Høy innsats Stor effekt Liten effekt Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Problemområder, prioriteringer og forslag til fremdrift Oppfølging av brunpapirøvelse 29 april 2016

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Bakgrunn OUS har et regionansvar for pasienter med livmorhalskreft, men innfrir ikke forløpstidene i pakkeforløpet. Forløpsprosjektet 2

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Mål med forbedringsarbeidet Effektmål 70% av pasientene i pakkeforløpet Livmorhalskreft innenfor forløpstiden innen utgang 2016 Læringsmål Prosjektarbeidet danner grunnlag for generisk modell for pasientforløp på kreft for OUS metodikk for forbedring av pasientforløp Forløpsprosjektet 3

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Fokus på følgende delprosesser –fra pasientens kontakt med fastlege/spesialist til start behandling på OUS –oppstart strålebehandling inkl cellegift til avsluttet behandling og kontroll opptelling og analyse av brunpapir ikke gjennomført pr i dag (Brunpapirøvelse for kirurgisk behandling står på planen etter sommerferien) Avgrensninger for brunpapirøvelsen 29. april

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Oppgaver etter brunpapirøvelsen 29. april: 1.Prioritere utfordringer 2.Opprette tre arbeidsgrupper for rotårsaksanalyse og forslag til løsning 3.Legge plan for test, implementering og oppfølging

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Bakgrunnsmateriell I tillegg til data fra brunpapirøvelse, skal de tre arbeidsgruppene bruke følgende materiell: Studentoppgave «Evaluering av pakkeforløp med vekt på arbeidsprosesser og organisering» «Regranskning og rekvirering av røntgenbilder ved radiologisk avd, DNR» «Logistikk knyttet til radiologiske tjenester» Annet

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft 1) Prioritere utfordringer Må vente på MR OUS TAR ALDRI TELEFONEN

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Kategorisering av lapper for «plunder og heft» 43 lapper Henvisningsflyt 22 lapper MR kapasitet 10 lapper Manglende kommunikasjon henvisende instans 12 lapper Utilfredsstillende pasientinformasjon 6 lapper Patologi kapasitet 5 lapper Forløpskoordinatorer 8 lapper Annet (se komplett oversikt i excellfil «Kategorisering av problemeområder livmorhalskreft»

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Prioriterte utfordringer 1.Hvordan utnytte MR-kapasiteten for livmorhalskreft bedre i OUS? 2.Hvordan skape en pasientsikker henvisningsflyt? Se nærmere på: –Henvisningsflyt og (mangel på) standarder –Hvor tilgjengelig er OUS forløpskoordinator på telefon? –Intern koordinering Inntakskontoret, Avdeling for gynekologisk kreft (GKR) –Manglende kommunikasjon mellom oss og henvisende instanser 3.Hvordan redusere ventetiden til operasjon? 9

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft 10 2) Opprette tre arbeidsgrupper for rotårsaksanalyse og forslag til løsninger

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Utfordringer fra brunpapirøvelsen: For få radiologer med MR gyn kompetanse –Høy arbeidsbelastning -> arbeidsmiljø For få MR kvoter gyn kreft –Skaper kø og mye arbeid med omrokkering av time –Radiologer må bruke tid på å prioritere –Kan økning av kvoter gå utover andre pakkeforløp? –Utnytte kapasitet ved andre sykehus – kontroller ut? –Studiepasienter inkluderes i MR kvote Avbrytelser og andre utfordringer –Ustrukturert kommunikasjon for å få svar på MR, ikke avsatt tid til kommunikasjon mellom radiolog og gynekolog –Ingen kommer og ser MR undersøkelse før behandling –Unngå doble MR undersøkelser ved utbredt sykdom blant radiologene –Generelt mange avbrytelser i radiologarbeid. Akutte ting/hast Arbeidsgruppe 1) Hvordan forbedre MR-kapasiteten?

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Forslag til fremdrift Nedsette tverrfaglig arbeidsgruppe med ansatte fra Radiumhospitalet og Ullevål. Forslag til deltagere: –Kontor radiologi: Irena Sahpazidis og Louise Randers –Gyn onkolog GKR: Mari Elstrand? –Seksjonsledere radiologer: Turid Vetrhus og Gunnar Sandbæk –Forløpskoordinator GKR: Therese Issakson –STD teknisk utstyr sectra: Arne Karlsen –VO/TV? Forslag til leder for arbeidsgruppen: Turid Vetrhus Forslag til fasilitator fra prosjektgruppen: Camilla Stolp og Unn C Gude Arbeidsgruppe 1) Hvordan forbedre MR-kapasiteten?

