Innpassing/godkjenning IHR studentutveksling Leangkollen.

Presentasjon om: "Innpassing/godkjenning IHR studentutveksling Leangkollen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Innpassing/godkjenning IHR studentutveksling Leangkollen

2 Sakstyper 1.Norsk utdanning, enkle innpassingssaker 2.Forhåndsgodkjenninger 3.Registrering av alternative forkunnskapskrav 4.Norsk utdanning, tunge saker 5.Utenlandsk utdanning, enkle saker 6.Utenlandsk utdanning, tunge saker

3 Enkle innpassingssaker, norsk utdanning Nåværende saksflyt: ( Denne modellen følges ved HF, MatNat, UV) Mottar søknad – registreres i ephorte Søknad registreres i FS, saksbehandler på fakultet behandler, (sender evt til institutt) Saksbehandler skriver vedtaksbrev i ePhorte, som signeres av leder i tillegg til behandler Saksbehandler registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb Foreslått saksflyt: SV følger denne modellen i dag Mottatt søknad registreres og ferdigstilles i FS Vedtak vises i Studentweb Totalt 1429 søknader om innpassing av norsk utdanning ved UiO i 2010. Ved SV utgjorde enkle saker 60 % av disse. Dersom dette er likt ved andre fakulteter, vil vi kunne ha 1 ukes saksbehandlingstid i stedet for 3 uker i ca 700 saker i året.

4 Forhåndsgodkjenning: Nåværende saksflyt og forslag til ny saksflyt Nåværende saksflyt: Studenten innvilges utveksling av fak eller SIS og opprettes som utvekslingsperson i FS Fakultet mottar søknad om forhåndsgodkjenning – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev. Studenten sender papirkopi av forhåndsgodkjenningen til Lånekassen Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Elektronisk rapportering av innvilget utveksling til Lånekassen. Foreslått saksflyt – alternativ B Foreslått saksflyt alternativ A: Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Studenten henvender seg til infoskranken med Lånekassens D- skjema Infomedarbeider sjekker opplysningene i FS – stempler og signerer Studenten sender D-skjema til Lånekassen

5 Registrering av alternative forkunnskapskrav I dag er det litt tilfeldig når og hvordan dette gjøres Student klarer ikke melde seg til et emne i studentweb, fordi det har forkunnskapskrav Student kontakter infosenter/studiekons, har annen utdanning som tilsvarer forkunnskapskravet Utdanningen kan være norsk eller utenlandsk Saksbehandler registrerer enten godkjenning eller fritak i FS Student kan melde seg til emnet i StudentWeb hvis det fortsatt er plass Forslag til ny løsning Student/søker sender inn dokumentasjon på forkunnskapskrav innen en gitt frist før emneopptaket Saksbehandler registrerer forkunnskapskrav Studenten kan søke opptak til emner med forkunnskapskrav i emneopptaket

6 Gevinstpotensiale TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider- tilfredshet Student- tilfredshet Overordnet Korte ned svartid Skape robust organisasjon Bedre informasjon til studentene Frigjør arbeidstid ved å effektivisere saksbehandling, kutte unødvendige oppgaver og ledd og heve kompetanse som fører til raskere avgjørelser Felles praksis for registrering i FS og ephorte Robust organisasjon Tydelige kontaktpunkt for studenter Trygg på kompetanse og slippe unødvendig papirflytting Lettere tilgjengelig informasjon om saksgang Raskere svar Forhånds- godkjenning Slå sammen to separate søknadsprosesser til én. Opptak til utvekslingsavtale og generelle forhåndsgodkjenninger. Dette rapporteres videre automatisk til lånekassen Kutter 30% av alle godkjenningssaker i året Lik informasjon til studenter med opptak til samme avtale. Gode nettsider med informasjon om hva studenten kan forvente ifbm endelig godkjenning av utenlandsk utdanning Ansatte slipper å føle at jobben de gjør er meningsløs Får fristilt tid til å utføre andre meningsfulle arbeidsoppgaver Informasjon om godkjenning kommer samtidig som opptak (ett kontaktpunkt) Studenten involveres ikke i rapportering til lånekassen God informasjon om godkjenningsprosessen på nettsider og i tilbuds- eposten Forenkler utvekslingsprosessen, lavere terskel, mer strømlinjeformet Enkel – norsk Forenkle saksbehandlingen ved å kutte ut ephorte. Kun retningslinjer skal ligge i ePhorte, resten av behandlingen gjøres i FS/StudentWeb. Studentene får kun svar via StudentWeb Kutter ut omstendelig saksbehandling (ephorte) Spare tid ved å kutte ephorte (og evt videresending av saker) Reduserer saksbehandlingstid med: 2 uker – 3 mnd Like behandling av like saker på tvers av institusjonen Får ekspedert saker raskere Slipper å registrere i to systemer (kun fs) Får raske svar, orden på utdanningsplanen sin etter få dager Lik behandling uavhengig av fakultetsstilhørighet Registrere disp fra forkunnskap s-krav Emneleverandør reg. forkunnskapskrav v/forespørsel før emneopptaket for søkere, programstudenter, og enkeltemnestudenter Lik praksis er effektivt Det er et kvalitetshevende tiltak i seg selv å utarbeide felles rutiner på dette At studenter som trenger å få registrert disp for forkunnskaper kan melde seg til emner i studentweb Studiekonsulenter har etterlyst en avklaring på hvilke rutiner som skal følges Studentene kan søke opptak til emner i emneopptaket på lik linje med andre studenter. Fjerne usikkerhet Får tydelig info om hva de skal gjøre for å få opptak til emner

7 Mulige spørsmål til høring Er det muligheter for økt fleksibilitet i studieprogrammene? (mindre adm. og enklere for studentene) Kan flere saker håndteres administrativt? Hvor bør innpassing/godkjenning ligge organisatorisk?