Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 1 Temamøte – Lønn 12. og 19.september 2006, aud. H2 kl 8.30 – Innhold: Generelt om trekkpliktige / trekkfrie utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser Tjenestetelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester Oppgjør av tilskudd til forskertermin og annen faglig reise - rutiner.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 2 Utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser Utgiftsgodtgjørelse – Refusjon på grunnlag av utlegg, dokumentert ved original-kvittering mv. Naturalytelse – Arbeidsgiver betaler faktura/regninger knyttet til ansatte, dvs. ytelse som gis f.eks. i form av varer, rimelige lån, tjenester, bruksrettigheter eller andre goder.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 3 Vurdering - utgiftsgodtgjørelser og naturalytelser Må vurderes med hensyn til trekkplikt / trekkfritak. Skal beregnes arbeidsgiveravgift av trekkpliktig. Innberetningsplikt for trekkpliktige -, også noen trekkfrie godtgjørelser/ytelser. (Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse og naturalytelse er som hovedregel skattepliktig inntekt for mottaker.) Eksempler utgiftsgodtjgjørelse og/eller frie ytelser, dvs. betalt av arb.giver : Reise, diett, natt, bil, kurs Elektroniske kommunikasjonstjenester Avis Flyttegodtgjørelse Stipend i – og utenfor arbeidsforhold (Tilskudd) Kontorgodtgjørelse ( - ikke uttømmende oversikt!)

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 4 Tjenestetelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester Generell definisjon Hovedregler for beskatning Statens ordning NTNUs ordning Tjenestebehov / Skriftlig avtale Beskatningsregler gjeldende fra og med 2006 Rutiner for registrering og trekkberegning vedrørende betalt tjenestetelefon og andre godtgjørelser, (se lønnsinfo: L ) Rapporteringsskjema for elektroniske kommunikasjonstjenester, - Årsoppgave 2006 Anvisningsbilag for ”Refusjon” og ”Trekk i lønn” Roller, ansvar - og oppgavefordeling

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 5 Hva anses som elektronisk kommuniskasjonstjenester Definisjon: Tjenester som helt eller i det vesentlige omfatter formidling av elektronisk kommunikasjon og som normalt ytes mot vederlag. Dette kan f.eks. gjelde vanlig fast telefon, mobiltelefon, internettilgang, bredbånd, bredbåndstelefoni o.l. (Lov om elektronisk kommunikasjon, av nr 83)

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 6 Hovedregler for beskatning Skatteplikt utløses når arbeidstaker helt eller delvis disponerer arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor ordinær arbeidssituasjon. Arbeidstakere som får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester utenom sin ordinære arbeidssituasjon skal fra 2006 beskattes for standardiserte beløp. Merk ! Ingen betydning for beskatningen –om det er arbeidstakers eller arbeidsgiver som eier abonnementet / kommunikasjonsordningen. –hvor mye arbeidstaker benytter ordningen privat og i tjeneste.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 7 Hovedregler for beskatning Gjelder likt for både naturalytelse og i form av utgiftsrefusjon. Krav til arbeidsgiver: - For å kunne følge trekkreglene må: –Arbeidstaker ha tjenestelig behov –Skriftlig avtale må inngås

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 8 Statens ordning gjeldende fra : Elektroniske kommunikasjonstjenester kan etter statens ordning bare tilstås i den grad det er nødvendig av hensyn til arbeidssituasjonen. (se PM , gjelder Statens personalhåndbok pkt 10.2.) Statens ordning: Setter grenser for hvor stor andel av den ansattes telefonutgifter som kan dekkes av staten som arbeidsgiver –skal settes ved skjønn, øvre grense fastsettes etter en vurdering av virksomheten og/eller den enkelte medarbeiders tjenestelige behov. –skal ikke være til hinder for privat bruk som arbeidstaker blir beskattet for etter de nye skattereglene – Påvirker ikke den skattemessige behandlingen Statens ordning gjelder for alle statlige arbeidsgivere.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 9 NTNUs telefonordning Ved NTNU dekkes i tillegg til tjenestesamtaler også nøktern privat bruk av telefon. Det er anvisende myndighet på enheten som i hvert enkelt tilfelle avgjør hva som er nøktern bruk, og om den enkelte ansatte skal trekkes i lønn for private samtaler. For privat abonnement vurderes dekning etter fastsatt beløp eller legitimerte tjenestesamtaler.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 10 Avtalemal - vedlegg Innsida-Adm.hjelpemidler-Personal/HMS-pkt B Avtaler… orhold/avtaler_saeravtaler_retningslinjer.htm

