Avlevering til eDepot Fagdag: elektronisk arkiv Mo i Rana

Hvorfor tar vi vare på elektronisk arkivmateriale? Hjemlet i arkivloven med forskrift + Normalinstruksen Det offentlige ivaretar et dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom Plikt til å dokumentere handlinger overfor sine borgere Offentlige organer er pålagt å ta vare på sin produksjon innenfor et avgrenset, men allikevel langsiktig tidsrom Bedre samfunnsmessig ressursutnyttelse

Lover og forskrifter – elektronisk arkivering Arkivloven (arkl) Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften – af) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. (taf) Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (ni) (Lovdata)

Arkivforskriften – elektronisk ! FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv 46 4F D D E A F B F 6D 20 6F E 74 6C B

Avlevering Arkivloven §6 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Skal til kommunalt depot ! af §5-11 Kommuner skal selv fastsette krav til hvordan materialet skal behandles, men skal følge Riksarkivaren normalinstruks af §

Avlevering eller deponering ? Ansvarsforhold ved deponering og avlevering af § 2.1 Normalt er det som mottas å betrakte som en deponering, hvor kommunen selv ansvarlig for drift og vedlikehold av elektronisk arkivmaterialet. Når dataene når det fastsatte avleveringstidspunktet, går deponeringen automatisk over til å være en avlevering. Avlevering innebærer at arkivdepotet overtar det løpende ansvaret for materialet, jf. Arkivforskriften §5-1 tredje ledd. Administrasjonssjefen i medhold av arkivforskriften §§ 3-17 og 5-12, kan bestemme at materialet i stedet skal avleveres

Hvorfor er det så få som har avlevert elektronisk? Tenkologisk babel? Har arkivarer for mye fokus på papir ! Er jobben så sterkt knyttet mot fysiske dokumenter? Dere forholder dere til det dere kan og jobber med? Er det IT sitt ansvar (og problem)? Hvem er det som har kompetanse og erfaring med å ta vare på ting?

Når skal avlevering skje? Papirarkiv skal avleveres år jmfr § 5-2. Hvorfor kan ikke elektroniske arkiv avleveres samtidig? For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova §

Hva sier lovverket? af § Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon

System som skal avleveres til (e)depot/ AiN Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noark- standarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling

Verdt å merke seg mht avlevering Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens § 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften § 5-3. Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs Fra og med gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting

Metode På bakgrunn av metodikken i den tekniske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi mellom følgende: Systemer som følger Noark-4 standard. Øvrige systemer. (Generell metode)

Kort om generell metode

Interkommunalt arkiv Nordland - IKAN Arkiv i Nordland (IKAN) har muligheter for å ta imot digitalt skapt materialet - I dag, forutsatt at det foreligger en avtale om dette

Kommunens oppgaver Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres Fastsette når IKT-systemene skal avleveres. Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon Dokumentere avleveringen Sikker transport

Krav til dokumentasjon I utgangspunktet vil det som står i arkivplan (.no) være utfyllende nok for Noark 4 system Koark/Noark 3 har ekstra krav. Krav står i normalinstruks (kortfattet, litt utdatert) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Overordnet informasjon om arkivskaper og arkivversjon, eksempel fra Lund kommune eks.fra Lund kommune

Depotets oppgaver Bevaringsvurdering Migrering fra database til tekst Samle / opprette Metadata Teste/godkjenne avlevering Bekrefte mottak

Fremtiden – Noark 5 Noark 5 kjerne skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning: Sakarkiv (generelle arkivsystemer) Fagsystemer med saksdokumenter Fagsystemer med andre arkivdokumenter Tips til dere som skal skaffe/bytte fagsystem: Krev at fagsystemer har en arkivkomponent ! Går vi fra Noa’s ark til No ark?

Hva kan Arkiv i Nordland tilby? Råd og veiledning i forhold til kassasjon av elektronisk arkivmaterialet Bistand ved arkivuttrekk Sikker lagring av data Deponering / avlevering

Kontaktinformasjon Rolf B. Holte ikt rådgiver Arkiv i Nordland