Etablering, bokføring og regnskap for aksjeselskap Dalana-Michelle Storebø Rådgiver

Etablering av aksjeselskap (AS) Opprette stiftelsesdokument Vedtekter Åpningsbalanse Bestemme antall aksjer og verdi Lage aksjeeierbok Registrere selskapet i Brønnøysundregistrene Samordnet registermelding

Stiftelsesdokument Krav til innhold: Stifternes navn/foretaksnavn, adresse, fødselsnr./organisasjonsnr. Antall aksjer per stifter Pålydende per aksje Tidspunkt for oppgjør av aksjeinnskudd Selskapets styre Eventuelt hvem som er revisor Selskapets vedtekter Selskapet er stiftet når alle stifterne har undertegnet stiftelsesdokumentet

Vedtekter Skal innholde: Selskapets foretaksnavn Kommunen der forretningskontoret er lokalisert Selskapets virksomhet Aksjekapitalens størrelse Aksjenes pålydende Antall styremedlemmer Eventuell daglig leder Saksliste ved ordinær generalforsamling Skal selskapets aksjer registreres i et verdipapirregister

Åpningsbalanse Åpningsbalanse for Selskapet AS Oversikt over selskapets eiendeler og egenkapital/gjeld Revisor skal avgi erklæring om at balansen er utarbeidet i samsvar med regnskapslovens bestemmelser Åpningsbalanse for Selskapet AS Per stiftelsesdagen 1. november 2011   Eiendeler Bankinnskudd Kr 107.500 Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Aksjekapital 100.000 Overkursfond 7.500 Sum egenkapital og gjeld

Aksjeeierbok Alfabetisk liste over aksjeeiere i selskapet Angivelse av navn/foretaksnavn, fødselsdato/organisasjonsnummer, og adresse Oversikt over hvor mange aksjer hver eier har, med nummer på aksjene og eventuell hvilken klasse aksjene tilhører Aksjeeierboken skal være tilgjengelig for enhver.

Hvorfor føre regnskap? Lovpålagt Intern kontroll Utgangspunkt for avgjørelser Prising Investeringer Eksterne interessenter Banker investorer

AS har bokførings- og regnskapsplikt 2 lover med tilhørende forskrifter Bokføringsloven Regnskapsloven Plikt til å utarbeide og sende inn Årsregnskap Årsberetning -> Sluttført innen 6 måneder etter regnskapsåret er over

Visse unntak for små foretak Som små foretak regnes Regnskapspliktige som på balansedagen ikke overskrider grensene for to av følgende tre vilkår: Salgsinntekt: 70 millioner kroner Balansesum: 35 millioner kroner Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

Årsregnskap Gi et rettvist bilde av selskapets eiendeler, gjeld, finansielle stilling og resultat Skal inneholde Resultatregnskap Balanse Kontantstrømoppstilling (÷små foretak) Noteopplysninger Endringer i egenkapital (valgfritt) For hver post skal det vises tilsvarende tall fra foregående åresregnskap.

Årsberetning - små foretak Økonomisk bilde- utvikling og resultat Forutsetninger for fortsatt drift HMS <5 årsverk -> sykefravær Likestilling Diskriminering, <50 ansatte Ytre miljøfaktorer Signatur frå alle styremedlemmer + daglig leder

Offentliggjøring Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er offentlig Tilgjengelig i 10 år Sendes til Regnskapsregisteret senest en måned etter fastsetting av årsregnskapet. Sendes inn senes 1. august året etter regnskapsåret Påløper gebyr Etter hvert solidarisk betalingsansvar for gebyret

De 10 bud for gode bokføringsrutine

Bokføring må skje i ”et ordentlig og oversiktlig” regnskapssystem Dobbel bokføring Spesifikasjoner Mindre virksomheter kan bruke regneark Anbefaler regnskapsprogram

Spesifikasjoner Bokføringsspesifikasjon Alle bokførte opplysninger pr. periode, ordnet i rekkefølge etter dokumentasjonsdato og –henvisning. Skal vise tilordningskoder og relevante behandlingskoder. Kontospesifikasjon Alle konti med kontokode og –navn, samt inngående og utgående saldo, pr. periode. Postene skal være ordnet i rekkefølge med dokumentasjonshenvisninger, -dato og relevante henvisninger.

