Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Organisasjon Nasjonalforeningen er en frivillig, humanitær medlemsorganisasjon 35 000 medlemmer i Nasjonalforeningens 565 helselag og demensforeninger.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Organisasjon Nasjonalforeningen er en frivillig, humanitær medlemsorganisasjon 35 000 medlemmer i Nasjonalforeningens 565 helselag og demensforeninger."— Utskrift av presentasjonen:

1 Organisasjon Nasjonalforeningen er en frivillig, humanitær medlemsorganisasjon medlemmer i Nasjonalforeningens 565 helselag og demensforeninger Arbeidet finansieres med innsamlede midler Antall demensforeninger utgjør ca 20 prosent av antall lag (drøyt hundre og tjue). I rent medlemstall utgjør medlemmer i demensforeningene ca 10% av medlemsmassen. Men det er på demenssaken vi opplever vekst i form av oppstart nye foreninger, de senere årene. Dette er helt i tråd med samfunnstrenden innenfor frivilligheten, der interesseforeninger rekrutterer lettere enn humanitært arbeid/bredt folkehelsearbeid. Mange tror Nasjonalforeningen har statsstøtte til sitt arbeid, men vi er helt avhengige av selv å skaffe midler til vår virksomhet gjennom ulike inntektstiltak/støtte til sakene. Det er på hjerte- og demenssak vi klarer å skaffe bidrag fra publikum:Gjennom uadresserte og adresserte giro-utsendelser, salg av lodd og bøsseaksjoner, arbeider oganisasjonen på ulike nivå med å skaffe de nødvendige midlene. Arv (testamentariske gaver) har utgjort en viktig inntektskilde for Nasjonalforeningen i flere år, da i hovedsak testamenter som tilgodeser hjerteforskningen. Midler som er samlet inn på en sak må brukes til denne saken (minus noe administrasjonstilskudd). Minimum 65% av innsamlede midler skal gå til formålet (forskning, informasjon og forebyggende aktiviteter), og vi er underlagt innsamlingskontrollen (IK-logo på alt materiell) og deres regelverk for regnskapsføring (nye krav til regnskapsføring fra 2010) og bruk av innsamlede midler. Administrasjonsprosenten er på 3,1%.

2 Andre saker og tiltak kom til og ble forlatt:
1910: Tuberkulosen 1948: Eldresaken 1955: Hjerte- og karsak Andre saker og tiltak kom til og ble forlatt: Psykisk helse, nyfødtmedisin, sorgarbeid, belastningslidelser, smertemestring, sosial kompetanse (Steg for steg), samlivskurs osv. . Nasjonalforeningen har hatt tradisjon fra å ta opp nye saker og å jobbe med dem, og så overlate oppgavene til andre. Dette har vært en del av den pionerrollen som Nasjonalforeningen alltid har hatt. Organisasjonen ble etablert i 1910 av legeforeningen, nettopp for å være med på å løse en av datidens store helse- og samfunnsutfordringer. Lagene utdannet og lønnet sykepleier i eget nærmiljø. På dette området gjorde Nasjonalforningen et svært viktig arbeid, og bidro til at man fikk tuberkulosen under kontroll og problemet drastisk redusert da 2. verdenskrig gikk mot slutten. Vi var pionerer på mye som senere ble offentlig helsetilbud – eks mor-barn-undersøkelser, senere helsetasjoner. Etter krigen sto man så overfor situasjonen; HVA NÅ? Da var det at helsedirektør Karl Evang i 1948 fremmet forslag på landsmøtet om at det neste Nasjonalforeningen skulle rette søkelyset mot var allment helsearbeid og særlig eldres situasjon i samfunnet. I 1955 ble hjerte- og karsaken løftet inn i organisasjonen (høyere alder i befolkningen ga mer livvstilssykdommer). På 1960-tallet var innsatsen rundt om i landet mye knyttet til bygging av ulike institusjoner, hjem og eldresentre, barn og psykisk helse, og til og med tannpleie, var områder som det ble jobbet med. Etter TV-aksjonen i 1987 tok mangfoldet helt av, i et skred av ulike og spennende prosjekter, deriblant arbeid med hjemme-ulykker, incest, og miljøheimevernet. I forbindelse med arbeid med nytt handlingsprogram har tiden vært inne til å spørre hva vi skal jobbe med videre, om vi jobber med de riktige sakene, og om vi har fokus på for mange saksfelt i Nasjonalforeningen. Som alltid ved jubileer kan man benytte anledningen til å stoppe opp og tenke framover: Hva nå?

3 Sykdomspanorama Lenge var det en antakelse at livsstilssykdommene var en synkende kurve i WHOs sykdomspanorama. De senere årene har det endret seg, og vi ser en svak økning i hjerte- og karsykdommer som dødsårsak (stadig den viktigste årsak til dødsfall i Norge). Overvekt er en kraftig økende helserisiko blant barn og ungdom, med fare for både diabetes og hjerte- og karsykdommer som resultat. Vi har nå en oppvoksende generasjon som risikerer økt forekomst av livsstilsykdommer vi trodde var på retur. Hjerte- og karsykdommer utgjør også en vesentlig årsak til uhelse i den eldre delen av befolkningen, i tillegg kommer demenssykdommene som øker raskt i omfang i takt med en stadig større andel eldre i befolkningen (flere eldre som lever lenger). Demenssykdommene utgjør også en viktig årsak til psyko-sosiale belastninger for både personer med demens og deres pårørende (stressrelaterte lidelser, ensomhet og isolasjon), og inngår i så måte også i kurven som heter ”samsykdommer” (en gruppebetegnelse for sykdommer knyttet til samfunnsutviklingen).

