Opplæring for Microsoft® Office Word 2007

Opplæring for Microsoft® Office Word 2007
[Firmanavn] presenterer: Opplæring for Microsoft® Office Word 2007 [Merknader til instruktør: Hvis du vil ha detaljert hjelp om hvordan du tilpasser denne malen, kan du se det aller siste lysbildet. Se også etter mer undervisningstekst i notatruten for enkelte lysbilder. Adobe Flash-animasjoner: Denne malen inneholder Flash-animasjoner. Disse kan spilles i PowerPoint 2000 og senere. Hvis du vil lagre denne malen i PowerPoint 2007, må du imidlertid lagre den i et tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint presentasjon (*.ppt) eller PowerPoint mal (*.pot). (Du kan se filtypene ved siden av Filtype i dialogboksen Lagre som.) Advarsel: Hvis du lagrer den i et PowerPoint 2007-filformat, for eksempel PowerPoint-presentasjon (*.pptx) eller PowerPoint-mal (*.potx), beholdes ikke animasjonene i den lagrede filen. Følgende gjelder også: I og med at denne presentasjonen inneholder Flash-animasjoner, kan lagring av malen også føre til at det vises en advarsel vedrørende personlige opplysninger. Hvis du ikke legger til informasjon i egenskapene for selve Flash-filen, gjelder ikke advarselen for denne presentasjonen. Klikk OK i meldingen.] Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser
Kursinnhold Oversikt: Masseutsendelser Leksjon 1: Slik fungerer det Leksjon 2: Sette opp mottakerlisten Leksjon 3: Utføre en fullstendig utskriftsfletting To av de tre leksjonene inneholder en liste over foreslåtte oppgaver, og hver enkelt inneholder et sett testspørsmål. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Oversikt: Masseutsendelser
Anta at du har behov for å sende hver av dine ansatte et brev eller en e- postmelding med informasjon om lønns- og skatteforhold for den enkelte arbeidstaker. Å opprette hvert element individuelt ville tatt timevis. Gå til utskriftsfletting. Ved hjelp av utskriftsfletting kan du lage ett dokument som innholder informasjonen som er felles for hver kopi, og legge til plassholdere for den unike informasjonen. Word tar seg av resten. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mål for kurset Forstå hvordan utskriftsfletting fungerer slik at du kan oppnå resultatene du ønsker. Sette opp et dokument for masseutsendelse. Bruke veiviseren for utskriftsfletting til å utføre en vanlig utskriftsfletting. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Leksjon 1 Slik fungerer det

Slik fungerer det I alle utskriftsflettinger forholder du deg til tre forskjellige elementer. Å forstå disse elementene vil hjelpe deg å få utskriftsflettingsresulta tet du vil oppnå og forventer. Hoveddokumentet som du starter med. Mottakerinformasjonen, for eksempel personens navn og adresse, som du vil flette med hoveddokumentet. De ferdige dokumentene, som omfatter informasjonen i hoveddokumentet pluss hver mottakers unike informasjon. Senere i kurset vil du få detaljer om hvordan du foretar en utskriftsfletting. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Hoveddokument Hoveddokumentet er utgangspunktet ditt. Hoveddokumentet kan være et brev, en konvolutt, e-post eller til og med en kupong. Det inneholder elementene som er vist her. Innhold som er identisk i hver kopi, for eksempel hoveddelteksten i et standardbrev. Du behøver bare å skrive denne teksten en gang, uansett hvor mange brev du har tenkt å skrive ut. Plassholdere for hver mottakers informasjon. I et standardbrev vil for eksempel adresseområdet og hilsningsnavnet være unikt i hver kopi. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mottakerinformasjon I en utskriftsfletting fylles mottakerinformasjon, som er unik i hver flettet kopi, inn for plassholdere du legger til i hoveddokumentet. Mottakerinformasjon kan for eksempel være: Adresser på konvolutter eller etiketter, navn på hilsningslinjen i et standardbrev, lønnsbeløp i e-postmeldinger som du sender til dine ansatte, personlige notater om dine favorittprodukter på postkort som du sender til dine beste kunder, eller numre på innløsningsbare kuponger. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mottakerinformasjon Mottakerinformasjone n må oppbevares i en datakilde. Datakilden er et samlebegrep som dekker hele kategorien av filer du arbeider med hele tiden. Dine Microsoft Office Outlook®-kontakter viser for eksempel listen som en datakilde. Andre eksempler på datakilder omfatter en Word-tabell, et Microsoft Office Excel™-regneark, en Microsoft Office Access®-database eller til og med en tekstfil. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mottakerinformasjon Mottakerinformasjone n er vanligvis oppført i kolonner og rader, som vist i tabellen i bildet. Datakildefilen må struktureres på en måte som gjør det mulig å koble bestemt informasjon til plassholderne i hoveddokumentet. I neste leksjon vil du lære hvordan du setter opp mottakerlisten og kobler den til. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Ferdige sett av dokumenter
