Avspark - mai KULTURETATEN Ny Hr-hverdag

Agenda Oslo kommunes personalpolitikk HR-systemet NY HR-hverdag, hva blir annerledes? Nye rutiner Noen begrepsavklaringer Opplæring Spørsmål

Oslo kommunes personalpolitikk Personalpolitikken skal utvikle og sikre at ledere og ansatte settes i stand til å realisere kommunens mål Brukerorientert kultur med engasjerte, kompetente og stolte medarbeidere Oslo kommune er en av Norges største arbeidsplasser med over 43 000 ansatte – over 50 virksomheter (etater, foretak, aksjeselskaper) – personalressursene bidrar til verdiskapning i forhold til kommunens strategiske platform og mål

Personalpolitiske mål Verdibasert kultur Åpen kommune Fremsynt og helhetlig ledelse Trygge og tydelige ledere Verdibasert kultur: synliggjøre kommunen som attraktiv arbeidsplass, utvikle arbeidsformer som stimulerer til åpenhet og trygghet Åpen kommune: bevisstgjøre kommunens ansatte i forhold til åpenhet i forvaltningen Ledelsesutvikling Trygge og tydelige ledere: lederevalurering, lederkontrakter, sikrer at ledere gir og tar imot korrigerende tilbakemdlinger, dokumentasjon av måloppnåelse

Personalpolitiske mål Godt og inkluderende arbeidsmiljø Like muligheter Forenklet og tydelig avtaleverk God samhandling mellom arbeidsgiver og ansatte og deres organisasjoner Aktiv satsing på HMS og nærværsarbeid, forpliktende medarbeidersamtaler Like muligheter: seniorpolitikk, sørge for at ansattes kompetanse engasjement innsats verdsettes uansett alder, kjønn eller etnigsk bakgrunn

Personalpolitiske mål Lokal og resultatorientert lønnsdannelse Kompetanse som samsvarer med kommunens mål Kommunen skal være læringsarena Utviklingsdyktig organisasjon Gode omstillingsprosesser Videreutvikle resulatatorientert lønnsdannelse, utvikle kommunens belønningsformer, faglige karrierestiger Definere fremtidige kompetansebehov og bruke den kompetansen som allerede finnes i organisasjonen, medarbeidersamtalen med karriereplan Læringarena: tilrettelegge for god læring og intern kompetansedeling i daglig arbeid, utvikle samhandlingsarenaer på tvers av etater, avdelinger og fag

Verdigrunnlag Brukerorientering Respekt Engasjement Redelighet Felles rettesnor for hvordan ansatte i Oslo kommune skal agere – må omsettes til praktisk adferd. Hvem er du? – svaret viser seg i hvilke verdier og holdninger du handler utfra. Verdigrunnlaget sammen med de 12 etiske regler hjelpe oss til å ta riktige valg og agere korrekt.

Ønsket omdømme Service Kvalitet Effektivitet

Tiltak, strategier, mål og utfordringer Organisasjonskultur Ledelse Medarbeidere og arbeidsmiljø Kompetanse Org.kultur: Eksempler på utfordringer: implementering av verdigrunnlaget. Hevde selvfølelsen blant kommunalt ansatte, felles identitet på tvers av sektorene. Tiltak: utvikle rutiner som sikrer at verdigrunnlag ivaretas, Eks på ledelse: Medarbeidere og arbeidsmiljø- utfordringer: Høyt sykefravær og omfattende tidligpensjonering, behov for å tiltrekke seg yngre arbeidskreft, aktiv praktisering av HMS som bidrar til å utvikle arbeidsglede, uønsket deltid. Tiltak: Medarbiessamtaler med forpliktende avtaler, IA_avtalen med forpliktende tiltak

Tiltak, strategier, mål og utfordringer Avtaler og regelverk Utvikling og omstilling Avtaler regelverk: synliggjøre handlingsrommet innen gjeldene regelverk, rolleavklaring, felles opplæring for partene, sikre at alle ansatte har god informasjon og reell innflytelse, styrke lederopplæring i regelverk Utvikling og omstilling: sikre bred forståelse av kommunen som en arbeidsgiver, utrede muligheten for tiltak som kan bidra til jobbrotasjon på tværs av virksomhetsgrensere Gode omstillingsprosesse: forankring gjennom tidlig innvolvering , Tiltak: utvikle god informasjon, tydeliggjøre den ansattes eget ansvar for foremtidig karriere og utvikling, god ivaretagelse av overtallige