4 Nasjonalforeningens merkesaker (profiltekst)
To store folkehelseutfordringer: hjerte- og karsykdommer og demens. Nasjonalforeningen er den største humanitære bidragsyteren til hjerteforskningen i Norge. Vi finansierer også forskning innen demens. Nasjonalforeningen er interesseorganisasjon for personer med demens og deres pårørende. Nasjonalforeningen tilbyr forebyggende tiltak og helseinformasjon for barn, voksne og eldre. Nasjonalforeningen er den organisasjonen som driver flest eldresentre i Norge.

5 Handlingsprogram 2010-2014 2 hovedsatsningsområder:
Hjerte – og karsykdommer Demens Organisasjonsutvikling Rekruttere Inntektsskapende arbeid Organisasjonsopplæring Følge opp HAP

6 Nytt handlingsprogram 2010-2014:
Denne illustrasjonen fulgte utkast til handlingsprogram på høringsrunden. Den er laget for å illustrere bedre hvordan aktiviteter som drives i dag, hører naturlig inn under de foreslåtte arbeidsområdene våre. Noen aktiviteter har ikke så klar tilhørighet i forhold til enkelt-sak, men faller naturlig inn i skjæringspunktet mellom de foreslåtte arbeidsområdene, og utgjør en viktige del av den lokale kjerne-virksomehten.

7 Medlemsorganisasjonen
ORGANISASJONSOPPBYGNING: Landsmøtet er Nasjonalforeningens høyeste organ og avholdes hvert fjerde år. Landsmøtets hovedoppgave er fastsettelse av nytt handlingsprogram og lov-endringer. Valg av sentralstyret for ny periode. Landsmøtet består av landsstyret og lokallag med stemmerett etter lovenes paragraf 11.3. Landsstyret er øverste myndighet når ikke landsmøtet sitter samlet, og møtes minst en gang i året (vanligvis to). Består av sentralstyret, ledere og nestledere i fylkeslagene/personlige vararepr, en repr for hvert av de faglige råd, en repr for ansatte valgt blant de ansatte. Oppgavene er behandling av årlige planer og budsjett, årsmelding og regnskap, opprettelse og nedleggelse av fagråd, mandat for fagråd. Sentralstyret består av 13 repr: Leder og nestleder, to fylkesledere (evt tidligere fylkesledere), tre representanter for lokallagene, en repr for hvert fagråd, en representant for ansatte valgt blant ansatte. Vanligvis ca seks møter i året. Påser at organisasjonen drives i samsvar med lover, vedtekter og program. Fastsetter organisatoriske retningslinjer. Forbereder saker for landsstyret og landsmøtet. Oppnevner til verv/oppdrag som ikke er underlagt landsstyret. Stimulerer til og utvikler frivillighet og personalpolitikk, er åpen for det som skjer på lokal- og fylkesplan og tar initiativ i tråd med organisasjonens formål og program. Fylkesstyret inspirerer lokallagene i deres arbeid og er pådriver for å utvikle Nasjonalforeningens saker/Handlingsprogram i eget fylke. Motiverer lokallagene til å realisere handlingsprogram. Synliggjør organisasjonen og sakene i eget fylke. Fylkesårsmøtet er fylkeslagets øverste myndighet og velger styre, som er fylkeslagets øverste myndighet mellom fylkesårsmøtene. Lokallagene (helselag og demensforeninger) er Nasjonalforeningens organisatoriske grunnelement. Årsmøtet er lokallagets øverste myndighet og velger styre, som er lagets øverste myndighet mellom årsmøtene. Lokallagene utgjør flertall i landsmøtet.

8 Styret – motoren i laget
Vedtekter for helselag og demensforeninger §6 Forbereder og gjennomfører årsmøte hvert år Følger opp årsmøtets vedtak Driver laget i tråd med vedtekter for laget (i tråd med Nasjonalforeningens lover) Arbeider ut fra Nasjonalforeningens handlingsprogram og årsplan fra årsmøtet Styret i et lokallag står for daglig drift av laget. Styret tar beslutninger i tråd med vedtektene til laget, Nasjonalforeningens handlingsprogram og lover, og retningslinjer som kommer fra hovedorganisasjonen v. sentral- og fylkesstyret. Styret jobber for at laget utvikler seg i en positiv retning, og ut fra medlemmenes interesser. Styret velges på demokratisk vis på lagets årsmøte. Det er årlig utskifting av styremedlemmer ved nyvalg, og styret har som mandat å drive laget fram til neste årsmøte, i tråd med mål og planer som er vedtatt 8

