November 2015 AF/SSD FS og studentbetaling ved UiO Rutinen for semesteravgift og privatistgebyr Avdeling for fagstøtte / Seksjon for studieadministrative datasystemer Matthew Davies og Michael Schøyen Grude

November 2015 AF/SSD Sjelden Økonomisystem Oppsett i FS Konto og kontostrenger Hvert semester Slå på Faktura Betale semavgift++ Kopiavgift Privatistgebyr Avstemme Sende penger Slå av Faktura Daglig Laste betaling Utland Feil KID Refusjon Ikke oppgjort Ubehandlet

November 2015 AF/SSD HØSTEN 2015: KOPIAVGIFT til ?? fra heltidsstudenter fra deltidsstudenter SAIHTIERNE til SAIH fra studenter SEMESTERAVGIFT til SIO fra studenter

November 2015 AF/SSD StudentWeb åpner for betaling StudentWeb åpner for betaling i begynnelse av juni for høstsemesteret og i begynnelsen av desember for vårsemesteret. Det vil si at fakturatypekoden SEMAVG_F manuelt aktiveres i fakturamodulen slik at betalingsknappene vises i StudentWeb.

November 2015 AF/SSD Studenten kan enten klikke på knappen ‘Send giro til semesteradressen min’ eller ‘Betal via nettbank’. Nye internasjonale studenter får giro for betaling av semesteravgift. Her brukes det rutinen Fakturaoppretting, på bakgrunn av en fil, og deretter benyttes rapporten Faktura for å skrive ut giro til studentene. Ph.d. kandidater regnes ikke som studenter, og kan ikke selv generere betalingsopplysninger i StudentWeb. Ph.d. kvotestudenter og Ph.d. kandidater som tar emner på lavere nivå (utenfor Ph.d.) må betale semesteravgift. Krav opprettes manuelt med rutinen Fakturaoppretting slik at de er tilgjengelige i StudentWeb. Rapporten Faktura må også kjøres for å generere KID-nr. Sære grupper 2000 Studenter

November 2015 AF/SSD Privatistgebyr Det enkelte fakultetet fastsetter hvilke emner som skal være omfattet av ordningen med eksamensgebyr for privatister. Krav opprettes i fakturareskontro med bruk av en SQL oppdatering. Deretter kjører vi rapporten Faktura for å generere KID-nr. Fakturaer er synlig i StudentWeb under menyvalget Betaling. HØSTEN 2015 KR fordelt på 426 studenter

November 2015 AF/SSD Innlasting av betalinger til UiO En OCR-format fil med studentbetalinger lastes ned hver dag fra banken til UiO via bot-telepay gjennom en SSH client. Tre SSD ansatte har tilgang til bot-telepay på deres datamaskiner.

November 2015 AF/SSD Innlasting av betalinger til FS Filen er lagret som en tekstfil og lastes inn til FS med bruk av rutinen Innlasting av betalingstransaksjoner fra bank.

November 2015 AF/SSD Registerkort opprettes / oppdateres Ved registrering av innbetalt semesteravgift i fakturareskontro vil registerkort opprettes eller oppdateres med verdi J for betaling.

November 2015 AF/SSD Transaksjoner fra FS til økonomisystem (Oracle Financials) (1) Fakturareskontro inneholder «instruksen»: debit hovedkonto og kredit kontostreng til f.eks semesteravgift, kopiavgift, SAIH.

November 2015 AF/SSD Transaksjoner fra FS til økonomisystem (2) Seksjon for regnskap overfører kreditbeløp fra FS til økonomisystem hver måned via FS rutinen Hovedbokføring. Fakturareskontro oppdateres med verdi J for ført hovedbok.

November 2015 AF/SSD Avstemmingsrapporter Seksjon for regnskap kan nå sjekke via avstemmingsrapporter om at betalingsinformasjon i økonomisystem (overført fra FS) stemmer med betalingsinformasjon hos banken. Seksjon for regnskap overfører betalingsinformasjon i økonomisystem til f.eks SiO og SAIH.

November 2015 AF/SSD Ikke gjort opp – må kontrolleres Av og til kommer det betalinger som må sjekkes manuelt etter innlasting. Ved innlasting kommer det beskjed, «Ikke gjort opp – må kontrolleres.» For eksempel, hvor en student betaler med to betalinger som til sammen kommer til riktig beløp, må fakturareskontro oppgjøres manuelt. Her må registerkort også oppdateres manuelt med verdi J for betaling.

November 2015 AF/SSD Betalinger fra utlandet FS bruker OCR-format filer ved innlasting av betalinger, og ikke cremul-format filer per dags dato. Dette betyr at alle betalinger fra utlandet må registreres manuelt i FS på bakgrunn av bokføringsbilag fra banken. Det samme gjelder for håndskrevet giroer.

November 2015 AF/SSD Ubehandlede transaksjoner OCR-transaksjoner som ikke lar seg koble til fakturareskontro via KID, legges i egen tabell som vises i bildet OCR-innlasting - Ubehandlede transaksjoner. Ved hjelp av denne informasjonen vil en få komplett overføring til hovedbok av alle beløp innbetalt til bankkonto. Bildet inneholder mulighet for å oppdatere reskontro. Dersom en finner ut hvilken faktura som er innbetalt, så kan en oppgi fakturanr, og trykke på funksjonen "Oppdater reskontro". Da vil innbetalingen bli flyttet til gitt faktura, og kontering vil bli foretatt i forhold til feilkonto.

November 2015 AF/SSD KID nummer til et tidligere semester eller en annen student Dersom en student har betalt med en KID som gjelder faktura for en annen student eller annen faktura som gjelder studenten selv, er det mulig å flytte denne betalingen etter innlasting. Dette gjøres ved hjelp av funksjonen "Flytt innbetaling".

November 2015 AF/SSD Manuell registrering av refusjon Refusjon håndteres utenfor FS via konteringsskjema som sendes til Seksjon for regnskap. Når studenten er tilbakebetalt, er refusjonen manuelt registrert i FS uten kontering siden det allerede er foretatt en kontering i regnskapssystemet. Beløp som er betalt inn for mye (utover krav) plasseres i kontonr-uplassert i FS. Refusjon håndteres utenfor FS via konteringsskjema, og registreres manuelt i FS uten kontering.