Prosjektprosessen ved ISM

Markedskontakt Følge med muligheter for finansiering og være oppdatert på finansieringskilder og deres krav. Lokal prosjektstøtte utformer årlig oversikt over søknadsfrister (se lenke søknadsfrister i 2012) fra noen utvalgte finansieringskilder (legges ut på innsida).søknadsfrister

Idé og prosjektutkast Et prosjekt skal være i henhold til ISM’s mål og strategi Det er viktig å vurdere følgende elementer i en prosjektidé: Kapasitet (material, utstyr og personal) Muligheter for finansiering Tidsbruk Ressursbehov (material, utstyr og personal) Faglig kompetanse Samarbeidspartnere Formål Føringer Risiko Det anbefales at det gjennomføres et oppstartsmøte i samarbeid med administrativ prosjektstøtte for å klarere bl.a. nødvendige ressurser og gjennomføringsplan. Ta kontakt med prosjektøkonom for å avtale tidspunkt. Hva kan vi bidra med: Kan bl.a. bistå med en vurdering av finansiering, ressursbehov, kapasitet, skaffe bistand ifht. juridiske spørsmål i kontrakten med leverandører, risiko+++

Prosjektmatrise

Søknad Følgende må defineres i prosjektets søknadsfasen: Bestemte mål og begrensninger Suksesskriterier Milepælsplan Budsjett Viktig å huske og vurdere om prosjektet skal godkjennes av REK. Som et ledd i kvalitetssikring av prosjektets forankring skal det i denne fasen fylles ut en sjekkliste hvor instituttleder skal blant annet ta stilling til om prosjektet er i samsvar med enhetens mål og strategier. Hva kan vi bidra med? Bistå med rådgivning ved utarbeidelse av søknad: økonomi, jus, prosjektklassifisering, kvalitetssikring, søknadsskjema og sjekklisten. Annet?

Hva er sjekklista SJEKKLISTE FOR PROSJEKTLEDER: Sjekklisten skal gjennomgås sammen med enhetsleder, signeres og godkjennes før det kan inngås avtale/kontrakt med finansieringskilde Prosjektøkonom ved enhet skal involveres ved vurdering av ressursbruk og finansiering på prosjektet Prosjektnavn : Prosjektleder : Enhet (fakultet/insti tutt/enhet): Faglig interesse  Faglig formål og beskrivelse: Ressursbruk og finansiering  Bruk av ressurser i prosjektet (personell, lab, utstyr og annen infrastruktur):  Finansiering: -Fra ekstern finansieringskilde(r): -Eventuell delfinansiering fra NTNU: Habilitet  Har noen av prosjektdeltakerne ved NTNU verv eller andre stillinger i selskapet eller organisasjonen som finansierer eller er samarbeidspart i prosjektet?  Kommer prosjektet til å kjøpe tjenester fra selskaper som NTNU- ansatte driver som selvstendig næringsdrivende?  Foreligger det andre forhold som kan føre til habilitetsproblemer? Dersom svaret på ett eller flere av spørsmålene er ja, beskriv kort de faktiske forholdene: Medfører de ovennevnte forholdene at noen blir inhabil iht fvl § 6 og rundskriv F pkt 2.2 d):fvl § 6 rundskriv F pkt 2.2 d Annen informasjon om prosjektet

SJEKKLISTE FOR ENHETSLEDER: Enhetsleder bekrefter med dette at følgende er gjennomgått og vurdert for ovennevnte prosjekt (sett kryss for de punktene som godkjennes): Faglig interesse Prosjektidè/søknad er forenlig med enhetens mål og strategier Prosjektidèen/søknaden innehar tilstrekkelig faglig kvalitet Ressursbruk og finansiering Enheten har tilstrekkelig kapasitet og økonomi til å gjennomføre prosjektet mht bruk av ressurser (personell, lab, utstyr og annen infrastruktur) Det er foretatt vurdering mht korrekt klassifisering av prosjekttype (bidrag eller oppdrag) Det er foretatt vurdering mht egenfinansiering fra NTNU i prosjektet (kun aktuelt ved bidragsfinansierte prosjekter) Habilitet Det er foretatt en vurdering av habilitet mht deltakelse fra NTNU-ansatte i prosjektet, og at dette ikke er i strid med gjeldende retningslinjer Eventuelle andre vurderinger i prosjektet Enhetsleder bekrefter med grunnlag av ovennevnte vurderinger at prosjektet kan gjennomføres ved NTNU.