Når du er ferdig med en utskriftsfletting, har du det som er avbildet her: Et sett av individuelle ferdige dokumenter som du kan skrive ut (for eksempel brev, etiketter, konvolutter eller kuponger) eller som du kan overføre elektronisk under fletteprosessen (for eksempel e-postadresser). Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Ferdige sett av dokumenter
Når du er ferdig med en utskriftsfletting, har du det som er avbildet her: Hoveddokumentet. Dette er dokumentet du brukte som utgangspunkt, og som fortsatt vil være et separat dokument. Det blir ikke lagret automatisk etter flettingen. Du bør lagre hoveddokumentet fordi mottakerlisten du koblet det til, vil bli husket i Word, og når du åpner dokumentet igjen, kan du raskt utføre en ny utskriftsfletting. Obs! Hvis du oppretter brev, konvolutter eller etiketter, kan du også generere et "komplett dokument" som inneholder alle de flettede dokumentene i en fil. Mer om dette på slutten av siste leksjon. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 1 Hva er hoveddokumentet i en utskriftsfletting? (Velg ett svar.) Dokumentet du starter med og som inneholder både teksten som er identisk for hvert flettet brev, hver konvolutt og så videre, og plassholdere for den unike mottakerinformasjonen. Det første dokumentet i settet av ferdig flettede dokumenter. Et dokument som bare inneholder teksten som er identisk i hver flettet kopi. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 1: Svar Dokumentet du starter med og som inneholder både teksten som er identisk for hvert flettet brev, hver konvolutt og så videre, og plassholdere for den unike mottakerinformasjonen. Hoveddokumentet er ditt startdokument, der du legger til all tekst som skal være lik i hver kopi, samt plassholdere som angir hva den unike mottakerinformasjonen skal være og hvor den vil vises. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 2 Hoveddokumentet med teksten og plassholderne blir automatisk lagret etter at flettingen er fullført. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 2: Svar Feil. Du bør lagre hoveddokumentet slik at du kan bruke det på nytt for å gjennomføre en ny fletting. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 3 Hvorfor må den unike mottakerinformasjonen i en utskriftsfletting lagres i en datakildefil? (Velg ett svar.) Datakildefiler er en spesiell type fil som bare fungerer med utskriftsfletting. Datakildefiler organiserer informasjon på en måte som lar deg tilordne bestemte elementer av den informasjonen til bestemte plassholdere i hoveddokumentet. Datakildefiler er utformet for å oppbevare store mengder informasjon. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 1, spørsmål 3: Svar Datakildefiler organiserer informasjon på en måte som lar deg tilordne bestemte elementer av den informasjonen til bestemte plassholdere i hoveddokumentet. Det er den strukturerte måten informasjonen er organisert på i filene som gjør det mulig å ta informasjon fra en celle i den filen og plassere informasjonen i ett unikt dokument. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Sette opp mottakerlisten
Leksjon 2 Sette opp mottakerlisten

Sette opp mottakerlisten
Du vet hva grunnelementene i en utskriftsfletting er. Nå skal du lære hvordan du setter opp hoveddokumentet og kobler det til mottakerlisten. Mottakerlisten, sammen med plassholderne du la til i Word-dokumentet eller konvolutten, er kjernen i utskriftsflettingen. De samarbeider om å hente ut unik informasjon til de endelige flettede kopiene. Når du forstår hva disse to nøkkelkomponentene er og hvordan de er knyttet til hverandre, kan du sette opp og kjøre vellykkede utskriftsflettinger. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mer om mottakerlisten En mottakerliste kan være en hvilken som helst fil som organiserer mottakerinformasjonen i kolonner og rader. Du kan opprette den ved hjelp av mange forskjellige programmer, for eksempel Excel, Access eller Outlook. Kolonnene i en liste representerer en kategori eller type informasjon. Hver kolonne identifiseres av en kolonneoverskrift. I en kundeliste kan du for eksempel ha kolonnene Navn, Etternavn og Gateadresse. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mer om mottakerlisten En mottakerliste kan være en hvilken som helst fil som organiserer mottakerinformasjonen i kolonner og rader. Du kan opprette den ved hjelp av mange forskjellige programmer, for eksempel Excel, Access eller Outlook. Hver rad i en liste representerer en mottakers fullstendige informasjon. En rad i kundelisten inneholder for eksempel all informasjon om en bestemt kunde: kundens navn, adresse og så videre. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mer om mottakerlisten Det er disse kolonnene og radene som gjør det mulig å hente unik mottakerinformasjon inn i dokumenter under en utskriftsfletting. Fra hoveddokumentet kobler du til listen, og deretter kan du legge til en hvilken som helst kolonneoverskrift som plassholder i hoveddokumentet. (Offisielt kalles disse plassholderne felt. Mer om felt litt senere.) Offisielt kalles disse plassholderne felt. Mer om felt litt senere. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Mer om mottakerlisten Det er disse kolonnene og radene som gjør det mulig å hente unik mottakerinformasjon inn i dokumenter under en utskriftsfletting. Når utskriftsflettingen er ferdig, vil det finnes et ferdig dokument for hver person som inneholder informasjon fra oppføringene i én rad i mottakerlisten. Tips! De beste resultatene oppnår du ved å sette opp mottakerlisten slik at hver kolonne representerer den minste mulige informasjonsenheten. Bruk for eksempel separate kolonner til Fornavn og Etternavn i stedet for bare en Navn-kolonne. Dette gir deg større fleksibilitet når du organiserer felt i hoveddokumentet og gjør det for eksempel mulig å tiltale kunder med fornavn. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Hvor mottakerlisten kommer fra
I mange tilfeller finnes mottakerlisten du vil bruke, fra før. Du kan for eksempel ha tilgang til en fil med en liste over følgende: kunder eller kontaktnavn, adresser og andre ting produktene eller tjenestene selskapet tilbyr informasjon om de ansatte Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Hvor mottakerlisten kommer fra
Hvis listen finnes fra før, kobler du den bare til under utskriftsflettingen. Men du behøver ikke å bekymre deg hvis du ikke har en liste ennå. Utskriftsflettingen omfatter et trinn der du kan opprette en mottakerliste fra begynnelsen av. Mer om dette i neste leksjon. Obs! Du kan foreta endringer av dataene når som helst ved å åpne dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting under flettingen eller ved å åpne datakildefilen direkte. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Felt Etter at du har koblet til mottakerlisten, kan du angi informasjonen du vil ha med i utskriftsflettingen, ved hjelp av felt. Et felt er en serie av koder som ber Word om å sette inn informasjon automatisk i et dokument. Uformelt kan du tenke på felt som plassholdere. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Felt I en masseutsendelse kalles feltene for flettefelt, og de er plassholdere for den unike informasjonen som stammer direkte fra en mottakerliste. I illustrasjonen er for eksempel flettefelt lagt til for informasjonen i Adresse- og Navn-kolonnene i en mottakerliste. Legg merke til at de er omgitt av vinkeltegn (« ») i et dokument. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Flettefelt Du kan opprette et flettefelt ved å kombinere andre felt, eller du kan gruppere felt og deretter bruke mellomrom, linjeskift og tegnsetting på samme måte som du gjør i en vanlig setning. Du kan for eksempel ønske å opprette en tittel foran etternavnet eller hele navnet, og sette opp felt i dokumentet på denne måten: «Tittel» «Etternavn» «Gateadresse» «Postnummer» «Poststed» Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Flettefelt Du kan også bestemme hvordan mottakerinformasjone n skal se ut i de flettede dokumentene, ved å formatere feltene. Du kan for eksempel ønske at navnene skal være i fet eller rød skrift. I hoveddokumentet merker du feltet, medregnet de omkringstående doble vinkeltegnene (« »). Bruk kommandoene i Skrift- eller Avsnitt-gruppen i kategorien Hjem, og velg formateringsalternativene du vil bruke. Du kan også klikke dialogboksvelgeren for en av disse gruppene og velge formateringsalternativene du vil bruke. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Forslag til øving Del inn dataene i Navn-kolonnen i to kolonner. Opprett kolonnen Personlig notat. Lagre Excel-regnearket. [Merknad til instruktør: Denne øvelsen tar for seg klargjøring av datakilden for en utskriftsfletting. Hvis Excel 2007 er installert på datamaskinen, kan du klikke koblingen i lysbildet for å gå til en elektronisk øving. I øvingen kan du arbeide deg gjennom alle oppgavene i Excel med instruksjoner som veileder deg. Viktig! Hvis du ikke har Excel 2007, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene.] Elektroniske øvinger (krever Excel 2007) Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 1 Hva er sammenhengen mellom mottakerlisten og feltene du setter inn i hoveddokumentet? (Velg ett svar.) Det er ingen sammenheng. Feltene tilsvarer kolonnene i mottakerlisten. Hvert felt representerer en celle i mottakerlisten. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 1: Svar Feltene tilsvarer kolonnene i mottakerlisten. Å legge til et felt i hoveddokumentet betyr at informasjonen i den tilsvarende kolonnen i din liste vil vises i de flettede dokumentene. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 2 Hvordan kan du skille et felt fra annen tekst i et hoveddokument? (Velg ett svar.) Felt er alltid formatert som fet tekst. Felt er kursivert. Felt er omgitt av doble vinkeltegn (« »). Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 2: Svar Felt er omgitt av doble vinkeltegn (« »). Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 3 Du må ha en eksisterende mottakerliste for å kunne utføre en utskriftsfletting. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 2, spørsmål 3: Svar Feil. Du kan opprette denne listen som en del av utskriftsflettingsprosessen. Hvis du har bare noen få personer i utskriftsflettingen, er det enkleste kanskje å skrive listen under prosessen. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Utføre en fullstendig utskriftsfletting
Leksjon 3 Utføre en fullstendig utskriftsfletting

Utføre en fullstendig utskriftsfletting
Vi skal nå veilede deg gjennom prosessen med å utføre en utskriftsfletting ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting. På slutten av denne leksjonen skal du få lære en annen måte å utføre en utskriftsfletting på. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Åpne veiviseren for utskriftsfletting
Når du skal utføre en utskriftsfletting, klikker du Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser og klikker Veiviser for trinnvis utskriftsfletting. Animasjon: Høyreklikk, og klikk Spill av. I trinn 1 åpner veiviseren med et spørsmål. Du må svare på hvilken type dokument du vil flette inn informasjon i. Animasjon viser hvordan du åpner veiviseren for utskriftsfletting og velger Konvolutter som dokumenttype. Tips! Oppgaveruten kan flyttes (løsnes fra forankring) ved å klikke tittellinjen og dra den til en ny plassering. Du kan også endre størrelse på den ved å dra et skaleringshåndtak på sidene av oppgaveruten. [Merknad til instruktør: For å spille animasjonen når du viser lysbildefremvisningen, høyreklikker du animasjonen og klikker Spill av. Når du har spilt av filen én gang, kan det hende du må klikke Spol tilbake (etter å ha høyreklikket) og deretter klikke Spill av. Hvis du klikker lysbildet for å få teksten til å vises eller for å gå til neste lysbilde, men ingenting skjer, klikker du utenfor animasjonen. Enkelte ganger må du klikke to ganger. Hvis du har problemer med å vise animasjonen, kan du se merknadene for det siste lysbildet i denne presentasjonen om avspilling av Adobe Flash-animasjoner. Hvis du fremdeles får problemer med å vise animasjonen, er det neste lysbildet en kopi av dette med statisk grafikk. Slett enten dette lysbildet eller det neste før du viser presentasjonen.] Veiviseren åpnes til høyre i vinduet i en oppgaverute. Følg ledetekstene, og klikk Neste nederst i ruten for å gå trinn for trinn gjennom veiviseren (eller Forrige hvis du må gå tilbake til et tidligere trinn). Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Åpne veiviseren for utskriftsfletting
