Usikkerhet skal integreres i prosjektstyringen Ole Jonny Klakegg PROSJEKT- OG TEKNOLOGILEDELSE AS (PTL)

Hva er usikkerhet? Usikkerhet er en egenskap ved alle prosjektets styringsparametre - kostnad, inntekt, fremdrift, kvalitet, funksjonalitet etc. Hva er det som får det til å henge sammen?

Et perspektiv på prosjektet: Prosjektet er en lang rekke store og små beslutninger. Det trengs: Informasjon som er relevant for de beslutningene som skal tas nå Riktig og oppdatert informasjon fra planlegging og oppfølging Kunnskap om hva som er sikkert og usikkert

Styring er en kontinuerlig oppgave Du har mest behov for informasjon om det som er usikkert Det sikre har du allerede nok informasjon om Analyse er beslutningsstøtte som brukes når det trengs - ikke alltid Du kan ikke styre et prosjekt basert på en analyse/kvalitetssikring

Hva er usikkerhetsstyring Målsettingsprosess Planleggingsprosess Styringsprosess som bygger på bevisstheten om at usikkerheten er tilstede og må håndteres.

Usikkerhetsstyring (PMI) 1 Identifisere usikkerhet - finne potensielle hendelser, årsaker og konsekvenser. 2 Kvantifisere usikkerhet - tallsette usikkerhet, modellere sammen-henger og analysere, prioritere. 3 Utvikle respons/ tiltak - finne tiltak som utnytter muligheter og motvirker risiko - gi innspill til planlegging/styring av prosjektet 4 Følge opp tiltak - oppdatere mål - innarbeide i prosjektets plan - iverksette tiltak - følge opp tiltak, - registrere virkning og samle erfaring. BLI KJENT MED USIKKERHETEN GJØRE NOE MED DEN

Usikkerhet er sammensatt må se prosjektet fra mange vinkler for å få hele bildet tid, kostnad, kvalitet, funksjonalitet henger sammen - ingen forstår alt, men noen må stille spørsmål om sammenhengene grunnlaget for beslutninger og styring må også gjenspeile dette

Hva er det som får alt til å henge sammen? Lederen (ledelsen) Det overordnede målet (hensikten) Ressurstilgangen (nok, riktige ressurser, til rett tid) Kunnskapen (ikke informasjonen, men forståelsen av den)

De viktigste forutsetningene for suksess finnes på områdene: Organisering/Ansvar Kompetanse/Støtte Forankring/Kontrakter Fremstilling/Klarhet/Enkelhet Kontinuitet/Ansvarliggjøring

Organisering/Ansvar Det er et lederansvar å sørge for at usikkerheten blir analysert og styrt Usikkerhetsstyringen må etableres tidlig som standard prosedyre Krever tilstrekkelige ressurser Prosjektleder Design- leder Produksj.- Innkjøps- Prosjektstøtte Analyse

Kompetanse/Støtte Ikke alle skal være eksperter, tilstrekkelig kompetanse til de som trenger det. Støttekompetanse (analysekompetanse) tilgjengelig for prosjektet Respekt for at tankemåten er ny for mange Begrepsapparatet (ordbruken) kan være et alvorlig hinder Opplæring og trinnvis innføring fra starten

Forankring/Kontrakter Usikkerhetsstyring (og analyse) må være forankret i toppledelsen ikke hensiktsmessig hvis ingen er interessert i informasjonen Grunnlaget må være på plass før kontrahering/anbud vanskelig å innføre senere som ny premiss Krav om usikkerhetsstyring med i kontrakter åpen holdning til informasjonsflyt en forutsetning bryter med tradisjonen som tilsier statiske rammebetingelser

Fremstilling/Klarhet/Enkelhet Fremstillingen må bli forstått for å ha gjennomslag og bygge tillit Bare det du forstår vil du tro på og ta konsekvensen av Fremstillingen må være klar for å gi rett signal Tvetydige signal kan være verre enn ingen signal Fremstilling/Rapportering bør standardiseres gjenkjenning gir effektivitet og hindrer misforståelser hensiktsmessig detaljeringsgrad

Kontinuitet/Ansvarliggjøring Kontinuerlig oppfølging stadig fornyet fokus på det som er viktigst holde øye med utviklingen og sikre tiltak ved behov periodisk rapportering, fast punkt på dagsorden i møter Definering av konkrete tiltak som merkes fordele ansvar, sette frister, etterspørre resultater fokus på grensesnitt og det som kan påvirkes i praksis Prosessdriver er nødvendig, i alle fall i starten men ansvaret ligger uansett i linja

Hva er det som får alt til å henge på greip? Engasjert ledelse Kunnskap om hva som er viktig Et gjennomgående grep på beslutninger og styring som tar usikkerhet på alvor Pedagogiske evner/Formidlingsevne Etterspørsel etter resultater Kontinuerlig fokus på usikkerhet

Hva er det som ikke hjelper (alene)? Avanserte dataprogrammer for planlegging, styring og analyse. Analyseeksperter som kommer innom en gang i blant Store rapporter og hauger med dokumentasjon