9 Ansvar for lagets økonomi, følge opp budsjett, søke om tilskudd osv
Styret – motoren i laget forts Ansvar for lagets økonomi, følge opp budsjett, søke om tilskudd osv Representerer laget overfor samarbeidspartnere, offentlige myndigheter osv Har kontakt med media (jfr vedtekter for helselag og demensforeninger) Ansvarlig Hele styret i laget er ansvarlig for de vedtak og bestemmelser som styret fatter. Det betyr at hele styret må sette seg inn i alle sakene tas opp i styremøtene, også de sakene de ikke selv har individuelt ansvar for. Det er viktig at dette diskuteres i første styremøte etter årsmøtet, og at alle styremedlemmene er enige om dette, og villige til å ta sin del av fellesansvaret. Lederen har hovedansvaret for at fordeling av ansvar og oppgaver fungerer. Det er viktig at styret samarbeider godt om driften av laget. Styret må jobbe sammen, prate sammen og planlegge sammen. Et nært og godt samarbeid gir styret god oversikt over oppgavene, som kan fordeles på en god måte. 9

10 Styret mer enn en serie møter!
Styret – motoren i laget forts Styret mer enn en serie møter! En arbeidsgruppe som sammen har og tar ansvar for å utvikle laget. Alle styremedlemmer må ha oppgaver mellom styremøtene. Hvordan styret er satt sammen, får betydning for aktiviteten et lag klarer å få til. Styret må kunne fungere sammen. Styret har felles ansvar for avgjørelser, og det er en fordel at medlemmene har allsidig bakgrunn. - Hva ønsker du som nyvalgt medlem å utrette i din periode som styremedlem? - Hvilke forventninger tror du medlemmene i laget/de andre i styret har til deg som styremedlem? - Hva får du igjen for å sitte i styret? 10

11 Styremedlemmene bør ha: Variert erfaringsbakgrunn
Styret – motoren i laget forts Styremedlemmene bør ha: Variert erfaringsbakgrunn Variert kunnskapsbrede Varierte interesser Styret bør også holde tett kontakt med enkeltmedlemmer, og hele tiden ha øynene åpne for ressurspersoner som kan samarbeide med styret om gjennomføring av aktiviteter og tiltak. Mange styrer brenner seg ut på at de selv skal gjennomføre alt: Det er både mulig og lurt å trekke flere inn i arbeidet til laget. Styret kan nedsette arbeidsgrupper med ansvar for særlige aktiviteter, eller samarbeide tett med ildsjeler som har forslag, og vilje og evne til å skape aktivitet. Hvordan et nytt medlem blir tatt i mot i laget, og finner seg til rette den første tiden, er ofte helt avgjørende for hvor aktivt dette medlemmet blir for laget. 11

12 Leder og nestleder Leder møtene Setter saker på dagsorden
Vedtekter for helselag og demensforeninger §7 og 8 Leder møtene Setter saker på dagsorden Delegerer oppgaver til andre styremedlemmer Følger opp styrets arbeid med vedtatte planer Nestleder er stedfortreder - må være forberedt og informert Lederen bør være godt kjent med laget, og gjerne ha sittet i styret som styremedlem eller nestleder, slik at hun/han vet hva som kreves av en leder i lokallag. Hovedoppgaven for lederen er å lede styremøter og sørge for at alle i styret har sine oppgaver og sikre framdrift i disse. Det er styrelederen som leder styremøtene, ofte også medlemsmøter i laget. Derfor må lederen være godt kjent med reglene for god møteledelse (se Håndbok for tillitsvalgte og ansatte). Det er også viktig å følge opp vedtak som er fattet av årsmøtet i laget, og tidligere vedtak i styret. Det er styreleder som skal ha denne oversikten, og som må ta initiativ til at nødvendig oppfølging blir gjort, og at fordeling av oppgaver i styret er rettferdig og god. Det er viktig at lederen gir slipp på oppgaver når de er delegert. Det er først når saker blir glemt, gjort dårlig eller utelatt, at styrelederen må ta initiativ til at sakene fanges opp og blir gjort noe med. Leder må holde tett kontakt med kasserer. Det kan ofte være naturlig at leder, nestleder og kasserer samarbeider om forberedelser til styremøter. Sammen kan de sikre at styret til enhver tid er godt oppdatert på hvordan laget ligger an med gjennomføring av vedtatte planer og tilgjengelig økonomi (regnskapsrapportering til styremøtene). Leder bør også samarbeide med kasserer om å fylle ut årsrapportskjema til Nasjonalforeningen, for å sikre god og korrekt informasjon både om aktiviteter og økonomi. Dette kan også tas i styremøte der alle kan bidra til oppsummering av hva som er gjort. Leder har ansvar for at det utarbeides nødvendige papirer til årsmøtet. Oppgavene kan gjerne fordeles på flere, men leder har hovedansvar for innholdet i sakspapirer til årsmøtet. Ledervervet har også myndigheten til å signere på vegne av laget, for eksempel søknader om midler til aktivitet i laget. Det må alltid være styrevedtak på initiativ som lederen tar på vegne av laget. Nestleder som stedfortreder Nestleder fungerer som stedfortreder for styreleder, og må derfor sette seg godt inn i lederens oppgaver. Nestledervervet blir ofte lagt for lite vekt på når valgkomiteen gjør sitt arbeid og årsmøtet sitt valg: Dette vervet er veldig viktig å besette riktig, gjerne tenke det som trening til lederverv, og viktig at nestleder har noen egne oppgaver også. Det er det viktig å være forberedt på når man sier ja til et nestlederverv. Sykdom og annet kan gjøre at nestlederen må overta lederens ansvar. Derfor bør nestlederen lede minst ett møte i året. Leder må trekke nestlederen inn i sitt arbeid, så nestlederen lettere kan gå inn vervet på en forsvarlig og trygg måte, hvis det skulle bli behov for det. Nestlederen er lederens nærmeste diskusjonspartner. I tillegg kan nestlederen ta seg av oppgaver som ikke naturlig faller på noen andre i styret. 12

