1 Administrative støttefunksjoner Hovedfunn fra de kartlagte prosessene Oppsummering hovedfunn Videre arbeid med tiltak, konsekvenser og vurderinger Framdriftsplan

2 STUDIEADMINISTRASJONSPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn Oppgaver, ansvar - og rollefordeling mellom nivåene i den studieadministrative prosessen må konkretiseres og implementeres Vurdere ny ordning for administrasjon av medisinstudiet – spesielt timeplanlegging Eksamensgjennomføringen må vurderes – se på alle involverte nivå. Hva kan bli bedre/enklere? Beskrive i detalj hva som behøves av administrativ støtte for å drifte de ulike studieprogrammene Ressurser og kompetanse må tilpasses oppgavene på hvert nivå i organisasjonen

3 Prosjektstøtterollen (LP rollen) må defineres i sin fulle bredde (må sees i sammenheng med LØFs arbeid med rollen lokal prosjektstøtte – utover økonomisk rapportering) Sørge for nødvendig opplæring, lage retningslinjer og veiledninger for de som skal bruke lokal prosjektstøtte og for de som skal utøve rollen lokal prosjektstøtte Etablere rutiner for å sikre vurdering og kvalitetssikring av prosjekter før prosjektsøknader sendes Bedre verktøy/rutiner for oppfølging av prosjektene (henger sammen med etableringen av LP-rollen) Gjennomgang av fakultetsadministrasjonens rolle, myndighet og ansvar innenfor prosjektstøtte (gitt innføringen av LP-rollen mm) Etablere oversikter/ databaser over kjernefasiliteter, vitenskaplig utstyr, metoder og metodeverktøy for hele prosjektporteføljen ved DMF Bedre formidling om prosjektene på intranettet Få på plass prosesseierrollen (beskrive rolle, myndighet og ansvar til denne rollen) FORSKNINGSSTØTTEPROSESSEN inkl. Prosjektstøtteprosessen - noen foreløpige hovedfunn

4 Det må lages en formidlingsstrategi for DMF En viktig oppgave for formidlingsprosessen er å sikre at det er en kontinuerlig utvikling av budskapsplattformen Få til god organisering av web publiseringen Organiseringen av formidlingsprosessen må tydeliggjøres: rolle, myndighet og ansvar Det må gis nødvendig opplæring til de som har en rolle i formidlingsprosessen FORMIDLINGSPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

5 Stor grad av fragmentering og utydelig ansvar i rollene i økonomiprosessen, uløste oppgaver (økte krav til økonomiprosessen, f.eks. lederstøtte) og mye ressursbruk på mindre viktige oppgaver (kontroll ved liten risiko) gjør at LØF 2010s arbeidsprosesser og roller må innføres Detaljert plan for hvordan implementere LØF 2010 må utarbeides - herunder innføring av rollene: –Controller –Lokal prosjektstøtte –Bestiller –Attestant variabel lønn og reiseregninger Definere organisering og ressursbruk i LØF-rollene der det tas hensyn til: –Mulighet for overlapp/back-up –Mulighet for bygge og opprettholde kompetanse (minimum stillingsandel og faglig fellesskap) –Tilstrekkelig nærhet til kjernevirksomheten til å kunne utøve rollen optimalt (inkl. servicegrad) ØKONOMIPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

6 Alle innkjøp må foretas på en mer ensartet måte og gjennom bruk av innkjøpssystem. Dette vil gi raskere ajourført regnskap med god kvalitet, samt økt lojalitet til rammeavtaler Innkjøp må foretas av færre personer og rollen som rekvirent formaliseres Implementering av bestillerrolle (egen for fagbestiller og generell bestiller), se økonomiprosess Opprettholde dagens ordning med egne fagbestillere for anskaffelse av pc- utstyr ved AV/IT Det er behov for å ha egen fagbestiller for anskaffelse av interiør Få på plass avtaler ifht hva som skal kjøpes via St.Olav driftsservice og hvordan fakturering skal foregå Evaluere dagens avtale med Aktiv forsyning Kartlegge behov og ansvar for rekvisitalager i MTFS INNKJØPSPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

7 Lage en overordnet plan for hvordan vi skal utvikle personalområdet (policy, retningslinjer) for å få en mer ensartet og forutsigbar personalforvaltning Tydeliggjøring av ansvar, roller og myndighet for å effektivisere personalprosessen Få til en mer effektiv rekrutteringsprosess Utvikle veiledninger: Legge nyttig informasjon om dette på nettet (prosess- og rutinebeskrivelser, lover og bestemmelser, etc) Lage inn- og utskjema (brukes når ansatte begynner og når de slutter) PERSONALPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

8 Ansvar, myndighet og arbeidsoppgaver må klargjøres slik at alle enkeltelementene forstås i en sammenheng og løses effektivt på riktig nivå Det må defineres en koordinerende rolle som har overoppsyn med alle elementene i infrastrukturprosessen, og som koordinerer nødvendig samhandling mellom ulike aktører Sørge for at kontrollrutinene mot IT-infrastruktur (data/telefoni osv) fungerer Avklaringen mellom NTNU og HMN RHF om hvilke tjenester som inngår i universitetssykehustilskuddet må ferdigstilles Databaser for areal, utstyr og avtaler om tjenester ved DMF bør etableres /videreutvikles, vedlikeholdes og gjøres kjent Arbeidet som pågår med å inngå avtaler om tjenester må ferdigstilles Bedre samhandling ifm innkjøp av vitenskaplig utstyr Driftskonsekvenser må i større grad bli en del av vurderingen ved anskaffelser Avtale ansvar for tilrettelegging av kontorplasser – hvem gjør hva på hvilket nivå INFRASTRUKTURPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

