Opplæring for Microsoft® Office Project 2007 [Firmanavn] presenterer: Opplæring for Microsoft® Office Project 2007 Før du begynner: Dette kurset forutsetter at elevene allerede vet hvordan aktiviteter lages og varigheter tilordnes i Project 2007. Microsoft Office Visio® 2000 eller nyere, Microsoft Office Word 2000 eller nyere eller Microsoft Office PowerPoint® 2000 eller nyere må være installert for å kunne utføre øvelsesøktene. [Merknad til instruktør: Hvis du vil ha detaljert hjelp om hvordan du tilpasser denne malen, kan du se det aller siste lysbildet. Se også etter mer undervisningstekst i notatruten for enkelte lysbilder.] Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Kursinnhold Oversikt: Ikke lås det ned Leksjon 1: Kopiere Project-informasjon til et Office-program Leksjon 2: Kopiere Project-informasjon til en webside Hver leksjon inneholder en liste over foreslåtte oppgaver og et sett testspørsmål. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Oversikt: Ikke lås det ned Én ting er å lage et prosjekt. Å formidle det effektivt til andre kan være noe helt annet. Gruppesamarbeid og rapportering mislykkes ofte fordi du ikke får ut informasjonen slik at andre kan se den. I dette kurset får du lære hvordan du presenterer prosjektet effektivt ved å eksportere Project-informasjon til Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint® eller Microsoft Office Visio® eller ved å legge den inn på en webside. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Mål for kurset Bruke en veiviser til å kopiere Project-informasjon til Microsoft Office PowerPoint, Word eller Visio. Lage et bilde av prosjektet for å bruke på en webside. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Kopiere Project-informasjon til et Office-program Leksjon 1 Kopiere Project-informasjon til et Office-program

Kopiere Project-informasjon til et Office-program Du har brukt flere uker på å klargjøre et prosjekt, og nå trenger du å presentere resultatet av alt arbeidet til kolleger. All informasjon er låst i Project med flotte stolpe- og nettverksdiagrammer, men hvordan kan personer som ikke bruker Project, få se planen? Svar: Bruk en veiviser til å vise prosjektinformasjonen i et nytt Microsoft Office PowerPoint-, Word- eller Visio-dokument. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Hvordan får du informasjonen ut fra Project? Hvordan leverer du alt dette arbeidet i en attraktiv og effektiv presentasjon etter at du har fylt ut alle feltene og dataene i prosjektet ditt - og det uten at du trenger å arbeide enda en helg? Du kan bruke Excel eller Visio til å lage et diagram som ligner prosjektet. Men å kopiere arbeidet på denne måten kan være tidkrevende, spesielt når Project allerede inneholder all informasjonen du trenger. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Hvordan får du informasjonen ut fra Project? Du kan bruke veiviseren for kopiering av bilde til Office i Project til å lage et bilde av prosjektet, som automatisk kopieres til Word, PowerPoint eller Visio. Veiviseren for kopiering av bilde til Office finner du på analyseverktøylinjen. Pek på Verktøylinjer på Vis-menyen, og klikk deretter Analyse. Du trenger ikke å legge disse detaljene i minnet. Følg med for å lære mer om hvordan veiviseren brukes. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Skaff deg en klar oversikt over ting først Først må du klargjøre Project-visningen slik at den inneholder all relevant informasjon som du vil vise i Word, PowerPoint eller Visio. Det må gjøres for at presentasjonen ikke skal inneholde distraherende eller irrelevant informasjon, som varighet av individuelle aktiviteter eller betalingssatser for ressurser. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Skaff deg en klar oversikt over ting først Som start kan det være ønskelig å fjerne enkelt kolonner. Et prosjekt kan ha dusinvis, eller hundrevis, av kolonner. Men du vil sannsynligvis redusere antallet for å få en mer effektiv presentasjon. Hvis du vil vise bare bestemte aktiviteter i det kopierte bildet, må du i tillegg passe på å velge radene du vil vise, før du starter veiviseren. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

OK, det er greit – ta meg så til veiviseren Når prosjektets kolonner og visning ser ut slik du ønsker, er du klar til å bruke veiviseren for å få hjelp til å forbedre prosjektets visning. Klikk derfor Veiviser for kopiering av bilde til Office på analyseverktøylinjen som beskrevet tidligere. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