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 11 Tjenestebehov / Skriftlig avtale NTNU kan inngå skriftlig avtale om dekning av tjenestetelefon/datalinje mv. i de tilfeller hvor dette anses nødvendig av hensyn til tjenesten. NTNU har utarbeidet egen mal for avtale, se Innsida-Adm.hjelpemidler-Personal/HMS-pkt B Avtaler… linjer.htm Innhold: 1.Spesifiskasjon av hva som innvilges 2.Fullmakt til å foreta trekk i lønn 3.Refusjon 4.Ikrafttreden og varighet Merk! Avtalen er grunnlaget for oppfølging ved enheten.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 12 Beskatning – Standardbeløp ”sjablonregel” En fri elektronisk kommunikasjonstjeneste utenfor sin ordinære arbeidssituasjon beskattes for et standardbeløp på inntil kr To eller flere frie elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor sin ordinære arbeidssituasjon beskattes for et standardbeløp på inntil kr Hvis arbeidstaker betaler deler av utgiftene, for eksempel ved trekk i lønn, skal skattepliktig standardfordel reduseres tilsvarende.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 13 Beskatning – Standardbeløp ”sjablonregel” Trekk- og skattefritt bunnbeløp på kr 1.000,- En (to)elektronisk kommunikasjonstjeneste - Dekning inntil kr er trekk- og skattefritt bunnbeløp - Det som dekkes mellom kr og kr (7.000) er trekk- og skattepliktig - Alt som dekkes utover kr (7.000) er trekk- og skattefritt - Arbeidstakers egenbetaling reduserer skattepliktig fordel

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 14 Eksempel Dekning av ett abonnement, total faktura/regning på årsbasis utgjør kr NTNU dekker hele regningen Arbeidstaker skal fordelsbeskattes etter standardbeløp slik: Fordelbeskatningen utgjør max kr minus kr i bunnfradrag (som er fast beløp) = kr Max-beløpet vurderes ut fra totale fakturabeløpet som her er kr Forskuddstrekk og beregning av arbeidsgiveravgift: Grunnlaget blir kr Innberetningskravet til lønns- og trekkoppgaven: kr til kode 130A (skattepliktig for arbeidstaker) Antall abonnement: 1 Tidsrom: (evt. oppgitt annen avgrensning) kr totalt betalt av arbeidsgiver, kr 0 betalt av arbeidstaker

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 15 Unntak fra beskatning Telefoner som ikke brukes utenom arbeidstiden Det er alltid arbeidsgiver som har ansvaret for å vurdere bruken av telefonene. Ved fritak fra beskatning legges bevisbyrden på den ansatte, - arbeidsgiver skal sikre at man har rutiner som kan dokumentere at telefonen benyttes kun innenfor normal arbeidstid. Refusjon av kun legitimerte tjenestesamtaler. Hvis arbeidsgiver dekker mer enn legitimerte tjenestesamtaler, f.eks. andeler av privatsamtaler eller faste avgifter, vil skatteplikt etter sjablonreglene utløses.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 16 Rutiner for registrering og trekkberegning Forskuddstrekk på november-lønn. Nb! Dette må arbeidstaker bli informert om !!) Hver enhet må etablere rutiner som tilrettelegger for årsrapportering av totalsum pr ansatt som NTNU dekker for slike tjenester, dvs. føre oversikt over anviste utbetalinger av faktura, regninger, refusjoner pr person. Frist for innlevering til Lønnstjenesten er Ved innrapportering skal det også oppgis antall abonnement, tidsrom, totalbeløp, samt spesifisere hva NTNU har betalt og hvor mye har arbeidstaker betalt. Disse opplysningene må vi ha for å få godkjent lønns- og trekkoppgavene til Skattedirektoratet.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 17 Bilagsskjema - tjenestetelefon RAPPORTERINGSSKJEMA FOR ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSTJENESTER, - ÅRSOPPGAVE Innsida: Adm-hjelpemidler/Økonomi/Økonomi for øk.medarb/Skjemabank/Lønnsskjema/”- Elektroniske kommunikasjonstjenester betalt av NTNU – Avregningsrapport, årligElektroniske kommunikasjonstjenester betalt av NTNU – Avregningsrapport, årlig REFUSJON Det skal leveres originalbilag som dokumentasjon på at utgiftene er pådratt. TREKK I LØNN Brukes ved trekk i lønn for privat bruk mobiltlf., dekket av NTNU. Skjema finner du på Innsida/økonomi/skjemabank/lønnsskjema/”Refusjon/Innberetning” – velg skjema a.htm a.htm

