1 Omorganisering og strukturendring Lars-Jørgen Sandberg Avdeling for utredning og utdanning, Riksarkivet

2 Velkommen til det nye Riksarkivet

3

4 Ny avdelingsstruktur i RA

5 Avdeling for utredning og utdanning  Opprettet fra 1. april 2005  Fem ansatte i avdelingen  Avdelingen behandler spørsmål av prinsipiell art som berører kommuner og fylkeskommuner. Avdelingen skal også behandle alle saker der det kreves en avgjørelse om bevaring og kassasjon av kommunalt eller fylkeskommunalt arkivmateriale.  Førstelinje er fortsatt statsarkivene

6 Ulike typer organs- og organisasjonsformer  Statlige og kommunale (bl.a. samkommuner)  Aksjeselskap  Foretak  Stiftelser

7 Kommunene  Sameier i enkelteiendeler  Enkle rettsfellesskap som ikke etablerer felles virksomhet mellom deltakerne  Indre selskaper, inkludert stille deltakerforhold  Ansvarlige selskaper med ubegrenset deltakeransvar  Ansvarlige selskaper med delt deltakeransvar  Kommandittselskaper  Aksjeselskaper  Andre selskaper med begrenset deltakeransvar  Samvirker  Boligbyggelag og borettslag  Organisasjoner (foreninger)  Stiftelser

8 Kommunene  Kommunal deltakelse i rettsfellesskap: 3Formål 1: Rent passivt å plassere pengemidler som kommunen har ledige. Deltakelse har da karakter av finansiell investering og et slags alternativ til bankinnskudd 3Formål 2: Løse en eller annen kommunal oppgave eller i hvert fall en løsning som kommunen vil fremme en løsning av. 3Formål 3: Eie og forvalte en materiell eiendel, for eksempel en fast eiendom  Alle formålene er økonomiske relaterte

9 Selskapsform  Hvilken form skal man velge?  Hensyn og krav: 3kommunens valgmuligheter 3kommunens styringsmuligheter 3kommunens økonomiske ansvar 3vurdering av risiko 3selskapets økonomiske frihet 3fleksibilitet og endring av eierforhold 3forholdet til forvaltningsloven og offentlighetsloven 3forhold av skatte- og avgiftsmessig art 3regelverk om offentlige anskaffelser 3regelverk for offentlig støtte 3unntak for egenregi (krav om kontroll og omsetning)

10 Kommunale former  Samkommuner  Vertskommuner  Interkommunale selskaper  Former over flere forvaltningsnivå (NAV)  m.v.

11 Trender i tiden  Fortsatt endringer i tilknytningsformer 3statsforetak, statsaksjeselskap, statsbedrifter med krav om inntjening  Store statlige etater avvikler de lokale kontorene, i alle fall rent arkivmessig 3Vegetaten, Politiet, Forsvaret og Skatteetaten  De administrative funksjonene sentraliseres 3ett sentralt arkiv med etatsfelles journal- og arkivbase  Skiller driftsoppgaver og tilsynsoppgaver 3energisektoren, samferdselssektoren, Statsbygg, Lånekassa  Omfattende sammenslåinger av organ 3Mattilsynet, Utdanningsdirektoratet, NAV

12 Omorganisering - av hva?  Eksternt styrt omorganisering av flere organ  Eksternt styrt omorganisering av ett organ  Internt styrt omorganisering av organet  Internt styrt omorganisering av arkivfunksjonen  IKT-styrt ”omorganisering”  Endrede samarbeidsformer

13 NAV  Ny Arbeids- og Velferdsforvaltning  NAV-reformen vedtatt i Stortinget våren 2005  Aetat og Trygdeetaten legges ned og ny etat opprettes fra 1. juli 2006  Sosialtjenesten beholder ansvaret for sine oppgaver etter Lov om sosiale tjenester  Det etableres et arbeids- og velferdskontor i hver kommune