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Utfordringer fra brunpapirøvelsen: OUS forløpskoordinator tar ikke telefonen –Vanskelig å kontakte for lokalsykehus/pasienter og fastlege, uklare telefonnummer inn –Forløpskoordinator fra lokalsykehus dekker opp forløpskoordinator OUS sin rolle i å være pasientens kontaktperson –Forløpskoordinator ved OUS har mange telefonhenvendelser, har ikke tid til å ta telefonen –Tar ikke telefonen fordi det er vanskelig å svare ut henvendelsene Intern koordinering Inntakskontoret Avd. for gyn kreft (GKR) –Store bemanningsutfordringer på henvisningsmottak og kontor –Henvisningen blir ikke vurdert fortløpende. Ligger for lenge pga press på legene –Legen har ikke alltid skrevet hvilken histologi de vil ha til regransking, manglende innkalte preparater –Planlagt fravær med for kort frist for legene Manglende kommunikasjon –Pasient får ikke beskjed om at OUS har mottatt henvisning –Kopi til henviser av første innkallingsbrev mangler ofte –Manglende kopi av dokumenter til fastlege og privat avtalespesialist Arbeidsgruppe 2) Hvordan skape en pasientsikker henvisningsflyt?

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Nedsette en tverrfaglig arbeidsgruppe (med deltagere fra både Avd for gynekologisk kreft og lokalsykehus). Forslag til deltagere: –Gyn onkolog Tone Skeie-Jensen –Forløpskoordinator Therese Isaksson –Seksjonsleder Inntakskontoret GKR Bent Løberg –Fagutviklingssykepleier Anette Bernt –Samhandlingsoverlege Bente Thorsen –Representant fra lokalsykehus Ahus/SIV –Rådgiver stab MHU Ingvild Strømsholm –TV/VO? Forslag til leder for arbeidsgruppen: Tone Skeie-Jensen Forslag til fasilitator fra prosjektgruppen: Anne Grethe R Hammerstad og Anne Hydle Arbeidsgruppe 2) Hvordan skape en pasientsikker henvisningsflyt?

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Innen 22. juni 2016: Oppstartsmøte for arbeidsgruppene Prioritert problemområder og strakstiltak Utarbeidet tidsplan Fremdrift arbeidsgruppe 1 og 2

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Utfordringer: Kapasitet på robot Utnyttelse av operasjonsstuer Fremdrift: Avd. for gyn kreft (GKR) utarbeider oversikt over dagens ventetider til operasjon for de tre gynekologiske pakkeforløpene Prosjektet arrangerer møte mellom klinikkleder Akuttklinikken (AKU) og sentrale aktører fra AKU og GKR i juni for å lage tiltak for å redusere ventetid Arbeidsgruppe 3) Hvordan redusere ventetid til operasjon?

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Verktøy for arbeidsgruppene: A3 problemløsning A3 gir en visuell oversikt over problemer, rotårsaker, ønsket situasjon og tiltak. Problemløsing med A3 består av et A3-ark som er inndelt i flere felt. Inndelingen strukturere tankene og får de ned på papiret på en enkel måte. For å skape felles forståelse av problemet og hva som må til for å forbedre det, skal øvelsen gjøres i fellesskap. Alle med aksje inn i arbeidsprosessen må med. Felles opplæring for alle som skal delta i arbeidsgruppene

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft PROBLEM (kort formulering): 4) BESKRIV ØNSKET SITUASJON: 2) ROTÅRSAK (5 WHY’s eller fiskebensdiagram): 6) GJENNOMFØRINGSPLAN: Oppgave: Ansvar: Frist: 7) EVALUERING (tiltak for oppfølging): AVD: STARTDATO: ANSVARLIG: 1) BESKRIV NÅSITUASJONEN: 5) HVORDAN: 3) MÅLMETODE (data, fakta før og etter gjennomføring) : Spisset problemformulering:

Forløpsprosjektet - livmorhalskreft Foreløpig løsning av akutte problemer Etablert ekstra MR-kvoter t.o.m. 22. juni (Behovet er 7-8 kvoter per uke til pasienter med livmorhalskreft) Prosedyre for leveranse av brevpost og pakker utenom vanlig postgang er utarbeidet og gjort kjent (drosje, Helseekspress og budbil) Bestilt ny telefon til forløpskoordinator (GKR)