Distrikt 2250 2013 – 2014 Distriktssekretær 2013 – 2014: Erling Lothe Lie, Bergen Sydvesten RK Distriktskassere: Kasserer i distrikt 2250 for 2013 – 2014: Sigrunn Hjellestad, Bergen Sydvesten RK Kasserer i distrikt 2250 for 2012 – 2013: Arnt Sagvaag, Sola RK DICO 2013 – 2014: Einar Solheim, Bergen Sydvesten RK

Distriktssekretærens ansvar Opplæring av klubbsekretærene m.h.t. a. Administrere klubbsidene b. Skaffe passord til klubbmedlemmene (sammen med Dico) c. Registrer endringer / oppdateringer av klubb- og medlemsdata d. Håndtering av klubbens epost.

Distriktssekretærens ansvar e. Opplæring av klubbsekretærene m.h.t. f. Frammøterapportering i. Hvordan skjer dette nå? (på internett) g. SAR-rapporten (Semi Annual Report) i. Orientere om hvem som må fylle ut denne ii. Hvor finner vi SAR-rapporten og veiledningen iii. Hvordan registrere i de ulike rapportene (generell – medlem – ny medlem) a. sar_instructions_en.pdf b. sar_worksheet_en.pdf c. sar_data_form_write.pdf h. Å være en støttespiller for klubbsekretærer

Klubbsekretæren 1. Sekretæren som klubbens kontaktpunkt 2. Oppgaver tildelt av klubbpresidenten kan variere fra klubb til klubb. a. Referere klubbstyremøtene b. Oppfølging av saker overfor klubben og D2250 samt RI c. Samtale om hva de ulike (andre klubbene) gjør 5. Holde seg godt oppdatert på alle sider ved Rotary A. Hvor finner vi hva på internett a. Rotary.org og Rotary.no B. Medlemsservice a. Hva kan medlemsservice bidra med? b. Hvordan kontakte Medlemsservice?

Klubbsekretærer Oppgaver Klubbsekretær, i samarbeid med klubbkasserer, har ansvaret for: Korrekt (dvs basert på riktig antall medlemmer pr 1. Juli og 1. Januar det enkelte år) og i rett tid å betale kontingenter til RI og distriktet, samt bidrag til RF (basert på sekretærens oppdatering av alle merdlemsdata på Rotary International`s nettside- Member access) Det er krav om oppdatering av innkommende presidenter og sekretærer slik at post / mail kommer til rette personer i klubben. Be om at også kasserer oppdateres om dette ikke gjøres pr i dag da det noen ganger sendes fakturaer direkte til tidligere kasserere. Uten oppdatering kan fakturaer komme bort ved at de sendes til tidligere medlemmer som kan ha sluttet, er i permisjon, har skiftet adresse etc.

Klubbsekretærer Det er viktig med tett kontakt med presidenter / sekretærer og kasserer i Rotaryåret Klubbpresidenten - pådriver for at denne, sekretær og kasserer sender inn de nødvendige rapporter og innbetalinger til rett tid. Klubbsekretær - ansvar for oppdatering av databaser på Rotary.org og Rotary.no som gir kasserer grunnlag for fakturering.

Klubbsekretærer Sekretærens hovedoppgaver: se håndbok sider 20 -21

Klubbkasserer Kasserer sjekker: Er klubben registrert i Brønnøysund? - Fordel ved reg er at klubben får eget org nr samt kan knytte konti i bank mot klubb og ikke mot kasserer. Hvilke system benyttes for registrering av bilag? - Liten aktivitet/få bilag - benytt kassedagbok. - Stor aktivitet/mange bilag – vurder mulighet rundt enkle regnskapssystem. Klubbens regnskap må legge til rette for føring i henhold til dokumentasjonskrav i god bokføringsskikk jfr for eksempel fokus i media.

