Styrets oppgaver og ansvar STYREAKADEMIET Førde, 24. februar 2005 Statsautorisert revisor John Helge Lunde PwC

PricewaterhouseCoopers 2 Innhold/disposisjon Styrearbeid/-oppgaver generelt. Aksjelovens kjøreregler. –Forvaltningsansvaret –Tilsynsansvaret –Styrets oppgaver og ansvar ved spesielle tiltak –Forsvarlig egenkapital Styreansvar

PricewaterhouseCoopers 3 Særtrekk eller sære trekk. Din virksomhet – ditt styre? Er det særtrekk eller sære trekk ved styrefunksjonen i ditt selskap? Eierskapet Aktive – passive eiere. Store eiere – små eiere. Majoritet. Minoritet Familieselskap. Familiegrener Har eierne synliggjort sine tanker og forventninger? Styringsdokument Juridiske forhold. Selskapsformen. Konsernselskaper. Mor – datter. Konsernledelse – konsernstyre. Datterselskapsledelse – datterselskapsstyrer Administrasjonsstyrte selskaper. Daglig leder – styret. Duell eller duett? Annet Påvirker styrets arbeid og styrets rolle!

PricewaterhouseCoopers 4 3 typer styrer Formal styret Interessent styret Styringsstyret

PricewaterhouseCoopers 5 Styrets oppgaver Strategioppgaver .. Organiseringsoppgaver 2. Kontrolloppgaver 3. Egenoppgaver 4. PricewaterhouseCoopers

6 Styrets oppgaver - forts  Strategioppgaver > mål > strategiske planer > hovedrammer for operative planer > virksomhetsplan > budsjetter PricewaterhouseCoopers

7 Styrets oppgaver - forts 2Organiseringsoppgaver > Total organisasjon, virksomhetsområder > Tilstrekkelige ressurser og kompetanse > Ansvar- og myndighetsfordeling > Stillingsinstrukser - arbeidsbeskrivelse > Kommunikasjonslinjer > Rapporteringslinjer > Ressursutvikling, kompetansebygging, opplæring PricewaterhouseCoopers

8 Styrets oppgaver - forts 3Kontrolloppgaver > Er vi på målsatt kurs > Risikostyring > Kvalitet. Styring og kontroll. Kontrollmiljø og intern- kontroll > Økonomirapporter, regnskapsrapporter, budsjettstyring rapporter fra revisjonen > Kundetilfredshet - “voice of the customer” > Arbeidsmiljø - organisasjonens “blodtrykk” > Virksomheten i forhold til lover, regler, forskrifter, rammebetingelser > Forsikringsdekning PricewaterhouseCoopers

9 Styrets oppgaver - forts. 4Egenoppgaver > Styrets evaluering av seg selv og de øvrige medlemmer > Styrets evaluering av adm. direktør/daglig leder

PricewaterhouseCoopers 10 Styrets oppgaver og ansvar er konkretisert Hvis ting går galt Flere ”knagger” å henge erstatningsansvar på Hva er nytt i de nye aksjelovene? PricewaterhouseCoopers

11 PricewaterhouseCoopers Styrets ansvar og oppgaver Corporate Governance -Ivaretakelse av ”shareholder vs. stakerholder” interesser -Forholdet aksjonærer – ledelse -Beskyttelse av minoritetsaksjonærer -Ledelsens styringsmodell

Organisasjonsmodellen i henhold til aksjelovgivningen Generalforsamling 12PricewaterhouseCoopers Bedriftsforsamling Styre Daglig leder Organisasjonen

PricewaterhouseCoopers 13 Hva regulerer styrets oppgaver og plikter Selskaps- lovene VedtekteneStyreinstruks Spesial- lovgivning 13

PricewaterhouseCoopers 14 Styrets hovedansvar ihht aksjelovene Forvaltnings- ansvaret § 6-12 Tilsynsansvaret §

PricewaterhouseCoopers 15 Aksjeloven § Forvaltningen av selskapet (1) Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. (2) Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. (3) Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. (4) Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene.

