Krav til rapportering gjennom året Honne 27. mai 2010 27.05.2010

Økonomisk rapportering- noen “tanker” Forvaltningens siktemål (Allmenningsloven § 3-2) Opprettholde fellesressurs Forvaltningen av selskapet (Al § 6-12) Virksomhet,stilling,resultatutvikling og kontroll Forståelse av styrets oppgaver, myndighet og ansvar Jfr dagens kurs Hvert styremedlem må skaffe seg en forståelse/oversikt over almenningens samlede virksomhet og organisering/rutiner Spørre “Kjemi” styret- bestyrer Normal virksomhet og andre områder A N Quotation or key information slides (Slide layout option: Quote-grey) Quotation or key information slides are used to emphasise key points in a presentation and should be used sparingly. Depending on the slide layout option chosen, the quotation text appears in either BDO Blue, BDO Teal, BDO Burgundy, BDO Copper, BDO Fuchsia or BDO Grey 28pt. Trebuchet MS Regular (enclosed within true speech marks for the text language in use). The source of the quotation appears in BDO Red 18pt. Trebuchet MS Regular on a separate line. Use double quotation marks to denote speech and attributable quotations. Honne 27.05.2010

Økonomisk rapportering- noen “tanker” (fortsettelse) Fastsette mål, planer og budsjetter (veien) Spørre og forstå Sunt bondevett (relalistisk og kritisk vurdering) Samspill mellom styre og bestyrer Fastsette retningslinjer for rapporteringen (økonomiske) “Nok”, enkel og forståelig informasjon ( for mye-mister oversikt, for lite-skjule viktig informasjon) Rapporteringsmal og klare frister/årsplan ( kjent presentasjonsform, avvegning pålitelighet mot nyhetsverdi) Bruk tid på dette- behov for bistand? Rapport til styret Bestyrers løpende rapportering til styret (holder vi oss på veien?) Hva går “riktig”, hva går “galt” Bruk ikke unødvendig tid på det som går “riktig” Avvik-forklaring-vurdering-tiltak(-oppfølging av tiltak) .( Hva er et avvik?) Ikke slipp taket i uavklarte forhold før de er løst 27.05.2010

Honne 27. mai 2010 Ledelsens rapportering gjennom året Styrets arbeid og kontroll gjennom året Enkelte forhold knyttet til årsregnskapet 27.05.2010

Aksjeloven § 6-15. Daglig leders plikter overfor styret (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. (2) Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem. Ingen tilsvarende bestemmelse i allmenningsloven 27.05.2010

Konsernforhold Ingen bestemmelser om hvor ofte eller form § 6-16. Datterselskaps forhold til morselskapet (1) Styret i et datterselskap plikter å gi styret i morselskapet opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet. (2) Morselskapet skal underrette styret i et datterselskap om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet. Morselskapet skal også underrette datterselskapets styre om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet, før endelig beslutning treffes. Ingen bestemmelser om hvor ofte eller form 27.05.2010

Almenningens virksomhet Hva driver allmenninger med og hvor kommer inntektene fra: Skog Utmark herunder tomtefeste jakt og fiske Entreprenørvirksomhet Turisme Industrivirksomhet gjerne knyttet til skogen som råstoffkilde Handel Plassering av likviditet Bankinnskudd, børspapirer Annet, mølle etc 27.05.2010

Almenningens virksomhet Altså mye mer enn skog Variert virksomhet er en utfordring ved rapportering av adekvate forhold til styret Både i forhold til vesentlighet, tilstrekkelighet og tidsaspektet Styret må ha en nødvendig forståelse av virksomheten, rapportene må tilfredsstille styrets informasjonsbehov Ikke for overfladisk, ikke for detaljert 27.05.2010

Organisering av virksomheten Sidevirksomheter er ofte organisert i aksjeselskaper Enten som heleide datterselskapet Eller sammen med andre allmenninger Det kan også være datterdatterselskaper Disse virksomheter har sine egne styrer Men organiseringen (selskapsform) er egentlig uvesentlig for resultatutviklingen og rapportering Rapportering må skje frem til eier (allmenningsstyret) uansett selskapsform der hvor allmenning har en betydelig eierandel. 27.05.2010

Organisering av virksomheten Og det må være allmenningsbestyrer som har ansvar for at denne rapporteringen skjer til styret etter den tidsplan og det innhold som styret fastsetter. 27.05.2010