Refusjon for utlegg Rutiner rundt signering for refusjon i Distrikt 2250 for 2013 – 2014: Refunderbare reiser bes kjøpt av den enkelte. Refusjon baseres på gyldig reiseregning Sendes distriktskasserer for endelig oppgjør. (Distriktskasserer innhenter signatur av Tove Kayser (DG 2013 – 2014) før oppgjør utbetales)

Norsk Rotary Matrikkel på nett Nå har vi et oppdatert medlemsnett som det er mulig å søke i på samme måte som i den trykte matrikkelen. Medlemsnettet er tilgjengelig på hjemmesiden til distriktene og på Rotary i Norge www.rotary.no der du vil finne et innloggingsfelt for Medlemsnett på høyre side. Rotary Medlemsnett er et lukket nett hvis tilgjengelighet krever brukernavn og passord. Ditt brukernavn og nye passord er: Brukernavn: RM<navn><tall> Passord: …….. Har du glemt passordet eller ønsker og endre dette kan du bruke ”Glemt passord” funksjonen på Logg inn siden til å skaffe deg nytt. Enkel veiledning til medlemsnettet finner du her http://www.rotary.no/files/cms_userfile/MNET/enkel_brukerveiledning_medlemsnett.pdf Om linken ikke åpner så kan du forsøke å holde CTRL-tasten nede når du klikker på linken

Annet

Paul Harris Fellow Paul Harris - Hvordan går vi frem for å få bestilt denne i god tid før utdeling? Hvem i klubben har i dag ansvar for å bestille denne inn (når godkjent av styret ved president)?

Paul Harris Fellow Hvordan oppnår vi Paul Harris Recognition Points (poeng) og hvordan kan vi sjekke saldo? Hver USD som klubben har bidratt til Rotary Foundation (Polio Plus og Annual Giving)svarer til ett poeng og hver PHF "koster" 1000 poeng. Om klubben har færre enn1000 poeng må den først gjøre en innbetaling till TRF. (innbetalingen gjøres i kr til den vanlige kontoen i Nordea.) Presidenten, sekretæren, kasserer og klubbens Foundation-ansvarlige kan se en rapport på RI's medlemswebb som viser hvor mange PHF-poeng klubben disponerer over Hvilke klubber som har delt ut PHF.???????

Paul Harris Fellow Hvordan går vi frem ? 1. Logg inn på medlemsweb på https://riweb.rotaryintl.org 2. Klikk på "Se sammenstillinger….. ” 3. Klikk enda en gang når du får beskjed om at rapporten er generert, og rapporten vises på skjer. 4. "CRS" inneholder en liste over alle personer som klubben har utdelt PHF til og lengst til høyre under rubrikken "Foundation Recognition Pts" finnes poeng summen som klubben har disponibel for å kunne dele ut PHF. For spørsmål om Rotary Foundation (TRF) og PHF kan rettes til Grete Sæbøe på telefon +47 95801896 eller send en e-mail på engelsk/norsk til gretesa@broadpark.no Spør Grete Sæbøe!

Paul Harris Fellow Hvordan går klubben frem for å utnevne en PHF? For å kunne søke om PHF må klubben benytte et spesielt formular, som kan hentes på RI:s hjemmeside under adressen under eller vedlagte formular utdelt som vedlegg: http://www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/pdfs/123en_write.pdf   For en PHF som bestilles etter den 1 juli 2009 følger det kun med en pin og et certifikat, dvs ingen medalje. Om du vil utvide PHF-utmerkelsen med en medlaje, finnes det muligheter for å bestille dette fra Rotary`s ordreavdeling for 15 USD inklusive frakt, se vedlagte bestillingsformular. Behandlingstiden for en PHF-søknad er 4-6 uker, men det kan gå raskere om det ikke er høysesong.

Paul Harris Fellow application Hvor skal man sende PHF-søknaden? Send PHF-formularet (ev sammen med en kopi av betaling) ved å sende via følgende alternativer til:   1. Faxe till faxnummer 0041-44-422 50 41 eller 2. Skann og send til gretesa@broadpark.no 3. Send med vanlig post till Rotary International, Witikonerstrasse 15, CH-8032 Zürich, Schweiz NB! Det sendes normalt ikke noen bekreftelse av mottak av søknad