- Tryggere for meg!- Enklere for oss! Forberedelse til forandring

Formålet med denne presentasjonen Hva er arbeidsgrupper i DIPS? Hva er arbeidsflyt i DIPS? Mottak, registrering og vurdering av henvisning – hvordan blir det? Hvordan ser ventelisten ut?

Hva er arbeidsgrupper i DIPS? Hva er arbeidsflyt i DIPS? Mottak, registrering og vurdering av henvisning – hvordan blir det? Hvordan ser ventelisten ut?

”Arbeidsgruppe” er en elektronisk postkasse Gjelder bare pasientrelaterte oppgaver Prosjektet bestemmer hvilke arbeidsgrupper avdelingene skal ha Bare til meg: –Personlig arbeidsgruppe Til flere: –Fellesarbeidsgruppe

Personlig arbeidsgruppe Min egen mappe der alle kan sende pasientrettede oppgaver/beskjeder til meg Alle som har dokumentasjonsplikt i journal har en personlig arbeidsgruppe Mitt ansvar å ordne, ev. videresende, også ved feilsending Kan og bør gi tilgang til kollega som kan sjekke/overta/flytte mine oppgaver ved fravær Ann Kari Johan Lars

Fellesarbeidsgruppe Elektronisk postkasse for flere som har felles ansvar for en oppgave Kan ha flere deltakere, etter behov Kir. ekspedisjon Per Kari Anne Mia Jens

Dette har jeg ansvar for alene Dette passer jeg på sammen med andre (fellesarbeidsgrupper) Endring for alle

Navn på fellesarbeidsgrupper følger regional standard i HSØ og navn i RESH ORT Overekstremitet Henvisning ORT Fot og ankel Kontor ORTS3 PLO ORTP5 Avvist BKM Avdeling Seksjonsnavn Type arbeidsgruppe, hva den skal brukes til ORT Xrydde Sengepost Poliklinikk

Hva er arbeidsgrupper i DIPS? Hva er arbeidsflyt i DIPS? Mottak, registrering og vurdering av henvisning – hvordan blir det? Hvordan ser ventelisten ut?

Hva er «Elektronisk arbeidsflyt»? «Oppgaver sendes i elektronisk form gjennom alle ledd, helt til oppgaven er ferdig»

Tanken bak arbeidsflyt Sende/motta elektronisk oppgaver som skal –Vurderes –Videresendes –Utføres  Godkjennes, signeres, leses, dikteres, tas i utskift for sending i post Arbeidsflyt brukes i stedet for papir –Interne henvisninger –Beskjeder og varslinger –Ferdigstilling av journaldokumenter

Avsender må ha en mottaker Mottaker er alltid en arbeidsgruppe –Fellesarbeidsgruppe eller en personlig arbeidsgruppe (enkeltperson) Mottaker kan hentes opp automatisk –Hvis programmet er satt opp slik for den aktuelle oppgaven Mottaker kan velges manuelt –Samme prinsippet som i Outlook  Adressebok

Automatisk arbeidsflyt følger organisasjonsoppsettet Programmet leter opp aktuelle fellesarbeidsgrupper etter fast mønster Oppgave som skal sendes Lokalisasjon Seksjon Avdeling

Programkommandoer kan sende oppgaver til en definert arbeidsgruppe

Hva er arbeidsgrupper i DIPS? Hva er arbeidsflyt i DIPS? Mottak, registrering og vurdering av henvisning – hvordan blir det? Hvordan ser ventelisten ut?