Enkelt eksempel BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon Bilag Dato Bank Varebeholdning Innskutt EK Varekjøp Salgsinntekter Debet Kredit 1 1.11 30000 2 5.11 5000 3 9.11 4 31.12 Sum Til balanse Til resultat BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon

Enkelt eksempel BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon Bilag Dato Bank Varebeholdning Innskutt EK Varekjøp Salgsinntekter Debet Kredit 1 1.11 30000 2 5.11 5000 3 9.11 1800 4 31.12 Sum 3000 1000 4000 Til balanse 2000 Til resultat BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon

Enkelt eksempel BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon Bilag Dato Bank Varebeholdning Innskutt EK Varekjøp Salgsinntekter Debet Kredit 1 1.11 30000 2 5.11 5000 3 9.11 1800 4 31.12 4000 Sum 3000 1000 Til balanse 2000 Til resultat BokføringsspesifikasjonKontospesifikasjon

Kunde- og leverandørspesifikasjon Oppstilling over alle transaksjoner pr. kunde/ leverandør pr. periode. Kontoene skal vise kontokode og –navn, inngående og utgående saldo pr. periode, samt dokumentasjonshenvising og -dato. Leverandørspesifikasjon Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Skal vise hvem som har foretatt uttak. Dokumentasjonshenvisninger og –dato skal framgå.

2. Sporbarhet- audit trail Toveis kontrollspor mellom dokumentasjon og spesifikasjoner/rapporter. Fortløpende nummerering av bilag Anbefaler oppe i høyre hjørne av bilaget Bruk bilagsperm og hold orden

3. Dokumentasjon Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert for å vise deres berettigelse Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. ved feilfakturering utstedes kreditnota som reverserer den opprinnelig utsendte fakturaen og ny faktura utstedes

Salgsdokumentet Forhåndsnummerert på trykte blanketter Maskinelt tildelt nummer med en kontrollerbar sekvens Være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte

Salgsdokumentasjon- krav 1. nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen, 2. angivelse av partene, inkludert selger sitt hovedkontoret sin adresse 3. Foretaksregister må stå på faktura 4. ytelsens art og omfang, 5. tidspunkt og stedet for levering av ytelsen 6. vederlaget og betalingsforfall og 7. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Kjøper Skal minst angis med navn og adresse eller organisasjonsnummer Kravet kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist Dette gjelder likevel ikke når: Kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg, eller varen eller tjenesten er direkte innsatsfaktor i produksjon eller vare-/ tjenesteleveranse, eller kontantkjøp er over kr 1.000 inkl mva, betaling med kontanter på kr 40.000 eller mer inklusiv merverdiavgift

Selger Skal minst angis med navn og organisasjonsnummer Er selger registrert i merverdiavgiftsmanntallet skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA

Dårlig dokumentasjon Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig, eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene, må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kostnaden er en reell utgift i næringsvirksomhet

Tidspunkt for utstedelse Dokumentasjonen skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering Bokføringspliktige som leverer årsterminoppgave for moms kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderår levering finner sted. Innskjerpelsen gjelder også for primærnæringene. Unntak bl.a. for: Anbud og lignende (forhåndsavtalt pris) Forskuddsfakturering med merverdiavgift er som hovedregel ikke tillatt, men viss unntak eksempelvis: persontransport, servering, abonnementer, leie, avgifter og lignende

4. Fullstendighet Alle regnskapsmessige transaksjoner og andre disposisjoner må bokføres Relevante opplysninger må fremkomme av regnskapet

Skille mellom utgifter i næringen og privatutgifter 5. Realitet Bokførte transaksjoner skal være basert på reelle og faktiske hendelser Vedrøre virksomheten Skille mellom utgifter i næringen og privatutgifter Faktisk kostnad og ikke alternativ kostnad

