Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektledelse og Prosjektstyring Metode og struktur.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektledelse og Prosjektstyring Metode og struktur."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektledelse og Prosjektstyring Metode og struktur

2 Prosjektledelse og prosjektstyring - metodikk og opplæring Målrettet prosjektstyring og Planlegging Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Organisering Prosjektledelse Prosjektrammeverk for Universitetet i Oslo

3 Oversikt Målrettet prosjektstyring og Planlegging Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Organisering Prosjektledelse

4 Prosjektlederens ansvar og oppgaver Formål –Prosjektlederen skal sikre at prosjektet gjennomføres effektivt og at prosjektet leverer det avtalte produkt med godkjent kvalitet innen fastsatt tid og budsjett samt at myndigheters krav og eksterne lover og regler overholdes. Ansvar –Planlegging Styre prosessen med milepæls-, aktivitets- og ressursplanlegging Håndtere risikoforhold i prosjektet –Organisering og koordinering Utnyttelse av ressurser og kompetanse Styre prosjektarbeidet på milepælnivå Administrasjon og tilrettelegging Faglig arbeidsledelse Kontakt med organisasjon Motivasjon –Oppfølging Styre prosjektets fremdrift Evaluere rapporter og sette i gang nødvendige korrektiv tiltak og aktiviteter Rapportering til styringsgruppen Oppfølging og veiledning av prosjektdeltakerne

5 En prosjektleder må ivareta relasjoner Kunden ”Den interesserte” Fagfolkene Motstandere av prosjektet Tillitsvalgte Linjeleder Egen sjef Leverandører Prosjekteieren

6 Prosjektstyring er en kontinuerlig og iterativ prosess Sluttstill detaljerte planer Utfør arbeidet Bestem korrigerende tiltak Evaluér progresjonen Følg fremdriften

7 Prosjektlederen må ha oversikt og overblikk Se oppover –Håndtere forholdet til oppdragsgiver slik at prosjektet oppnår organisasjonsmessig tilslutning og støtte Se fremover –Planlegge for å sikre at gruppen setter seg realistiske mål og skaffer frem nødvendige ressurser for å nå disse målene Se utover –Håndtere forholdet til eksterne instanser (kunde, sluttbruker, underleverandør) slik at prosjektet imøtekommer deres forventninger Se nedover –Få prosjektgruppen til å yte optimalt både som enkeltpersoner og som team Se bakover –Overvåke fremdrift ved hjelp av hensiktsmessige verktøy og metoder, for å sikre at prosjektmålene nås og at gruppen lærer av sine feil Se innover –Vurdere egen ytelse og innsats for å sikre at ditt lederskap representerer et positivt bidrag til prosjektet

8 Prosjektledelse setter krav til prosjektlederen  Planer og budsjetter er basert på usikre estimater  Disponible ressurser er under andres administrative kontroll  Prosjektlederen –må balansere mellom tildels motstridende målsetninger –kan ikke basere seg på etablerte rutiner –må skape nye kontakter og allianser i forskjellige deler av organisasjonen –må skape team av grupper som vanligvis ikke arbeider sammen  Oppgaven innebærer risiko og dermed eksponering

9 Faste prosjektledere Fordeler –Kan trene i prosjektledelse –Gode kunnskaper / bred erfaring som prosjektleder –Enhetlig prosjektgjennomføring, normer og rutiner etableres –Kjenner "kultur" - vet hva som kan gjennomføres i organisasjonen –Profesjonelle problemløsere Ulemper –Bestemt organisasjonsmessig plassering –Konflikter med linjeledere –Institusjonalisering –Mangler faglig kompetanse

10 Faglige utfordringer i prosjektarbeid  Forprosjekt  Å velge riktig detaljeringsnivå  Sveve over problemene  Løse alle detaljspørsmål  Analyse og konstruksjon  Ha et bevisst forhold til endringer  Utvikling  Å løse alle problemer før konstruksjonsfasen begynner  Integrasjonstest  Å organisere den skikkelig  Installasjon  Å få dokumentasjon frem i tide

11 Hvorfor mislykkes så mange prosjekter? På grunn av brister i: –Fundament og måldefinisjon –Planleggingen –Organiseringen –Det utførende arbeidet –Oppfølgingen

12 Fundament og måldefinisjon UiO må: –Sikre forankring av prosjektet –Sørge for en sammenheng mellom overordnede strategier, forretningsplaner og prosjektplanene –Fastsette prinsipper og regler for prosjektarbeid –Utarbeide presise mål for prosjektet –Sørge for et balansert ambisjonsnivå Prosjektet må være basert på et klart definert behov