Skanningsoppgaver av innkommet post sentraliseres Sentralt post- og henvisningsmottak er under etablering Driftes av OSS Lokaliseres i Forskningsveien 2a Oppgave: –Åpne all pasientrelatert post, skanne til journalen og distribuere elektronisk til avdelingene –Registrere i DIPS nye henvisninger og skanne henvisningsdokumentene før distribuering Ingen pasientrelatert post skal sendes med internpost til avdelingene

Registrering og vurdering av eksterne henvisninger får ny flyt Oppgave: Registrering av henvisning Oppgave: Kontroll og distribusjon Oppgave: Vurdering Oppgave: Oppfølging av vurdert henvisning Utfører: Sentralt henvisningsmottak OUS Utfører: Avdelingsvis henvisningsmottak (fellesarbeidsgruppe) Utfører: Leger/behandlere, seksjon (fellesarbeidsgruppe) Utfører: Kontorfaglig tjeneste, seksjon (fellesarbeidsgruppe) Helelektronisk prosess

Endrede oppgaver i avdelingene Lite skanning Ansvar for kontroll og innhenting av rettighetsopplysninger fra annet HF, hvis aktuelt Ansvar for distribusjon til seksjonene i avdelingen

Leger

Hva er arbeidsgrupper i DIPS? Hva er arbeidsflyt i DIPS? Mottak, registrering og vurdering av henvisning – hvordan blir det? Hvordan ser ventelisten ut?

Ventelisten i DIPS

I ”hodet” i ventelisten kan en gjøre avgrensninger i søket

Datokolonner kan sorteres kronologisk

Alle kolonner kan sorteres etter innhold

Oppsummering Arbeidsgruppe i DIPS er en elektronisk postkasse for pasientrelatert post –Fellesarbeidsgrupper settes opp i samsvar med org.strukturen Arbeidsflyt i DIPS er sending og mottak av pasientrelatert post, uten bruk av papir –Automatisk arbeidsflyt er satt opp i samsvar med org-strukturen Fra 20/10 skal all skanning av innkommet pasientrelatert post skje i et sentralt mottak –Henvisninger skal mottas, leses og vurderes på skjerm Ventelisten i DIPS har mange muligheter for brukertilpassing og sortering

Spørsmål?

Takk for oppmerksomheten!

Elektronisk arbeidsflyt Enkelte oppgaver er satt opp med automatisk videreforsendelse –Eks:  Dokumenter til utsending  Henvisninger til vurdering  Ferdig vurderte henvisninger til oppfølging Enkelte oppgaver kan sendes elektronisk hvis avsender bestemmer mottaker –Eks:  Dokument til vurdering Alle forsendelser logges og oppgavestatus kan enkelt vises Endring for alle Ny funksjonalitet med DIPS

Tanken bak elektronisk arbeidsflyt i DIPS Sende/motta elektronisk oppgaver som skal vurderes, videresendes eller utføres (godkjennes, signeres, leses, dikteres, skrives)

Registrere og distribuere primærhenvisninger

Tanken bak arbeidsflyt Før elektronisk journal: –Posthyller for mottak av lab og røntgensvar og dokumenter til godkjenning, vurdering og underskrift –På labsvar, epikrise m.v. ble det skrevet diagnose, ny kontroll og nye prøver og beskjeder til andre –Gule papirlapper ble klistret på henvisningen eller svardokument og lagt i posthyllen til mottaker –Bunker med journaler hadde egne plasser i hyllene for skriving av epikrise, nye vedtak, kreftmeld. etc. –Plastkurver samlet tilsynsforespørsler, som var utskrift av journaldokumenter

Tanken bak arbeidsflyt Sende/motta oppgaver som skal vurderes, videresendes eller utføres (godkjennes, signeres, leses, dikteres, skrives) Tidligere kunne dokumenter, bestillinger og svar legges i hyllen til legen, fra hyllene kunne kontorpersonalet se at posten ble hentet og oppgavene fulgt opp Det er nå i DIPS en felles elektronisk ”posthylle-ekspedisjon” for hele helseforetaket. Denne skal brukes til å sortere arbeidsoppgaver som tidligere ble sendt til de ulike posthyllene. De ulike arbeidstakere får tilgang til et utvalg av disse «posthyllene». Dette blir som en slags ”Innboks” i DIPS 