6. Nøyaktighet Bokførte opplysninger skal være korrekte mht. beløp, dato, koder

7. Ajourhold Bokføringen må skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier For din egen del, også

8. Oppbevaring - 10 år Regnskapsmateriell som skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt er: pliktig regnskapsrapportering, lovbestemte spesifikasjoner, årsberetning og revisjonsberetning dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, regnskapssystemet mv. og balansen nummererte brev fra revisor

Oppbevaring - 3,5 år Regnskapsmateriell som skal oppbevares i Norge i 3,5 år etter regnskapsårets slutt er: avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet og prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

9. Sikring Regnskapsmaterialet må sikres mot hendelser som medfører at det blir endret, slettet eller tapt Papir eller elektronisk Ved elektronisk lagring så må man ha en backup-løsning av dataene

10. Bokføringsskikk Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring skal skje i samsvar med god bokføringsskikk I samsvar med de grunnleggende regnskapsprinsippene, med bokføringslovens øvrige bestemmelser og allment akseptert praksis

Andre nyttige bokføringsregler

Kontantomsetning Hovedregel gir et ubetinget krav om bruk av kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system Unntak: ambulerende eller sporadisk kontantsalg og omsetning under 3G (NOK 246.366) Kontantsalget dokumenteres da fortløpende i innbundet bok med forhåndsnummererte sider Kontantsalget skal registreres fortløpende

Kassaapparatet Skal produsere nummererte og daterte summeringsstrimler der klokkeslett fremgår Hvert salg skal registreres journalrull Skal kunne skrive ut kvittering Beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden. Korreksjonsposter skal være dokumentert med beløp, årsak og antall.

Dagsoppgjør Det skal daglig utarbeides daterte og nummererte summeringsstrimler (”z-rapporter”) eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system. Dette kan skje ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassen. Klokkeslett for utkjøring skal fremgå av rapportene

Dagsoppgjør Det skal foretas daglig kassaoppgjør med opptelling av kassebeholdningen. Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassebeholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Varelager Varelageret telles opp ved årets slutt. Ved betryggende lagerregnskap kan opptelling foretas på et annet tidspunkt. forutsetter at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet og fram til 31.12 kan dokumenteres. Dokumentasjon av varelager skal inneholde spesifisert oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver vare. Både regnskapsmessig og skattemessig verdi skal framgå. Skal være ordentlig og oversiktlig. Manuelle lister skal være nummererte. Dokumentasjonen skal være datert og det skal framgå hvem som har foretatt varetelling.

Varekostnad Varekjøpsutgifter er ikke det samme som varekostnad På grunn av sammenstillingsprinsippet Utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt Det betyr at vare på varelager skal ikke kostnadsføres For å finne varekostnad trekker man fra verdien på varelager fra varekjøp

Tilleggsinformasjon Bokføringsforskriften kapittel 5 gir utfyllende bestemmelser til innhold. Noen eksempler: Salg av varer og tjenester, § 5-1. Utstedelse av salgsdokumentasjon, § 5-2. Kontantsalg, §§ 5-3 og 5-4. Kjøp, § 5-5. Lønn, § 5-6. Uttak, § 5-8. Reise- og oppholdsutgifter, § 5-9. Bevertning, § 5-10.

Spesielle regler for gitte næringer § 8-1 Bygg og anlegg § 8-2 Taxi § 8-3 Frisør og skjønnhetspleie § 8-4 ”Andre tjenesteytende næringer” § 8-5 Serveringssteder som serverer alkohol § 8-6 Hotell § 8-10 Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter

Sentrale begrep Bilag = dokumentasjon av bokførte opplysninger Bilagsnummer = dokumentasjonshenvisning Post = linje i spesifikasjonen, d.v.s. en debet eller kreditpostering Tilordningskode = kontonummer, prosjektnummer, avdeling, kundenummer, leverandørnummer Behandlingskode = kode for automatiske utregninger (for eksempel mva-kode)

Dokumentasjonsdato = fakturadato ved kjøp og salg Registrering = ensidig, for eksempel timelister Bokføring = tosidig (debet og kredit) Dokumentasjon av balanse = underbygge denne ut over vanlige bilag, f. eks. varetellingslister