Arkivforum 14. juni 2012 14. juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune

Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging Forvalter Teamleder lønn HR-direktør Seksjonssjef Systemeier Personalsjef Direktør Sykepleier HMS-medarbeider Lokal forvalter

Mål for HR-området Overordnet mål for Oslo kommunes personalpolitikk: Delmål for HR-området: Sikre effektive og kvalitative HR-prosesser som sikrer riktig lønn til rett tid til rett person Utvikle og sikre At ledere og ansatte settes i stand til å realisere kommunens mål Brukerorientert kultur med engasjerte, kompetente og stolte medarbeidere Sikre at Oslo kommune er i stand til å tiltrekke, utvikle og beholde medarbeidere med riktig kompetanse Sikre et brukervennlig HR-system med høy opplevd nytteverdi Målrettet bruk av personalressurser for å sikre realisering av kommunens mål Fra HR-prosjektets styringsdokument

HR-systemets oppbygning HR-systemet er et komplekst system, som består av flere moduler, men som for brukeren fremstår som ett system.

Felles anvendelse Område Obligatorisk Kommentar Lønnsprosessene JA Gjelder fast og variabel lønn, trekk, rapportering, forhandling og overtallighet Fravær og refusjon Gjelder sykefravær, permisjoner/ferie og refusjon Rekruttering Prosessen dokumenteres i systemet, men ikke obligatorisk med annonsering Styre ressurser og kompetanse NEI Må avklares med den enkelte virksomhet etter en modenhetsvurdering Sykefraværsoppfølging og skaderapportering Deler av ny HMS-modul Selvbetjening DELVIS Integrert del av løsningen, men modenhetsvurderingen må avgjøre utbredelsen Få frem at HR-systemet blir et obligatorisk verktøy for ledere.

Piloter og puljeinndeling for innføring Januar Prepilot Mars Pilot Mai Pulje 1 September Pulje 2 November Pulje 3 Prepilot Pilot Pulje 1 Pulje 2 Pulje 3 Utviklings- og kompetanseetaten Bydel Sagene Etater, byrådsavdelinger, kommunale foretak Utdanningsetaten Sykehjemsetaten Undervisningsbygg Bydelene Gravferdsetaten Helseetaten Velferdsetaten Kommunerevisjonen Enøketaten Utviklings- og kompetanseetaten er pre-pilot for systemet, deretter følger Bydel Sagene som pilot. HR-systemet innføres i Oslo kommunes øvrige virksomheter i tre puljer. Forberedelsene til innføringen starter opp cirka 6 måneder før innføringsmåneden, og innføringen pågår i to måneder (selve innføringsmåneden mai og juni, for pulje 1). Minus 6 måneder i forkant av mai 2012: planlegging Minus 4 måneder i forkant av mai 2012: innføring Minus 2 måneder i forkant av mai 2012: driftssetting Mai og juni 2012: drift

Arbeidsprosesser - rekruttering

Dokumenter som legges til ansettelsessaken Utlysning Søkerlister Arkiv Dokumenter som legges til ansettelsessaken Utlysning Søkerlister Søknader (kopi for den som blir ansatt) Innstilling Brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse Stillingstilbud, bekreftelse eller avslag Gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale (søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe)

Sjekk av fortrinnsrett internt i egen virksomhet Utarbeide annonse Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet Sjekk av fortrinnsrett internt i egen virksomhet Utarbeide annonse Publisering av annonse - utlysning Registrering av søknad på Web - søknad på stilling(er) Registrering av søknad via andre kanaler Generering av offentlig og utvidet søkerliste - offentlig søkerliste - utvidet søkerliste Rødt: tilgjengeliggjøres på ITAS- sendes på e-post Unntaket til regelen er søkerlistene som må overføres manuelt fra rekrutteringsmodulen med ett tastetrykk.

Behandle søknader med fortrinnsrett Innkalling til intervju Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet forts. Gjennomgå søknader - attester og utdanning - kompetansegivende kurs og opplæring Behandle søknader med fortrinnsrett Innkalling til intervju Referanseinnhenting med tilhørende statuse Utarbeide tilbud/arbeidskontrakt - arbeidsavtale Utarbeidelse av avslagsbrev Rødt: tilgjengeliggjøres på ITAS- sendes på e-post

Aktivitetsoversikt - rekruttering

Status - rekruttering I løpet av 14. juni vil integrasjon skrus på slik at virksomhetene vil motta arkivverdige dokumenter fra ansettelsessaken Dokumenter knyttet til rekruttering vil gjøres tilgjengelige via en forhåndsdefinert e-postadresse, eksempelvis virksomhetens postmottak Hver virksomhet avgjør om de i stedet vil etablere et lokalt grensesnitt i sin egen arkivløsning for å overføre dokumentene fra HR-systemet Følgende virksomheter har startet et prosjekt for å sette opp en integrasjon mot sitt arkivsystem P360, Utdanningsetaten, Vann- og avløpsetaten, Bymiljøetetaten og Oslo Bystyre VAV og BYM tester for tiden integrasjonen mot P360 for å kunne driftsette den snarest mulig

Oppfølgingsplan – eksempel HMS-modulen Oppfølgingsplan – eksempel Oppfølgingsplan sendes til sykmelder/fastlege innen 4 uker Oppfølgingsplanen lagres i HR-systemets NOARK kjerne som et usignert PDF-dokument Leder skriver ut oppfølgingsplanen og signerer denne sammen med arbeidstaker Leder skanner inn signert oppfølgingsplan og sender denne til arkiv som et signert PDF-dokument

HMS-modulen NAV/OF skademeldingsskjema Når hendelsen er så alvorlig at det er behov for å kontakte NAV, genererer leder skjemaene i HMS-modulen ”Melding om yrkesskade NAV 13.07” ”Melding om yrkesskade Oslo Forsikring” Skjemaene lagres i HR-systemets NOARK kjerne som usignerte PDF-dokument Leder skriver ut skjemaene og signerer disse og sender til NAV og til Oslo Forsikring Leder skanner inn signerte skjema og sender disse til arkiv som signerte PDF-dokumenter

? PUNKT 8: ”Som hovedregel har man ikke anledning til å Veiledning for etablering av felles rutiner for arkivering av personalsaker i Oslo kommune PUNKT 8: ”Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter, heller ikke mellom kommunale etater” ?

Spørsmål?

Informasjon og henvendelser Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet e-post: hr-prosjektet@uke.oslo.kommune.no HR-forum Oslo kommune på Yammer: www.yammer.com/hr-forumoslokommune Elektronisk nyhetsbrev Sendes ut cirka en gang i måneden Abonner via intranett