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 18 Utfyllingsveiledning - Avregningsrapport Ingen automatisk kobling mellom regnskapssystem og lønnssystem, - derfor er det nødvendig at det gis rapport til Lønnstjenesten for registrering av trekk- og innberetningspliktige utbetalinger. Innsida: Adm-hjelpemidler/Økonomi/Skjemabank/Lønnsskjema/ Elektroniske kommunikasjonstjenester betalt av NTNU – Avregningsrapport, årlig Følgende opplysninger skal fylles ut:  Navn + Personnr  Antall abonnement (som gir beskatning)  Type abonnement (mobil, bredbånd, etc. )  Fakturanr / Fakturadato *) Rapporteres ut fra om tjenesten er betalt ved direkte-faktura til NTNU eller ved refusjon av privat-faktura.  Attestasjon *) sporbarhet til regnskapsposteringene/-bilagene. – For fakturering pr ansatt, tas kontakt med teleleverandøren for spesifikasjon. Anbefaler å fylle ut skjemaet løpende ved anvisning av betalingsbilaget. Sum-total vil da fremgå løpende og kan taes ut årlig og/eller ved fratredelse mv.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 19 Roller – Ansvar og oppgavefordeling Fak/Avd - Anvisende enhet -Vurdering av tjenestebehov og inngå skriftlig avtale -NB! Avtalen oppbevares ved personalenheten. -Ansvar for oppfølging av inngått avtale -rapportering av godtgjørelser/ytelser for riktig behandling av trekkplikt og innberetning. -varighet av tjenestebehovet -Attestasjon/anvisning av refusjon, evt. trekk i lønn etter avtale. -Tilrettelegge fakturering fra leverandør slik at det gis spesifikasjon pr ansatt Lønnstjenesten -Mottar årsrapport for registrering av opplysninger i lønnssystemet. Slik at arbeidsgivers plikter blir ivaretatt, - gjennomføre forskuddstrekk, - arbeidsgiveravgiftsberegning og foreta innberetning etter Skattedirektoratetes bestemmelser. -NB! Mangelfull rapportering medfører betydelig merarbeid. Regnskapstjenesten -Utbetaler anviste fakturaer/refusjoner. Merk! – at her foretas INGEN behandling/registrering av trekk- og oppgavepliktige utbetalinger!