14 NAV-interim  ble etablert 22. august 2005  skal planlegge, forberede og gjennomføre oppgaver på statlig ansvarsområde, som ledd i arbeidet med å etablere en ny arbeids- og velferdsforvaltning  blir direktorat 1. juli 2006  skal utarbeide og utprøve rammer for arbeids- og velferdskontor i samarbeid med kommunesektoren og brukerorganisasjonene  følger ny lov om arbeids- og velferdsforvaltning (Ot.prp )

15 Av Ot.prp/loven følger at:  arbeidet med å etablere lokale NAV-kontorer i samarbeid mellom arbeids- og velferdsetaten og kommunene, kan starte for fullt.  det etableres pilot-kontorer i 23 kommuner (heriblant Fauske kommune) fra 2. oktober  Det skal være etablert kontorer som dekker alle kommuner innen 2010

16 Nye arbeids- og velferdskontor  skal arbeide med etablering av læringsarenaer knyttet til erfaringer med forsøk så langt og erfaringer som gjøres underveis, NAV–interims fylkes/regionledd og den nye etatens fylkes/regionledd, kontorstruktur, pilotering og selve etableringsprosessen for alle de lokale kontorene  rammeavtale med KS (skulle være undertegnet i mars 2006)

17 Forsøksordning  15 forsøk på landsbasis startet 2002/2003  basert på St.m. nr. 14 ( )  forsøk på bedre samhandling mellom Aetat, trygdeetaten og sosialtjenesten (2 stat. + 1 kom.)  avsluttet 2005/2006  stort sett ikke noe systematisk arkivering i forsøksperioden  Nordland: Narvik arbeids- og velferdskontor

18 Integrasjon av statlige og kommunale saksbehandlingssystemer  Basisløsning: NAV kommer til å kjøre en pilot frem til januar 2007, og så skal løsningen implementeres for alle arbeids- og velferdskontor i Norge frem til januar  Fullverdig løsning: testes og implementeres fra desember 2007 og fremover  I tillegg skal NAV ta hensyn til pensjonsreformen, helsetjenesteområdet, E-Norge og andre IKT- aktiviteter

19 Basisløsningen  Inneholder: 3IKT-støtte for etableringen av en ny statlig etat fra IKT-støtte til pilot for arbeids- og velferdskontorer høsten samarbeid stat og kommune 3Ferdig utprøvd basisløsning for arbeids- og velferdskontorer pr og plan for utrulling av løsningen for de resterende kontorene.

20 Tekniske infrastruktur pr

21 Organisering  Hvilke konsekvenser får denne organiseringen for kommunene og spesielt for de kommunale arkiver?  Kontorene som opprettes blir verken statlige eller kommunale, men noe midt i mellom.  Nytt arkivsystem innføres i NAV fra 1. juli, målet er en felles journal med felles database og felles dokumentlager for direktoratet og fylkesnivået. Det er utenkelig med en felles database for alle kommunene, men de ansatte på NAV-kontorene vil bruke det statlige systemet.

22 Lovendringer og omorganisering  Lovendringer vil ofte medføre omorganisering  Hva vil for eksempel bli konsekvensen av endringer i: 3Offentlighetsloven 3eForvaltningsforskriftens bestemmelser om arkivering

23 IKT-styrt “omorganisering”  I følge eNorge 2009 er situasjonen slik: 3alle departementene vil ha elektronisk arkiv og saksbehandling snart (målet var innen utgangen av 2005) 394 % av kommunene har elektronisk arkiv, 67 % har saks- og dokumenthåndteringssystem 3i staten har 88 % elektronisk arkiv og 69 % saks- og dokumenthåndteringssystem

24 Digital samhandling i offentlig sektor  eNorge 2009 gir føringer. I perioden frem til 2009 skal det legges til rette for digital samhandling i offentlig sektor slik at: 3all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon mellom offentlige virksomheter i hovedsak skal skje elektronisk. Som et første skritt skal departementene gjennomføre dette senest i løpet av alle offentlige virksomheter skal ha innført elektronisk støttet saksbehandling og tatt initiativ til elektronisk arkiv 3alle offentlige virksomheter har tatt i bruk eID og eSignatur for relevante tjenester