9 Tydeliggjøre fordeling av ansvar og roller knyttet til kontorstøtteprosessen Hva slags servicenivå skal vi legge oss på ift kontorstøtteprosessene? Lage en innføringsplan for ePhorte Vi skal ha en hovedansvarlig for DMFs rekvisitalager Etablere felles rutiner for post og rekvisita Vurdere "å profesjonalisere" organisering av store arrangement (tilby denne kompetansen fra fakultetet)? Policy for bruk av kalendere - fraværsassistent mm Drift av kontormaskiner - hvordan organiseres dette? Hvem gjør det Organisering av omvisninger - bør vi ha en felles kompetanse på dette? Det er en sammenheng mellom bruken av våre nettlesere og de administrative programmene. Eks ePhorte kan kun brukes gjennom Internet Explorer og ikke via Mozilla. Kan dette gjøres enklere? KONTORSTØTTEPROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

10 Tydeliggjøring av tjenester og servicenivå (tjenestekatalog) (hva kan tilbys av tjenester, leveransetid, servicenivå) Jobbe videre med innføring av ITIL - rammeverket Brukerhåndtering - instituttene trenger et enklere system sentralt ved NTNU for å kunne håndtere alt personell (nytt personalsystem eller Brukerdatabasen?) Samhandling mellom fagmiljøene og AV/IT seksjonen må være bedre når vitenskaplig utstyr/programvare skal kjøpes inn (rådgiverfunksjon) Bedre informasjon til brukerne – INNSIDA ikke tilstrekkelig (tydeligere og enklere språk – mer proaktiv kommunikasjon) Økt profesjonalitet mellom innkjøper og leverandør AV/IT-PROSESSEN - noen foreløpige hovedfunn

11 Strategi, mål, handlingsplaner Oversikt over arbeidsoppgaver Arbeidsfordeling Rutiner, retningslinjer Institutt - egne erfaringer:

12 administrativt ansatte på institutt opplever å ha blitt pålagt mange nye oppgaver - uten å få økte ressurser stor kompleksitet – mange ulike arbeidsoppgaver pr.ansatt tilgjengelighet - (rådgiver) kompetanse ansatte etterspør tjenester som det ikke er mulighet til å levere ledelsesverktøy => Stor risiko for at vi gjør det som haster i stedet for å gjøre det som er viktig /riktig Institutt - funn fra prosjektarbeid:

13 Større tydelighet i forhold til ansvar, myndighet og oppgaver på alle nivå (grensesnitt mellom prosesser, mellom fakultet og institutt, mellom seksjoner og mellom administrativt og vitenskapelig/ teknisk ansatte) Større fleksibilitet ved fordeling av ressurser i fakultetsadministrasjonen når det er store ressursbehov Etablere rutiner og retningslinjer for en rekke områder hvor disse ikke finnes eller er mangelfulle. Dette handler også om å gjøre seg kjent med regelverk og rutiner Det må avklares hva de vitenskaplige skal kunne forvente seg av administrativ støtte fra både lokalt og sentralt hold Vi må gjøre rådgiverressursene tilgjengelig for hele fakultetet og instituttledelsene Det bør vurderes å innføre prosesseieransvar for de viktigste hoved- og støtteprosessene Noen generelle hovedfunn oppsummert I

14 Tydeliggjøre og forenkle administrasjonen på studieprosessen – særlig på medisinstudiet Større sammenheng mellom planlegging av nytt universitetssykehus og drift av infrastruktur Tydeliggjøre fordeling av ansvar og roller knyttet til kontorstøtteprosessen Detaljert plan for hvordan implementere LØF 2010 må utarbeides - herunder innføring av rollene: –Controller –Lokal prosjektstøtte – også utover økonomisk rapportering –Bestiller –Attestant variabel lønn og reiseregninger Noen generelle hovedfunn oppsummert II

15 Noen generelle hovedfunn oppsummert III Det bør utarbeides en formidlingsstrategi Det bør lages en overordnet plan for hvordan vi skal utvikle personalområdet (hensyntatt alle detaljfunn i prosessen) Det bør lage en innføringsplan for ePhorte Tydeliggjøring av tjenester og servicenivå (tjenestekatalog) for AV/IT tjenester (hva kan tilbys av tjenester, leveransetid, servicenivå?)

16 Mulige konsekvenser for den enkelte Endring i arbeidsoppgaver/roller Endring i arbeidsdeling mellom fakultet og institutt Utarbeide og følge nye retningslinjer Ta i bruk nye verktøy Endring i kompetanseprofil Organisatoriske endringer Intern flytting Skal kartlegge den enkeltes arbeidsoppgaver og kompetanse.

17 Eksempel på endring av oppgaver BFVEFV Lederstøtte Driftsprosesser Leder (alle organisasjonsnivå) Prosjektleder Attestant var.lønn og reiseregninger Lokal prosjektstøtte Controller Bestiller PER Lokal prosjektstøtte= PER

18 ProsessProblem område TiltakEffektKonsek – vens Risiko - vurdering personal a b 2 3a b c forskning studie AV/IT Veien fra beskrivelse til beslutning

19 Framdriftsplan i etterkant av allmøtet Februar 2007 hovedfunn presenters i instituttledermøte 6.02 hovedfunn presenteres for fakultetsrådet arbeid med konkretisering av tiltak og vurdering av effekt, konsekvens og risiko utkast til tiltaksplan klar i slutten av måneden Mars 2007 presentere tiltaksplan for LOSAM, allmøte m fl. utkast til implementeringsplan klar i slutten av måneden April 2007 presentasjon av implementeringsplan