13 Sekretæren Dokumenterer det som skjer i laget Skriver og arkiverer
Vedtekter for helselag og demensforeninger §9 Dokumenterer det som skjer i laget Skriver og arkiverer Er skriver/referent – styremøter, årsmøter. (Brev, innkallinger, søknader? – hvis leder ønsker hjelp) Informasjon om møter og aktiviteter til nærmiljøet (oppslag, annonser, pressemeldinger?) Sekretæren skal ha oversikt over det som skjer i laget, og sørge for at det blir skrevet referat både fra styremøter, årsmøter og andre arrangement laget gjennomfører. På den måten kan laget gå tilbake og finne ut hva det var som skjedde ”den gangen”. Det er også sekretærens oppgave å hjelpe lederen med skrivearbeid, brev, innkallinger, invitasjoner, søknader og andre skriveoppgaver. I noen lokallag har sekretæren også ansvar for PR og informasjon. Som for eksempel å henge opp plakater om møter og aktiviteter i laget, lage nyhetsbrev til medlemmer og/eller nærmiljøet, sende brev og pressemeldinger til lokale media osv. Blir det mye arbeid for sekretæren kan flere av oppgavene gjerne fordeles på flere i styret 13

14 Referat og protokoll – hva skal med?
Kort referat Ikke diskusjon og saksbehandling – bare framlegg og vedtak. Referat (møter kurs, arrangement): Skriftlig gjengivelse av det som har hendt. Fyldigere enn protokoll – sier noe om debatten rundt selve saken. Et referat skal ikke være for langt og detaljert, men heller ikke så kort at det mangler viktig informasjon. Tid og sted for arrangementet, og det viktigste av det som hendte og ble besluttet, må med. Vedtak og eventuelle avstemninger som ble gjort skal framgå. Referatet skal først godkjennes av leder før det sendes ut til medlemmene, og så av styremedlemmene i første påfølgende møte. Om noe styremedlem da har merknader eller tilføyelser til referatet, føres dette opp i referat fra dette påfølgende møtet. Møteprotokollene er ”lagets hukommelse”, og bør lagres forsvarlig som historisk materiale. Det går an å gjøre avtale med et bibliotek om lagring, dersom ikke laget selv har et arkiv, en bankboks eller annet brannsikkert sted. 14

15 Kassereren Økonomisjef Budsjett/regnskap og revisjon
Vedtekter for helselag og demensforeninger §10 og 11 Økonomisjef Budsjett/regnskap og revisjon Forslag til årsbudsjett, basert på forslag planer Melder budsjettavvik underveis Rapporterer i styremøter om status økonomi Årsregnskap og kontakt med revisor (revisor møter i årsmøtet) Profesjonell bistand hvis store økonomiske forpliktelser Kassereren er lagets økonomisjef, og må ha god oversikt over hva laget har av penger, utstyr og annen formue. Kasserer fører regnskap og melder fra om eventuelle budsjett-avvik. Hun/han har ansvar for forvaltningen av lagets verdier, og hovedansvar for det praktiske økonomiske arbeidet i laget. Kassereren skal kunne legge frem oversikt over lagets økonomiske status på forespørsel fra styret. Det er en fordel om kasserer har spesiell kunnskap om regnskap og økonomi. 15

16 Kassereren forts Ta opp mulighet for inntjening på aktiviteter i laget
Søke støtte til aktivitet (lokale stimuleringsmidler fra Nasjonalforeningen, kommunen, næringslivet) Alltid styrevedtak på utbetalinger Bilag på alle ut- og innbetalinger (obs info til leder) Kopi av bankutskrifter til minst to i styret (leder og kasserer?) Økonomi er hele styrets ansvar!!!! Hvis laget har store økonomiske forpliktelser bør dere vurdere å bruke profesjonell hjelp til økonomiforvaltningen (regnskapsfører), men også da kan det være greit med en valgt kasserer i styret som følger opp kontakten med regnskapsfører Kassereren bistår i budsjettarbeidet ved å utarbeide forslag til årsbudsjett basert på lagets forslag til årsplan, og årsregnskap for virksomheten foregående år. Kasserer legger fram både budsjett og regnskap i årsmøtet. For å sikre seg mot mulige misligheter, bør styret ha minst to personer som følger med på betalinger/transaksjoner. Kopi av bankutskrift til to i styret er en slik foranstaltning, evt kan leder attestere på regninger før de betales/signere regnskapsbilag. Kassereren skal avslutte regnskapet før hvert årsmøte, slik at det kan legges fram for medlemmene i laget. Når regnskapet er summert og alt stemmer, skal regnskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette kalles årsavslutning. På årsmøtet pleier kassereren lese opp regnskapssammendraget og balansekonto. Før regnskapet kan legges fram må det være revidert av en revisor. Dersom laget har stor formue og et omfattende regnskap, anbefales det å bruke en profesjonell revisor. Revisor bør selv være tilstede i årsmøtet og lese sin revisjonsberetning. Minimumskrav er at det foreligger skriftlig og signert revisjonsberetning fra revisor, som blir lagt fram for årsmøtet. Det skal alltid foreligge styrevedtak på utbetalinger som skjer, hvis de ikke alt er spesifisert i budsjett for laget. Kostnader skal være dokumentert og forklart ved bilag. Det samme gjelder for inntekter, i den grad det er mulig. Det er et ansvar for hele styret å komme med forslag og innspill til lagets inntektsgivende aktiviteter og til eventuell forbedring av rutiner. Alle styremedlemmer har et ansvar for å se til at ressursene blir anvendt riktig og effektivt. 16

