Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

11 Nettverksmøte for LP – 05.06.2008. 22 Agenda 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25:

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "11 Nettverksmøte for LP – 05.06.2008. 22 Agenda 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25:"— Utskrift av presentasjonen:

1 11 Nettverksmøte for LP –

2 22 Agenda – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen – 10.25: Pause – 11.00: Bruk av timeføring og prislister i Maconomy v/ Per Inge Andresen – 11.30: Informasjon om ulike aktiviteter i Prosjektprosessen v/ Lars Gunnar Indreiten

3 33 Prosjektprosessen – LØF 2010 Utarbeidelse av nye standard kontraktsmaler for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. - Utkast til nye kontraktsmaler planlagt ferdigstilt i løpet av juni måned. - Skal gjennomgås av rektoratet og dekanmøte før godkjenning - Planlegges implementert og tatt i bruk fra høsten - Vesentlige endringer i kontraktsmal for oppdragsfinansierte prosjekter pga ny IP-policy ved NTNU (styrebehandles 12.juni) - Små justeringer i kontraktsmal for bidragsfinansierte prosjekter

4 44 Prosjektprosessen – LØF 2010 Arkivering og bruk av prosjektnummer i ePhorte: - Etablering av nye rutiner for arkivering av saker tilknyttet eksternfinansierte prosjekter, herunder koble prosjektnummer i Maconomy til relevante saker i ePhorte tilknyttet prosjektet (søknader, kontrakter, tilsettinger, rapporter osv..) Planlegges implementert fra Lesetilgang for Sentral prosjektstøtte (tilgangsgruppe SP i ePhorte) for saker i ePhorte slik at kontrakter/avtaler kan hentes ut i ePhorte av SP. Forutsetter at lokal enhets delarkiv gir SP lesetilgang til den aktuelle journalpost. Kan benyttes allerede i dag! Informer ditt delarkiv om mulighet!

5 55 Prosjektprosessen – LØF 2010 Utvikling av prosjektportal - Utredning, behov og kartleggingsfase Utgangspunkt i ny Prosjektprosess Viktig med innspill fra dere som brukere (LP, SP og PL) av fremtidig portal: Hva er behov og ønsker? Frist for tilbakemeldinger: mandag 16.juni - Utvikling av portal mht gode tekniske løsninger

6 66 Neste nettverksmøte -Neste nettverksmøte planlegges avholdt i løpet av september måned. Nærmere dato blir fastsatt og informert om pr e-post så raskt dato er klar. -Tema for neste møte: NFR-prosjekter Vi arbeider med å få en kontaktperson fra NFR til å kunne delta på nettverksmøtet for å informere om blant annet regnskaps- og rapporteringsrutiner. Viktig at dere kommer med innspill til spørsmål og tema dere ønsker å ta opp på forhånd. Frist for tilbakemelding: 30.juni

7 77 GOD SOMMER!!

8 88 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen? - spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter LP-nettverksmøte, Øyvind Throndsen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

9 99 Agenda 1.Krav til prosjektdata i Maconomy (spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter) 2.Budsjettering i Maconomy 3.Indirekte kostnader 4.Behandling av inngående MVA 5.Rapportering til EU eller koordinator 6.Revisjon (ordinær revisjon) NB! Presentasjonen fokuserer i hovedsak på EU- prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter og spesielle momenter å ta hensyn til for disse. For de punktene der prosjektene utenfor rammeprogrammet behandles annerledes er det nevnt. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

10 10 Krav til prosjektdata i Maconomy- spesielle momenter for EU- prosjekter Valg av finansieringskategori A.EU- rammeprogram for forskning oProsjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning B.EU- Marie Curie C.EU- utenom forskningsdirektoratet oProsjekter finansiert av andre EU- organer enn forskningsdirektoratet TRINN 1 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

11 11 Krav til prosjektdata i Maconomy Valg av budsjettmal A.Egen budsjettmal for EU- prosjekter, benyttes for alle typer EU- prosjekter B.For prosjekter utenom forskningsdirektoratet kan EU- budsjettmal benyttes, men også hvilken som helst annen mal (ved spesielle behov) TRINN 1 forts. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