Når du skal utføre en utskriftsfletting, klikker du Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser og klikker Veiviser for trinnvis utskriftsfletting slik det er vist her. Veiviseren åpnes til høyre i vinduet i en oppgaverute. Følg ledetekstene, og klikk Neste nederst i ruten for å gå trinn for trinn gjennom veiviseren (eller Forrige hvis du må gå tilbake til et tidligere trinn). I trinn 1 åpner veiviseren med et spørsmål. Du må svare på hva slags type dokument du vil flette inn informasjon i. Tips! Oppgaveruten, ikke vist her, kan flyttes (løsnes fra forankring) ved å klikke tittellinjen og dra den til en ny plassering. Du kan også endre størrelse på den ved å dra et skaleringshåndtak på sidene av oppgaveruten. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet er identisk med det forrige bortsett fra at det inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk dette lysbildet hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten dette lysbildet eller det forrige før du viser presentasjonen.] Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Sette opp hoveddokumentet
Det andre trinnet i veiviseren er å sette opp startdokumentet. Du kan sende en vanlig direkte masseutsendelse, en e- postmelding, eller kanskje du vil starte med konvolutter og etiketter. Eller kanskje du ønsker å lage en katalog for å lagre lister med data, for eksempel kundenavn og adresser, produktinformasjon og personlige kontaktdata. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Alternativene i veiviseren avhenger av typen dokument du valgte i første trinn. Du valgte konvolutter, og det gir disse alternativene: Endre dokumentoppsett. Dette alternativet er valgt fordi et tomt dokument var åpent da du startet veiviseren. Du ønsker å endre det åpne, tomme dokumentet til et konvoluttdokument. Klikk Konvoluttalternativer, og velg konvoluttstørrelsen og andre alternativer du vil ha. Deretter vil konvoluttdokumentet erstatte det tomme dokumentet. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Alternativene i veiviseren avhenger av typen dokument du valgte i første trinn. Du valgte konvolutter, og det gir disse alternativene: Start fra eksisterende dokument. Hvis du har en tidligere lagret konvolutt som du vil bruke til utskriftsflettingen, men skjermen i øyeblikket har et tomt dokument åpent, velger du dette alternativet for å erstatte det tomme dokumentet med konvolutten din. Obs! Alternativet Bruk gjeldende dokument er ikke tilgjengelig når du starter med et tomt dokument. Gjeldende dokument er i øyeblikket åpent på skjermen. Hvis du først hadde åpnet et konvoluttdokument og deretter startet veiviseren, kunne du brukt dette alternativet. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Koble til mottakerlisten
I trinn 3 kobler du til mottakerlisten du vil flette inn i dokumentene dine. Du har tre alternativer. Bruk en eksisterende liste. Hvis du allerede har en mottakerliste som inneholder informasjonen du vil flytte, velger du dette alternativet. Klikk deretter Bla gjennom i veiviseren for å finne og åpne denne filen. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

I trinn 3 kobler du til mottakerlisten du vil flette inn i dokumentene dine. Du har tre alternativer. Velg blant Outlook-kontaktene. Hvis du vil bruke Outlook-kontaktlisten som mottakerliste, velger du dette alternativet. Klikk deretter Velg kontaktmappe for å finne og åpne den riktige kontaktlisten. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

I trinn 3 kobler du til mottakerlisten du vil flette inn i dokumentene dine. Du har tre alternativer. Skriv inn en ny liste. Hvis du ikke har en egnet mottakerliste og ønsker å lage en, velger du dette alternativet. Den nye listen lagres som en utsendelsesdatabasefil (MDB) i mappen Mine datakilder, som ligger i mappen Dokumenter eller Mine dokumenter. Tips! Når du kobler til ønsket mottakerliste for fletting, ser Word først etter filen i en mappe kalt Mine datakilder i mappen Dokumenter eller Mine dokumenter. Det er derfor sannsynligvis mest praktisk å lagre mottakerlisten der. Men du kan koble til en hvilken som helst mottakerliste på et hvilket som helst sted i datamaskinen eller på en server. Du kan gjenbruke filen for fremtidige utskriftsflettinger. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Velg mottakerne for masseutsendelsen