17 Styremedlem og vara Vedtekter for helselag og demensforeninger §5 Styremedlem deltar med stemme- og forslagsrett i møtene Egne oppgaver mellom styremøtene: Eks: Aktiviteter/arrangement, inntektstiltak Lære om styrets arbeid som forberedelse til større verv Første vara til styret møter fast i styremøter De øvrige styremedlemmene deltar med forslags- og stemmerett i saker som behandles i styret, og i aktiviteter som styret har planlagt. Vanlige styremedlem bør ha sine egne arbeidsoppgaver, som for eksempel å lede arbeidsgrupper i forhold til planlegging av særlige aktiviteter, ha ansvar for studiearbeid, inntektsgivende tiltak eller bestemte aktiviteter. Vervet som styremedlem er også en god posisjon for å lære opp folk som kan gå inn i mer krevende tillitsverv på et senere tidspunkt. Det er en fordel ikke å ha for mange styremedlemmer. Alle i et styre bør ha egne ansvarsområder og oppgaver mellom styremøtene. En vararepresentant bør møte fast i styremøter og være godt kjent med styrets arbeid med tanke på evt forfall for aktive styremedlemmer. 17

18 Nytt styre - konstituering
Bli kjent og litt skolering nye styremedlem Fordele oppgaver – hvem har ansvar for hva? Møtene – hvor mange, hvor lange, hvor, når og hvordan skal møtene være? Hvem samarbeider om hva? Hvordan tar vi vare på hverandre i styret? – tilbakemeldinger på eget arbeid Det første styremøtet etter årsmøtet bør dere bruke til å bli kjent med hverandre. Det vil gjøre det enklere å samarbeide i året som kommer. Gjør gjerne noe hyggelig sammen i første møte, fortell om dere selv og hvorfor dere har sagt ja til vervet. Dere bør også sette av tid til å sørge for at alle i styret får informasjon om Nasjonalforeningen og hvordan drive styrearbeid, i de første møtene. Dette er særlig viktig dersom det er nye medlemmer i styret. Alle styremedlemmer må ha kunnskaper om organisasjonen for å kunne fatte vedtak i de mange saker som melder seg. Bruk materiellet som er utarbeidet i sekretariatet, og søk eventuelt råd fra fylkeskontoret og/eller sekretariatet sentralt. Legg vekt på informasjon om Nasjonalforeningens Handlingsprogram i første møte etter årsmøtet. Gå gjennom lagets vedtatte årsplan, som er et viktig arbeidsredskap i styremøtene framover. Kasserer bør gi en oversikt over styrets regnskap/økonomi til nye styremedlemmer. Leder (ny) bør vurdere om det er nødvendig å fatte nye prinsipielle vedtak om økonomien (rutiner for økonomistyring m.m.). Bli enig i styret om at kasserer holder styret fortløpende orientert om den økonomiske situasjon. Det kan være greit at leder attesterer regninger som skal betales, og en fordel at to i styret (eks kasserer og leder) mottar kontoutskrifter fra lagets bankkonto. Å samarbeide er en kunst som alle kan lære. Det må respekteres at hver person som sitter i styret har sin stil og sin måte å gjøre ting på. Det er derfor viktig at alle er enige om hvordan styret skal arbeide. Å finne en arbeidsform som passer alle, krever at alle er villige til å prøve seg fram. Noen liker å jobbe alene med en sak, andre liker å samarbeide med en person som de kjenner godt, mens andre igjen liker å jobbe i grupper. Ta dere tid til å snakke om dette. Når styret er nytt er det viktig å bruke tid på å bli kjent med hverandre. Finn ut hvordan dere vil samarbeide i styret, hvordan hver og en trives med å arbeide med sine oppgaver, hvordan dere vil arbeide mot medlemmene og nærmiljøet. Det er viktig å ha respekt for ulikheter mellom styremedlemmer, og ta hensyn til disse i samarbeidet. 18

19 Felles oppgaver for styret
Vedtekter for helselag og demensforeninger §6 Årsmelding og årsplan – hvorfor er planlegging viktig? De gode ideene – hvordan få dem fram? Flere med på aktiviteten – hvordan? Evaluere det som er gjort Budsjettarbeid Årsmøter, styremøter og lagsmøter Ikke alle oppgavene i styret faller naturlig inn under ansvarsområdet til et bestemt styremedlem. I slike tilfeller må styret ta et felles ansvar for at saken blir tatt vare på. Det er også enkelte saker og rutiner som det er naturlig at hele styret samarbeider om. 19