12 12 Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektnavn 1.Kortnavn (akronym) på prosjektet i henhold til kontrakten med EU 2.Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU Kunde 1.EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator- Velg kundenummer (European Commission) 2.EU- prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator- Registrer som kunde den virksomheten som er koordinator TRINN 2 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

13 13 Krav til prosjektdata i Maconomy Ref. hos kunde –Prosjektets kontraktsnummer hos EU (se kontraktsforside) Prosjektbeskrivelse –Legg inn prosjekttype (Se kontraktsforside) Collaborative Project/ CP Integrated Project/ IP Network of Excellence/ NoE Marie Curie- Research Training Network/ MC- RTN osv. Benytte sentral LP, NB! –Feltet benyttes kun av EU LP TRINN 2 forts. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

14 14 Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 1 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

15 15 Krav til prosjektdata i Maconomy Kontaktperson hos kunde –For prosjekter der NTNU er koordinator- legg inn navn på kontaktperson i EU (finnes i kontrakten) –For prosjekter der NTNU ikke er koordinator- legg inn kontaktperson hos koordinator (finnes i kontrakten) Prosjektdata 1 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

16 16 Krav til prosjektdata i Maconomy Prosjektdata 2 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

17 17 Krav til prosjektdata i Maconomy Indirekte kostnader –Merk! I EU- budsjettmalen er Brutto %, Egenandel % og Netto belastning i % faste verdier og kan ikke endres –Verdi for indirekte kostnader tilsvarende EUs dekning må derfor legges inn i fanen ”Priser”- se lysark nr 12 –Legg inn data for godskrivning av indirekte kostnader: Prosjektnummer for godskrivning av indirekte kostnader, 69XXXXXX, legges inn i feltet ”Godskr. Prosjektnr” Analyseverdi legges inn i feltet ”Godskr. Analyseverdi” Prosjektdata 2 Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

18 18 Krav til prosjektdata i Maconomy Indirekte kostnader Priser Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

19 19 Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Avanse Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, Avanse- prosjekter innenfor rammeprogrammet, inkludert Marie Curie –For alle prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter må %- satsen som gjelder for det enkelte prosjekt legges inn i avansefeltet –Dekningsbidraget beregnes da på grunnlag av de arter som er inkludert i ”dirlønn” og ”eu- grunnlag”- i hovedtrekk lønn og alle andre direkte kostnader unntatt sub-contracting/ kjøp av tjenester (art 6714, 6717, 6718, 6732 og 6752) Avanse- prosjekter utenfor rammeprogrammet –Sjekk for det enkelte prosjekt både hva beregningsgrunnlaget er for indirekte kostnader og hvilken %- sats som gjelder for prosjektet/ prosjekt typen. Bruk eventuelt en annen budsjettmal enn EU- budsjettmal dersom beregningsgrunnlaget er noe annet enn for prosjekter innenfor rammeprogrammet.

20 20 Krav til prosjektdata i Maconomy Valuta –Velg EUR Gjeldende kursdato for budsjett –Det anbefales å velge kursdato: (= kurs 7,5) Gjeldende kurstabell for budsjett –Velg Budsjettkurser Ny kursdato for budsjett –NB! Det bør vurderes underveis, for eksempel etter hver rapportering, om en ny kursdato bør settes for prosjektet Priser, Valuta Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

21 21 Budsjettering i Maconomy Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, LP- TIPS! Sjekk kontrakt, rapporteringskrav i ”Reporting guidelines” og rapporteringsskjemaer (FORM C++) allerede ved opprettelsen av prosjektet for å kunne strukturere budsjett og regnskapsføring på samme måte som det skal rapporteres (f. eks. per aktivitetskategori, per arbeidspakke eller lignende). Dette vil forenkle rapportering, og kan håndteres ved bruk av delprosjekter. Hvorfor (EU-) delprosjekter? Gir mulighet til å skille kostnader per aktivitetskategori Evt. for hver arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder Kan ha annen finansieringskategori Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori

22 22 Budsjettering i Maconomy Indirekte kostnader og MVA, Eksempel, EU- prosjekt innenfor rammeprogrammet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