25 Dette foregår nå:  Elektronisk samhandling og innrapportering 3Kostra, Altinn, Byggsøk, PKI, eArkitektur, LivsIT, Noark  Elektronisk skjema 3Automatisert datafangst fra elektroniske skjema  Elektroniske signaturer 3” Min side”, digitale signaturer og sikkerhetsportalen kommer  Fra å sende ut dokumenter til å hente dem inn 3Ikke vedlegg til e-post, men informasjon om hvor dokumentet kan finnes  Automatiserte saksbehandlingsprosesser mellom borger (web- skjema på nett) og fagsystem  Automatiserte saksbehandlingsprosesser mellom fagsystem

26 Bruk av IKT visker ut skille mellom organ og nivå  Grensene mellom forvaltningsnivå og -organ forvitrer  Oppgaver som tidligere ble behandlet i kommunen og deretter i fylkeskommunalt eller statlig organ, behandles i fagsystem som er felles på flere organ på flere nivå  Med dette blir det etablert tettere samarbeid mellom forvaltningsnivåene og det er vanskelig å sette klare skiller for hvilket organ som har skapt arkivet  Lokale (og regionale) arkivskapere forsvinner smått om senn; ikke nødvendigvis som organ, men som selvstendige arkivskapere, fordi etaten har ett felles elektronisk arkiv  Flere kommuner fører i samme journal- og arkivsystem

27 I løpet av de neste fem år vil forvaltningen  helt sikkert omorganiseres flere ganger: 3antall fylker reduseres og vi får regioner > nedleggelser og sammenslåinger 3regionkommuner etableres > nedleggelser og sammenslåinger 3det vil etableres flere forsøkskommuner, enhetsfylker, samkommuner osv, som vil utfordre det arkivfaglige tenkesettet 3legges fylkeskommunen ned, får noen nye arbeidsområder og andre vil miste sine.  helt sikkert få skifte i ansvarsområder  helt sikkert bli mye mer elektronisk på måter vi ennå ikke vet  omorganisere seg internt og samhandle med borgere og hverandre på tvers av organ og nivå på nye måter

28 Omorganisering  Ressurskrevende for arkivarbeidet  Arkivet er en av delene i virksomheten som berøres sterkest av en omorganisering  Det spesielle arkivarbeidet som omorganiseringen fører med seg bør derfor utgjøre et eget prosjekt  Det bør vurderes om det er behov for å leie inn eksterne krefter i arbeidet for å avlaste arkivmedarbeiderne  Arkivpersonale bør inkluderes/involveres i prosjektgruppene som nedsettes i forbindelse med omorganisering

29 Omorganisering  Fokus mot arkivet når: 3status for virksomheten endres 3arbeidsoppgavene i virksomheten endres  Viktig å planlegge tiltakene for å sikre arkivbestanden og de daglige arkivrutinene i tide slik at organet får anledning til å inkludere kostnadene i budsjettet.

30 Omorganisering  Hvilke konsekvenser/kostnader: 3periodisering 3avlevering/deponering av elektroniske baser 3registring, pakking, listeføring og avlevering av papirmateriale 3depot 3m.m.

31 Omorganisering  Avlevering: 3midler må settes av til ordningsarbeid 3midler må settes av til bevarings- og kassasjonsvurdering av materialet (om det allerede ikke er gjort)  Det er viktig at organets ledelse får beskjed om hva omorganiseringen vil koste for arkivet og organet må sette av midler til tilrettelegging i budsjettet.

32 Omorganisering  Der flere arkivskapere er involvert, kan det oppstå tvil om hvem som skal betale for de arkivfaglige følgene av omorganiseringen. Hovedregelen er at det er den virksomheten som har skapt materiale, som har det økonomiske ansvaret for tilretteleggingen av arkivet ved omorganiseringen, men i enkelte tilfeller er dette regulert av de involverte partene.