20 Årsmelding og årsplan Årsmelding: Hvor mange møter avholdt? Årsplan:
Felles oppgaver for styret forts: Årsmelding og årsplan - godkjennes av årsmøtet Årsmelding: Hvor mange møter avholdt? Hvilke aktiviteter? Hvor mange medlemmer i året som gikk? Årsplan: Hva skal gjøres i året som kommer? Når skal det gjøres? Hvem har ansvaret for hva? Sekretæren skriver gjerne ned årsmelding fra laget, og årsplan, med innspill fra leder. På årsmøtet skal styret legge fram en melding om arbeidet i laget i løpet av året som er gått. Årsmeldingen skal blant annet inneholde viktige opplysninger om utvikling i medlemstall, avholdte møter, og aktiviteter i laget det siste året. Den viktigste informasjonen fra årsmeldingen skal føres inn i årsrapportskjema som sendes ut fra hovedkontoret: Oversikt over lagets aktiviteter og økonomi. Styret har også som oppgave å utarbeide et forslag til årsplan. Årsplanen skal fortelle hva som skal skje, når og hvor, og gjerne også føre opp hvem som er ansvarlige for hvilke oppgaver (standard skjema kan fås fra fylkeskontoret for både årsmelding og årsplan). Det er en fordel om styret tidlig har avklart hvem som skal ha ansvar for de ulike arrangementene, slik at alle vet hvem som skal ta initiativ til at de blir gjennomført. Det kan også være ansvarlige for enkelt-oppgaver som ikke sitter i styret. Leder følger opp arbeidsfordelingen i styret og fremdriften i arbeidet, i styremøtene gjennom året. Årsmelding og årsplan skal godkjennes av medlemmene i årsmøtet, og deretter sendes til fylkeskontoret sammen med utfylt skjema ”årsrapport for lokallagene”, og gjerne regnskap for laget også. Frist 1. april for å sende årsmelding til fylkeskontoret. Årsmelding og årsplan kan gjerne sendes til lokalavis og lag i nærområdet, etter årsmøtet, så flere kan bli interessert i aktiviteten i laget deres. 20

21 Planlegging – på kort og lang sikt:
Felles oppgaver for styret forts: Planlegging – på kort og lang sikt: Hva gjør dere spesielt bra i deres lag? Hva ønsker dere å gjøre annerledes? Hvordan ønsker dere at deres lag skal se ut om fem år? Hva skal til for å komme dit? Handlingsprogrammet til Nasjonalforeningen som rettesnor for egne planer!! Gode planer er gull verd. Planene er med på å gjøre arbeidet i styret enklere, og hele styret må være med på å legge planer. Det er viktig ikke å bli for farget av dagens arbeid når man legger planer for veien videre: Ta sikte på å få fram flest mulig ideer og tanker i planmøtet, om hvordan dere vil at laget skal se ut i framtiden, og hvilke aktiviteter som kan bringe dere dit Nasjonalforeningen for folkehelsens handlingsprogram er vårt felles plandokument. Det er utarbeidet i samarbeid med medlemmer og tillitsvalgte på alle plan, og er diskutert og vedtatt på landsmøtet, organisasjonens øverste myndighet. Handlingsprogrammet er vedtatt av landsmøtet, og dermed vårt felles ansvar, og en rettesnor for både lokallagsarbeid, arbeid i fylkeslaget og arbeidet som gjøres sentralt i organisasjonen. De enkelte lag utarbeider sine planer på bakgrunn av handlingsprogrammet, og ut fra særlige behov i egne fylker og nærmiljø. Jo mer konkrete planene er, om hvilke oppgaver som må utføres, jo lettere er det å få med andre til å stille opp og gjøre en innsats. Også ildsjeler som ikke sitter i styret kan trekkes inn i arbeidet med ulike aktiviteter. Oppgaver som blir satt på planen, må ha en som er ansvarlig og som sørger for gjennomføring (gjerne sammen med flere), og det må være satt av budsjettmidler til aktiviteten/oppgaven. Begynn gjerne planarbeidet med en kreativ fase, en ”idedugnad” der alle ”bobler over” av løse tanker og ideer (opplegg for idedugnad fra fylkeskontoret). Siden kan dere sette dere ned og vurdere hvilke ideer som er i tråd med Handlingsprogrammet til Nasjonalforeningen, og mulig å gjennomføre ut fra rammene til laget (økonomi, tilgjengelige folk til å utføre oppgaven osv). Hele handlingsprogrammet skal ikke realiseres på ett år – lag en prosess for neste fire årene på hva dere satser på. 21