23 23 Indirekte kostnader - budsjettering og regnskapsføring Art 9113 –Belastning = 40% av lønnskostnader/ dir. lønn –Fast verdi i EU- budsjettmalen (Faneblad: Prosjektdata 2). –Belastning genereres automatisk i regnskapet fortløpende for hver måned Art 9112 (merbelastning) eller 9052 (godskrivning) –Differanse mellom 40% av lønnskostnader (NTNU beregning) og EU- beregning i dette eksemplet på 20% (Avanse i faneblad ”Priser”) på dir lønn og eu- grunnlag. –I dette eks. for alle kostnader ekskl (subcontracting). Merbelastning på art –Posteres av regnskapsseksjonen en måned på etterskudd Sum art / 9052= EUs dekning av indirekte kostnader Indirekte kostnader, EU prosjekt innenfor rammeprogrammet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, Budsjettering Priser

24 24 Inngående MVA Generelt For prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes i noen tilfeller MVA. Sjekk derfor kontrakten og reglene for det enkelte prosjekt For prosjekter innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) dekkes ikke MVA. Dette gjelder alle bilag med synlig MVA som fakturaer, reiseregninger og utlegg MVA håndtering for prosjekter der MVA ikke dekkes Ved budsjettering og regnskapsføring –Kostnaden budsjetteres og regnskapsføres på art Bilagsbeløpet ekskl. MVA konteres på ordinær kostnadsart. (NB! Merk at det ikke er mulig å splitte MVA i bestillingssystemet (IBX) eller for reiseregninger i PAGA. Dette må gjøres manuelt for eksempel ved ompostering i etterkant) –Oppdekning av MVA budsjetteres og regnskapsføres på art Oppdekning av MVA bør gjøres med en ompostering med visse jevne mellomrom. For en med detaljert beskrivelse om hvor ofte og hvordan det gjøres - se startsiden for Maconomy: i dokumentet ”Inngående MVA for EU prosjekter” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

25 25 Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Generelt Hyppighet; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal rapporteres, lengden på rapporteringsperiodene varierer fra prosjekt til prosjekt Veiledning; Beskrivelse av hva som skal rapporteres og hvilke skjemaer som skal benyttes finnes for prosjekter som er innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) på nettstedet CORDIS. Det er en egen nettside for hvert rammeprogram: –FP5: –FP6: serSite.FP6HomePage –FP7: Hovedskjema for økonomirapporteringen er FORM C For noen Marie Curie prosjekter benyttes den elektroniske portalen SESAM: –For FP6: Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

26 26 Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Merk spesielt MVA; Vær spesielt oppmerksom på at for prosjekter innenfor rammeprogrammet dekkes ikke MVA. For noen prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes MVA Personalkostnader; –T.O.M FP6: For rammeprogrammer tidligere enn FP7 dekkes i hovedregel ikke personalkostnader for faste ansatte. Personalkostnader for stipendiater eller andre som har en midlertidig tilsetning der det fremkommer av arbeidsavtalen at vedkommende er ansatt for å jobbe på prosjektet og/ eller at tilsetningen forutsetter ekstern finansiering kan dekkes. –Fra FP7; Tid for faste ansatte dekkes, forutsatt at kostnaden er belastet prosjektet (timeføring i Maconomy) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

27 27 Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Generelt Hyppighet; T.O.M. FP6; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal revideres. Et prosjekt skal ikke nødvendigvis revideres i forbindelse med hver rapportinnsending. Fra og med FP7; Kun krav til revisjon hver gang akkumulert EU bidrag for et prosjekt overstiger EURO (Ved oppnådd EURO regnes det fra null igjen. Dette betyr også at for en prosjekt med bidrag under EURO totalt, vil det ikke være krav til revisjon) Hvem kan revidere? –En oversikt over hva revisor ønsker av dokumentasjon i forbindelse med en revisjon finnes her: –NTNU har en rammeavtale med LC revisjon AS Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

28 28 Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Dokumentasjon til revisor Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen,

29 29 Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner LP-nettverksmøte, Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

30 30 Agenda Hva er et EU-prosjekt? Mange typer EU-prosjekter EU-prosjekter ved NTNU Hva er spesielt i økonomihåndteringen for EU- prosjekter? Oppsummering og konklusjoner Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