33 Omorganisering  Ulike typer omorganisering medfører ulike konsekvenser for arkivene.  Ikke alle endringer i organisasjonsstrukturen vil få følger for arkivet, men spesielt tre typer vil få følger: 3virksomheten nedlegges 3ny organisasjonsform/-tilhørighet 3flytting av arbeidsoppgaver

34 Nedleggelse av et organ  Arkivet skal normalt avleveres til depot (gjelder selv om materialet ikke er 25 år gammelt)  Arkivet kan være gjenstand for overføring til den nye virksomheten  Før avlevering, skal arkivet avsluttes.  Før avlevering, skal arkivet gjennomgås for bevaring og kassasjon.  Før avlevering, skal man skrive avleveringsliste  Før overføring, skal man skrive overføringsliste  Gjelder for både papir og elektronisk materiale

35 Ny organisasjonsform/-tilhørighet  Hvis en virksomhet er skilt ut fra den ordinære kommunale forvaltningen (opprettet et heleid offentlig aksjeselskap, interkommunalt selskap m.m.), kan offentlighetsloven og forvaltningsloven fortsatt gjelde.  Følger man offentlighetsloven, skal det føres journal ihht til arkivloven, i dette ligger at de (deler av) organ som følger offentlighetsloven, må følge arkivloven.

36 Ny organisasjonsform/-tilhørighet  For kommunene er det derfor aktuelt å sørge for at de oppgavene som settes ut til private aktører fortsatt skaper arkiv, slik at man dekker både de primære og sekundære behov for arkiv, for eksempel at klienter får dokumentert og ivaretatt sine lovbestemte rettigheter.  Forholdet til offentlighetsloven blir avgjort fra en samlet vurdering av: 3den organisatoriske og økonomiske tilknytningen til offentlig sektor 3virksomhetens art 3om virksomheten har faktisk eller rettslig monopol 3graden av politisk styring

37 Ny organisasjonsform/-tilhørighet  En variant av omorganisering i kommunene oppstår der kommunene samarbeider om enkeltoppgaver på tvers av kommunegrensene.  Utskilling av enkeltoppgaver til slike fellesorgan for flere arkivskapere eller privatisering, kan føre til oppstykking av ansvarsforhold, noe som gjør det ekstra viktig å avklare hvilke regelverk som gjelder hvor.  Ved privatisering kan en måte å sikre arkivene på, være å legge krav til arkivhåndtering i anbudsrunden.

38 Ny organisasjonsform/-tilhørighet  Skifte av forvaltningstilhørighet, eks: 3Bufetat fra fylkeskommunal til statlig 3Sykehusene fra fylkeskommunale til statlige (opprettelsen av helseregioner og helseforetak)

39 Flytting av arbeidsoppgaver  Kanskje den vanligste formen for omorganisering  Arbeidsoppgaver flytter fra en enhet til en annen innen virksomheten  Under forutsetning av at virksomheten har sentralarkiv, trengs kun rutinemessige tilpasninger ved denne typen omorganiseringer.  Der man ikke har sentralarkiv, vil flytting av arbeidsoppgaver føre til tiltak for arkivet, bl.a. periodisering, avslutting og bortsetting av arkiv

40 Flytting av arbeidsoppgaver  Når saksområdet flytter mellom organer, er det alltid nødvendig å markere omorganiseringen i arkivet. Det kan være: 3organet får tilført oppgaver fra et annet organ 3vesentlige deler av organets oppgaver overføres til et annet organ  Ved sammenslåing eller overføring av en vesentlig mengde arbeidsoppgaver skal det som regel settes skarpt periodeskille mellom gammelt og nytt arkiv. Det er derfor viktig å avklare om overføringen gjelder en vesentlig mengde arbeidsoppgaver.

41 Oppfølging og ansvar  Enhver omorganisering som får følge for arkivene: det er det organet som nedlegges eller er gjenstand for annen form for omorganisering, som har ansvar for at arkivmaterialet blir ivaretatt slik regelverket krever.  Det er administrativ leder som har det overordnede arkivansvar og arkivleder som har ansvaret for de daglige og praktiske oppgavene knyttet til omorganisering.

42 Tiltak  Følgende tiltak må settes i verk ved omorganisering: 3arkivet skal klargjøres og ordnes i henhold til arkivforskriften kapittel V Eldre og avslutta arkiv 3det skal utarbeides avleveringsliste/overføringsliste/utlånsliste i henhold til arkivforskriften kapittel V, Riksarkivarens forskrift kapitlene VI og VIII og Normalinstruks for arkivdepot for kommuner og fylkeskommuner.