Eksempel på en struktur Allmenning A(30%) Allmenning B(40%) Allmenning C(30%) Eier sammen Holdingselskap AS Som eier Drift selskap A Drifts selskap B Driftsselskap C Datterdatterselskap 27.05.2010

Resultatregnskap Salgsinntekter 19500 22000 20 000 -2000 30000 33000 2008 31.08 2009 Budsj, 2009 31.08 Avvik 2009 Prognose 2009 Budsjett Salgsinntekter 19500 22000 20 000 -2000 30000 33000 Varekostnad -4800 -5500 -5 000 +500 -7500 -8250 Lønnskostnad -6000 -6500 -6300 +200 -9400 -9800 Avskrivning -1000 -1500 Annen driftskostnad -8000 -7800 -11500 -12000 Driftsresultat 2) 200 1000 -100 -1100 100 1450 Netto finansposter 1) 1200 800 -400 1500 Resultat før skatt 2200 700 1100 2950 Balanse bokført tall: 311208 310809 Aksjer i tilknyttede selskap 30 000 Plasseringer Eiendeler knyttet allmenningsdrift 18000 1) Før resultat av datterselskap/tilk selskap 27.05.2010

Rapportering Hold oversikt over hierarkiet Datterdatterselskap rapporterer til drift D Drift D rapporterer til Holding AS Holding AS rapporterer til allmenningen NB ingen rapportering fra datterdatterselskap til Holding AS Rapporteringen må være skriftlig og helst på en standard mal 27.05.2010

Rapportering hvor ofte To typer rapporter: Regnskapsrapportering minst hver tertial Bør foreligge på (”konsernnivå”) innen den 20 etter utløpet av perioden Nøkkeltall hver måned Bør kunne foreligge innen en uke etter utløpet av måneden Viktigere med rask rapportering enn en helt ”riktig” regnskap 27.05.2010

Hva skal rapporteres Rapportering nøkkeltall Likviditet Omsetning for hver resultatgivende enhet Utestående fordringer aldersfordelt (men ikke spesifisert) Produksjonsstatistikker Avvirkning Skurkvantum Bruksrettsuttak 27.05.2010

Hva skal rapporteres Rapportering nøkkeltall Investeringer Kursverdi på plasseringer Jaktresultater Entreprenøravdeling Antall enheter solgt Tilvarende nøkkeltall fra datterselskap og tilknyttede selskap Gjerne med en kort skriftlig kommentar fra bestyrer Kommunikasjon mellom bestyrer og styret om hvilke hovedtall, sammenhenger og hendelser som bør rapporteres ( også revisor) Hva trenger almenningsstyret å vite for og kunne forsikre seg om at den samlede virksomheten går som planlagt? 27.05.2010

Hva skal rapporteres Regnskapsrapporter hver tertial Resultat for hver resultatgivende enhet Ikke for detaljert, gjerne i hele tusen Sammenligning mot budsjett og forrige år Gjerne med kvantumstall og dermed gjennomsnittspriser Også med resultat fra datterselskaper og tilknyttede selskap med hovedtall som omsetning, driftsresultat mv (alt på ett A4 ark) 27.05.2010

Spesielt om skogen Problemstillinger om oppfølgning regnskap mot budsjett Ikke del budsjettet på 3 perioder, men ta hensyn til aktivitetene i det periodiserte budsjettet Ingen planting i 1 kvartal Jaktinntekter på høsten Bruk salgspriser ved periodisering av ikke avregnet tømmer 27.05.2010

Rapportering Konklusjon rapporter: ”Formelle” skriftelige dokumenter for hele virksomheten også sidevirksomheter som er organisert i andre selskap ansvar: allmenningsbestyrer I det minste må tertialregnskapene behandles i styret 27.05.2010