31 31 Hva er et EU-prosjekt? 1.Prosjektet må være finansiert (delvis) av EU –Dvs. av en enhet underlagt EUs organisasjonsstruktur –Som regel: Et kontor innenfor et av EU- kommisjonens direktorater –Finansiering direkte eller indirekte fra EU –Direkte fra EU: EU som kunde –Indirekte, via annen organisasjon (ikke underlagt EU) Denne organisasjonen som kunde 2.NTNU må være nevnt som part i kontrakt med EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

32 32 Mange typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning (RP) –Eldre prosjekter: 5. og 6. RP –Nye prosjekter: 7. RP (Prosjektstart 2007 – 2013) –Ulike arbeidsprogrammer med ulike regler Prosjekter finansiert av andre EU-direktorater enn forskningsdirektoratet –Forskning –Utdanning EØS-midler til forskning og innovasjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

33 33 EU-prosjekter ved NTNU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen FinansieringskategoriTotalt antall prosjekter Hvorav hoved- prosjekter Inntekt 2007 EUs rammeprogram for forskning ,9 mill. Hvorav Marie Curie 2212 Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsknings- direktoratet 60375,4 mill. Totalt ,3 mill.

34 34 Hva er spesielt i økonomi- håndteringen for EU-prosjekter? Budsjettering Prosjektets struktur Hvorfor (EU-)delprosjekter? Valutakurs Pris på utført arbeid (arbeidstime, månedsverk) Inngående merverdiavgift Indirekte kostnader Finansieringsgrad Regnskapsføring Timeregistrering Rapportering Revisjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

35 35 Budsjettering Søknadsfasen –Spesielle krav til budsjettet, avhengig av type prosjekt –Større behov for bistand til prosjektleder Særlig hvis NTNU er koordinator –To til nærmingsmåter / veier til målet (kan gjerne kombineres) Ovenfra-og-ned: Hvor mye kan vi søke om? Hvordan skal vi fordele det? Nedenfra-og-opp: Hva har vi tenkt å gjøre? Hva vil det koste? Kontraktsforhandlinger Kalkyle- og budsjettmaler (Excel) –Flere typer maler utviklet for NTNU –Til bruk i både søknads- og kontraktsforhandlingsfasen Gjennomføring –Registrering av budsjett i Maconomy Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

36 36 Prosjektets struktur Krav fra EU (Rammeprogram for forskning) –Arbeidspakker (work packages) Aktiviteter av samme type eller som henger nøye sammen –Aktivitetskategorier F.eks. –RTD/Innovation (Research and Technological Development / Innovation), dvs. forskning, innovasjon og utvikling –Management, dvs. prosjektledelse Aldri mer enn én aktivitetskategori i en arbeidspakke Krav til regnskapsrapportering for hver aktivitetskategori Krav til rapportering av månedsverk og regnskap for hver arbeidspakke Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

37 37 Hvorfor (EU-)delprosjekter? For hver aktivitetskategori –Forenkler regnskapsrapportering pr. aktivitetskategori For hver arbeidspakke –Forenkler rapportering av arbeidsmengde og regnskap pr. arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder –Kan ha annen finansieringskategori –Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori dvs. ikke nødvendigvis samme nummerseiere som hovedprosjektet Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

38 38 Valutakurs Budsjettering –Anbefaling for NTNU: Bruk en litt sterkere kronekurs enn det som bør forventes i prosjektets levetid –Ingen krav fra EU om å bruke en bestemt valutakurs Anbefalt kurs pr. dags dato: 7,50 NOK pr. EUR (dvs. kursdato ) Budsjett bør revideres årlig ved tidspunktet for rapportering til EU Regnskapsføring –Løpende posteringer til dagens kurs på posteringsdatoen Rapportering –EU tilbyr et valg mellom 2 prinsipper –NTNUs valg: Bruk gjeldende kurs første virkedag etter utløp av rapporteringsperioden Hent kursen her: nok.en.html Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