13 Planlegging UiO må: –Sikre et praktisk og relevant nivå –Unngå upassende planleggingsverktøy –Unngå overoptimistiske tids- og kostnadsestimater –Unngå overvurdering av kompetanse og kapasitet

14 Organisering UiO må: –Sørge for klare prioriteringer –Sørge for klare samarbeidsprinsipper –Sørge for klar ansvarsfordeling –Sørge for at ressurser er tilgjengelige ved behov og at disse er motiverte –Sørge for motiverte linjeledere –Sørge for rett person som prosjektleder

15 Det utførende arbeidet UiO må: –Ikke undervurdere samarbeidsproblemer –Ikke anvende for kompliserte arbeidsmetoder –Unngå individuelle metoder –Forankre forståelsen for prosjektresultater –Utføre kvalitetskontroll og -sikring –Unngå stadige endringer og tillegg

16 Oppfølging UiO må: –Sørge for at alle forstår forskjellen mellom rapportering og oppfølging –Tilrettelegge prosjektplanene for oppfølging - minst mulig byråkratisk –Sørg for kontinuerlig kommunikasjon mellom prosjektdeltakerne –Sørge for effektiv og riktig kommunikasjon –Sørge for å ha en prosjektleder med formell autoritet

17 Oversikt Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Planlegging Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Organisering

18 Målrettet prosjektstyring Hva som skal oppnås Planer som gir oversikt Resultatorientert Resultatplaner Stabile, langsiktige planer Overordnet rapportering Hvordan det skal oppnås Planer som viser detaljer Aktivitetsorientert Aktivitetsplaner Kortsiktige planer Detaljert rapportering

19 Milepælsplaner og aktivitetsplaner Aktivitetsplan Mn:A1 Mn:A2 Mn:An Aktivitetsplan M3:A1 M3:A2 M3:An Aktivitetsplan M2:A1 M2:A2 M2:An Roller og Ansvar M1 M2 M3 - Mn Milepælplan M1 M2 M3 - Mn Aktivitetsplan M1:A1 M1:A2 M1:An 1:1 1:n

20 Målrettet prosjektstyring Oversikt DetaljnivåAktivitetsplaner spesifiserer aktiviteter, organisatorisk rolle, oppgaver, tidsskjema og kalender Rapport på aktivitetsplan Overordnet nivå Milepælplan med resultatløp konkretiserer mål og delmål/leveranser Rapport på milepælplan Roller og Ansvar Prosjekt- organisering Oppgaver Nivå PlanleggingOppfølgingOrganisering og koordinering

21 Målrettet prosjektstyring – Planlegging Fokus på resultater Spesifiserer resultater fortløpende i prosjektet Beskriver hva som skal oppnås, på hvilke premisser Beskriver tilstander og betingelser Beskriver delmålene (milepælene) på veien til det endelige målet (sluttmilepælen) Beskriver avhengighet og sammenheng mellom prosjektets mål og resultater

22 Krav til milepæler Milepælene skal dele opp prosjektarbeidet Et viktig beslutningspunkt i prosjektet bør være en milepæl  for eksempel en overlevering av et produkt / presentasjon Milepælene skal gi et objektivt resultat uten subjektive vurderinger Milepælene skal gi målbare resultater som tilfredsstiller gitte betingelser En milepælbeskrivelse skal inneholde:  Beskrivelse av tilstander som skal oppnås  Kontrollérbare betingelser for at tilstanden er oppnådd

23 Krav til milepæler Kontrollèrbarhet En milepæl blir kontrollerbar ved å knytte til betingelser som refererer til: – Metoder for kvalitetskontroll – Prosedyrer og rutiner – Tidligere arbeid eller resultater – Godkjenning av faglige instanser Eksempel på milepælsbeskrivelse uten betingelse: ”Når sluttbrukeropplæring er gjennomført” Samme milepælsbeskrivelse med kontrollérbar betingelse: ”Når sluttbrukeropplæring er gjennomført i henhold til godkjent opplæringsplan”

24 Planlegging Planlegging er en gruppeaktivitet Deltakere:  eiere av resultatene  eiere av ressurser  faglige ressurspersoner  prosjektleder  nøkkelmedlemmer i prosjektet Oppnå felles forståelse for og eierskap til prosjektgjennomføringen

