Om veiledning av team i læringsnettverk Hvert forbedringsteam skal ha en egen veileder. Forbedringsteamene trenger veiledning mellom og på samlingene.

Veiledningens formål Veiledning skal bidra til å sikre fremdrift for forbedringsteamene, og er avgjørende for vellykket testing og implementering av tiltakene. Med veiledning menes her støtte og råd knyttet til bruk av forbedringskunnskapens prinsipper og verktøy. Veiledning bør gis av en med erfaring og kompetanse på klinisk forbedringsarbeid. Veiledningen handler om å hjelpe teamene til å forstå, planlegge og gjennomføre forbedringsarbeidet i lys av forbedringskunnskapens fire områder. Det handler også om å hjelpe teamene til å ta i bruk forbedringsmodellen og statistisk prosesskontroll som verktøy for å gjennomføre forbedringer. Bruk av målinger i forbedringsarbeid Forbedringsmodellen Forbedringskunnskapens fire områder

Veilederens oppgaver Hjelpe forbedringsteamene med testing og implementering av tiltakene gjennom regelmessig veiledning. Følge opp teamleder dersom han eller hun ikke har tatt kontakt for å avtale veiledning. Dette er særlig viktig dersom det har gått lange perioder uten at teamleder har vært i kontakt. Gi tilbakemelding til arrangør av læringsnettverket dersom det kommer frem særlige behov eller faglige spørsmål som du ikke kan svare på. Læringsmål for deltakere i læringsnettverk I løpet av læringsnettverket skal deltagerne få: Opplæring i forbedringsarbeid og råd om hvordan teste og implementere tiltak for innsatsområdet. Mulighet for erfaringsutveksling, refleksjon og diskusjoner om innsatsområdet, tiltak, målinger og implementering med andre forbedringsteam. Mulighet til å diskutere forbedringsprosjekter, utfordringer og suksesskriterier med veileder.

Veiledning av forbedringsarbeid i praksis For deg som veileder kan det være nyttig å gjøre seg kjent med begreper og verktøy knyttet til de ulike fasene i forbedringsarbeid slik de tas i bruk i pasientsikkerhetsprogrammet. Se http://www.pasientsikkerhetsprogrammet.no/Forbedringskunnskap/Forbedringsarbeid Stadier teamene går gjennom: Stadiene gir ikke oversikt over ALLE utfordringer teamene møter underveis. De vil heller ikke følge rett etter hverandre som i figuren. Likevel utgjør de viktige milepæler for teamene og «knagger» dere kan veilede etter. Teamene vil underveis stå overfor andre viktige oppgaver og utfordringer som forankring, få avsatt nok tid og ressurser, sikre og skape motivasjon.

Modell for vedvarende forbedring Modell for vedvarende forbedring er utviklet av National Health Service (NHS). Gjennom forskning har forfatterne identifisert ti faktorer som er ekstra viktige for at man skal lykkes med gjennomføring, opprettholdelse og spredning av forbedringsarbeid. Faktorene fordeler seg på tre områder: Ansatte og ledere, den nye arbeidsprosessen og organisasjonen. Måle utvikling Opplæring og involvering Holdning til endringer Tilpasningsdyktig til ny arbeidsprosess Ansatte og ledere Toppledelsens engasjement Troverdige resultater Prosess Fagledelsens engasjement Organisasjon Gevinster, i tillegg til nytte for pasienter Infrastruktur støtter endringer Endringer er tilpasset mål og kultur i organisasjonen http://www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/verktoy-for-vedvarende-forbedringer-sustainability

Temaer relevant for veiledning under og etter første samling: Smarte mål S – spesifikke M – målbare A – attraktive R – realistiske T - tidfestet Temaer relevant for veiledning under og etter første samling: Tips: Flytskjema, fremstilling av data i run-diagram, nasjonale eller lokale kvalitetsindikatorer, fiskebeinsdiagram, spørreundersøkelser, audit o.l. Har teamet en god oversikt over og forståelse for hva problemet er i deres egen virksomhet? Hvordan vet vi at de har er et problem? Er det gjort en kartlegging av den prosessen som skal forbedres? Har teamet definert en målsetning for forbedringsprosjektet som er klar og tydelig? Tips: SMARTE mål, svarer ut «hvor mye, innen når, for hvem». Er forbedringsteamet etablert og rollene fordelt? Har de lagt en plan for når og hvordan de skal møtes? Tips: Anbefalinger for teamsammensetning og møteplanlegger. Har teamet tenkt gjennom forutsetninger for suksess? Har de identifisert barrierer? Er arbeidet godt forankret? Er det lagt plan for hvem som bør involveres underveis? Tips: Modell for vedvarende forbedring (side 5)