43 Tiltak  Følgende tiltak må settes i verk ved omorganisering: 3arkivene skal holdes adskilt fra hverandre 3lag rutiner for mottatt arkiv 3dokumenter omorganiseringen i arkivplanen 3meld fra om nedleggelse eller andre større omorganiseringer til IKA/byarkiv/Arkivverket

44 Proveniens  Definisjon: 3Arkivmaterialets opphav, dvs. hvem som er arkivskaperen 3Alle enkeltarkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver = ytre proveniens 3Innenfor det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige orden (den orden de fikk ved arkivering) = indre proveniens  Multiproveniens 3arkivmaterialet har opphav fra flere enn en arkivskaper

45 Systemproveniens  Defineres: 3et elektronisk system som deles av flere brukere/arkivskapere (og også gjerne over flere forvaltningsnivå)  Eks. Arbeidsgiver-/arbeidstakerregisteret drevet av Rikstrygdeverket, mens det ble benyttet av en rekke andre arkivskapere. Disse henter opplysninger og og oppdaterer informasjon i systemet. På denne måten kan man si at disse også er arkivskapere i systemet

46 Proveniens  Brudd på proveniens-prinsippet vil medføre at informasjon vil gå tapt for etteriden fordi det ligger viktige opplysninger i måten arkiver blir opprettet og brukt på. Gjenfinning blir vanskeligere.  Omorganisering og strukturendring vil være truende for arkivenes proveniens og man må sørge for å ivareta dette ved administrative endringer.  Et ”verktøy” kan i så måte være periodisering.

47 Periodisering  Betyr at man med jevne mellomrom setter et kontrollert tidsskille i arkivet, jf afor kap III B  For papirarkiv vil dette innebære at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et gitt tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.  For elektronisk arkiv gjelder egne rutiner avhengig av type periodeskille, jf Noark-4 og afor §§

48 Periodisering - hvorfor?  Plasshensyn  Informasjonseffektivitet  Viktig for å sikre materialet for fremtiden  Omorganisering  Pålegg i arkivforskriften (kapittel III B)

49 Periodisering - av hva?  Arkivloven: 3et organs journal og arkiv skal periodiseres, enten det er papirbasert eller elektronisk.  Arkivforskriften § 3-12: 3ledelsen i et organ kan fastsette at enkelte deler av arkivet kan holdes utenfor periodisering eller følge spesielle periodiseringsprinsipper. Unntak skal spesifiseres i arkivplanen.

50 Periodisering - når?  Arkivforskriften § 3-12: 3anbefaler at en alminnelig arkivperiode er på minst 4-5 år og følger kalenderåret  Mulig å ha lengre/kortere perioder, avhengig av hensiktsmessighet  Kommunene: 3arkivperiodene kan/bør følge valgperiodene for de politiske organer (dvs 4 år), men også her mulighet for lengre/kortere perioder.

51 Periodisering - hvordan? To måter:  Mykt periodeskille 3overlappingsperiode i overgangen mellom to arkivperioder  Skarpt periodeskille 3man setter bort alle dokumenter som er registrert i den avsluttede perioden

52 Periodisering - objektordnede arkiv  Objektordnede arkivdeler/-serier = arkiv, arkivdel eller serie som er ordnet etter objekter (eks. personalmapper, klientmapper, eiendomsmapper m.m.)  Ofte ikke egnet for vanlig periodisering  Klientmapper bør være for hånden så lenge et klientforhold er aktuelt

53 Periodisering - planlegging  Mange ting som bør avklares: 3hvilken form for periodisering kan/skal man bruke? 3forsøksperiodisering 3sørge for et komplett arkiv 3skaffe oversikt over evt. mangler i et arkiv 3gå gjennom presedensarkiv 3hvem skal utføre det praktiske arbeidet med ordning/avlevering? IT? 3skaffe seg oversikt over utgåtte saker 3vaske journalbasen for feil