PricewaterhouseCoopers 16 Aksjeloven § Styrets tilsynsansvar (1) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. (2) Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. (3) I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig.

PricewaterhouseCoopers 17 Aksjelovene – Styrets oppgaver og ansvar § 6-12 Forvaltning av selskapet § 6-13 Styrets tilsynsansvar Styret skal: sørge for forsvarlig organisering fastsette planer og budsjetter holde seg orientert om økonomisk stilling Betryggende kontroll med daglig ledelse med selskapets virksomhet Styret har plikt til å påse: virksomhet regnskap formuesforvaltning

PricewaterhouseCoopers 18 Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter Utvikle og følge opp selskapets strategi og målsetninger Fastsette planer og budsjetter (i AS i nødvendig utstrekning) Strategi/ målsetninger Handlings- planer Kontroll/ oppfyllelse av mål- setninger Styret skal: Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten Forvaltning av selskapet § 6-12 (Må tilpasses arten og omfanget av virksomheten) 18

PricewaterhouseCoopers 19 Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter Kvalitetssikre at handlingsplanene er implementert i selskapets budsjetter Handlings- planer Økonomiske konsekvenser Budsjetter Forvaltning av selskapet § 6-12 Styret skal: Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten Fastsette planer og budsjetter (i AS i nødvendig utstrekning) (Må tilpasses arten og omfanget av virksomheten) 19

PricewaterhouseCoopers 20 Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter Kvalitetssikre økonomisk rapportering Holde seg orientert om økonomisk stilling Aktivitets- plikt Krav til egnede rapporter Oppfølgning og kontroll Forvaltning av selskapet § 6-12 Styret skal: Sørge for forsvarlig organisering av virksomheten Fastsette planer og budsjetter (i AS i nødvendig utstrekning) 20

PricewaterhouseCoopers 21 Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter Styret skal føre tilsyn med: den daglige ledelse selskapets virksomhet for øvrig Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelsen Styrets tilsyns- ansvar § 6-13 Generelt tilsynsansvar med daglig ledelse, virksomhet og intern kontroll Hvordan utøve tilsyn? 21

22 PricewaterhouseCoopers Tilsyn med daglig ledelse/ virksomhet Kan fastsette instruks for daglig ledelse Daglig ledelse Må følge instruks gitt av styret Forvaltning av selskapet: Plikt til å påse at: - virksomhet - regnskap - formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Skal sørge for at: - virksomhet - regnskap - formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Daglig leders ansvarStyrets ansvar

23 PricewaterhouseCoopers Forvaltning av selskapet Sørge for forsvarlig organisering Fastsette planer/budsjetter Kan fastsette retningslinjer for virksomheten Daglig ledelse Må følge retningslinjer gitt av styret Skal foreta periodisk rapportering til styret Skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling Daglig leders ansvar Styrets ansvar

24 PricewaterhouseCoopers Styrets forhold til daglig ledelse § 6-14 / § 6-15 Daglig leder - daglig ledelse og følge de retningslinjer og pålegg gitt av styret. Daglig ledelse omfatter ikke saker av uvanlig art eller av stor betydning - styrets ansvar. Daglig leder - avgjøre saker etter fullmakt eller når beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe. Styret skal snarest underrettes. Daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter. Formuesforvaltningen skal være ordnet på betryggende måte.

25 PricewaterhouseCoopers Styrets forhold til daglig ledelse § 6-12 / § 6-15 / §6-21 Styret og det enkelte styremedlem kan til enhver tid kreve nærmere redegjørelse om bestemte saker Daglig leder skal rapportere minst hver tredje måned (i ASA hver måned) om virksomhet, stilling og resultatutvikling Daglig leder forbereder styresaker i samråd med styrets leder - krav om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag

PricewaterhouseCoopers 26 Aksjelovens § 6 – 15 Rapporteringsplikten Daglig leder skal minst –hver tredje måned i AS –hver måned i ASA i møte eller skriftlig, gi styret underretning om: –selskapets virksomhet –stilling –resultatutvikling

PricewaterhouseCoopers 27 Aksjeloven § 6 – 15 Hva kreves i praksis Styret må selv stille krav Skille på kravene i AS – ASA a)Resultatutvikling -Tradisjonelt resultatregnskap -Sammenlignet med budsjett -Er vi på målsatt kurs

PricewaterhouseCoopers 28 Aksjeloven § 6 – 15 Hva kreves i praksis (forts.) b)Stilling - Tradisjonell balanseoppstilling - Akseptabel egenkapital -Likviditet. Klarer vi å betjene vår gjeld c)Virksomhet - Er vi på målsatt kurs - kunder, leverandører, ansatte, konkurrenter, produkter, långivere - Annet

29 PricewaterhouseCoopers Styrets oppgaver og ansvar ved spesielle tiltak Stiftelse Styremøter General- forsamling Kapital- endringer Spesielle avtaler Fusjon/ fisjon Omdanning Aksje- omsetning Handlingsplikt ved tap av forsvarlig egenkapital

PricewaterhouseCoopers 30 Forsvarlig egenkapital – fortsatt drift forutsetningen Aksjelovene Regnskapsloven Relasjon mellom disse lover?

PricewaterhouseCoopers 31 Aksjeloven § 3-4. Krav om forsvarlig egenkapital Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Regnskapsloven § 3-2, 2. ledd nr 3 Viser balansen for et aksjeselskap eller allmennaksjeselskap at selskapets egenkapital er mindre enn halvparten av aksjekapitalen, skal dette opplyses. Det skal opplyses om det er vurdert å treffe tiltak for å sikre selskapets drift, eventuelt å oppløse selskapet.

PricewaterhouseCoopers 32 Aksjeloven § 3-5. Handleplikt ved tap av egenkapital (1) Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, skal styret straks behandle saken. Styret skal innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen, gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling og foreslå tiltak som vil gi selskapet en forsvarlig egenkapital. Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. (2) Hvis styret ikke finner grunnlag for å foreslå tiltak som nevnt i første ledd, eller slike tiltak ikke lar seg gjennomføre, skal det foreslå selskapet oppløst.

PricewaterhouseCoopers 33 § 3-4 Krav om forsvarlig egenkapital § 3-5 Handleplikt ved tap av egenkapital Egenkapitalen forsvarlig sett i forhold til: Risiko ved virksomhetens art og Omfanget av virksomheten 1) Egenkapital lavere enn for- svarlig ut i fra risiko/omfang ? 2) Egenkapital mindre enn 50 % av aksjekapitalen ? Styret skal straks behandle saken Eventuelt innkalle GF Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter PricewaterhouseCoopers

34 Overvåke vesentlige risikoforhold Forstå selskapets virksomhet Definerer vesentlige risikoforhold Konsekvens- analyse Løpende overvåkning Leverandører Produkter Kunder Konkurrenter Egenkapital Finansiering/covenants Organisasjon Ledelse Systemer Rapportering Likviditet Investeringer Krav om forsvarlig egenkapital § 3-4 (Ny regel) Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. (1) Aksjelovene – Styrets oppgaver og plikter

35 PricewaterhouseCoopers Hvilken “risiko” er akseptabel? Risikoeksponert virksomhet Høyere krav til egenkapital Lite risikoeksponert Lavere krav til egenkapital Ifølge forarbeider Risiko må ses i forhold til virksomhetens art Krav om forsvarlig egenkapital § 3-4 Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.

36 PricewaterhouseCoopers Hvordan skal egenkapitalen beregnes? Kapitalens sammensetning Forhold lån/egenkapital Type finansiering Lånebetingelser Poster utenfor balansen? Merverdier ut over bokførte Forpliktelser Kausjonsansvar Garantier Ifølge forarbeider “Virkelig egenkapital” Andre hensyn: Krav om forsvarlig egenkapital § 3-4 Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.

