Arkiv i Nordlands fokus på arkivplan Sveinung Meyer Svendsen Foto: Bjørn Erik Olsen

Hva er en arkivplan? En oversikt over forhold i organisasjonen som er av arkivmessig betydning. Deriblant: –Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet. –Arkivrutiner – både for saksbehandlere og arkivtjenesten: »Bl.a. instrukser og regler for arkivarbeidet. –Arkivene - både avsluttede og aktive: »Bl.a. type, plassering, ordningsprinsipp, tilgang.

Hvorfor satsingen på arkivplan? Arkivplan er viktig. Status på arkivplanarbeidet i eierkommunene.

Arkivplanen er viktig av flere årsaker Lovpålagt. Sikrer arkivene.

Status på arkivplanarbeidet i eierkommunene Rana kommune og Tjeldsund kommune har «ferdige» arkivplaner. Hvordan står det til med resten av kommunene? –Hamarøy kommune og Narvik kommune er i gang med arkivplanarbeidet. –Gildeskål kommune har planer om oppstart neste år. Inntrykket er at mange på et eller annet tidspunkt igangsatte arkivplanarbeidet, men så har det stoppet opp. Hvorfor?

På hvilke måter satses det? Arkivplan.no. Arkivplanprosjekt Dønna kommune. Vurdering av hvordan AiN best mulig kan bidra til at kommunene får «ferdige» arkivplaner.

AiN har tidligere gitt tilbakemelding på verktøyets forbedringspotensiale. Nå skjer det ting. Formidlet ønske om at AiN v/Sveinung ønsker å sitte i utviklingsgruppen for verktøyet. Forbedre Arkiv i Nordlands arkivplanmal på arkivplan.no.

Forbedre arkivplanmalen

Arkivplanprosjekt Dønna kommune Dønna kommune har fått skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Nordland til å utarbeide arkivplan. Kommunen forespurte AiN om bistand i arkivplanarbeidet.

Arkivplanprosjekt Dønna kommune AiN leid inn for bistand utover det som inngår i IKAN- medeierskapet: –Prosjektledelse. –Kartlegging av arkiv. –Kvalitetssikring av arkivrutinene. –Råd og tilbakemelding på andre deler av arkivplanen. –Registrering av arkivplan på arkivplan.no.

Arkivplanprosjekt Dønna kommune 17. september - første besøk: –AiN orienterte om arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy, samt organiseringen av arkivplanarbeidet. –Enighet om arbeidsfordeling mellom Dønna kommune og AiN. –Befaring i arkivrom med innledende vurdering av hva som kunne arkivbegrenses.

Arkivplanprosjekt Dønna kommune 14. – 16. oktober - andre besøk: –Orientering til kommunens enhetsledere om betydningen av arkiv og arkivplan, samt planen for arkivplanprosjektet framover. –Kartlegging av arkivmateriale på ytre enheter: alders- og sykehjem, barne- og ungdomsskole og barnehage. –Begynnende kartlegging i arkivdepot i kommunehusets kjeller.

Arkivplanprosjekt Dønna kommune 12. – 14. november – tredje besøk: –Enighet om avgrensninger i arkivplanen – planens omfang. –Tilbakemelding på eksisterende arkivreglement. –Oppfølging av punkter på framdriftsplanen. –Kartlegging på én ytre enhet samt fullføring av kartlegging i arkivdepot på kommunehuset.

Fordeler ved Dønnaprosjektet for øvrige medeierkommuner Arkivplankompetansen på AiN heves. AiN blir dermed bedre rustet til å bistå kommunene i arkivplanarbeidet.

Hvordan kan AiN bidra best mulig til at eierkommunene får «ferdige» arkivplaner? Nye arkivplankurs? Workshops? Annet?

Spørsmål?