Søknadsvurdering Positiv vurdering fra finansieringskilden – Be om bistand i forhold til det praktiske rundt prosjektet – Levere kontrakt til prosjektøkonom Avslag fra finansieringskilden – Evaluering - hvorfor avslag? Gjerne i samarbeid med administrativ prosjektstøtte. – Vurdere nye strategier for ny søknad

Tilbud Tilbudet sendes prosjektøkonom for praktisk håndtering (arkiv, oppretting av prosjektnr. osv.) Revidering av prosjektplan, mål og budsjett etter en evt. differanse mellom søkte midler og tildelte midler. Vurdere om prosjektet skal gjennomføres etter gitt tilbud fra finansieringskilden. Hva kan vi bidra med? Ordne det praktiske, vurdere tilbudet, revidere budsjettet +++.

Kontrakt Prosjektleder mottar kontrakt fra finansieringskilden. Instituttleder/Dekan/Rektor skriver under på kontrakten (avhengig av størrelsen på prosjektets rammer og type prosjekt). Kontrakten klargjør ansvar, forpliktelser og rettigheter til alle partene. Hvis finansieringskilden ikke har en egen utformet kontrakt har NTNU egne kontraktsmaler for både bidrag- og oppdragsfinansierte prosjekter. Prosjektøkonom kan være behjelpelig med utforming av kontrakten.kontraktsmaler Hva kan vi bidra med? Bistå ved utarbeidelse og kvalitetssikring av kontrakt, praktisk håndtering av kontrakten (arkivering osv.), klassifisere prosjektet som bidrag eller oppdrag

Etablering (oppstart) Definere målbare indikatorer sammen med prosjektledere, som kan måles og evalueres underveis og ved et senere tidspunkt Ansettelse av medarbeidere i samarbeid med kontorsjef/HR Opplæring av prosjektmedarbeidere. Hva kan vi bidra med? Oppstartsmøte Opprette prosjekt Melding/involvering i forbindelse med aktiviteter i prosjektet

Gjennomføring Prosjektleder er daglig ansvarlig (både i forhold til fag og økonomi) for prosjektet. Rekruttering og oppfølging av ansatte i prosjektet Månedlig godkjenning, analyse og kommentering av regnskapsrapporter Rapport til finansieringskilden Evaluere om prosjektet går etter planen og evt. komme med tiltak hvis framdriften er forskjellig fra framdriftsplanen. Utforming av risikoanalyser Hva kan vi bidra med? Økonomioppfølging. Månedlige prosjektrapporter til prosjektleder. Fakturering og regnskapsrapporter til eksterne finansieringskilder. Stipendiatene følges opp i henhold til HR plan. Forlengelse av kontrakt. Bistand i forhold til dialog med finansieringskilden (utsettelser og lignende.)

Avslutning Levere sluttrapport og evaluere prosjektet Håndtere evt. overskudd/underskudd ihht kontrakt og i samarbeid med instituttledelsen. Hva kan vi bidra med? Bistå ved utarbeidelse av sluttrapport Følge opp avslutning av arbeidsforhold for ansatte i prosjektet, evt. søke sluttføringsstipend. Avslutte prosjektet Disputas

Evaluering Evaluere prosjektet etter de indikatorene som ble bestemt i oppstarten av prosjektet. – Har alt gått som planlagt? – Hva kunne vært gjort annerledes? – Kan prosjektet videreføres til et nytt prosjekt? – Var bistand fra administrasjonen tilstrekkelig, andre områder for bistand?