Oppstartshjelp for prosjekter Eksempel hentet fra Statoil

'Kick off' work - shop: Brainstorming sesjon ved prosjektoppstart som ivaretar: 1. Identifisering av 'risk and opportunities' 2. Identifisering av kritiske interessenter (stakeholders) 3. Identifisering av kritiske aktiviteter (plan/beslutninger)

Overordnet mål for work-shop:  Sikre forankring av kritiske aktiviteter frem mot neste beslutningspunkt.  Identifisere og sikre felles forståelse for 'risk and opportunities'  Etablere input til etablering av usikkerhetsregister  Etablere input til beslutningsplaner/aksjonsplaner/tiltaksplaner  Sikre tidlig identifikajon av kritiske interessenter og aksjoner

Fremgangsmåte : Gjennomføres med 2 fasilitatorer, en som leder seansen og en som 'logger' alle identifikasjoner direkte på PC med 'kanon' Forberedelser: Velge hovedfokus, feks. BOV underlag. Definere målgruppe (KT, Sjefsingeniører, Partnere, Leverandører) Velge eventuelt sekundærfokus Gjennomføring: Introduksjon (rammer) 1. Identifisering vertikal (fagdisipliner) - enkeltvis 2. Identifisering horisontalt (helheten)- gruppe 3. Prioritering ('Top ten'/verstingene)- gruppe 4. Kategorisering - gruppe Rapportering

Deltagere i kick-off workshops: prosjektledelse prosjektmedarbeidere partnere I prosjektet bidragsytere fra basismiljøer (spesialister / ekspertise / støttefunksjoner) bidragsytere fra pågående sammenlignbare prosjekter Alle som deltar må delta aktivt I gjennomføringen av workshopen. Alle kan bringe inn det som er nyttig det være seg formell eller uformell informasjon.

"Top Ten" liste (rettet mot hovedfokus)

Kategorisering fra TOP work shop:

Resultatet fra work shopen må bearbeides i etterkant. Identifiserte usikkerheter/kritiske aktiviteter må gjennomgås og legges inn og behandles videre i beslutningsplaner og usikkerhetsregister. Identifisering av usikkerheter som må linkes (avhengigheter) tas ved innlegging i usikkerhetsregister. Oppretting av dublisering og fjerning av "ikke kritiske" aktiviteter inngår som en del av denne øvelsen. Eierskap til sluttprodukt må etableres hos KT leder/prosjektleder  Viderer bearbeiding ligger hos PS leder/linjeledere. Bearbeiding av sluttprodukt:

Sikrer en felles forståelse for hvilke usikkerheter og konsekvenser prosjektet står overfor og hvilke aksjoner som må iverksettes for å nå neste beslutningspunkt (BOV).  Sikrer forankring av beslutningsplaner/aksjonsplaner/tiltaksplaner  Sikre identifikasjon av viktige forutsetninger  Sikrer kvalifisering/verifisering av robusthet i beslutningsunderlag  Danner basis for etablering av usikkerhetsregister og forvaltning av usikkerhet.  Sikrer god erfaringsoverføring med deltagelse fra pågående prosjekter  Genererer nyttige erfaringsrmateriale til bruk for nyetablering av prosjekter  Sikrer eierskap hos partnere relatert til prosjektet Erfaringer:

Forming av hovedplanen / tiltaksplan / beslutningsplan i tidligfasen Ti på topp usikkerhetspunktene, resultatene fra interesentanalysen og produktene som skal utarbeides I tidligfasen av prosjektet er input grunnlaget for planprosessen På planen er de aktivitetene som er merket med en rød trekant de som er identifisert og prioritert i work-shopen

Arbeide sammen i Arena  Resultatet fra Work-shopen, danner aktiviteter i planen  Aktivitetene i planen trekker vi ned i Arena, oppgaveløseren  Oppgaver tildeles, tidsfestes og løses i fellesskap i Arena  Ferdige oppgaver overføres til Arkiv eller "Oppslagstavlen" Elektronisk samhandling går ut på å administrere og løse oppgaver i et prosjekt helt elektronisk. Her er det ikke nødvendig med papirdokumenter som sendes mellom deltakerene. Det er heller ikke nødvendig å sende e-post med vedlegg mellom deltakerene. All samhandling foregår i en database. Alle deltakerene sitter utenfor basen, enkeltvis eller i grupper og jobber inn i basen. Alle kan se hva alle gjør, og alle kan følge utviklingen.

Arena, oppgaveløseren Oppgavene defineres i databasen. Til hver enkelt oppgave knyttes ansvarlig person, tidsvindu (start - stopp), og alle dokumenter, bilag, referanser osv. som skal til for å løse oppgaven. Systemet er oppgaverettet. Når en oppgave er løst er resultatet som regel et dokument. Oppgavene som finnes i Arena er pågående ihh til etablert og oppdatert plan.