OK, det er greit – ta meg så til veiviseren Det første trinnet i veiviseren er å bestemme om du vil beholde det opprinnelige disposisjonsnivået eller endre det til å vise alle aktiviteter eller bare aktivitetssammendrag. Du kan for eksempel velge å vise bare aktivitetssammendrag for å gjøre presentasjonen mer lesbar på et øyeblikk, noe som kan passe bedre for ledere og interessenter. Å bestemme riktig detaljnivå er ofte vesentlig for å få en vellykket presentasjon. Obs: Hvis du vil endre disposisjonsnivået for det nye Office-dokumentet, oppdateres også disposisjonsnivået i det opprinnelige prosjektet. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Angi presentasjonens utseende Nå kommer den morsomme delen – å bestemme hvordan bildet av prosjektet skal lages. Det er neste trinn i veiviseren. Hvis du har valgt rader før du startet veiviseren, kan du angi at bare disse radene skal vises. Hvis du vil velge andre rader, må du avslutte veiviseren, velge radene du vil vise og deretter starte veiviseren på nytt. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Angi presentasjonens utseende Nå kommer den morsomme delen – å bestemme hvordan bildet av prosjektet skal lages. Det er neste trinn i veiviseren. Hvis du vil vise en bestemt tidsperiode, kan du også angi dette på denne siden av veiviseren. Presentasjonen er nå nesten klar til å eksporteres til et annet program. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Hvor stort skal det være? Du vil ikke overvelde de som skal se på, med et bilde som er for stort, eller få dem til å knipe sammen øynene for å se et lite bilde. Det er derfor viktig å bestemme en passende størrelse på bildet: Velg Standard hvis du vil ha et typisk bilde som er omtrent 20 cm høyt og 15 cm bredt. Det kan være en passende størrelse for en Visio- eller PowerPoint-presentasjon. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Hvor stort skal det være? Du vil ikke overvelde de som skal se på, med et bilde som er for stort, eller få dem til å knipe sammen øynene for å se et lite bilde. Velg Maksimum hvis du vil ha et stort bilde, for eksempel for utskrift. Maksimumsstørrelsen er 55 cm. Det kan hende du må teste målene du har valgt, og i enkelte tilfeller må du klikke Tilbake-knappen i veiviseren for å utføre mindre justeringer til du får riktig størrelse. Velg Egendefinert og oppgi målene du vil bruke, for eksempel hvis du bruker Word og vil ha et mindre bilde som passer inn mellom avsnittene med tekst. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Tid for å se på resultatet Det neste du vil gjøre er å forhåndsvise bildet ved å klikke Forhåndsvis. Hvis du ikke er fornøyd med det du ser, klikker du bare Tilbake-knappen i veiviseren og utfører endringer. Når du er fornøyd med bildet, velger du Office- programmet du vil sende bildet til, og deretter velger du enten liggende eller stående retning. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge annen informasjon som skal tas med Til slutt velger du annen informasjon som du vil sende med sammen med bildet. Det er informasjon om prosjektet generelt, som start- og sluttdatoer for prosjektet, som vil vises i en egen tabell over bildet av prosjektet du nettopp har laget. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge annen informasjon som skal tas med Når du klikker Fullfør i veiviseren, åpnes bildet av prosjektet i programmet du har angitt. Det ferdige bildet inneholder to deler: Obs! Bildet og aktivitetsinformasjonen som kopieres til det andre Office-programmet, er ikke koblet til prosjektet de kommer fra. Hvis du endrer informasjonen i det opprinnelige prosjektet, må du kjøre veiviseren på nytt for å få med endringene i presentasjonen. En oversiktsdel som inneholder prosjektets generelle varighet, kostnader eller annen informasjon du valgte i trinn 4 i veiviseren. Detaljert prosjektinformasjon for aktivitetene du valgte at det skulle lages rapport fra i veiviseren. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Forslag til øving Eksporter Project-informasjon til andre programmer. [Merknad til instruktør: Hvis Word, PowerPoint eller Visio er installert på datamaskinen, kan du klikke koblingen i lysbildet for å gå til en elektronisk øving. I øvingen kan du arbeide deg gjennom hver av disse oppgavene med instruksjoner som veileder deg. Viktig! Hvis du ikke har et av disse produktene, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene.] Elektroniske øvinger (krever Word, PowerPoint eller Visio, produktversjon 2000 eller nyere) Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 1 Når du kopierer et bilde til et Office-program, kobles informasjonen tilbake til den opprinnelige Project-planen. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 1: Svar Feil. Når du kopierer et bilde til et Office-program, kobles ikke informasjonen til den opprinnelige Project-planen. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 2 Hvilket Office-program kan du ikke bruke i veiviseren for kopiering av bilde til Office? (Velg ett svar.) Microsoft Office Word. Microsoft Office OneNote®. Microsoft Office Visio. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 2: Svar Microsoft Office OneNote. OneNote gir deg ett sted der du kan ta og organisere alle notatene på stasjonære eller bærbare datamaskiner eller andre enheter. Du kan imidlertid ikke sende et Project-bilde til OneNote med denne veiviseren. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 3 Når du har fullført veiviseren for kopiering av bilde til Office, må du manuelt sette inn bildet av prosjektet i Office- programmet. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 1, spørsmål 3: Svar Feil. Veiviseren åpner automatiske Office-programmet og limer inn bildet i det. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Kopiere Project-informasjon til en webside Leksjon 2 Kopiere Project-informasjon til en webside