Etter at du har koblet til mottakerlisten, velger du mottakerne du vil inkludere i masseutsendelsen. Det kan for eksempel være du vil sende et standardbrev bare til de kundene som har et bestemt postnummer. Eller kanskje du vil velge en katalog som bare inneholder en produktserie. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Du gjør alt dette i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, som åpnes automatisk etter at du har koblet til eller opprettet en mottakerliste. Alle mottakerne har et hakemerke ved siden av navnet og er som standard inkludert i masseutsendelsen. Du kan fjerne hakemerket for individuelle mottakere ved å fjerne hakemerket i kolonneoverskriften og deretter merke av i boksen ved siden av navnet på personen du vil inkludere i masseutsendelsen. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Du gjør alt dette i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, som åpnes automatisk etter at du har koblet til eller opprettet en mottakerliste. Forbedre mottakerlisten ved å klikke Sorter for å velge kolonnenavnet du vil vise og ordne (enten stigende eller synkende), eller ved å klikke Filtrer for å angi feltene og verdiene til mottakerne du vil vise. Du kan også klikke Søk etter duplikater for å kjøre en rapport som viser mottakerne som kan finnes i listen mer enn en gang, eller klikke Søk etter mottaker for å finne en bestemt person. Funksjonen Valider adresser er tilgjengelig hvis du har et valideringsprogram installert. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Ordne hoveddokumentet
Deretter ordner du hoveddokumentet, som betyr å plassere innholdet i dokumentet. Animasjon: Høyreklikk, og klikk Spill av. For en konvolutt er den identiske informasjonen i hver flettet kopi returadressen i øvre venstre hjørne. Plassholderne er adressene til hver mottaker. Som animasjonen viser er den raskeste måten å legge til en leveringsadresse på å klikke Adresseområde i veiviseren. Den legger til et forhåndsutformet «Adresseområde»-felt på konvolutten, som omfatter Fornavn, Etternavn, Gateadresse, Postnummer og Poststed. Tips! Du kan sette opp ditt eget adresseområde hvis du ønsker det. Klikk Flere elementer i veiviseren for å åpne dialogboksen Sett inn flettefelt der du, når alternativet Databasefelt er avmerket, vil se en liste over kolonneoverskriftene i mottakerlisten. Du kan sette inn hvilke som helst av disse i hoveddokumentet som et felt. [Merknad til instruktør: For å spille animasjonen når du viser lysbildefremvisningen, høyreklikker du animasjonen og klikker Spill av. Når du har spilt av filen én gang, kan det hende du må klikke Spol tilbake (etter å ha høyreklikket) og deretter klikke Spill av. Hvis du klikker lysbildet for å få teksten til å vises eller for å gå til neste lysbilde, men ingenting skjer, klikker du utenfor animasjonen. Enkelte ganger må du klikke to ganger. Hvis du har problemer med å vise animasjonen, kan du se merknadene for det siste lysbildet i denne presentasjonen om avspilling av Adobe Flash-animasjoner. Hvis du fremdeles får problemer med å vise animasjonen, er det neste lysbildet en kopi av dette med statisk grafikk. Slett enten dette lysbildet eller det neste før du viser presentasjonen.] Dette innholdet består av informasjonen som skal være den samme i hver kopi, og plassholdere (felt) for mottakerinformasjonen i hver utskriftskopi. Animasjonen viser hvordan du ordner en konvolutt. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Deretter ordner du hoveddokumentet, som betyr å plassere innholdet i dokumentet, det vil si informasjonen som skal være den samme i hver utskriftskopi, og plassholdere for mottakerinformasjonen i hver utskriftskopi. For en konvolutt er den identiske informasjonen i hver flettet kopi returadressen i øvre venstre hjørne. Plassholderne er adressene til hver mottaker. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet og det neste er identisk med det forrige bortsett fra at de inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk disse to lysbildene hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten dette lysbildet eller det forrige før du viser presentasjonen.] Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Den raskeste måten å legge til en leveringsadresse på er å klikke Adresseområde i veiviseren. Den legger til et forhåndsutformet «Adresseområde»- felt på konvolutten, som omfatter Fornavn, Etternavn, Gateadresse, Postnummer og Poststed. Tips! Du kan sette opp ditt eget adresseområde hvis du ønsker det. Klikk Flere elementer i veiviseren for å åpne dialogboksen Sett inn flettefelt der du, når alternativet Databasefelt er avmerket, vil se en liste over kolonneoverskriftene i mottakerlisten. Du kan sette inn hvilke som helst av disse i hoveddokumentet som et felt. [Merknad til instruktør: Dette lysbildet og det forrige er identisk med det foran dem bortsett fra at de inneholder statisk grafikk i stedet for en animasjon. Bruk disse to lysbildene hvis du har problemer med å vise animasjonen. Slett enten disse to lysbildene eller lysbildet med animasjonen før du viser presentasjonen.] Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Forhåndsvisning Etter at du har lagt til innholdet og feltene i hoveddokumentet, er du klar til å forhåndsvise hvordan flettede dokumenter ser ut. Når du klikker Neste nederst i veiviseren for å gå til neste trinn, vises det første flettede dokumentet automatisk. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Forhåndsvisning Avhengig av hvordan det første dokumentet ser ut, har du flere valg: Hvis tingene ikke ser riktige ut, klikker du Forrige nederst i veiviseren. Ved å returnere til forrige trinn kan du legge til, slette eller tilordne felt, eller du kan foreta andre korreksjoner slik at informasjonen vises korrekt. Hvis ting ser bra ut, klikker du knappen med den doble høyrepilen på toppen av veiviseren for å bla gjennom noen få flere flettede dokumenter, som vist i bildet. Tips! Når du forhåndsviser og fortsatt ser felt og doble vinkeltegn i dokumentet i stedet for verdiene for disse feltene, klikker du Forhåndsvis resultater i kategorien Masseutsendelser. I tillegg til å vise de individuelle flettede dokumentene bytter kommandoen Forhåndsvis resultater også mellom å vise feltkodene og vise verdiene deres. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Forhåndsvisning Avhengig av hvordan det første dokumentet ser ut, har du flere valg: Hvis du vil vise det flettede dokumentet for en bestemt mottaker, klikker du Finn en mottaker for å søke etter den personen. Når du blar gjennom dokumentene, kan du ekskludere en person fra flettingen ved å klikke Utelukk denne mottakeren. Vær oppmerksom på at du ekskluderer bare en mottaker fra det endelige fletteresultatet, ikke ved å slette noe fra mottakerlisten. Hvis du oppdager at flettingen inneholder flere mottakere som du ikke ønsker å inkludere, klikker du Rediger mottakerliste for å åpne dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. Som beskrevet tidligere kan du bruke denne dialogboksen til å begrense mottakerlisten. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Fullføre flettingen Når du er fornøyd med forhåndvisninger av de flettede dokumentene, er du klar til å skrive ut sluttresultatet. Klikk Skriv ut for å åpne dialogboksen Flett til utskrift. Endringer i siste liten? Hvis du fortsatt ønsker å se på resultatene en gang til, eller hvis du vil tilpasse de valgte konvoluttene, klikker du Rediger individuelle konvolutter i veiviseren. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Fullføre flettingen Når du er fornøyd med forhåndvisninger av de flettede dokumentene, er du klar til å skrive ut sluttresultatet. Klikk Skriv ut for å åpne dialogboksen Flett til utskrift. Dette oppretter en separat omfattende fletting som inneholder alle konvoluttene i et nytt Word-dokument. Etter at du har vurdert eller endret konvoluttene i dette komplette dokumentet, kan du skrive dem ut individuelt. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Fullføre flettingen Når du er fornøyd med forhåndvisninger av de flettede dokumentene, er du klar til å skrive ut sluttresultatet. Klikk Skriv ut for å åpne dialogboksen Flett til utskrift. Eller du kan nøye deg med å lagre dokumentet og skrive ut konvoluttene senere. Hvis du ønsker å beholde endringene du har gjort i individuelle konvolutter, må du sørge for å lagre dette dokumentet. Forsiktig! Hvis du oppretter et sett av flettede e-postmeldinger, må du forhåndvise meldingene nøye før du fullfører flettingen. Med e-postmeldinger har du ikke mulighet til å opprette et separat komplett dokument. Etter at du har klikket Elektronisk post i veiviseren og identifisert kolonnen i mottakerlisten som inneholder mottakernes e-postadresser, blir meldingene sendt. Dette komplette dokumentet er separat fra hoveddokumentet og vil være større. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Avbryte eller fortsette en fletting
Du kan avbryte utskriftsflettingen når som helst før du fullfører den. Det gjør du ved å lukke dokumentet og ikke lagre endringene. Dokumentet vil slettes sammen med forbindelsen til mottakerlisten. Men hvis du bare har behov for å slutte med å arbeide på utskriften og vil komme tilbake til den senere, lagrer du hoveddokumentet. Ved å lagre hoveddokumentet bevarer du forbindelsen til mottakerlisten og feltene du la til i dokumentet. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Avbryte eller fortsette en fletting