25 10 steg til en milepælplan Q2 Q3 Q4 9XQ2Q4 Milepæl Dato Q3 Milepæl Dato Undersøke logikk og rekkefølgen mellom milepælene i de ulike resultatløpene Identifisèr og navngi resultatløpene - arbeidsflyten Forhandle milepældatoer for å balansere risikoen Identifisèr de 3-5 milepælene i hvert resultatløp som oppfattes som vanskeligst å oppnå Plasser milepælen på veggen i den rette rekkefølgen tett inntil datoen for realisering Presentèr milepælene og gjør nødvendige endringer for å sikre forståelse i prosjektgruppen Sett tidsrammen Bestem sluttmilepælen og sluttdato for prosjektet Forstå hensikten, mål og rammebetingelser i prosjektet Definèr de spesifikke og viktige milepælene under hvert resultatløp - begynn bakerst

26 Planlegging i henhold til målrettet prosjektstyring Definere og beskrive Sluttmilepælen Beskriver hva prosjektet skal oppnå som sluttleveranse, med tilstand og betingelser for at denne er oppnådd. Øvrige milepæler planlegges bakover fra Sluttmilepælen Identifisere og planlegge leveranser/delmål og tilstand/betingelser for disse som sikrer at Sluttmilepælen oppnås. Strukturere milepælene mht rekkefølge og avhengigheter, og organisere MP i respektive resultatløp. Organisering i Prosjekt- ansvarskart Organisere og for- dele roller/ansvar knyttet til hver milepæl. Hver milepæl bør ha én leveranseansvarlig. Aktivitets- planlegging for hver milepæl Hver milepæl brytes ned i aktiviteter og leveranser for å sikre at milepælen oppnås. Utarbeide Aktivitets- ansvarskart Organisere og for- dele roller/ansvar knyttet til hver aktivitet. Én leveranse- ansvarlig per aktivitet.

27 Oversikt Prosjektledelse Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering

28 Målene med organisering  Effektiv oppgavegjennomføring  Klar rolle- og ansvarsfordeling  Effektiv kommunikasjon  Fleksibilitet i utnyttelse av tid og ressurser

29 Organisering for å klargjøre roller  Interne/eksterne enheter  Brukere  Andre eksterne f.eks. leverandører  Andre interne f.eks. økonomiavdelingen  Fagforeninger Et prosjekt har kontakt med mange instanser:  som tar hvilke beslutninger  som skal rådspørres  som skal bli informert  som har hvilke ansvar  som skal gjøre hvilke arbeid For effektivt samarbeid må det være klart hvem: Sammenhengen mellom prosjektmedlemmene og alle involverte parter må være klart definert

30 Lokalisering av ressurser To alternativer Prosjektmedlemmer fristilles og plasseres i egne prosjektlokaler Prosjektmedlemmene sitter på sitt vanlige sted og jobber både med linjeoppgaver og prosjektet

31 Organisering Ansvarlige personer OrganisasjonskartAnsvarskart Styrings- gruppe Prosjekt- leder Referanse- gruppe Prosjekt- gruppe C Prosjekt- gruppe B Prosjekt- gruppe A Referanse- gruppe Under- gruppe B1

32 Prosjektansvarskart  Omfatter: –ansvar for å realisere milepælene –instansenes/aktørenes roller –horisontal og vertikal analyse –estimater og tidsplan –rapportdel  Prosjektansvarskartet er en kontrakt mellom prosjektet og linjen  Prosjektansvarskartet klarlegger og presiserer instansenes roller og ansvar i prosjektet  Avklaringsprosessen som skjer under utarbeidelsen av prosjektansvarskartet er meget viktig for kvaliteten på, og eierskapet til, prosjektgjennomføringen

33 Prosjektansvarskart Fremgangsmåte

34 Prosjektansvarskart Eksempel TIDSPLANANSVAR U- Utfører arbeidet B - Hovedbeslutning b- Delbeslutning a- Framdriftsansvar A- Kompetanseoverføring R- Må rådspørres I- Må informeres r Styringsgruppen Prosjektgruppen Linjeledere Prosjektleder Prosjekt: Personalfunksjonen Timer EstimatAugSepOktNovDesJanFebMarAprMaiNr Milepæler ,0P1 Når Prosjektplan er godkjent BRa 150,0P2 Når Info- og kommunikasjonsplan er utarbeidet og godkjent R U a 50,0K1 Når utvalgte prosesser er vurdert Ua 300,0K2 Når forventninger til P-funksjonen er kartlagt UIa 300,0K3 Når dagens situasjon er kartlagt og beskrivelse godkjent Ua 500,0L1 Når Alternative løsninger er beskrevet aU 400,0L2 Når Konsekvensvurdering er foretatt Ra 200,0L3 Når Anbefaling om ny P-funksjon er utarbeidet og godkjent BRIa 250,0P3 Når Implementeringsplan godkjent IaBU 2550,0 678 Økonomi Avdelingsdir. personal Fagforeningen Ekst. konsulenter U I U U R U U U U U U I I U U UBbaARIrUBbaARIr Utfører arbeidet Hovedebeslutning Delbeslutning Fremdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan innkalles for diskusjon B b Bbb b b

