført ePhorte (arkiv og saksbehandlingssystem) og PagaWeb (lønns- og personalsystem), og SVT-fakultetet har reorganisert arbeidet med personalforvaltning. Det er derfor et prekært behov for omfattende rutineutvikling på området. Hovedfokus i første omgang vil være å utarbeide rutiner for det interne arbeidet i HR-gruppa. I neste omgang bør det vurderes en web-løsning for publisering av rutiner og vedtatt personalpolitisk praksis med ledere og ansatte som målgruppe.

Prosjekt 8: Innføring PagaWeb Mandat: Utarbeide en innføringsplan, nye rutiner for lønnsbehandling og sikre innføringen av nytt lønns- og personalsystem ved SVT-fakultetet, både for lønnsmedarbeidere og ansatte. Prosjekt-deltakere: Prosjektleder: HR-medarbeider Cathrine Haugan Grøvik. Øvrige deltakere uavklart. Tidsfrist: 31.07.08: Rutiner knyttet til timelærere Sept. 2008: Alle ansatte med fastlønn kobles på som brukere av PagaWeb, og kan endre egne persondata, registrerer reiseregninger m.m. SVT kjører pilot for NTNU. Fra oktoberlønn: elektronisk lønnslipp 07.11.08: Alle rutiner knyttet til variabel lønn og reiseregninger utviklet og implementert. Nyttår/vår 2009: Fraværsmodulen av Paga implementeres Merknader: Prosjektet er initiert av, og krever koordinering med, prosjektet ”Ledende økonomifunksjon 2010” som ledes av NTNUs økonomiavdeling, samt SVTs interne prosjekt for rutineutvikling innen personalforvaltningen. Formål: Innføre lønns- og personalsystemet PagaWeb ved SVT-fakultetet   Kortfattet beskrivelse av prosjektet. Innføring av nytt lønns- og personalsystem startet i januar 2008, og er et ledd i utviklingen av NTNUs økonomifunksjon. I første omgang er kun lønnssystemet implementert, og brukes nå til å registrere fast og variable lønn. Samtidig er også NTNUs organisering av lønnsfunksjonen endret og oppgaver delegert fra sentral lønnenhet til fakultetsnivået. SVT-fakultetet har valgt en sentralisert modell der Personal- og økonomiseksjonen skal yte tjenester til hele fakultetet. På sikt ventes at ulike moduler av personalsystemet tas i bruk, men dette er foreløpig ikke avklart.

Pilot i fakultetsadministrasjonen mai 2008 Prosjekt 9: Innføring av nye rutiner for innkjøp og nytt bestillingssystem Mandat: Utarbeide en innføringsplan og sikre innføringen av nye rutiner og nytt system for innkjøp ved SVT-fakultetet. Prosjekt-deltakere: Prosjektleder HR-medarbeider Cathrine Haugan Grøvik. Øvrige deltakere uavklart. Tidsfrist: Pilot i fakultetsadministrasjonen mai 2008 Implementering ved enhetene i juni 2008 07.11.08: Alle rutiner knyttet til innkjøp utviklet og implementert Merknader: Prosjektet er initiert av, og krever koordinering med, prosjektet ”Ledende økonomifunksjon 2010” som ledes av NTNUs økonomiavdeling. Formål: Innføre nye rutiner for innkjøpsfunksjonen og nytt bestillingssystem ved SVT-fakultetet   Kortfattet beskrivelse av prosjektet. Innføring av nye rutiner for innkjøp og innføring av nytt innkjøpssystem er et ledd i utviklingen av NTNUs økonomifunksjon. SVT-fakultetet har valgt en sentralisert modell der Personal- og økonomiseksjonen skal yte tjenester til hele fakultetet.