54 Periodisering - planlegging  Mange ting som bør avklares: 3avklare om man konverter eller ikke 3skaffe oversikt over antall saker og journalposter i journal 3utarbeide midlertidige rutiner for dokumenthåndtering hvis mykt periodeskille 3hvordan lagre den nye papirbaserte perioden i forhold til den gamle 3lage eller oppdatere rutiner for bortsettingsarkivet 3rydde opp i hjelperegistre, journal og elektronisk arkiv 3restansekontroll

55 Periodisering  Knyttet til hendelse 3ved ny arkivnøkkel 3ved overgang fra papirjournal til elektronisk journal 3ved skifte av Noark-system 3ved overgang fra papirbasert arkiv til elektronisk arkiv 3ved omorganisering 3ved endringer i arkivstrukturen

56 Periodisering  Knyttet til type journal og arkiv 3ved papirbasert journal og arkiv 3ved elektronisk journal og papirbasert arkiv 3ved elektronisk journal og elektronisk arkiv

57 Huskeliste før fullført periodisering  Kopi av elektronisk journal og arkiv skal deponeres i eller avleveres til arkivdepot  Papirbasert materiale skal settes bort og avleveres til arkivdepot etter år  Husk å oppdatere arkivplan med følgende informasjon: 3tidspunkt for periodisering 3type/prinsipp for periodisering 3bestandsoversikt inkludert bortsettingsarkiv 3deponering/avlevering av periodisert materiale 3periodiseringsplan 3erfaringer fra periodiseringen, problemer og løsninger

58 De periodiske oppgavene  Bortsetting, kassasjon og avlevering forutsetter at det avsettes ressurser for formålet.  Dette krever planlegging.  Arkivplanen inneholder den informasjon som er nødvendig for å plassere slike oppgaver inn i en tidsplan og beregne ressursbehovet både når det gjelder personell, lokaler, systemer og andre hjelpemidler.  Oppgavene er forutsigbare og arkivplanen kan derfor utstyres med en langsiktig planleggingsdel for slike oppgaver

59 Hva hvis ikke periodisering?  Dersom man ikke periodiserer, vil dette medføre: 3tap av dokumentasjon, både administrativ og rettslig 3mindre grad av gjenfinning av dokumentasjon (dvs. rot) 3at man ikke tar hensyn til lovverket som pålegger alle organ å periodisere

60

61 Arkivstruktur  Et Noark 4-system har: 3Flere logiske arkiv med hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp 3Flere logiske arkivdeler med hver sine ordnings- og bortsettingsprinsipp 3Flere arkivperioder i samme system 3Underinndelinger innenfor en sak; saksdeler  Kravene er : 3Alle journalførte dokumenter i samme sak skal lagres enten elektronisk eller på papir 3Elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel Arkiv Arkivdel Journalpost Sak Dokument

62 Arkivdel  En særskilt definert del av et arkiv, hvor alt materialet er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp (for eksempel arkivnøkkel)  Grunner til at man ønsker å dele et arkiv inn i arkivdeler: 3forskjellige serier med ulike ordningsprinsipp (eks. personalmapper ordnet etter navn, eiendomsmapper ordnet etter GAB) 3forskjellig behandling av utvalgte arkivdeler (eks. ved periodisering) 3arkivet har både elektroniske og papirbaserte dokumenter 3separate arkivdeler for avsluttede perioder for lettere gjenfinning.

63 Arkivdel  Gir langt større fleksibilitet ved periodisering og bortsetting  Man kan bruke flere ordningsprinsipp i ett og samme arkiv  Det er vanlig å ha minst to arkivdeler, da det ofte er mest praktisk å skille ut personalmappene som egen arkivdel

64 Arkivdel  Inndeling i arkivdeler kan ha mange funksjoner: 3skiller mellom emneordnet og objektordnet arkiv 3skiller mellom deler av arkivet som skal periodiseres til forskjellig tid og etter ulike prinsipper 3skiller mellom papirbasert og elektronisk arkiv 3skiller mellom ulike arkivperioder: aktivt arkiv, arkiv i overlappingsperiode og bortsatt arkiv 3skiller mellom elektroniske dokumenter som tilhører sakarkivet og dokumenter som ikke skal journalføres (f.eks utvalgsdokumenter) 3skiller ut deler av arkivet som ordnes etter ny nøkkel 3skiller ut saker som skal overføres til ny organisasjon

