1 Leonardo da Vinci Mobilitetsprosjekter Bergen, Tore Kjærgård og Siv Andersen

SIU melder tilbake til søker om søknaden er godkjent for behandling (eligible) Sende inn Leonardo mobilitetssøknad elektronisk og i papirutgave Søkers / kontraktors oppgaver SIUs oppgaver

Søknadene vurderes av interne og eksterne eksperter, og endelig tildeling godkjennes av Nasjonalt utvalg for Leonardo-programmet. SIU melder tilbake til søker om søknaden får tildeling eller ikke. Hvis søknaden får tildeling blir søker (heretter kalt kontraktor) invitert til å inngå kontrakt med SIU. Søkers / kontraktors oppgaver SIUs oppgaver Kvalitativ tilbakemelding på søknad med innspill til evt. forbedringer.

SIU sender kontrakt til kontraktor. Kontrakt skrives ut i 2 eksemplarer, signeres av ansvarlig ved institusjonen og begge eksemplarer returneres til SIU. SIU signerer kontraktseksemplarene og returnerer det ene til kontraktor.

Oppstart av aktivitetene i prosjektet Kontraktor må inngå skriftlig avtale med alle deltagerne og mottakerorganisasjonene. EU-kommisjonens standard minimum kontrakt skal benyttes som basis for avtalene. Innen 45 dager etter kontraktsinngåelse, utbetaler SIU 80 % av kontraktsbeløpet.

Kontraktor skal sende inn sluttrapport til SIU innen 60 dager etter utløp av kontraktsperioden. SIU behandler og kontrollerer sluttrapporten. Noen utvalgte prosjekter blir kontaktet for en utvidet kontroll. Kontraktor må da sende inn supplerende dokumentasjon som kopi av reisebilag. Når dette arbeidet er sluttført utbetales sluttoppgjøret, eventuelt innkreves for mye utbetalt. Sluttrapporten skal omfatte: Kvalitativ (skriftlig) evaluering Økonomisk rapport Kopi av et utvalg av deltagerrapportene Fra 2011 samles kvalitativ og økonomisk rapport i et skjema som genereres i Mobility Tool

7 Leonardo da Vinci Økonomi

88 Kontrakten Utbetaling Valuta Dokumentasjon System Sluttrapporten

99 Kontrakten Grant Agreement består av; Special Conditions General Conditions Annexes I-VI Økonomiske betingelser i kontrakten Utbetalinger 80/20 Bankkonto (eurokonto) Rapportering av økonomi Kontroll og revisjon

10 Utbetaling Utbetalingsprosedyre: De første 80% av tilskuddet utbetales senest 45 dager etter at kontrakten er signert Resten av tilskuddet utbetales etter at sluttrapport er innsendt og godkjent

11 Valuta Valutakurs (kontraktens pkt. IV.2) Kontrakten gjøres i EUR All rapportering skjer i EUR Valutakurs = kursen den dagen de første 80% av kontraktssummen ble innbetalt til kontraktors konto

12 Dokumentasjon Hva bør dere ta vare på? Alle bilag og kvitteringer på utgifter i forbindelse med prosjektet/aktiviteten Slik dokumentasjon kan være; Reiseutgifter; (virkelige kostnader) kopi av; Fakturaer, kvitteringer, reisedokumenter, boarding pass, bevis på betaling Kost og losji utgifter; Reisedokumenter eller hotell kvittering med datoer for innreise og utreise. Forberedelsesutgifter; Liste og antall deltakere som har deltatt i forberedende aktiviteter Administrasjonskostnader; Liste og antall deltakere

13 System (1) Hvordan systematisere dette? Registrere alle deltakerne fortløpende i Multipass/Mobilty Tool Hvorfor? God oversikt Forenkler senere rapportering Ha en perm med skilleark på hver deltaker Legge alle kvitteringer på reiser/opphold/Europass pr. deltaker fortløpende Hvorfor? God kontroll og oversikt på innlevert materiell Letter arbeidet med å få inn manglende dokumentasjon fra deltakerne (tidligere ute)

14 System (2) All erfaring tilsier at et godt system legger tilrette for full utbetaling - og raskere utbetaling

15 Rapportering Ingen kopi av bilag skal sendes inn ved rapportering, men dokumentasjon på gjennomført mobilitet må sendes inn sammen med sluttrapport Enkelte utvalgte prosjekter vil bli kontaktet av SIU for innsending av dokumentasjon av innrapporterte utgifter

16 Sluttrapport Tidsfrister Kontraktor: rapport sendes NA 60 dager etter ferdig prosjekt/sluttdato kontraktens pkt. II d. NA(SIU): vurdering sluttrapport og utbetaling sluttavregning senest 90 dager etter mottatt sluttrapport Bilagsarkiv Alle bilag på kostnader og aktiviteter skal arkiveres i 5 år etter mottatt sluttavregning Ekstern revisjon av regnskapet kan bli gjennomført!

17 Leonardo da Vinci Europass mobilitet/Europass Skills Passport

18 Transparens i kvalifikasjoner og kompetanse 2004 A single framework for the transparency of qualifications and competences Benyttes i hele Europa og skal fremme Mobilitet Livslang læring Bedre informasjon og mer klarhet Gjenkjennelse og anerkjennelse av kvalifikasjoner Mål

19 Hva er Europass?

20 Europass mobilitet Dokumenterer utenlandsopphold i Europa og beskriver hva en har lært under oppholdet 1.Innehaver 2.Utsteder 3.Sender- og mottakerorganisasjon 4.Formål og organisering 5.Innhold og resultater A.Innhold og resultater - beskrivende B.Innhold og resultater - ECTS

Takk for oppmerksomheten! siu.no/leonardo