Felles anskaffelse trygghets- og varslingsteknologi Kristiansand 17. januar 2017 Jan Petter Røinaas

ORGANISERING Prosjektgruppe Kjell Pedersen-Rise PL Jan Petter Røinaas, OFA/innkjøpsfag Anne Berit Åtland Hansen, Kvinesdal Silje Bjerkås, Grimstad Margrethe Noraas KrIKT Øyvind Haarr, Kristiansand Sikrer geografisk spredning og ulik kompetanse Referansegruppe IKT Observatører fra innkjøp Kristiansand og hovedprosjektet

ANSKAFFELSESPROSESS Anskaffelsen gjelder både: Alarmer, sensorer, signalanlegg Teknisk responssenterløsning Har hentet inn grunnlagsinformasjon Møter med flere tilbydere, har fått noe oversikt over markedet Møter med Direktoratet for e-helse Erfaringer fra kommuner som har kommet godt i gang Innhentet status fra kommunene

DELTAKELSE Prosess for å få med alle kommunene Brukt tid på avklaringer av problemstillinger Dialog med kommunene Tilslutning har forbehold om politisk godkjenning 30 kommuner deltar i anskaffelsen Dette gir stor interesse i markedet 21 kommuner blir med på «full pakke» 9 kommuner har opsjon Alle er enige om målet

KONKURRANSEPREGET DIALOG Både tillatt og anbefalt av «Anskaffelseseksperten» Umodent marked Usikker på mulighetene Kan begynne åpent og avklare løsninger underveis Utvider mulighetsrommet Tilbydere forstår bedre kunden sine behov Vi kan forbedre anskaffelsen, basert på tilbydere sine innspill og løsninger Slipper å låse oss for tidlig Får tid til å vurdere ulike løsninger Dialogfasen er intens, men svært viktig Kan sjekke ut med referansegruppe og styringsgruppe Forutsetningsdokumentet blir «kravspesifikasjonen» Gir større trygghet for sluttresultat

MILEPÆLSPLAN INNKJØPSPROSESS VELFERDSTEKNOLOGI JUNI   JULI AUGUST SEPTEMB OKTOBER NOVEMBER DESEMBER JANUAR FEBRUAR MARS APRIL MAI Kontakt aktuelle tilbydere Uformelle samtaler tilbydere Avklaring deltakelse kommunene Utforming av klaring og dialog kommunene Uendelig avklaring deltakelse *20.12 Utlysing Utforming utlysing Behandling prosjektgruppe *24.11 Avsjekk juridiske spørsmål Arb. Beskrivende dokument Møte prosjektgruppe *16.01 Ferdigstilling dokumenter *18.01 Klarering og Doffinutlysing *19.01 Prekvalifisering Søknadsfrist *20.02 Godkjenning tilbydere *23.02 Dialogprosess Første tilbud *02.03 Dialogmøter Referansebesøk Oppsummeringsmøter *14.03 *18.04 *03.05 Forutsetningsdokument Arb.prosess forutsetningsdok Godkjenning forutsetninger Utsendelse forutsetningsdokment *30.05 Tilbudsfrist *13.06 Evaluering Innstilling *03.07 Karenstid Kontraktprosess Utforming kontrakt

FREMDRIFT OG INVOLVERING Endringer i regelverk gir litt forsinkelse i utlysning Beskrivende dokument må være klart ved utlysning (?) Tar inn igjen på frister før første dialogrunde Regner med at total tidsramme skal holde Stram fremdrift som ikke har rom for heftelser under veis Neppe rom for å gjennomføre raskere Avklarer viktige spørsmål med adv. Dragsten Stor økning i søksmål /bruk av rettsapparatet Jevnlig oppdatering/avklaring med styringsgruppeleder

SENTRALE MOMENTER Konkretisering av krav blir utformet i dialogfasen Legger anbefalinger fra Direktoratet for e-helse til grunn Beskriver behov Momenter: Kort avtale, 3+1+1+1 En leverandør, klar ansvarsplassering Leie/kjøp/leasing er åpent Priser og prisregulering Evne til utvikling Krav til oppetid Oppgradering, vedlikehold, feilretting Kapasitet til rask levering/implementering til mange kommuner Forbeholder oss retten til å redusere antall tilbydere etter mottak av første løsningsskisse Konkretisering av krav blir utformet i dialogfasen

BESKRIVENDE DOKUMENT Generell orientering om anskaffelsen Nok grunnleggende informasjon til å kunne presentere et første løsningsforslag Åpent nok til å ikke låse seg for videre prosess Overordnet presentasjon av evalueringskriterier Samlet informasjon til potensielle tilbydere er Beskrivende dokument og Doffin utlysning NB! «Kravspesifikasjon» kommer først etter at dialogprosessen er ferdig.

INVOLVERING Begrenset anledning til involvering underveis Prosjektgruppa er stor Må ivareta integritet og taushetsplikt Må holde fremdriften oppe Avklaring/dialog med kommunene før Beskrivende dokument er ferdig (17 jan.) Kontaktperson i kommunene, men mest for å få faktaopplysninger Kan gi informasjon om fremdrift m.m. Dialog med Dir. for e-helse underveis Men anskaffelsesform er gitt PL og styringsgruppeleder har dialog og drøfter jevnlig Viktige milepæler: Utlysing Oppsummering dialogprosess Utforming av forutsetningsdokument