35 Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Organisering Rapportering og oppfølging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Planlegging Aktivitetsplanlegging

36 Aktivitetsplanlegging Organisering  Planlegging og organisering av arbeidet gjøres etter at milepælsplanen og prosjektansvarskartet er utarbeidet  Aktivitetsansvarskartet skal stemme med prosjektansvarskartet  Skaper forankring ved å involvere de som skal utføre arbeid i planleggingen og organiseringen  Skaper prosjekttilhørighet og enighet innen prosjektgruppen

37 Aktivitetsplanlegging Fremgangsmåte Prosjektleder og berørte prosjektledere deltar.  Identifisèr alle aktiviteter som må utføres for å nå en milepæl  Identifisèr alle personer som berøres av aktivitetene  Bestem på hvilken måte den enkelte skal engasjeres i hver aktivitet  Estimèr arbeidsmengden for hver aktivitet for hver person  Legg aktivitetene ut i tid I aktivitetsplanleggingen er det viktigere å være nøyaktig enn kreativ.

38 Aktivitetsplanlegging Ansvarskoder U = Utfører arbeidetFlere B = HovedbeslutningEn b = Delbeslutning/felles beslutningFlere a = FremdriftsansvarEn A = KompetanseoverføringFlere R = Må rådspørresFlere (færrest mulig) I = Må informeresFlere (færrest mulig) r = Kan innkalles for diskusjonFlere

39 Aktivitetsplanlegging Et eksempel på aktivitetsplan/ansvarskart TIDSPLANANSVAR U- Utfører arbeidet B - Hovedbeslutning b- Delbeslutning a- Framdriftsansvar A- Kompetanseoverføring R- Må rådspørres I- Må informeres r Styringsgruppen Prosjektgruppen Linjeledere Prosjektleder Prosjekt: Personalfunksjonen Timer EstimatAugSepOktNovDesJanFebMarAprMaiNr Milepæler ,0P1 Når Prosjektplan er godkjent BRa 150,0P2 Når Info- og kommunikasjonsplan er utarbeidet og godkjent R U a 50,0K1 Når utvalgte prosesser er vurdert Ua 300,0K2 Når forventninger til P-funksjonen er kartlagt UIa 300,0K3 Når dagens situasjon er kartlagt og beskrivelse godkjent Ua 500,0L1 Når Alternative løsninger er beskrevet aU 400,0L2 Når Konsekvensvurdering er foretatt Ra 200,0L3 Når Anbefaling om ny P-funksjon er utarbeidet og godkjent BRIa 250,0P3 Når Implementeringsplan godkjent IaBU 2550,0 678 Økonomi Avdelingsdir. personal Fagforeningen Ekst. konsulenter U I U U R U U U U U U I I U U UBbaARIrUBbaARIr Utfører arbeidet Hovedebeslutning Delbeslutning Fremdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan innkalles for diskusjon B b Bbb b b

40 Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Læringspunkter Målrettet prosjektstyring og Planlegging Rapportering og oppfølging

41 Rapportering og oppfølging Rapporteringsnivåer Styringsgruppe Delprosjekt-/gruppeledere Prosjektmedarbeidere Prosjektledelse Time- rapport Time- rapport Slutt- rapport Milepæls- rapport Status- rapport Framdrifts- rapport Slutt- rapport Milepæls- rapport Status- rapport Framdrifts- rapport Time- rapport Aktivitets- rapport

42 Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Målrettet prosjektstyring og Planlegging Læringspunkter

43 Hvordan oppnå suksess med prosjektarbeid? Hvordan oppnå suksess med milepælplanlegging? Hvordan oppnå suksess med organiseringen? Hvordan oppnå suksess med rapportering og prosjektoppfølging/-styring?


Laste ned ppt "Prosjektledelse og Prosjektstyring Metode og struktur."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google