Temaer relevant for veiledning mellom samling en og samling to: Har de en plan for hvordan de skal samle inn data? Er de i gang med å samle inn data? Er det en god forståelse for hvorfor måle? Har teamet diskutert hvordan data bør fremstilles? Tips: Datainnsamlingsplan, framdriftsplan for målinger og nettsider om måling. Er det satt av tid til refleksjon blant leder/kollegaer hvor de er nå og hvor de ønsker å være? Vet de hvilket nivå de ligger på? Har de noen data fremstilt i tidsserier (run-diagram) de kan diskutere? Tips: Statusrapport for målinger og nettsider om måling. Er det forståelse i teamet for hvordan og hvorfor vi systematisk tester ut tiltakene lokalt? Har teamet fokus på testing og læring fra uke til uke? Brukes PDSA-hjulet til å samle og bearbeide informasjon? Tips: Skjema for småskala testing, statusrapporten, driverdiagram. Er det motstand eller utfordringer i teamet som bør diskuteres? Er det tydelig rollefordeling i teamet? Trenger teamet hjelp til å skaffe tid og rom til å teste forbedringsideer? Tips: Kjennetegn ved funksjonelle team og modell for vedvarende forbedring.

Temaer relevant for veiledning under og etter samling to: Diskuterer og analyserer teamet status? Oppnås forbedringer som ønsket? Er det det noe forhindrer framdrift som bør diskuteres? Tips: Gjennomgang av statusrapport, dataanalyse og presentasjon av resultater i run diagram. Hvordan er det med motivasjon blant leder/kollegaer der tiltakene skal testes og implementeres? Hvordan kommuniserer og formidler teamet resultater til andre i avdeling/post og i resten av virksomheten? Tips: Kommunikasjonsplan Er teamene klare til å diskutert hva som må til for at forbedringer varer, også etter læringsnettverksperioden? Vil det være nyttig å legge planer for hvordan tiltakene skal bli «slik gjør vi det hos oss»? Tips: Sjekkliste for implementering, plan for implementering.

Organisering av veiledning Mellom samlinger Teamene skal ha en veileder. Dette bør være på plass før første samling. Erfaringsvis er det mest behov for veiledning i begynnelsen av læringsnettverksperioden. Veileder bør være til stedet på alle samlingene. Dato, tid, sted og hvordan veiledningen skal gjennomføres avtales av teamleder og veileder. Veiledningen kan gjennomføres til faste tider, etter behov, per telefon, skriftlig/e- post, eller ansikt til ansikt. Se tidslinjen på side 11 for anbefalte tidspunkt for veiledning. På samling Veiledning gjøres i forbindelse med gruppearbeidene. Dersom veileder ikke kan være til stede, kan teamleder ta kontakt med arrangør av læringsnettverket. Formålet med veiledningen er å bidra til god progresjon i arbeidet, bistå med utfylling av skjemaer (statusrapport, framdriftsplan) og legge til rette for dialog i teamet. Veileder kan kontakte arrangør av læringsnettverket med spørsmål han eller hun ikke kan svare på.

Ressurser tilgjengelig for veileder Følgende ressurser veileder bør være kjent med: Framdriftsrapporter Statusrapportene Tiltakspakken Materiell utarbeidet til det enkelte læringsnettverk Det anbefales også at du gjør deg kjent med: http://www.pasientsikkerhetsprogrammet.no/Forbedringskunnskap/Forbedringsarbeid

Læringsnettverkperioden Telefonmøte 3 Samling 1 Telefonmøte 1 Telefonmøte 2 Statusrapport Sluttrapport Arbeid for deltakende team før, under og etter læringsnettverket Veiledning Veiledning Veiledning Start testing og måling Forts. testing og måling Samling 2 Samling 3 Denne er hentet fra Manual for læringsnettverk Bør byttes ut med reell tidslinje for aktuelt læringsnettverk Tidslinje Dato: Dato: Frist: Dato: Dato: Frist: Dato: Dato: Status- og sluttrapport/poster sendes veileder, med kopi til arrangør av læringsnettverket