65 Omorganisering - kommuner  Plassering av ansvar 3vellykket omorganisering fordrer at kommunene har innsett, definert og fordelt ansvarsforholdene rundt arkivene 3gjelder –det overordnede ansvaret –det operative ansvaret –ansvaret for depotfunksjonen

66 Omorganisering - kommuner  Planlegging av prosessen 3prosjektarkiv 3de gamle organenes arkiver 3de nye organenes arkivordning 3tidsressurser 3kompetanse

67 Avlevering/deponering av elektroniske baser  Skal gjøres i henhold til Riksarkivarens forskrift, kapittel VIII (jf. Normalinstruksen kapittel 4)  § 2-3 (Rfor): Dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering  Avleveringen av de elektroniske basene skal gjøres og dokumenteres på en slik måte at man kan benytte materialet etter avleveringen er fullført.

68 Depotkostnader  Eget depot <> Interkommunalt depottjeneste  Uansett hva man har eller må skaffe seg, her er det kostnader  Ikke bare rene “lagringskostnader”  Kostnader til katalogisering og andre fremfinningsverktøy, lesesal med utstyr, ansatte/veiledere m.m.

69 Hva koster en omorganisering?  Ulike omorganiseringer medfører ulike konsekvenser for arkivet  Ulike størrelser på organer medfører ulike utgifter for organene  Ulik kompleksitet i arkivet medfører ulike utgifter for organene  Ulik kompetanse i organene medfører ulike utgifter for organene  Ulike rutiner i organene medfører ulike utgifter for organene  Ulik ryddighet i organene medfører ulike utgifter for organene

70 Hva koster en omorganisering?  Ulike omorganiseringer medfører ulike konsekvenser for arkivet 3”store” omorganiseringer kan medføre store utgifter, for eksempel ved innføring av elektronisk arkiv og ordning/avlevering. 3”små” omorganiseringer kan medføre store utgifter 3hovedregel: jo større omorganisering, desto dyrere.  Ulike størrelser på organer medfører ulike utgifter for organene 3et organs størrelse vil være utslagsgivende for utgiftene

71 Ordning av papirmateriale  Innbefatter: 3ordning 3registring 3pakking 3listeføring 3avlevering

72 Arbeidsoppgavene fortsetter i ny virksomhet  Der både virksomheten og saksområdet opphører, skal altså arkivsakene avleveres til depot.  Problemet oppstår der arbeidsoppgaver fortsetter i annet organ, enten virksomheten nedlegges eller ikke.  Da kan det være hensiktsmessig å overføre deler av arkivet til det organ som overtar saksområdet og hensikten med overføring er da å bedre tilgjengeligheten til dokumentene for de som arbeider i virksomheten.  Dersom virksomheten fortsetter, men ett av saksområdene blir overført til et annet organ, kan det noen ganger være mer hensiktsmessig å låne ut arkivmateriale.  I begge tilfeller skal man melde fra til Riksarkivaren om man tar arkivsaker ut av sin opprinnelige sammenheng, jf. afor kap III D

73 Arbeidsoppgavene fortsetter i ny virksomhet  Arkivsaker som skal overføres eller lånes ut, må ordnes først  Et uordnet arkiv vil medføre en upresis listeføring  Et uordnet arkiv vil medføre gjenfinningsproblemer for det overtakende organet  Riksarkivaren anbefaler at alle sakene i en serie overføres eller lånes ut samlet  Noen forutsetninger for utlån er at det dreier seg om en mindre arkivmasse, at det lages en kontrakt om utlån og selvsagt tilbakeføring av lånet.