Du kan avbryte utskriftsflettingen når som helst før du fullfører den. Når du åpner dokumentet igjen, vil Word spørre deg om du vil beholde forbindelsen til mottakerlisten. Klikk Ja for å fortsette flettingen. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Introdusere utskriftsflettinger ved hjelp av båndet
La du merke til at kommandoen i kategorien Masseutsendelser ble tilgjengelig mens du beveget deg gjennom veiviseren? Båndet er også en praktisk måte å foreta en utskriftsfletting på, og prosessen minner mye om trinnene i veiviseren. Ved hjelp av båndet har du tilgang til flere funksjoner, for eksempel automatisk sjekking, som ser etter feil før du fullfører flettingen. Det finnes også avanserte elementer, for eksempel å bruke felt til å utføre handlinger eller beregninger i hoveddokumentet. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Kommandoene du bruker i kategorien Masseutsendelser, finnes i disse fire gruppene: Start utskriftsfletting. Dette er utgangspunktet der du velger en dokumenttype og deretter velger, oppretter eller redigerer mottakerlisten. Skriv og sett inn felt. Det er her du kan sette inn flettefelt, tilordne feltene og bruke Regler til å utføre handlinger i dokumentene. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Kommandoene du bruker i kategorien Masseutsendelser, finnes i disse fire gruppene: Forhåndsvis resultater. Ved siden av å vise de individuelle flettede dokumentene kan du bruke en automatisk feilsjekkingsfunksjon. Fullfør. Fullfør flettingen og slå sammen de individuelle dokumentene til ett stort dokument, skriv dem ut eller send dem elektronisk. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Forslag til øving Åpne veiviseren for utskriftsfletting, og sett opp hoveddokumentet. Koble til mottakerlisten, og velg personene du vil sende post til. Skriv inn innhold, og legg til felt. Forhåndsvis og tilordne felt. Fullfør flettingen. [Merknad til instruktør: Hvis Word 2007 er installert på datamaskinen, kan du klikke koblingen i lysbildet for å gå til en elektronisk øving. I øvingen kan du arbeide deg gjennom alle oppgavene i Word med instruksjoner som veileder deg. Viktig! Hvis du ikke har Word 2007, får du ikke tilgang til øvingsinstruksjonene.] Elektroniske øvinger (krever Word 2007) Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 1 Hvordan åpner du veiviseren for utskriftsfletting? (Velg ett svar.) Klikk Microsoft Office-knappen og deretter Alternativer for Word. Klikk Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser. Klikk Hurtigdeler i kategorien Sett inn. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 1: Svar Klikk Start utskriftsfletting i kategorien Masseutsendelser. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 2 Hvordan ekskluderer du en person fra en utskriftsfletting? (Velg ett svar.) Slett all informasjonen i mottakerlisten for denne personen. Slett dokumentet som er adressert til den personen, når du forhåndsviser flettingen. Bruk avmerkingsboksene i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 2: Svar Bruk avmerkingsboksene i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting er stedet der du kan peke ut personene som skal være med i den endelige flettingen. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 3 Når du har valgt å forhåndsvise dokumentene, er flettingen fullført slik at du ikke kan foreta endringer mer. (Velg ett svar.) Sant. Feil. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Test 3, spørsmål 3: Svar Feil. Forhåndsvisning gir deg mulighet til å se på dine flettede dokumenter før flettingen er fullført. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Hurtigreferansekort Hvis du vil ha et sammendrag av oppgavene som dekkes i dette kurset, kan du vise hurtigreferansekortet. Utskriftsfletting I: Bruke utskriftsfletting til masseutsendelser

Opplæring for Microsoft® Office Word 2007

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "Opplæring for Microsoft® Office Word 2007"— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding

Logg inn

Logg deg på via sosiale nettverk:

Opplæring for Microsoft® Office Word 2007

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "Opplæring for Microsoft® Office Word 2007"— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding