Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetanse Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak innkjøpsfunksjon Ukoordinerte spesifikasjoner Svakt ledelsesengasjement Svak logistikkstyring Svak lagerstyring Lagerstrategi?? Bred kontaktflate mot leverandør Mange lagre Stort antall fakturaer Manglende incentiver Økonomiforståelse Besparelser medfører budsjettreduksjon neste år Høye innkjøpspriser Internkontroll i anskaffelsesprosessen PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Hvorfor internkontroll? Målrettet og kostnadseffektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering Overholdelse av lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser) God internkontroll gir ledelsen og medarbeidere en oppleves av å være i en tilstand der de har kontroll PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Riksrevisjonen En fersk rapport (Dok 3.6) fra Riksrevisjonen påviser nok en gang store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Lederansvar Det er konstatert flere til dels grove regelbrudd. Regelbruddene har pågått over lengre tid, og samlet sett har det dreid seg om betydelige beløp. Dette skyldes blant annet manglende opplæring og internkontroll Dermed konkluderer Oslo tingrett med at vedkommende leder gjorde flere ikke ubetydelige feil, som var knyttet til hans rolle som leder. Han har ikke vært utsatt for urimelig behandling av kommunen, og endringsoppsigelsen han fikk, således var saklig begrunnet og gyldig. Han er i tillegg dømt til å betale kommunens saksomkostninger, samtidig som hans egen advokat har fremlagt sin regning – til sammen om lag 1,4 millioner kroner. PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Dårlig omdømme gir liten tillitt til offentlige virksomheter PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Difi har utarbeidet en veileder for implementering av internkontroll Bakgrunn: En rekke rapporter fra Riksrevisjonen og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å implementere internkontroll på anskaffelsesområdet Innhold: Veileder for hvordan internkontroll kan implementeres, verktøy for selvevaluering, eksempler og maler PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Metodisk rammeverk – Coso-modellen De fem komponentene: Kontrollmiljø Risikovurdering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Overvåking PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Metodisk rammeverk – Difi’s anskaffelsesmodell ”Det gode innkjøp” : Rammevilkår Organisasjon og ledelse Policy og strategi Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører IKT Anskaffelsesprosesser Måling og rapportering av resultat Kontroll, læring og forbedring PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll på anskaffelsesområdet Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 4. Handlings-plan og oppfølging 3. Selv-evaluering og risiko-vurdering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Eksempel på status Difis anskaffelsesmodell Coso-modellen Rammevilkår Organisasjon og ledelse Policy og strategi Coso-modellen Mennesker og kompetanse Overvåking/oppfølging Partnere og leverandører Informasjon og kommunikasjon IKT Kontrollaktiviteter Anskaffelsesprosesser Risikovurderinger Måling og rapportering Kontrollmiljø Kontroll, læring og forbedring Umoden Ledende praksis 1 2 3 4 5 Grad av modenhet PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Utarbeide handlingsplaner Kontrollmiljø Frist Ansvarlig Utført Nr Forhold som kan medføre risiko Tiltak 01 02 03 04 05 PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Årshjulet for internkontrollprosessen Risikovurdering 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder 1.2 Beslutte oppfølgings- strategi, herunder omfang og innretning på testingen 2. Kontrollvurdering 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller 3. Oppfølging/ overvåkning 3.1 Testing av utvalgte kontroller 3.2 Utbedring av kontroller 3.3 Samlet vurdering av testresultat 4. Rapportering 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen 4.3 Rapportering til styret Des 3 Jan Febr 4 Mars 1 April 2 Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Etablering av prosjekt: Internkontroll på anskaffelsesområdet Mål Organisering Milepæler PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Mål for prosjektet Mål Forklaring Beskrivelse av mål Effektmål Hvorfor prosjektet skal etableres Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer Resultatmål Hva prosjektet skal oppnå Effektive og lønnskomme innkjøps om etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: 100% avtaledekning 100% avtalelojalitet Etterlevelse av LOA/FOA Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Organisering av prosjekt Prosjektleder Referansegruppe Prosjektmedlem Styringsgruppe Prosjekteier Eksempel på organisering Prosjekteier: Direktør Styringsgruppe: Øk.sjef, 2 andre ledere på nivå 2 Prosjektleder: Innkjøpssjef Prosjektmedlem: 3 bestillere (bl.a fra interne lagre), ledere med budsjettfullmakt Referansegruppe: IKT, Eiendom, andre aktuelle ressurser PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Milepælsplan PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein 01.08.11 M1 Planlagt dato Status M nr Milepæl beskrivelse Kommentar 01.08.11 M1 Når milepælplan er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen 15.09.11 M2 Når mandat for prosjektet er konkretisert, forankret i virksomheten og kommunisert til berørte parter 15.10.11 M3 Når valg av omfang på evaluering er gjennomført M4 Når spørsmål i selvevalueringstest er besvart 20.10.11 M5 Når status for internkontroll er etablert 25.10.11 M6 Når sjekkliste er generert 10.11.11 M7 Når risiko er vurdert 15.12.11 M8 Når målsettinger og handlingsplan for internkontroll er utarbeidet 01.12.12 M9 Når oppfølging og evaluering er gjennomført 31.12.12 M10 Når sluttrapport for prosjektet er levert styringsgruppen 15.01.13 M11 Når ansvarlig for videre oppfølging er pekt ut 01.03.13 M12 Når retningslinje for oppfølging av internkontroll på anskaffelsesområdet er godkjent PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi Veiledningsdokument m /vedlegg: Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning: Metodisk rammeverk Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsen Implementeringsmodell Eksempel på kontrollprogram Interessentanalyse Milepælsplan Anbefalte retningslinjer m/ innspill til innhold Prosjektmandat Oversikt over spørsmålene i selvevalueringen Risikoanalyse Kommunikasjonsplan Sjekkliste til selvevalueringen Handlingsplan Selvevalueringsverktøy Habilitetserklæring

Publisering av Difi veiledning Internkontroll veiledning er lagt ut på egen infoside i mai 2011 Internkontroll veilederen vil videre bli presentert i ”steg-for-steg” format sommeren 2011