74 Overføring eller utlån?  Overføring: at ansvaret for arkivmateriale skifter fra en arkivskaper til en annen  Utlån: at arkivmaterialet midlertidig oppbevares hos en annen instans enn arkivskaper. Ansvaret for arkivmaterialet er bare midlertidig hos lånetaker og dette nedfelles i utlånskontrakten

75 Overføring eller utlån?  Overføring: brukes der opphavsorganet opphører eller deler av virksomheten overføres til et annet organ  Utlån: kan bare foretas der opphavsorganet fortsetter sin virksomhet

76 Overføring  Fremgangsmåte: ABb1 (A) b2 (B) Det nye organet vil bestå av to ulike arkiver. b1 er det overførte arkivet fra A og b2 er de nye dokumentene i det nye arkivet til B. Arkivene holdes fra hverandre og b1 skal ikke tilføres nye dokumenter, men behandles som et bortsettingsarkiv. Overført arkiv får ny tilhørighet men skal ikke blandes sammen med det øvrige arkivet hos den nye eieren.

77 Overføring  Regelen for overført materiale er det utgjør en egen arkivdel som holdes for seg og på denne måten overholder man det arkivfaglige prinsippet om proveniens.  Det organet som ønsker å overføre arkivskaper til nytt organ listefører sakene og søker om tillatelse til overføring. Søknaden rettes til det respektive IKA/byarkiv eller statsarkiv/Riksarkivet.

78 Utlån  Fremgangsmåte: ABb1 (A, leveres tilbake om x år) b2 (B) Det nye organet vil igjen bestå av to ulike arkiver. b1 er det utlånte arkivet fra A og b2 er de nye dokumentene i det nye arkivet til B. b1 skal leveres tilbake til sitt opphavsorgan etter eks. 5 år, men dersom organet A har opphørt å eksistere, skal b1 avleveres til depot. Viktig med skriftlig avtale mellom A og B om varighet, omfang og ansvar. Utlånsliste skal lages og skal finnes i begge organer. Tilhørigheten forblir hos opprinnelig arkivskaper og arkivet skal holdes for seg

79 Kopier - papir  Der det nye organet ikke behøver hele serien eller hele saken, men har behov for enkeltdokumenter fra det gamle arkivet, kan det tas kopier.  Kopiering av papirarkiver bør begrenses av både arbeidsmessige og miljømessige hensyn.  Det nye organet må holde kopiene for seg, så fremt de ikke inngår som en del av saksbehandlingen. Det må gå klart frem at dette er kopier (stempel).

80 Kopier - elektronisk journal  Det skal deponeres kopi av elektronisk journal i arkivdepot når et elektronisk materiale overføres fra en arkivskaper til en annen.  Deponering skal også skje ved periodisering.  Arkivskaper plikter å avlevere fullstendig dokumentasjon sammen med det deponerte arkivet.

81 Kopier - arkivsystem  Hvis man velger å ta inn kopier av et elektronisk arkiv eller en elektronisk arkivdel inn til sin egen database, fordrer dette at begge systemene er godkjente Noark-system.  Viktig at kopier fra andre organ holdes for seg og ikke blandes sammen med organets eget arkiv. (Gjøres ved å opprette et eget logisk arkiv i basen)  Arkivet må være sperret for registrering og oppdatering

82 Kopier - arkivsystem  Arkivet som inneholder kopier fra den fremmede arkivskaperen, slettes så snart det er ute av bruk, siste frist er ved deponering eller avlevering.  Ved deponering eller avlevering av databasen fra det organet som overtar saksområdet, skal det arkivet som inneholder kopier fra opprinnelig arkivskaper slettes. Det er svært viktig at kopiene ikke følger med som en del av det avleverende organets arkiv.  Når det gjelder fagsystemer, må dette behandles konkret i hvert enkelt tilfelle og man bør ta kontakt med Arkivverket.

83 Kopier - sjekkliste  Kopiering begrenses kraftig ved kryssreferanser  Kopier bare relevante dokumenter  Opprett eget logisk arkiv i Noark-systemet for kopier av arkiv/arkivdeler  Kopiert materiale slettes/makuleres når det ikke lenger er behov for det  Kopiene skal ikke avleveres

84 Hva så med sikkerhet?  Personopplysningsloven setter rammer for behandling av personsensitive opplysninger  Overgang fra papir til elektronisk behandling i kommunene og videre til elektronisk i en landsomfattende nettverk med personsensitive opplysninger?  Hvordan vil disse rammene falle sammen med det elektroniske systemet som NAV er i ferd med å opprette?  Husk sikkerheten i det hele!

85