39 39 Pris på utført arbeid EUs rammeporgam for forskning –5. og 6. RP: Kun betalt for midlertidig ansatte (med få unntak) –7. RP: Også betalt for fast ansatte ”Fakturerbare” timer pr. årsverk –Krav fra EU setter grenser for hva som kan trekkes fra brutto årsverk for å beregne netto timer –NTNUs standard for EU-prosjekter: 1600 ”fakturerbare” timer pr. årsverk –NTNUs fratrekk fra brutto timetall: Ferie Bevegelige helligdager Gjennomsnittlig sykefravær Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

40 40 Inngående merverdiavgift Forskjellig regelverk for ulike typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning –EU dekker ikke inngående mva. som er spesifisert på faktura eller kvittering –Budsjett skal være ekskl. mva. –Inng. mva. skal konteres særskilt ved bestilling/regnskapsføring –Rapportering til EU skal være ekskl. mva. Prosjekter finansiert av EUs direktorat for utdanning –EU dekker inng. mva. dersom man ikke får den refundert nasjonalt –For NTNU: EU dekker inng. mva. forutsatt at de ikke er oppdrag Andre EU-prosjekter –EUS regelverk for hvert enkelt program må sjekkes Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

41 41 Indirekte kostnader NTNUs sats for indirekte kostnader –40% påslag på personalkostnadene EUs satser for indirekte kostnader –Avhengig av type EU-prosjekt –Satser for EUs rammeprogram for forskning, som NTNU skal bruke: –* Betegnelsen gjelder 7. rammeprogram. For 5. og 6. rammeprogram gjelder satsen for alle prosjekter unntatt Marie Curie-prosjekter –Alle prosentsatser er påslag på alle gyldige kostnader – både direkte og indirekte – unntatt: underleveranser (subcontracting) bidrag fra tredjepart Differanse mellom EUs og NTNUs beregning –=> Egenandel weller merbelastning av indirekte kostnader Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen ProgramCooperation, Capacities* People (Marie Curie) Coordination & support actions ERC (European Research Council) 5./6. Rammepr.20%10%20%─ 7. Rammepr.60%10%7%20%

42 42 Finansieringsgrad Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen AktivitetskategoriResearch and techn. dev’t, Innovation Demon- stration TrainingManage- ment Other specific activities 4. – 6. rammeprogram 100% 7. rammeprogram75%50%100% Finansieringsgrad = Maks. andel av gyldige kostnader som kan dekkes av EU Satsene kan være avhengig av bl.a.: Type prosjekt –Aktivitetskategori –Type organisasjon (ikke i 7. rammeprogram for forskning) Finansieringsgrad for NTNU i rammeprogrammet for forskning:

43 43 Regnskapsføring Pass på at kostnader regnskapsføres i samsvar med EUs krav Spesielt: Inngående merverdiavgift –Gjelder i hovedsak EUS rammeprogram for forskning Registrering og anvisning av timer i samme måned som arbeidet utføres Månedlig spesialpostering av indirekte kostnader –Differanse mellom EUs og NTNUs beregning Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

44 44 Timeregistrering EU krever timelister (e.l.) for det arbeidet som skal rapporteres for prosjektet –Et absolutt krav for EUs rammeprogram for forskning –Eneste mulige unntak: Ansatte som skal arbeide på heltid på en og samme arbeidspakke i ett og samme prosjekt Bruk Maconomy til timeregistrering –Så snart timene er anvist i Maconomy, oppdateres kostnadene og opptjent inntekt for dette arbeidet i prosjektregnskapet Timesedlene må anvises før bilagsfrist i Maconomy for den perioden (måneden) som timene gjelder Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

45 45 Rapportering Periodisk rapportering – som regel årlig Sluttrapportering EU har egne maler for rapportering Ulike maler for ulike typer EU-prosjekter Rapport i Maconomy kommer –For prosjekter i EUs rammeprogram Regnskapsførte kostnader må kvalitetssikres ved rapportering –I forhold til EUs regelverk for den aktuelle typen prosjekt –I forhold til kontraktsdokumentene Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

