Hovedsamarbeidskommune Meldingsløftet i kommunen Line Nordgård, rådgiver IKT helse og omsorg Prosjektleder ELIN-k Tromsø kommune Prosjektleder Meldingsløftet i Tromsø kommune

Om Tromsø kommune Antall innbyggere: ca 68 000 Legesamarbeid: 13 private legekontor 1 kommunal legevakt Pleie og omsorg: 14 pleie- og omsorgsenheter (ca 80 avdelinger) Sykehjem, hjemmetjeneste, rehabilitering, rus/psykiatri, tildelingskontor og PU-tjeneste Antall aktive tjenestemottakere i Profil: 2627 Antall operatører som har tilgang til Profil: ca 3000 Helsetjenesten: 8 helsestasjoner Helsetjeneste ved Sosial medisinsk senter (rus) Fengselshelsetjeneste Sykehus: UNN Tromsø vårt lokalsykehus

Forankring Tromsø kommune har som mål å bli beste e-kommune Sterkt politisk og administrativt ønske om og vilje til å satse på dette Helsepersonellet ser fordelen  motiverte og engasjerte Utarbeidet IKT-strategi for helse/omsorg Planens 4 satsingsområder: Infrastruktur og støttetjenester Elektronisk pasientjournal – bruk og utvikling av fagprogrammene Elektronisk samhandling Bruken av administrative programmer

Historikk elektroniske meldinger Krokenprosjeket 2003 SES@m-prosjektet 2004-2006 ELIN-k prosjektet 2007jan/feb 2011 Meldingsløftet i kommunen (MiK) Tromsø (FUNNKe-prosjektet) 2010-2011 Krokenprosjektet: Tjenestene som ble testet var spørsmål- / svartjeneste fra sykepleierne på avdelingene til institusjonens tilsynsleger, samt elektronisk overføring av lab.svar og epikriser fra UNN til institusjonen. SES@m: Sikker Elektronisk Samhandling. Det første større prosjektet i Norge som prøver ut elektronisk samhandlingsteknologi i kommunikasjonen innen kommunehelsetjenesten og mot spesialisthelsetjenesten. ELIN-k: ELektronisk INformasjonsutveksling med utgangspunkt i kommunene. Utvikling og pilotering av nye meldingstyper ihht nasjonale standarder med strukturert informasjon MiK/FUNNKe – utbredelse av elektronisk meldingsutveksling

Meldingstyper MiK Basismeldinger Pleie- og omsorgsmeldinger Henvisninger, epikrise, labrekvisisjoner og –svar. Totalt 12 meldinger Pleie- og omsorgsmeldinger Totalt 8 meldinger: Orientering om tjenestetilbud fra kommunen Helseopplysninger til lege Medisinske opplysninger Overføring av legemiddelopplysninger Forespørsel Svar på forespørsel Avviksmelding Orientering om dødsfall Applikasjonskvittering

Status elektronisk meldingsutveksling PLO- enhetene: mottar elektroniske epikriser og labsvar fra UNN mottar elektroniske epikriser fra legevakta sender/mottar PLO-meldinger mot 12 fastlegekontor sender elektroniske vederlagsmeldinger til NAV piloterer (sender/mottar) PLO-meldinger mot 2 avdelinger på UNN Helsestasjon: ikke programvare som håndterer elektronisk meldingsutveksling Legevakt, Fengselshelsetjeneste, Helsetjenesten SMS: benytter basismeldingene (sistnevnte kan også sende/motta PLO-meldinger)

2007 2008 2009 2010 Hittil 2011 (28. mai) PLO-meldinger inn 16 102 320 628 1026 Epikriser 739 857 1013 1867 1035 Svarrapporter 1688 2425 2253 3175 1758 Sendte PLO-meldinger 30 316 406 503 789 Sendte NAV-vederlag 0 0 0 0 366

Viktige erfaringer Superbrukermetodikk hver avdeling/enhet har meldingsansvarlig Oppfølging/opplæring av meldingsansvarlige (og andre som skal bruke systemet) Arbeidsrutiner må endres Retningslinjer for bruk av meldinger Meldingsovervåkning/avvikshåndtering Vedlikeholdsrutiner for å holde informasjonen i Profil oppdatert! (diagnoser, fastlege osv  felles ansvar)

Meldingsansvarliges rolle Overordnet ansvar for meldingsovervåkning Kontaktperson inn/ut av avdelinga (enheten) Avvikshåndtering – oppfølging Oppfølging av meldinger som ikke er ferdigbehandlet Opplæringsansvarlig Ansvarlig for å implementere retningslinjene/ rutinene lokalt

Viktige erfaringer Enkelt å bruke (intuitivt) Sikrere dialog mellom fastlege og PLO Tettere samarbeid mellom fastlege og PLO Alt er dokumentert i pasientens journal Mindre tid i telefonen Legene trenger ikke tenke på hvilken hj.tj sone de skal kontakte pga tjenestebasert adressering Positive tilbakemeldinger  lite feil etter piloten Særlige fordeler vedrørende samarbeid rundt kronikere Kommer ikke i tillegg til, men som en erstatning

Hvordan komme i gang? Forankringsarbeid: politisk og administrativ, men også ut til ytterste ledd Inkluderes i budsjettarbeid/planverk – interkommunale samarbeid? Etablere en prosjektorganisasjon: styringsgruppe og prosjektgruppe Utarbeide prosjektbeskrivelse Utarbeide rutiner for meldingsutveksling Avvikshåndtering og meldingsovervåkning – hvordan organisere det? Innkjøp og oppgradering av programvare (meldingsmodul EPJ, EDI-programvare) Oppkobling Norsk Helsenett Virksomhetssertifikat må anskaffes og installeres Oppsett av adresser – tjenestebaserte adresser i kommunene Opplæring og oppfølging

Mest kritiske suksessfaktorer: Stabil drifting av de elektroniske systemene Avhengig av til enhver tid tilgjengelig pasientinformasjon Gode systemer for meldingsovervåkning, avvikshåndtering og oppfølging Dersom en ikke stoler på systemene, vil det heller ikke ha nytteverdi fordi arbeidsrutinene ikke endres For en tjeneste som håndterer pasienter er det helt nødvendig å prioritere å holde systemene stabile

Hvordan fungerer elektroniske meldinger i Profil?

For å ha tilgang til meldingene: Meldingen kommer i innboksen og må journalføres for å legge seg i pasientens journal For å ha tilgang til meldingene: Må ha tilgang til pasientens journal Må være autorisert for elektroniske meldinger Må være autorisert for tjenesteadressen (dersom meldingen er sendt til tjenesteadresse)

Meldingsvarsel blinker dersom det ligger ubehandlete meldinger på pasienter som du har tilgang til Trykk på varselet

Innboksen i Profil. Her ligger meldinger som ikke er behandlet. Må journalføres/behandles for at den skal komme inn i pasientens journal

Åpne meldingen og ta stilling til innhold

Behandle meldingen – den legger seg nå i pasientens journal

Alle meldinger – både sendte og mottatte – ligger i pasientens journal

Sende melding Merk pasientens navn og trykk knapp for lag og send melding

Velg riktig meldingstype, fyll inn informasjon om mottaker/avsender og skriv inn problemstilling

Kontaktopplysninger: Line Nordgård, rådgiver IKT helse/omsorg Tlf: 77 79 01 99 Mobil: 488 67 453 E-post: line.nordgard@tromso.kommune.no