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 20 Temadag – del 2 Faglig tilskudd – Forskertermin etc.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 21 Oppgjør forskertermin, faglig tilskudd Skatteloven stiller krav til dokumentasjon for bruk av tilskuddbeløpet før trekkfritak kan gjøres. Tilskudd til forskertermin, faglig tilskuddreise er ingen tjenestereise i henhold til reiseregulativets bestemmelser.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 22 Trekkpliktig / trekkfri tilskudd Kun nødvendige reelle merutgifter knyttet til formålet med tilskuddet er skattefri. Eks. reise til/fra, og evt. andre dokumenterte merutgifter. Dekker tilskuddet privat-relaterte (mer-)utgifter, er dette trekkpliktig, dvs. forskuddstrekk og arbeidsgiv.avg. (+14,1%) beregnes. Anvises hele – eller deler av tilskuddet uten dokumentasjon, vil denne delen bli trekkpliktig. Hvis betingelsene om spesifikasjon av reelle merutgifter ikke er oppfylt, vil hele tilskuddet bli trekkpliktig.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 23 Innrapportering av tilskudd Utbetaling av tilskudd skal innberettes på lønns- og trekkoppgaven (LOT-kode). Innrapporteringen foretas slik: Trekkpliktig tilskudd – LOT-kode 161A ”Trekkpliktig stipend”, dvs. her gis skattemyndighetene info om det beløp som arbeidsgiver har beregnet arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Trekkfritt tilskudd – LOT-kode 818 ””Trekkfrie stipend”, dvs her gis opplysninger til skattemyndighetene om beløp som arbeidsgiver har vurdert som trekkfri / forevist dokumentasjon av reelle merutgifter knyttet til formålet.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 24 Forskuddsutbetaling - tilskudd Tilskuddet utbetales før dokumentasjon foreligger, dvs. kvitteringer o.lign. Vær forsiktig med å utbetale forskudd på hele tilskuddsbeløpet. Hvis deler av tilskuddet blir trekkpliktig, kan det medføre negativ beløp i oppgjøret. Bruk vanlig forskuddsbilag for attestasjon/anvisning.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 25 Oppgjørsskjema - tilskudd 1. Oppgjørsskjema for faglig tilskudd og forskningstermin skal fylles ut for opphold mer enn 3 mnd. Skjema finner du her (Innsida/økonomi/økonomi for øk.arb/skjemabank/lønnsskjema/reise) 2. Tilskudd for opphold inntil 3 mnd kan reiseregningsskjema benyttes, forutsatt at det spesifikk fremgår at det er tilskuddsreise/-formål. Opphold inntil 3mnd - Velg det alternativ som passer best. Dokumentasjonskravene er de samme for begge alternativ. Det er de reelle merkostnadene som kreves dokumentert for å gi trekkfri utbetaling.

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 26 Oppgjørsskjema Generelt om utfylling Utfyllingsveiledning/-info på Innsida/økonomi/økonomi for øk.med/ reiser/ Utfyllingsveiledning ”-faglig tilskuddsreise” eller Utfyllingsveiledning ”- forskningstermin”

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 27 Oppgjørsskjema EKSEMPLER PÅ UTFYLLING !

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 28 Oppgjørsskjema - utfylling Side 2 av skjemaet (Ark 2) Se ”Utfyllingsveiledning” her: Fylles ut av arbeidstaker: REGNSKAPSOPPSETT (ark 2) er dokumentasjon for bruken av tilskuddet. - Generelle spm knyttet til momenter for vurdering av trekkpliktig/-fri beløp (boliginntekter, familie osv.), samt pkt 1 - spesifikasjon av merkostnader knyttet til tilskuddsformålet pkt 2 -reelle merutgifter knyttet til formålet med tilskuddet spesifiseres etter nærmere vurdering i samarbeid med anvisende enhet. (opplysninger om bolig, forsørger familie mv. for vurdering av trekkplikten) -attesteres for forevist dokumentasjon Se utarbeidet ”Sjekkliste” her

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 29 Oppgjørsskjema - utfylling Side 1 av skjemaet (Ark 1) Se utarbeidet ”Sjekkliste” her Overfør beløp fra ark 2 pkt 2 til kollonne ”--- - Fyll ut totale tilskuddsbeløpet som dekkes av NTNU - Forskuddsutbetalt beløp skal påføres. Konteres på art 7152 – ”Tilskudd forskningstermin” art 7151 – ”Tilskudd faglige” Attesteres og Anvises EKSEMPLER på utfylling, se vedlegg

Temamøte Sept-2006 Lønnstjenesten 30 Bekreftelse - utenlandsopphold Forskeropphold skal bekreftes med tidsrom for opphold, Skjema finnes her: Innsida/økonomi/økonomi for øk.medarb/skjemabank/lønnsskjema/”Bekreftelse på utenlandsopphold” Dette er viktige opplysninger for riktig innrapportering. Trekkpliktig tilskudd skal inngå i opptjeningsgrunnlaget for utenlandsoppholdet, og må registreres via lønnssystemet med egen rappportering på lønns- og trekkoppgaven (LOT- kode 113A)