46 46 Revisjon Revisjonserklæring til periodisk rapportering og sluttrapport –Kreves av EU –Utføres av ekstern revisor, etter bestilling fra NTNU –6. rammeprogram Stort sett til hver rapportering –7. rammeprogram Sjeldnere Hovedregel: Når akkumulerte påløpte kostnader i prosjektet (for NTNU) tilsier finansiering på € (regnes deretter fra null igjen) Kan under bestemte betingelser erstattes med forhåndsgodkjenning av regnskapsmetoder –Ikke aktuelt for NTNU i denne omgang Revisjon bestilt av EU –Underveis eller inntil 5 år etter prosjektavslutning –Utføres av EU-ansatte eller ekstern revisor bestilt av EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

47 47 Oppsummering og konklusjoner Deltakelse i EU-prosjekter har høy prioritet i NTNUs strategi –Først og fremst i EUs rammeprogram for forskning EU har egne, spesielle krav på mange områder –Noen krav er meget klare og absolutte –Andre krav er mer uklare eller ”ulne” Og det kan bli kostbart å gjøre feil! Budsjettering, regnskapsføring, rapportering og revisjon for EU-prosjekter krever at man setter seg inn i mye Ta kontakt hvis du lurer på noe! Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

48 48 Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier LP-nettverksmøte, Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

49 49 Agenda Endringer av prislistene i Maconomy Omgruppering av medarbeiderkategoriene Kost- og salgsprisliste og avanse Endringer av innhold i vinduer i Maconomy Framtidige revisjoner av prislistene Tidsplan for endringer Konsekvenser av endringene Oppsummering og konklusjon Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

50 50 Endringer av prislistene Oppdatert lønnstabell –Kostpris basert på lønnstabell pr Justert sats for forventet framtidig lønnsøkning: 4,8% –Endret fra 4,5% –Kilde: Statistisk Sentralbyrå, data for lønnsutvikling i staten ”Holdbarhetsdato” for prislistene –Hver ny versjon gjelder f.o.m. 1. juni i et gitt år Påslag for å korrigere for 1 mnd. etterslep: 0,4% –Prislistene er basert på lønnstabell som gjelder f.o.m. 1.mai –Prislistene legges ut med virkning f.o.m. 1.juni Endret beregningsmetode for salgsprislister Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

51 51 ”Holdbarhetsdato” for prislistene Priser endrer seg over tid Én versjon av hver prisliste for hvert budsjettår –F.eks.: Kostprisliste 2 for , Kostprisliste 2 for , osv. –Hver versjon får startdato 1. juni Prisøkning basert på forventet kostnadsøkning –Lønnsøkning for et gitt lønnstrinn Prislister 5 år fram i tid Formål –Mer korrekt budsjett for hele prosjektets varighet Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

52 52 Endret beregningsmetode for salgsprislister Prosentvis påslag på kostprisliste 2 (for ordinære forskningsprosjekter) Full dekning av indirekte kostnader, men ikke noe overskudd: –Kostprisliste 2 og salgsprisliste 3 –40% avanse Salgsprisliste nr.Avanse SLP 10,0 % SLP 220,0 % SLP 340,0 % SLP 460,0 % SLP 580,0 % SLP 6100,0 % Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

53 53 Omgruppering av medarbeiderkategoriene Vitenskapelige medarbeiderkategorier Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Beregning av representativt lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Konsekvenser av endring av lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

54 54 Vitenskapelige medarbeiderkategorier Forsker 1Forsker 2Forsker 3Forsker Professor0796 Sjefpsykolog1198 Førstelektor1378 Stipendiat 1013 Professor 1304 Psykol.M/Godkj.Spes.1010 Amanuensis1017 Stipendiat 1111 Forskningssjef9301 Professor ii1109 Forsker1020 Vitenskapelig Ass 1532 Dosent1183 Forsker1007 Høgskolelærer/Øvings1019 Vitenskapelig ass 1110 Forsker8029 Universitetslektor I1018 Vitenskapelig ass 1011 Førsteamanuensis1352 Post Doktor 8028 Førsteamanuensis ii1308 Klinikkveterinær 1009 Universitetslektor 1108 Forsker Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

