Kvalitetssikring Program Golf Concept konferanse 15. oktober 2003

Utfordringen for Golf Et av Norges største IT-prosjekt Forsvarets Prosjekterfaring og Prosjektmetodikk (Prinsix) var begrenset ift denne type prosjekt Definisjon av omfang, estimering av kostnad og tid Forsvaret bærer selv et stort ansvar for et vellykket prosjekt integrert prosjektorganisasjon leverandør som ”integrator”

Overordnet gjennomgang September 2001 Prosjekt Golf blir stoppet som totalprosjekt pga manglende styringsgrunnlag og stor usikkerhet om total kostnad. Oktober 2001 Prosjekt Golf blir Program Golf Januar 2002 IBM blir valgt som leverandør til Forprosjekt1 Desember 2002 Forprosjekt 1 blir avsluttet iht plan Januar 2003 Leveranseprosjekt 1 starter

Kvalitetssikringens gjennomføring Gjennomført iht rammeavtale med Finansdepartementet Sikring av styringsgrunnlag Gjennomføring av usikkerhetsanalyse Jevnlige møter med FD Orientering om status Kvalitetssikring knyttet til FDs føringer til Programmet Jevnlige møter med Program Golf Avstemningsmøter ift forventninger til organisering av programmet og nivå/innhold TPDOK2

Erfaring Reduksjonen av totalt omfang som ble foretatt høsten 2001 var nødvendig for å sikre igangsetting og akseptabel usikkerhet ift gjennomføring Overføring av merkantilt ansvar til Programleder ga gode rammer for forhandlinger for FP1 og LP1 Bruken av ekstern kompetanse på prosjektledelse og SAP i Forsvarets team avgjørende Bevisstgjøring av styringsmodellen for Programmet ift FD er avgjørende for å gi programmet den nødvendige arbeidsro og fokusering

Merkantil strategi Kontraktsformen understøttet valgt gjennomføringsmodell Det ferdige produkt var ikke mulig å beskrive ved prosjektstart – prosjekt av typen Golf er preget av endringer og iterasjoner Det påligger et stort ansvar på kunden, hvor det viktigste er fastsettelse av arbeidsprosesser, i prosjektgjennomføringen Avgrensninger i forhold til blant annet ansvar, fordeling av risiko og beregning av incentivmekanismer Usikkerheten i prosjektet var høy – arbeidet i Forprosjektfasen var preget av at Forsvaret sammen med leverandør diskuterte ulike løsningsalternativer for de forskjellige behov Løsningen er framkommet gjennom en kontinuerlig vurdering av resultater Ansvaret for sluttføring av kontrakt ble tillagt Programleder

Organisasjon og kompetanse Golf har to hovedoppgaver Forankring av Golf i egen organisasjon (Programleder) Kommunikasjon med linjen Eier av Forsvarets beslutningsprosess Forankring av fastsatt funksjonalitet Utvikling og implementering av løsning i samarbeid med leverandør (Sjef Programkontor) Kommunikasjon med leverandør Premissleverandør til TPL Koordinering av aktiviteter som ligger på Forsvaret i skjæringspunktet Forsvaret/leverandør Sikre at Forsvaret opptrer som en krevende kunde

Organisasjon og kompetanse Forsvarets prosjektorganisasjon må ha kompetanse slik at de kan opptre som en krevende kunde, dvs vite hvilke krav som er knyttet til det å være kunde, samt kjenne til de utfordringer leverandører har. Forsvarets prosjektorganisasjon må tilsammen ha en bred, dokumentert gjennomføringsevne for denne type prosjekter.

Kvalitetssikringsarbeidet

Leveranseprosjekt 1 Effektmål Resultatmål Tilfredstille statens Økonomisk Reglement Legge til rette for personellnedtrekk Resultatmål I henhold til målbilde

Kvalitetssikring - Arbeidsform Tidlig klarlegging av krav til de leveranser som bygger opp under og inngår i TPDOK2 – prosjektets styringsgrunnlag Leveransebeskrivelser Tidsplan Kostnadsestimat Største usikkerheter etter fase 1b: Grensesnitt til tilliggende system Tilgang på personell fra Forsvaret Datavask

Kontrakt og oppstart Leveranseprosjekt 1 I utgangspunktet var leverandør utpekt, men ikke valgt Sikre rett pris Usikkerhet om basis for estimatet – hvilken estimeringsteknikk var lagt til grunn Hvordan sikre en balansert risikofordeling

Oppstartskriterier FP2 ID Oppstartskriterier FP2 LP2 1 LP1 besluttet oppstart X 2 Effektmål og overordnet resultatmål for LP2 etablert 3 Samarbeidsavtale FLO – Program Golf etablert 4 Kontrakt med leverandør FP2 godkjent av FD 5 Organisering av FP2/LP2 definert 6 Infrastruktur tilgjengelig med tilhørende avtale: Kontor, IS/IT 7 LM5 godkjent og alle hoved-leveranser levert med akseptabel kvalitet 8 Godkjent TPDOK2 FD 9 Kontrakt med leverandør LP2 godkjent FD

Konklusjon God modell for kvalitetssikringsarbeid Viktig å forstå det spesielle med ITprosjekt Mulig kompetansesprik ved prosjekter som er en engangsforeteelse Viktig å forstå hvilke prosjekt som i utganspunktet er høyrisiko prosjekt