22 Planer – et verktøy for å nå målet!
Felles oppgaver for styret forts: Planer – et verktøy for å nå målet! Årsplanen (eget skjema fra fylkeskontor): Hva skal vi gjøre i år? Hvorfor skal vi gjøre akkurat dette? Hvordan skal det gjøres? Når det skal gjøres? Hvem gjør hva? Egen plan for større enkelt-aktiviteter (eks demensaksjon, hjerte-uke): Hvem gjør hva og når? Planlegging er et hjelpemiddel som setter oss i stand til å nå våre mål. Det kan være lurt å ha egne møter til å lage planer, fordi andre løpende saker ellers fort tar mye tid, og fortrenger planarbeidet. Inviter gjerne først til et idemøte der alle medlemmer kan komme med forslag. Noen lag inviterer fra tid til annen til åpne møter i nærmiljøet for å diskutere lagets rolle framover. Det kan skape interesse for laget hos flere, og om man er litt åpen for nye innspill kan det bety at laget kan rekruttere nye medlemmer også i slike møter! Minimum bør være at styret selv har et eget møte til planer og budsjettarbeid, gjerne litt utpå høsten når årets aktiviteter går mot slutten. Et av de typiske trekk ved en forening som Nasjonalforeningen er den demokratiske strukturen. Aktiviteter må være forankret i lagets årsplan som blir godkjent på årsmøtet. Det er viktig å holde seg innenfor disse rammene for at medlemmene skal ha tiltro til styret. Så blir det viktig i neste omgang, når planene er godkjent, å “markedsføre” dem overfor egne medlemmer og nærmiljøet (for fylkesstyret er det lokallagene som er målgruppen) slik at flere får et eierforhold til de oppgavene og tilbudene som kommer. For den daglige driften av lokallaget, er årsplanen den viktigste planen. Den skal sikre at aktivitetene er jevnt fordelt utover året, og gjennom den får alle medlemmene oversikt over hva som kommer til å skje de neste 12 månedene. Budsjettet må lages sammen med årsplanen, slik at en kan se at det er økonomisk mulig å gjennomføre planen. I tillegg kan det lages planer for hver enkelt aktivitet, med fordeling av arbeidsoppgaver og tidsfrister for disse. Planene er ikke verdt noe hvis de ikke blir gjennomført. De kan selvsagt endres underveis hvis noe uventet skjer, men det er styrets ansvar å arbeide for gjennomføring av planer årsmøtet har vedtatt, og følge opp hvordan dere ligger an i dette arbeidet fra styremøte til styremøte. 22

23 Evaluering – fikk vi til det vi ville?
Felles oppgaver for styret forts: Evaluering – fikk vi til det vi ville? Hva ville vi oppnå med aktiviteten? Nådde vi dem vi ønsket med aktiviteten? Hva gikk bra og hva gikk mindre bra? Var valg av opplegg og framgangsmåte riktige? Fungerte arbeidsfordelingen? Kan opplegget benyttes en annen gang? Bør det endres? Hva har vi lært som enkeltpersoner og gruppe? Sluttvurdering – evaluering (bedømmelse av det som er gjort) Når vi har gjennomført et tiltak eller en årsplan, er vi ofte så glade for at det gikk bra, at vi vandrer videre uten å se hva som var bra og hva vi kunne gjort bedre. Vi er ofte redde for å trekke fram dårlige resultater og velger å legge dem bak oss i stillhet. Eller vi er så innarbeidet i fastlagte vaner og rutiner at vi kjører samme løpet år etter år. Dersom vi skal utvikle oss selv og laget, fornye oss og gjøre oss interessante for omverdenen, må vi gå grundig gjennom aktivitetene og arbeidsmåtene våre! Målet må være å gjøre tingene litt bedre for hver gang, og å velge de riktige tingene å jobbe med. Vi kan ofte lære vel så mye av det som gikk galt som av det som gikk bra, men da må vi være trygge nok, og åpne nok, i styret, til å ta opp dette til diskusjon. Vi må tåle konstruktiv kritikk og sammen finne bedre løsninger for neste runde. Det kan være lurt å lage en egen rapport fra større aktiviteter, eks i forhold til rekrutteringskampanjer, demensaksjon osv – da kan også neste styre lære av erfaringene som er gjort. 23

24 Budsjett - godkjennes av årsmøtet Felles oppgaver for styret forts:
Kostnader: Hva skal planlagte aktiviteter koste? Inntekter: Hvordan vil laget skaffe penger til aktivitetene? Budsjett: Verktøy for å kontrollere og styre økonomien i laget Kasserer utarbeider i samråd med leder – ut fra forslag til årsplan – styret godkjenner før årsmøte! Bruk lagets penger til å skape aktivitet og interesse for laget! Planlegging og budsjettarbeid hører nøye sammen. Det er lite poeng i å sette opp fine planer hvis det ikke er økonomi til å gjennomføre dem. På den annen side må laget gjøre noe for å skaffe inntekter hvis laget har viktige saker det vil gjennomføre. Det er viktig at penger ikke bare spares på bok, men brukes til å skape aktivitet i laget og gjøre laget kjent i nærmiljøet. (se foredraget ”Planlegge en aktivitet fra A-Å for tips om hvordan dere kan søke støtte til aktivitetene). Budsjett og regnskap i fellesskap gir lokallaget et verktøy til å kontrollere og styre økonomien. Budsjettet i sin helhet bør tas opp til vurdering i styret minst en gang i løpet av året etter at det er vedtatt, både for omfordeling innenfor allerede budsjetterte tall, og nedjustering/oppjustering i forhold til budsjetterte inntekter og utgifter, sett opp mot de faktiske regnskapstallene. Budsjettendringer som styret vedtar i løpet av budsjettåret, bør arkiveres sammen med budsjett og regnskap. Styret skal planlegge økonomien i laget. For å sikre en sunn økonomi må styret også tenke mulighet for å tjene inn penger på aktiviteter. Diskuter hvilke priser laget kan og bør sette på sine aktiviteter, og hvordan kan dere verve medlemmer med bruk av egne medlemspriser på kurs, møter og arrangement? Er det mulig å søke støtte til møter og aktiviteter fra Nasjonalforeningen sentralt? For eksempel lokale stimuleringsmidler til tiltak for økt fysisk aktivitet eller aktivitetsmidler på demens. Eller fra fylkeslaget: Demensaksjonsmidlene, lokale midler til fysisk aktivitet eller andre midler beregnet på støtte lokallag? Er det midler i kommunen som kan søkes, eller støtte fra det lokale næringslivet (bank, hjørnesteinsbedrift, andre)? Kan laget tjene noe på provisjon for loddsalg (hjertelodd)? Bør det avholdes en ekstra basar eller annen form for innsamling til laget? 24