55 55 Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Tekn/adm 1 Tekn/adm 2Tekn/adm 3Tekn/adm 4Tekn/adm 4 (forts.) 1004 Rektor1200 Førstebibliotekar1515 Bibliotekar1083 Ingeniør1216 Driftsoperatør 1062 Direktør1181 Senioringeniør0807 Sykepleier1029 Avdelingsleder1512 Forsk.tekniker 9305 Prorektor1054 Kontorsjef1408 Førstekonsulent1064 Konsulent1078 Betjent 1474 Dekan1113 Prosjektleder1085 Avdelingsingeniør1120 Mester1362 Lærling (reform 94) 1061 Assist. Direktør1351 Spes.Fysioterapeut1178 Avdelingsbibliotekar1275 Ingeniør1362 Lærling (Reform -94) 1060 Avdelingsdirektør1199 Univ. bibliotekar1411 Avdelingsingeniør1132 Renholdsleder1090 Tekniker 0791 Bedriftslege1434 Rådgiver1213 Bibliotekar1063 Førstesekretær1129 Renholdsbetjent 1407 Avdelingsleder0790 Bedriftssykepleier1134 Sekretær/Kurator1136 Driftstekniker9300 Stilling utenfor reg 1059 Underdirektør1087 Overingeniør1084 Avdelingsingeniør1203 Fagarbeider1068 Fullmektig 1364 Seniorrådgiver1363 Seniorkonsulent1065 Konsulent1069 Førstefullmektig1096 Laboratorieassistent 1211 Seksjonssjef1077 Hovedbibliotekar1137 Driftsleder1180 Sjåfør 1088 Sjefingeniør0816 Avdelingssykepleier1410 Bibliotekar1070 Sekretær 1182 Seniorarkitekt1206 Undervisningsleder1067 Førstekonsulent1130 Renholder Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

56 56 Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Medarbeider- kategori Representativt lønnstrinn Medarbeider- kategori Representativt lønnstrinn Gml.NyEndr.Gml.NyEndr. Forsker Tekn/adm Forsker Tekn/adm Forsker Tekn/adm Forsker Tekn/adm Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

57 57 Beregning av representativt lønnstrinn for medarbeiderkat. 1.Nåværende gjennomsnittlig lønnstrinn for hver stillingskode Ikke vektet for stillingsbrøk 2.Vektet snitt av nåværende lønnstrinn pr. medarbeiderkat. Vektet m.h.t. antall ansatte pr. stillingskode 2 stillingskoder unntatt fra grunnlag (1019 Vit. ass., 1018 Vit. ass.) Ikke relevant for EFV-prosjekter, ville påvirke snittet betydelig 3.Resultatet av pkt. 2 tillagt 2 lønnstrinn For å ta høyde for forventet lønnsglidning Forventet tidshorisont for et prosjektbudsjett: 4 år F.o.m. prosjekt opprettes i Maconomy (dvs. kontrakt signert) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

58 58 Konsekvenser av endring av lønns- trinn for medarbeiderkategoriene Betyr ikke at noen får mer eller mindre lønn enn før Riktigere pris for arbeid på prosjekter –Basert på faktisk gjennomsnittlig lønn Timeføring i Maconomy har ingen automatisk kobling til utbetaling av lønn –Hensikten er å synligjøre riktig kostnad for et prosjekt og riktig salgspris som kunden skal betale Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

59 59 Praktiske konsekvenser Endringer i representative lønnstrinn for Tekn./Adm. 1-4 –Ingen praktiske konsekvenser for igangværende prosjekter –Kun 2 prosjekter registrert med prisopplysninger for Tekn./Adm. kategori Endringer i representative lønnstrinn for Forsker 1-4 –Lavere pris for Forsker 1-2 Flere timer innenfor en gitt budsjettramme –Marginalt høyere pris for Forsker 4 Nesten ikke merkbar forskjell (1 lønnstrinn) Litt færre timer innenfor en gitt budsjettramme Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

60 60 Kost- og salgsprisliste og avanse Forutsetning for disse avansesatsene: –Kostpris for medarbeider lik kostpris for medarbeiderkategori Kostprisliste, salgsprisliste og avanse Prisliste nr.KPL 1KPL 2KPL 3KPL 4 SLP 123,1 %0,0 %-16,5 %-28,5 % SLP 247,7 %20,0 %0,2 %-14,2 % SLP 372,3 %40,0 %16,8 %0,2 % SLP 496,9 %60,0 %33,5 %14,5 % SLP 5121,5 %80,0 %50,2 %28,8 % SLP 6146,2 %100,0 %66,9 %43,1 % Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