Kopiere Project-informasjon til en webside Har organisasjonen eller gruppen et webområde som brukes til å dele informasjon om gruppeprosjekter? I stedet for å kopiere prosjektinformasjonen til et annet Office-program kan du lage en webside der du kan sette inn et bilde av prosjektet. Det finnes en enkel og fleksibel metode du kan bruke til å lage et bilde av prosjektet for å legge inn på gruppens webområde. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Også nå må du få en klar oversikt først Som du lærte i den første leksjonen er det best å beholde informasjonen i så få kolonner som mulig for å unngå en rotete presentasjon som forvirrer de som leser eller ser på den. Det kan derfor være nødvendig å fjerne kolonner. Tross alt vil du ikke at presentasjonen skal inneholde distraherende eller irrelevant informasjon – som varighet av individuelle aktiviteter eller ressurskostnader. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge bildealternativer Når du har konfigurert prosjektet slik du vil det skal vises, må du lage et bilde som kan plasseres på websiden. Du starter med å bruke dialogboksen Kopier bilde (Rapport-menyen) til å lage et bilde som du deretter kan legge til på en webside med et HTML- redigeringsprogram. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge bildealternativer Angi først hvordan du vil at bildet skal gjengis. Webalternativ: Til en webside vil du vanligvis lage et GIF-bilde (Graphics Interchange Format). For å kopiere bildet som et GIF-bilde klikker du Til GIF- bildefil, og deretter klikker du Bla gjennom for å angi plasseringen du vil at bildet skal lagres til. Et GIF-bilde, eller GIF, er et filformat for komprimert grafikk som weblesere kan vise som innebygd grafikk. GIF-formatet brukes mye til å overføre bilder over Internett. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge bildealternativer Angi først hvordan du vil at bildet skal gjengis. Andre alternativer: Hvis du vil lage et bilde som er forbedret for visning på en dataskjerm med farger og formatering intakt, klikker du For skjerm. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge bildealternativer Angi først hvordan du vil at bildet skal gjengis. Andre alternativer: Obs! Hvis du velger For skjerm eller For skriver, kopieres bildet til Office-utklippstavlen. Du må deretter bytte til et annet program der du kan lime inn Project-informasjonen. Hvis du vil lage et bilde som er forbedret for utskrift med formatering intakt, for eksempel med Gantt-diagrammer, klart vist med distinkte farger, figurer og mønstre, klikker du For skriver. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Velge bildealternativer, fortsatt Det finnes noen presentasjons- alternativer også. Hvis du vil kopiere informasjonen for en rekke datoer andre enn de som vises på tidsskalaen, skriver du inn eller velger en start- og sluttdato i Fra- og Til-boksen under Tidsskala. Du kan også angi om du vil kopiere radene som de vises på skjermen, eller bare valgte rader. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Bildet er klart. Hva nå? Nå trenger du bare bestemme hva du skal gjøre med bildet. Først har du webalternativet. Hvis du valgte en GIF-bildefil og bildet er større enn 254 x 254 cm, vises det alternativer for å redusere størrelsen. Alt du da trenger å gjøre er å åpne et HTML- redigeringsprogram og sette inn bildefilen fra datamaskinens harddisk eller nettverksplasseringen. 254 x 254 cm er det samme som 100 x 100 tommer. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Bildet er klart. Hva nå? Det finnes også andre alternativer. Hvis du klikket For skjerm eller For skriver, må du som nevnt tidligere bytte til programmet der du vil lime inn Project-informasjonen. Deretter limer du inn bildet ved å trykke CTRL+V eller bruke programmets Lim inn-kommando. Hvis bildet overskrider omtrent 56 x 56 cm (22 x 22 tommer), vises det alternativer for å endre størrelsen før du viser det i et annet program. Den maksimale interne bredden på et bilde er 864 cm (340 tommer), eller omtrent 1000 aktiviteter. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Forslag til øving Kopier Project-informasjon til en webside. [Merknad til instruktør: Hvis Word, PowerPoint eller Visio er installert på datamaskinen, kan du klikke koblingen i lysbildet for å gå til en elektronisk øving. I øvingen kan du arbeide deg gjennom hver av disse oppgavene med instruksjoner som veileder deg. Viktig! Hvis du ikke har et av disse produktene, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene.] Elektroniske øvinger (krever Word, PowerPoint eller Visio, produktversjon 2000 eller nyere) Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 1 Når du kopierer et bilde til en webside, kobles prosjektinformasjonen dynamisk til websiden slik at eventuelle endringer du gjør i det opprinnelige prosjektet, automatisk vises på websiden. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 1: Svar Feil. Når du har laget et GIF-bilde, har du ikke lenger noen kobling tilbake til den opprinnelige prosjektinformasjonen. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 2 Hvilket alternativ skal du velge når du vil angi hvordan du vil at bildet skal gjengis på en webside? (Velg ett svar.) For skjerm. GIF. For skriver. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 2: Svar GIF. GIF-bilder har et filformat for komprimert grafikk som weblesere kan vise som innebygd grafikk. GIF-formatet brukes mye til å overføre bilder over Internett. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 3 Når du bruker kommandoen Kopier bilde i Project til å lage et bilde for en webside, settes bildet automatisk inn i websiden du angir. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Test 2, spørsmål 3: Svar Feil. Etter at du har laget bildet med Project, må du manuelt sette inn bildet med et HTML-redigeringsprogram. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio Hurtigreferansekort Hvis du vil ha et sammendrag av oppgavene som dekkes i dette kurset, kan du vise hurtigreferansekortet. Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio

Bruke denne malen Denne Microsoft Office PowerPoint-malen inneholder opplæring i hvordan du presenterer prosjektet ditt effektivt ved å eksportere Microsoft Office Project-informasjon til Microsoft Office Word, PowerPoint eller Visio eller ved å legge det inn på en webside. Den er utformet for presentasjon i grupper, og kan om nødvendig tilpasses. Innholdet i denne malen er tilrettelagt basert på Microsoft Offices elektroniske opplæringskurs med tittelen Presenter prosjektene dine i Word, PowerPoint eller Visio. Malens funksjoner Tittellysbilde: På det aller første lysbildet er det plassholdertekst der du kan skrive inn navnet på firmaet. Du kan også slette hele tekstboksen hvis du ikke vil bruke denne teksten. Animasjoner: Egendefinerte animasjonseffekter kan brukes i presentasjonen. Disse inkluderer kikke, strekke, oppløsing og sjakkbrett. Alle effektene spilles i tidligere versjoner tilbake til Microsoft PowerPoint 2000. Hvis du vil endre animasjonseffektene, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Egendefinert animasjon og arbeider med alternativene som vises. Hvis animasjonen inneholder en Macromedia Flash-animasjon: Hvis du vil spille Flash-filen, må du registrere en Microsoft ActiveX-kontroll med navnet Shockwave Flash Object på datamaskinen. Det gjør du ved å laste ned den siste versjonen av Adobe Flash Player fra Adobes webområde. Advarsel vedrørende lagring av Flash-animasjonene: Flash-animasjonene spilles i versjoner av PowerPoint tilbake til PowerPoint 2000. Hvis du vil lagre denne malen i PowerPoint 2007, må du imidlertid lagre den i et tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint 97-2003-presentasjon (*.ppt) eller PowerPoint 97-2003-mal (*.pot). (Du kan se filtypene ved siden av Filtype i dialogboksen Lagre som.) Hvis du lagrer den i et PowerPoint 2007-filformat, for eksempel PowerPoint-presentasjon (*.pptx) eller PowerPoint-mal (*.potx), beholdes ikke animasjonene i den lagrede filen. Lysbildeoverganger: Overgangen Bortskyving nedover brukes i hele lysbildefremvisningen. Hvis du vil bruke en annen, går du til menyen Lysbildefremvisning, klikker Lysbildeovergang og arbeider med alternativene som vises. Hyperkoblinger til elektroniske kurs: Malen inneholder koblinger til den elektroniske versjonen av dette opplæringskurset. Koblingene tar deg til delen med praktiske øvelser for hver leksjon og til hurtigreferansekortet som er publisert for dette kurset. Vær oppmerksom på følgende: Du må ha Word, PowerPoint eller Visio 2007 installert for å vise øktene med praktiske øvelser. Hvis du ikke har et av disse programmene, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene. Topptekster og bunntekster: Malen inneholder en bunntekst som viser kurstittelen. Du kan endre eller fjerne bunnteksten i dialogboksen Topptekst og bunntekst (som åpnes fra Vis-menyen). BRUKE DENNE MALEN Se notatruten, eller vis hele notatsiden (menyen/kategorien Vis/Visning) for å få detaljert hjelp for denne malen.