Prosjektleder: controller Øystein Røkke Mandat: Videreutvikle ”styringsrapporten” som ble utviklet våren 2008, slik at den tilfredsstiller behovene for helhetlig virksomhetsstyring både på institutt- og fakultetsnivå. Arbeidet baseres bl.a på erfaringer med ”prototype” av malen brukt i styringsdialoger og budsjettprosess vår og høst 2008. Prosjekt-deltakere: Prosjektleder: controller Øystein Røkke Prosjektdeltakere: uavklart (enhetsleder, kontorsjef, HR-konsulent, og studiekonsulent i tilegg til flere controllere ?) Tidsfrist: Oppstart primo oktober 2008. Ferdigstillelse innen budsjettprosessen for budsjettåret 2010 starter, medio mars 2009. Merknader: Prosjektet bør være koordinert med prosjektet ”Ledende økonomifunksjon 2010” som ledes av NTNUs økonomiavdeling Prosjekt 10: Videreutvikling av Styringsrapporten (mal for virksomhetsstyring) Formål: Etablere en mal for virksomhetsstyring som ivaretar behovene både på fakultets- og instituttnivå.    Kortfattet beskrivelse av prosjektet. Som grunnlag for styringsdialogmøtene våren 2008 er det etablert en excel-mal, heretter kalt ”styringsrapport”, for hver enhet. Innholdet i styringsrapporten er følgende: Bemanningsplan per enhet fra 2008-2010: Oversikt over alle ansatte med tilgjengelig undervisningsressurser og beregning av lønnskostnader. Undervisningstilbudet: Oversikt over alle emner og hvilke ressurser som kreves for å kjøre undervisningen per semester fra 2008 til 2010. Utvikling på nøkkeldata og indikatorer/mål, herunder historiske data og prognoser på resultater i 2008 til 2010. Langtidsbudsjett med prognose på inntekter og kostnadsestimater for 2008-2010 bl.a. med bakgrunn i data lagt inn i bemanningsplan og undervisningstilbud. Styringsrapporten har lagt grunnlag for en detaljert og grundig gjennomgang av aktivitet og kostnader ved hver enhet. Styringsrapporten var imidlertid utarbeidet med tanke på å få en god totaloversikt for fakultetet, og i mindre grad tilpasset behovene på instituttnivå. Det er ønskelig at styringsrapporten utvikles til å bli et verktøy som kan brukes til løpende virksomhetsstyring på begge nivå i organisasjonen.

Prosjekt 11: Førstelinjehåndbok for hele SVT-fakultetet Mandat: Utarbeide en nettbasert førstelinjehåndbok for hele SVT-fakultetet. Prosjekt-deltakere: Førstelinjemedarbeidere. Tidsfrist: 31.12.2008 Merknader: Må sees i sammenheng med prosjekt 4 : Informasjon. Formål: En helhetlig og styrket førstelinjetjeneste for hele SVT-fakultetet Samling av allerede eksisterende informasjon for førstelinjetjeneste og andre ansatte Frigjøring av tid og ressursbruk for vitenskapelig ansatte  

Prosjekt 12: Lederstøtte og virksomhetsstyring: Kontorsjefrollen Mandat: Gjennomføre følgende tiltak for og med kontorsjefene: Definere kontorsjefrollen. Rolleavklaringer mot instituttleder og øvrige administrative funksjoner. Avklare behov og lage system for kompetanseutvikling, i hht. Kompetansesystemet for SVT-fakultetet. Etablere hensiktsmessig nettverksarena for erfaringsoverføring og kompetanseutvikling. Prosjekt-deltakere: Kontorsjefene, seksjonslederne og instituttlederne (ved behov). Tidsfrist: 31.12.08 Formål: Legge til rette for å utvikle kontorsjefene enkeltvis og som gruppe, for å sikre optimal lederstøtte for instituttlederne, god virksomhetsstyring og profesjonell ledelse av enhetenes administrative stab.  

Hva skjer nå? Fullstendig prosjektplan legges ut på http://www.svt.ntnu.no/adm/sesap/ i løpet av neste uke. De som ønsker å melde sin interesse for å delta i ett eller flere prosjekt, tar kontakt med Gro Synnøve Færevåg innen 1. august. Prosjektgruppene etableres og startes formelt opp i august. For informasjon, følg med på SESAP-nettsidene. Invitasjoner og aktuell informasjon vil også bli distribuert via kontorsjefer og seksjonsledere når det er aktuelt.

Takk for oppmøtet!