Medie- og informasjonskunnskap Bydel Vestre Aker 24. oktober 2007

”Jeg håper vi aldri opplever den dagen da forholdene er så elendige som avisene vil ha det til.” Will Rogers ( ) amerikansk humorist Oslo kommune Byrådslederens avdeling

Hvordan saken egentlig er

Mediehåndtering •Respekt - ikke frykt •Muligheter - ikke vanskeligheter •Regler - fortrolighet •KISS

Forts… •Ta aldri lett på håndteringen •Gi deg tid •Vær godt forberedt •Maks tre budskap - lag budskapene NÅ! •Eget fakta-ark –lag fakta-arket NÅ!

Noen aktører i Bydel Vestre Aker • (Nytt) BU •Bydelsledelse •Mellomledere •Tjenestebestillere •Tjenesteutførere •Fagorganiserte •NAV-kontoret •Tjenestebrukere •Pårørende •Innbyggere generelt •Lokalavis •Private tjenesteleverandører •Interesseorganisasjoner

Bydel Vestre Aker i mediabildet •Bydelsøkonomi •Barnehagedekning •Bosetting •Barnevern •Pleie og omsorg •Ambassadesaken

Huskeliste for samarbeid med journalister •Klargjør om henvendelsen gjelder bakgrunnsinformasjon eller om det er et intervju. •Aldri la deg intervjue om vanskelige eller sensitive saker på telefon. Inviter journalisten ned på kontoret ditt. Still kontrollspørsmål for å sjekke om vedkommende har forstått deg riktig. •Vær godt forberedt – ta aldri et telefonintervju uten en tenkepause – be journalisten ringe tilbake slik at du rekker å forberede deg og sjekke med kolleger og fagansvarlige i din virksomhet.

•Dersom saken eller situasjonen tilsier det – be om å få spørsmålene på mail og besvar dem på mail. •Om nødvendig bruk båndopptaker på bordet under intervjuet med journalisten. •Be alltid om å få lese hele saken før den går i trykken, ikke bare det som er direkte sitater fra intervjuet med deg. Viktig å sjekke faktaopplysninger og journalistens forståelse/mangel på forståelse av hva som er sagt. Misforståelser oppstår lett! •Kommenter aldri påståtte uttalelser journalisten refererer for deg fra kolleger i andre etater eller eventuelt eksterne aktører – sjekk alltid kilden først! •Vær proaktiv – ta initiativ. Bruk mediene til å praktisere offentlighet i forvaltningen. Selg de gode sakene dine, og de dårlige sakene før journalistene graver dem frem. – Ta regigrep. Hvis ikke du selv tar regien i en gitt sak, vil noen ta den for deg. Det kan du angre på.

•Klag på dårlige/ufullstendige/feilaktige oppslag. Krev om nødvendig en beriktigelse. Klagen går først til journalisten, deretter videre til redaksjonssjef og redaktør dersom du ikke møter gehør hos vedkommende som har laget saken. Du blir IKKE behandlet dårlig neste gang journalisten ringer, tvert i mot får du respekt for å opptre profesjonelt. •Kjenn dine rettigheter som intervjuobjekt. Vit hva som står i Presseforbundets Vær-varsom-plakat. Vær et profesjonelt intervjuobjekt! •Husk at journalister alltid er på jobb, enten du treffer dem i skiløypa, over en pils på byen eller i et middagsselskap med felles bekjente. Vær ikke løsmunnet! •Husk at journalisten ikke er en fiende – men heller ingen venn.

Regelverk •Kommuneloven §4 •Mer-offentlighet •Uttalelsesrett •Intern kommunikasjon •Tydelighet i kommunikasjon –Internt grunnlag for ekstern tydelighet •Vær varsom plakaten

Bruk mulighetene •Sette agendaen fremfor ”å bli satt” •Ingen uttaleplikt i alle saker –bruke uttalemuligheten konstruktivt •Tall •Sjekk hva primærkilden mener/sa!

Arbeidsmetoder •KO-KO •Undervurder aldri innsikten •Overvurder aldri kunnskapen •Kontrollspørsmål •Kontroller fakta –Faktainformasjon: tall, navn, tidsrammer!

Bruk alle tilgjengelige infokanaler: •Internett •Din Bydel •Direkte kontakt med Akersposten •Egne sider i Akersposten •Oslonå •Nettverksinformasjon •Førstelinje (02 180) •Egne medarbeidere •Intranett •Andre bydeler

Informasjonsøkonomi 3. En henvendelse fra publikum avbryter den egentlige tjenesteproduksjonen. Dårlig og upresis informasjon genererer publikumshenvendelser. Det er dårlig informasjonsøkonomi ikke å kvalitetssikre informasjonen. Gjennomsnittlig publikumshenvendelser på fem minutter kan fort være resultatet. 4. Publikum blir mer vandt med å finne faktainformasjon selv. Da må kvaliteten på informasjonen som legges frem være god og utfyllende. Informasjonen må være oppdatert.

Informasjonsøkonomi 5. Standardbrev er sjelden god informasjonsøkonomi. Brevleseren må være mer i fokus. Gamle og utdaterte standardbrev forhindrer god informasjon og forhindrer effektiv og ressursbesparende informasjonsarbeid. 6. En videresendt henvendelse er sjelden god informasjonsøkonomi. Flere blir forstyrret i tjenesteproduksjonen. 7. Informasjonsøkonomisk bør en helhetlig plan for informasjonsarbeidet iverksettes. Da unngås usakelige mediehenvendelser, og medieoppslag. Slike resultater medfører ofte kostbar brannslukking på flere plan.

Informasjonsøkonomi 8. Informasjon kan ikke neglisjeres, det vil straffe seg - ofte fra svært uventet hold. 9. Utarbeid alltid gjennomtenkt skriftlig informasjon. Klar, skriftlig informasjon er mer effektiv og gir mindre muligheter for tolkninger enn bare muntlig. Kombinasjonen er god informasjonsøkonomi. 10. Aktivt informasjonsarbeid sikrer optimal ressursutnyttelse og avverger best uønsket dobbeltarbeid. Viktig at informasjon er tilgjengelig før den forventes.