HR-systemets oppbygning Lovnad om en ny HR-hverdag vil skje gradvis. HR-systemet er ikke klart i forhold til alle moduler og det er en del rutiner som fortsatt ikke er på plass. Opplæring: Nå: medarbeidere 2 timer ledere 2 timer E-læring Dataopplæring v/behov – moduler Dataopplæring grunnleggende – kommunen sentralt Nå informasjonsmøter 11

Hva blir annerledes? NÅ: HR-seksjonen operativ – lønnsarbeid og rekruttering Medarbeidere: Lesing og uttak av elektronisk lønnslipp ( OBS! UNNTAK) Medarbeidere: Ansattinformasjon

Hva blir annnerledes? HØSTEN – medarbeidere: Variabel lønn Fravær, permisjon og ferie

Hva blir annerledes? 2013: Kompetansemodulen Superbrukeropplæring i HMS-modulen til høsten 14

Nå: lederrapport, rekruttering og ressursforvaltning Hva blir annerledes? Ledere: Nå: lederrapport, rekruttering og ressursforvaltning Høsten: Registrering av reiseregninger, variabel lønn, fravær, søknad om permisjon og ferie, HMS-modulen m/sykefravær, lønnsforhandling 2013: Kompetansemodulen Alle med jobb e-mailadresse vil fom. 23. mai få lønnsslipp på mail.

Risiko personopplysninger Ivaretas av dagens arkivrutiner Risikovurdering av personopplysninger i det nye HR-systemet. Et arkiv: Doculive. Personsentitive opplysninger flyttes til Doculive

Tidsregistrering Nå: Som før 2013: WinTid vil bli intergrert

Rutiner for HR-seksjonen, ansatte og ledere Tilpasning av rutiner til ansatte og ledere Oppgradering av Intranett. Moduler vil være tilgjengelig når rutine er formidlet

Noen begrepsavklaringer: HR-system: HR-systemet skal erstatte lønns-og personalsystemet NLP. Systemet tas i bruk i alle virksomheter i Oslo kommune og skal bidra til kvalitet i kommunens HR-arbeide (Human resources). Smart-klient: Software som understøtter prosesser i forbindelse med lønnsbehandling (reiseregninger, fravær og refusjon). Selvbetjeningsmodul: Alle medarbeidere får tilgang til deler av selvbetjeningsmodulen. Ajourhold personlige opplysninger, kompetanse etc. Ledere får tilgang til verktøy for å lede og administrere.

Noen begrepsavklaringer: HR-funksjon: betegnelse på ansvars- og arbeidsrolle i nytt HR-system (HR-seksjon, HR-lønn, HR-sjef, HR-konsulenter) Leder: HR-systemets betegnelse på rollen ”leder med personalansvar”. Medarbeider: HR-systemets betegnelse på rollen ”alle ansatte”. E-mail til HR-seksjonen .

Noen begrepsavklaringer Ressurs: alle medarbeidere kalles ressurser i HR-systemet og får et unikt ressursnr i Oslo kommune Ressursforvalter: Systembetegnelse på HR-funksjonen som er ansvarlig for vedlikehold av organisasjonsstruktur og administrasjon av tilganger. Arbeidsflyt: Systembetegnelse på arbeidsprosser/ rutiner. Rollene i arbeidsflyten (rutiner) samsvarer med rollene i etatens fullmaktsmatrise.

Noen begrepsavklaringer Superbruker: Brukerstøtte foreløpig i HR-seksjonen. E-læring: Elektronisk brukerveiledning

Ikon installert på de som er i Oslo Felles Deichman – (ikke Oslo Felles) får egen lenke

Innlogging til HR-selvbetjening Ikon – distribuert 1. mars – nås fra intranett eller fjernarbeid, ikke fra internett Ikonet er likt med Agresso økonomi – selvbetjening, men de har ulike navn som skiller dem fra hverandre. Brukernavn og passord er ulikt fra Agresso Økonomi Brukernavn og passord er lik de du benytter når du logger deg på PC-en Mellom dem - under domain – skriver du OSLO FELLES – i ett ord 24

Startbilde for ”min HR-side”

Ressursinformasjon

Pårørende

Lønnslipp i dokumentarkiv Lønnsslipp på nett. Kode – fem siste sifrene i personnummer. De som har email jobb får elektronisk lønnsslipp, andre får på papir. Etter hvert vil det