Prioriteringer i fakultetsadministrasjonen Personalforum 20. november 2009

Bakgrunn for problemstillingen Ingen fastsatte frister for utsendelse av tilbudsbrev TU/TR-saker har frister for utsendelse til medlemmene – dette blir da prioritert ut ifra de fristene vi forholder oss til Frist for innsending av lønnsmeldinger – siden instituttene tar alle midlertidige lønnsmeldinger er dette ikke arbeid som tar så mye tid i fak.adm. lenger ”Diverse personalarbeid” vil i varierende grad måtte prioriteres før andre arbeidsoppgaver – tar til dels mye tid Instituttene etterlyser av og til utsendelse av tilbudene 04.04.2017

Problematisering av prioriteringer – TU som eksempel Møte/svarfrist annenhver tirsdag. Møtereferat sendes ut med merknadsfrist fredag Endelig møtereferat klart påfølgende mandag. TU-sakene er først da formelt vedtatt. I praksis er da endelig møtereferat på plass først etter fristen for innsending av nye TU-saker har gått ut (fredag). I fak.adm. må da enten oppfølging av forrige rundes saker eller nye TU-saker prioriteres. Vanligvis prioriteres nye saker pga frist for utsending på torsdagen. 04.04.2017

Prioriteringsrekkefølge Prioritering av nye TU-saker: Vi kan få med alle de sakene som har kommet inn før fristen til neste runde med utsending av TU-saker. Prioritering av tilbudsbrev: Tilbudene sendes ut, men de nye sakene som vi da ikke rekker vil bli liggende til neste TU-runde to uker senere. I den grad det er mulig, og avhengig av annet arbeid som venter, gjør vi klar tilbudsbrev mens referatet er ute til merknad. 04.04.2017

Prioriteringsrekkefølge forts. Selv om instituttene ikke skulle være enig i prioriteringsrekkefølgen, er det viktig med en enhetlig og lik praksis for alle. Vi fraråder differensiering på grunnlag av individuelle ønsker. Fak.adm. ønsker at endelig møtereferat er på plass før tilbud sendes. Finnes likevel argumenter for utsendelse av tilbud rett etter at vedtaket er fattet (mens referatet er til merknad)? Et tilbud er bindende og det kan derfor bli problemer dersom det oppdages feil i møtereferatet. 04.04.2017

Alternativ 1 Prioriteringsrekkefølge: - Lønnsmeldinger - TU- og TR-saker - Tilbudsbrev - Annen oppfølging av TU/TR I tillegg til punktene ovenfor kommer ”diverse personalarbeid” som noen ganger må prioriteres høyt oppe på lista. Dette kan for eksempel være permisjonssøknader, arbeid med personalforum, direkte henvendelser etc. 04.04.2017

Alternativ 2 Prioriteringsrekkefølge: - Lønnsmeldinger - Tilbudsbrev - TU- og TR-saker - Annen oppfølging av TU/TR Også her gjelder punktet vedr. ”diverse personalarbeid”. 04.04.2017

Forslag til leveransekalender Oppsummert blir dette en avveining mellom om det er ok at tilbudene kan bli liggende kanskje en uke ekstra eller om det er ok at noen TU-saker og påfølgende oppfølging/tilbud blir utsatt i to uker. Fak.adm. kunne tenke seg en løsning der vi f.eks sier at vår målsetting av er 80 % av tilbudene skal være sendt ut innen to uker etter møtedato. Synspunkter? 04.04.2017

Generelt Instituttene og seksjonene oppfordres til ikke å gi søkere eller andre tilbakemelding om at tilbudet kommer så snart møtene i tilsettingsorganene er unnagjort. Det skal heller ikke loves bort ltr. Det tar tid å få ting på plass: - ltr. dersom dette ikke er oppgitt fra enhetene - godkjenning av ltr. hos ass. fak. dir. - skrive tilbud - elektronisk godkjenning av tilbudsbrev - fysisk underskrift - utsendelse/postgang 04.04.2017