Oppstartsmøte Prosjektcontrollernettverk Terje Bakke og Thomas Kjensli Dato: 28 MAI 2018

Agenda Velkommen og presentasjon av deltagere Innledning ved Camilla Kuhlmann Bakgrunn, mandat og organisering av prosjektkontrollernettverket Prosjektkontrollernettverket vs Forvaltningsteamet for EFV Gruppearbeid – idemyldring om aktuelle problemsstillinger og tematikk som skal tas opp i nettverket Oppsummering av gruppearbeid Avslutning

Prosjektøkonomistyring i endring Prosjektøkonomi ved UiO Sterkt og kompetent fagmiljø Forståelse av organisasjonens behov og utfordringer Bedre systemstøtte Systemstøtte i dag bygget inn i regnskapet (delvis manuell) BOTT økonomi og lønn gir systemstøtte for prosessen, dekker også søknadsfasen Digitalisering og automatisering Mer fokus på kontroll og vurdering i arbeidsflyten Mer fokus på oppgaver som skaper merverdi for UiO Effektivt Kvalitet Prosess Tverrfaglig Arbeids-form

Bakgrunn, mandat og organisering av prosjekt-kontrollernettverket UiO: Forskerstøtte Behov direkte kontaktpunkt Mandat/formål God og koordinert kommunikasjon Felles intern epostliste Arena for kunnskaps- og erfaringsutveksling Nettverksbygging Ikke beslutningsmyndighet Organisering Avdeling for administrativ støtte (ADS) koordinerer nettverket Representant fra Avdeling for Fagstøtte for å sikre faglig koordinger i LOS, og mot FANE nettverket Hvert Fakultet og Museene oppnevner en representant til nettverket Møte 2. hver måned, muligens hvert måned i en oppstartsmøte..?

Prosjektkontrollernettverket vs Forvaltningsteamet for EFV Forvaltningsteamet ble etablert i kjølvannet av IHR prosjektet i 2014 Rådgivende og utredende funksjon (eksempler på saker: valutapolicy, prinsipper for regnskapsmessig håndtering leiesteder, nye tableurapporter...) Består av representanter fra ADS, OD, MN, HF og MED Hva nå? Forvaltningsteamet består Prioritering av saker fra controllernettverket inn mot ledelsen Utredende og rådgivende funksjon med avsjekk mot kontrollernettverket, og utarbeidelse av beslutningsunderlag mot ledelsen Forberedende møter i forkant av prosjektkontrollernettverk for å sette agendaen for kommende møter (økonomiledermodellen) Oppummerende referater fra nettverkene sendes teamet og nettverket

Gruppearbeid – idemyldring om problemsstillinger og tematikk som ønskes tatt opp i nettverket H2018!

Aktuell tematikk (forslag ADS): Bott – historikk og videre arbeid og organisering av lokalt mottaksprosjekt Nina Hedlund fra NFR har sagt seg villig til å komme til nettverket – ønsket tematikk? Eventuell spørre andre fagpersoner ved NFR avhengig av tema. Gjennomgang av dokumentasjonskrav knyttet til gjennomføringsfasen av EU prosjekter Leiested – erfaringsutveksling og diskusjon rundt UiO’s håndtering av leiestedskonseptet Prosess for søknadsbudsjettering av Nasjonal Infrastruktur (ressursperson på enhetene ift budsjettering...?) Skal samtlig enheter søke NI-midler...? TDI – modellen – gjennomgang av modellens oppbygging og rammeverk...? Ny prosjektavslutningskontroll (en av flere nye kontroller) Oppdrag – manglende kostnadsføring (nettskjema med avviksforklaring) Resterende budsjetteringsmalverk

Oppsummering Gruppe 1: Ulikt malverk kontrakter, forenklinger på feks undervisning og salgs og ikke forskning (høst) Kategorisering Eu - kunnskapsbank Timesatsene NFR (sjekk med Nina) Behov og ønske om standardisering Tverrfaglig samarbeid - hvor plasseres ansvaret, forskerstøtten..? (SFF, ritmo)