Styrets forhold til revisor Et årlig møte med revisor hvor følgende temaer kan være aktuelle Er selskapets økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er selskapets rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på selskapets bokføring tilfredsstillende? Er det forhold for øvrig som selskapets revisor har kommentarer til? 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Regnskapsloven styrer regnskapsrapporteringen for alle virksomheter som har regnskapsplikt Standard oppstilling for resultatregnskap og balanse Notekrav i henhold til regnskapslovens kapital 7 Noen allmenninger har også inntatt avdelingsregnskap for skog, utmark, handel og andre avdelinger inn i årsmeldingen Dette er antageligvis et krav fra de bruksberettigede? 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Regnskapsavleggelsen er på et godt nivå i forhold til lovgivningen En problemstilling: Aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap Definisjoner: Datterselskapet eierandel over 50% Tilknyttet selskap eierandel mellom 20% og 50% Aksjonæravtaler To måter å balanseføring av aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap. 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Kostmetoden Balanseføres til kostpris Bare nedskrivning ved et ikke forbigående verdifall (regnskapsl. § 5-3) Egenkapitalmetoden Andel av datterselskaps/tilknyttede selskaps resultat etter skatt resultatføres i eierselskapet Andel av datterselskaps/tilknyttede selskaps egenkapital balanseføres i eierselskapet Driftsresultatet og egenkapitalen vil således avleire seg direkte i eierselskapet. 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Kostmetoden Egenkapital-metoden 01.01Kjøp av aksjer i D 1 000 År 1 overskudd i D 200 Utbytte år 1 50 50 resultatføres -50 Balanseført verdi år 1 1 150 År 2 underskudd i D Balanseført verdi år 2 1 100 År 3 underskudd i D -400 Balanseført verdi år 3 700 Behov for nedskrivning ved kostmetoden ? 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Andre problemstillinger: Umulig å overføre skatteposisjoner fra allmenningen til heleide datterselskap Allmenningsbeskatningen er kanskje ikke så gunstig likevel Balanseføring av utsatt skattefordel: Rimelig sikkerhet for at selskapet skal kunne nyttegjøre seg skattefordelen Forstå prinsippene som årsregnskapet bygger på 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Regnskapsloven § 3-3 Arten av virksomheten og hvor virksomheten drives, inkludert opplysning om eventuelle filialer Årsberetningen skal minst omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling. Det skal gis opplysninger om forsknings- og utviklingsaktiviteter.  Dersom forutsetning om fortsatt drift legges til grunn for årsregnskapet, skal det bekreftes at forutsetningen er til stede. 27.05.2010

Årsmelding og regnskap  Det skal gis opplysninger om arbeidsmiljøet og en oversikt over iverksatte tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Det skal opplyses særskilt om skader og ulykker. Regnskapspliktig som i regnskapsåret har sysselsatt minst 5 årsverk, skal i tillegg opplyse særskilt om sykefravær. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.   27.05.2010

Årsmelding og regnskap Foretak som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.   Det skal gis opplysninger om forhold ved virksomheten, herunder dens innsatsfaktorer og produkter, som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger. 27.05.2010

Årsmelding og regnskap Årsmeldingene preges av å være gjenstand for kopifunksjonen i Word (Litt) uensartet innhold Det er etter min mening en oppgave for forbundet å komme med en ny mal for årsmelding 27.05.2010

Eierstyring og selskapsledelse pkt 9 Styret bør fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring.  Styret bør fastsette instrukser for styret og for den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling.  Det bør velges en nestleder som kan fungere når styrelederen ikke kan eller bør lede styrets arbeid.  Styret bør vurdere bruk av styreutvalg for å bidra til grundig og uavhengig behandling av saker som gjelder finansiell rapportering og godtgjørelse til ledende ansatte. Slike utvalg bør bestå av styremedlemmer som er uavhengige av den daglige ledelsen.  Styret bør informere om eventuell bruk av styreutvalg i årsrapporten.  Styret bør evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig. 27.05.2010

10. Risikostyring og intern kontroll Styret skal påse at selskapet har god intern kontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til omfanget og arten av selskapets virksomhet. Internkontrollen og systemene bør også omfatte selskapets verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Styret bør årlig foreta en gjennomgang av selskapets viktigste risikoområder og den interne kontroll. Styret bør i årsrapporten gi en beskrivelse av hovedelementene i selskapets interne kontroll og risikostyringssystemer knyttet til dets finansielle rapportering. 27.05.2010

ÅRSPLAN Januar April August November Strategi/planer X Budsjett Tema Januar April August November Strategi/planer X Budsjett Daglig leders orientering: Virksomhet og drift Perioderegnskap Likviditet/investering/ Egenkapital Organisering og intern kontroll Årlig møte med revisor og revisjonsrapport Vurdering av daglig leder Vurdering av styret Årsberetning/årsregnskap og generalforsamling Bruksrettssaker 27.05.2010