61 61 Avanse – med og uten overstyring av prislister Uten overstyring av prislister –Gjennomsnittlig avanse for hele NTNU omtrent som i tabellen på forrige side –Avanse for hver medarbeider vil kunne avvike fra avansen for medarbeiderkategorien Kostpris hentes fra medarbeiderens lønnstrinn Salgspris hentes fra vedkommendes medarbeiderkategori Med overstyring av prislister –Fast avanse kan legges på: Medarbeiderkategori All timeføring (oppgave 9501) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

62 62 Konkrete løsninger for utvalgte prosjekttyper Forskningsprosjekter finansiert av NFR –Kostprisliste 2 og 60% avanse –Dette tilsvarer 1,6‰ av brutto regulativlønn (aksepteres av NFR) –Unntak: Rundsumfinansierte stipendiater og Post doc Spesielle programmer/utlysinger med særskilte regler for prising/finansiering EU-prosjekter –Kostprisliste 1 og avanse, dvs. ikke salgsprisliste –Avansen er avhengig av typen EU-prosjekt Ta kontakt i hvert tilfelle! Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

63 63 Endringer av innhold i vinduer i Maconomy Fanen ”Budsjett” (Budsjettering) –Ny kolonne for startdato for den prislisten som skal brukes for budsjettlinjen –Hvis du skriver –Systemet henter prisene for budsjettlinjen fra prislisten som har startdato på Vinduet for periodisering av budsjett –Ny kolonne for startdato for den prislisten som skal brukes for budsjettlinjen –Datoene er skrivebeskyttet i dette vinduet Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

64 64 Fanen ”Budsjett” (Budsjettering) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

65 65 Vinduet for periodisering av budsjett Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

66 66 Praktiske budsjettips - Timer Dette gjelder kun for budsjettlinjer for oppgave 9501 –dvs. alt som har med timer å gjøre Legg inn en budsjettlinje for hvert budsjettår for alt som har med timer å gjøre (oppgave 9501) Tenk på perioden juni-mai som budsjettår for et prosjekt Hvis du skal budsjettere for et kalenderår: –Legg inn en budsjettlinje for januar-mai og en budsjettlinje for juni-desember Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

67 67 Tidsplan for endringer Legges ut idag (forventes ferdig til lunsj): –Nye prislister Legges ut snarlig –Omgrupperte medarbeiderkategorier Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

68 68 Framtidige revisjoner av prislistene Årlig revisjon Når? –Månedskiftet mai/juni –Antar at ny lønnstabell normalt vil være utarbeidet innen slutten av mai Hva revideres? –Oppdatert versjon av prislistene som skal gjelde f.o.m. 1.juni inneværende år Formål: Regnskapsføring av timer til riktig pris –Prislister for År 5 (dvs. f.o.m. 1.juni om 5 år fra dags dato) Prislistene for År endres ikke –Oppdatert beregning av gjennomsnittlig lønnsnivå for hver stillingskode Vurdere flytting av stillingskoder mellom medarbeiderkategorier Oppdatere representativt lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

69 69 Konsekvenser av endringene Timeføring –Timer som anvises etter at prislistene er endret vil få ny pris Budsjetter –Budsjetter som opprettes etter at prislistene er endret vil få nye priser –Budsjetter som revideres etter at prislistene er endret vil få nye priser –Veiledning om revisjon av budsjetter vil bli gitt Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen

70 70 Oppsummering og konklusjon Prislister kan brukes ved timeføring Priser oppdatert i.f.t. gjeldende lønnstabell Ny sammensetning av medarbeiderkategorier Prislister 5 år fram i tid Egne prislister for hvert år Hver versjon av en gitt prisliste gjelder: –F.o.m. 1. juni i År n –T.o.m. 31. mai i År n+1 Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen


Laste ned ppt "11 Nettverksmøte for LP – 05.06.2008. 22 Agenda 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25:"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google