25 Felles oppgaver for styret forts:
Årsmøtet – må avholdes hvert år! Vedtekter for helselag og demensforeninger §5 Lagets øverste besluttende organ – demokratiets grunnstein! Medlemmenes mulighet til å påvirke – si sin mening og fatte vedtak for året som kommer Godkjenner årsmelding og regnskap for fjoråret Godkjenner årsplan og budsjett for året som kommer Velger nytt styre og evt repr til eksternt samarbeid Kan vedta saker som skal bringes videre i organisasjonen (til fylkesårsmøte eller fylkesstyret) Velger delegater til fylkesårsmøte Årsmøtet er lagets øverste besluttende organ. Årsmøtet krever forberedelser – annonsering og sakspapirer til rett tid (se vedtekter for helselag og demensforeninger - medlemsnett). På årsmøtet er medlemmene i laget med på å bestemme hvem som skal sitte i styret i laget, og hva styret og hele laget skal jobbe med i året som kommer. På årsmøtet skal medlemmene få anledning til å diskutere saker som de mener er viktige for laget og styret. Årsmøtet avslutter foregående arbeidsår og begynner et nytt. Dette gjøres ved at regnskap og årsmelding for året som gikk, legges fram, og at budsjett og årsplan for neste år blir vedtatt. Styret legger fram forslag for årsmøtet. Medlemmene som er til stede kan vedta forslagene slik de er, eller de kan beslutte å legge til eller trekke fra i forhold til forslaget fra styret. Styret må rette seg etter vedtakene på årsmøtet. Årsmøtet velger også et nytt styre. Årsmøtet i lokallag kan vedta saker og sende dem videre til fylkesårsmøtet, og fylkesårsmøtet kan fremme saker til sentral- og landsstyret i Nasjonalforeningen. Dette er medlemmenes mulighet til løpende å påvirke styringen av deres egen organisasjon. På årsmøtet i lokallaget velges det representanter (delegater) til fylkesårsmøtet, og på fylkesårsmøtet velges det representanter til landsstyret. Styret er ikke lovformelig valgt hvis ikke årsmøter er avholdt, og laget kan settes under administrasjon av fylkesstyret dersom det viser seg at årsmøter ikke er gjennomført og styret ikke er gyldig valgt. 25

26 Styremøter Mulig dagsorden for et styremøte:
Felles oppgaver for styret forts: Styremøter Mulig dagsorden for et styremøte: Godkjenning av referat Innkalling til møtet Regnskapsoppdatering Oppfølging av planer: Hvem har gjort hva siden sist, og hvem skal gjøre hva til neste styremøte? Evaluering av aktiviteter som er gjennomført siden sist Orienteringer/mottatt post/saker fra overordnede styre (eks fylkesstyret for lokallagene) Eventuelt For at styret skal kunne løse de oppgaver årsmøtet har pålagt dem, må de samles til styremøter med jevne mellomrom. På disse møtene skal styret planlegge hvordan de vil gjennomføre de ulike tiltak og aktiviteter som står i årsplanen. Styret bør lage seg gode rutiner for innhold og struktur i styremøtene. På hvert møte bør det være noen faste poster. Hvis det er mye innkommet post, kan det kopieres opp til styremedlemmer og sendes ut sammen med innkalling, eller deles ut i styremøtet, eller referatsakene kan gjengis mer detaljert i referat som går ut til medlemmene. Da slipper styret å bruke for mye tid på orienteringer og referatsaker i styremøter! Styrer i lokallag kan melde saker til fylkesstyret, og fylkesstyret kan melde saker videre til sentral- og landsstyret. Saker kan også gå motsatt vei. 26

27 Lagsmøter/medlemsmøter
Felles oppgaver for styret forts: Lagsmøter/medlemsmøter Tips til lagsmøte: Finn et tema som fenger mange Ikke ha for mange saker på dagsorden Varier innholdet - spennende møter! Planlegg så nødv utstyr eller innledere/aktivitetsledere kan skaffes til møtet Evaluer lagsmøtene: Erfaringer kan brukes når neste lagsmøte planlegges. Styret står fritt til å bruke fantasien slik at lagsmøter blir spennende og engasjerende. Det eneste kravet for at et møte skal kunne kalles for et lagsmøte, er at ALLE medlemmer i laget er invitert. Man kan med fordel invitere til helt åpne møter for alle i nærmiljøet.(rabatt for medlemmer = rekruttering) Styrets oppgave er først og fremst å ivareta medlemmenes ønsker og behov. Det er derfor viktig at dere har god kontakt med medlemmene, slik at dere kan være sikre på at dere arbeider i tråd med lagets interesser. Noen medlemsmøter i året, der viktige spørsmål og saker tas opp til diskusjon, gir viktige innspill fra medlemmene til styret. 27


Laste ned ppt "Organisasjon Nasjonalforeningen er en frivillig, humanitær medlemsorganisasjon 35 000 medlemmer i Nasjonalforeningens 565 helselag og demensforeninger."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google