37 PricewaterhouseCoopers Krav til fortløpende vurderinger Krav om forsvarlig egenkapital § 3-4 (Ny regel) Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Må defineres: Risikoprofil Virkelig egenkapital Forsvarlig - gjeldsfinansiering - egenkapital Må ta hensyn til: Oppstartingsfase Sesongsvingninger Konjunkturfølsomhet Styret må dokumentere sine vurderinger i styrereferater

38 PricewaterhouseCoopers § 3-4 Krav om forsvarlig egenkapital Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksom- heten i selskapet. § 6-12, 1 ledd Organisering Styret skal sørge for forsvarlig organisering § 6-12, 2 ledd Planer og budsjetter Styret skal (i nødvendig utstrekning) fastsette planer og budsjetter § 6-12, 3 ledd Stilling og kontroll Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at det er betryggende kontroll § 6-13 Tilsynsansvar Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen og selskapets virksomhet for øvrig § 3-5 Handleplikt ved tap av egenkapital Styrets aktivitetsplikt

PricewaterhouseCoopers 39 Styrets ansvar Erstatningsansvar Straffeansvar

Styremedlemmers erstatningsansvar 40 PricewaterhouseCoopers Tre hovedvilkår (kumulative) Uaktsomhet / forsett Handling/unnlatelse Objektiv vurdering om brudte plikter som påhviler styremedlem Subjektiv vurdering om skyld AnsvarsgrunnlagÅrsakssammenhengØkonomisk tap “har voldt”Hvem er påført tap a) Selskapet b) Tredjeperson

41 PricewaterhouseCoopers Styremedlemmers erstatningsansvar Selvom styret er et kollektivt organ Er det flere ansvarlige for samme skade hefter de solidarisk Individuelt ansvar

PricewaterhouseCoopers 42 Uaktsomhet Hva er ”uaktsomhet” –Uaktsomhet – rettslig standard som gir liten veiledning for ansvarsbedømmelsen i det konkrete tilfellet. Todelt vurdering En objektiv vurdering –Har styremedlemmet brudt en av de plikter som påhviler ham? Pliktene er hjemlet i lover og regler En subjektiv vurdering –Har styremedlemmet utvist skyld (uaktsomhet)? ER det noe å bebreide den enkelte? Kan styremedlemmet påberope seg en subjektiv unnskyldningsgrunn?

PricewaterhouseCoopers 43 Erstatningsansvaret – overfor hvem? Hvem har lidt tap? (skadelidte) –Selskapet selv –Aksjonærene/eierne –Kreditorene

44 PricewaterhouseCoopers Straffeansvar Straffelovens kapittel 27: Forbrytelser i gjeldsforhold Ikke begjærer åpning av gjeldsforhandlinger eller konkurs m.m, §283a Skyldner som gir fordringshaver fyldestgjørelse oppgjør eller sikkerhet, skjønt han bør innse at han ikke vil kunne tilfredsstille alle fordringshavere, § 284 Tilsidesetter bestemmelser om bokføring, årsoppgjør eller regnskapsoppbevaring m.m. §286 Bestemmelser i spesiallovgivningen

PricewaterhouseCoopers 45 Styrets ansvar for innholdet av en ”forretningsmessig beslutning” Kontrollspørsmål: Er saksbehandlingen forsvarlig? Saken er korrekt og tilstrekkelig opplyst Har styret gjennom beslutningen tilgodesett selskapets interesser? Styret har overholdt sin lojalitetsplikt og har ikke fremmet egne private interesser fremfor selskapet. Styret har ikke ønsket å beskytte sine posisjoner

PricewaterhouseCoopers 46 Styrets ansvar for innholdet av en ”forretningsmessig beslutning” – forts. Er beslutningen forretningsmessig motivert? Hvis ja på disse spørsmål Det skal mye til for styret kan holdes ansvarlig