Elektronisk overføring av faste tillegg

Presentasjon om: "Elektronisk overføring av faste tillegg"— Utskrift av presentasjonen:

1 Elektronisk overføring av faste tillegg
(T-trinn)

2 Mål for opplæring Faste lønntillegg overføres korrekt til HR-systemet
Det genereres korrekt utbetaling av lønnstillegg til rett ansatt, og ansettelse til rett tid

3 Forutsetninger Faste tillegg som eksporteres fra Gat må
inneholde all informasjon som skal til for at de eksporteres til HR-systemet: Korrekt vedlikehold av lønnsarter (eFAS) Korrekt internt stillingsnummer Gyldig ansettelsesperiode i hele perioden det faste tillegget gjelder Gyldig arbeidsavtale

4 Avtaleverk i Oslo kommune/Divisor
ble det avholdt forhandlinger mellom partene i Oslo kommune vedr. divisor for beregning av lørdags- søndagstillegg Det ble enighet om at gammel divisor faller bort gjeldende fra og det benyttes divisor for gjeldende stillingsforhold TT-skjemaene har feil divisor og faller bort

5 Prosesskart

6 Korrekt arbeidsplan Ansatte ligger i arbeidsplanen i henhold
til stillingsstørrelse. Disse er korrekte Disse er ikke korrekte

7 Korrekt arbeidsplan Dersom ansatte har to stillingsforhold skal det alltid legges inn to arbeidsplanlinjer. Korriger aldri vakter på en aktiv arbeidsplan linje. Sett inn ruller til på ”gammel” linje og slett iverksetting. Lag ny linje med korrigerte vakter og sett inn dato for ruller fra. Sjekk internt stillingsnummer på ansettelse for å unngå feiling av faste tillegg. Iverksett planen.

8 Kontroll på linjeinnstillinger
Velg hovedfane ”arbeidsplan” Åpne aktuell arbeidsplan. Høyreklikk på ansattlinjen Velg ”endre linjeinnstilling”

9 Kontroll linjeinnstillinger
Heretter må dere kontrollere/evt. legge inn korrekte datoer på Linjeinnstillingene: I vindu ”Linjeinnstilling”, skriv inn korrekt dato ”rullér fra” og ”rullér til”

10 Linjeinnstilling Eksempler: Vikariat 01.01.2013- 31.03.2013
Ruller fra og ruller til Ny fast ansatt fra Ruller fra ingen dato i ruller til Fast ansatt slutter Ruller fra dato er allerede registrert ruller til

11 Rekalkulere tillegg Klikk på underfane ”tillegg”
Marker ”gjennomsnitt pr mnd for hele arbeidsplanen”

12 Aktivisere rekalkulere tillegg
Trykk på Rekalkulerings- knappen Velg ansatt, du vil se at ”overfør faste tillegg på valgte linjer” og ”stopp faste linjer” blir aktiv

13 Første gangs eksport Sett inn ruller til på alle linjer hvor de ansatte har et vikariat eller ansatte har sagt opp sin stilling framover i tid Linjer vil bli skravert dagen etter sluttdato

14 Lønnsarter Beregning av antall timer vises med følgende arter:
Kvelds- og nattillegg 1400H Lørdags- og søndagstillegg 1405H

15 Valg av ansatte ved eksport
Dagarbeidere som ikke har beregning av tillegg skal ikke hukes av

16 Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport
Huk av for alle linjer hvor tillegg skal overføres. Trykk på knappen ”Overfør faste tilegg på valgt linje”

17 Gyldighetsperioder i Gat
Være bevisst på gyldighetsperioden i innstillinger på arbeidsplanen. Gyldighets perioden framkommer i protokoll med de tillitsvalgt og skal ikke overstige 52 uker

18 Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport
Ved første gangs kjøring legger dere inn dato hvor det kjøres fast tillegg for første gang. Dersom dere ikke endrer dato vil det være gyldighetsperiode som vil bli valgt

19 Overfør faste tillegg på valgt linje første eksport
Ansatte som har ruller til dato på linjeinnstillinger, vil overstyre gyldighetsperioden.

20 Registrering av datoperioder
Registreres med ”dato fra” tilbake i tid: Manglende utbetaling fra tidligere perioder tas med i etterbetalingsrutine Registrering ”med dato” frem i tid: Vil ikke generere utbetaling før registrert dato Registrering av ”dato til” Vil ikke generere utbetaling etter regisert dato

21 Eksportere informasjon om faste tillegg
Etter at tillegg er kjørt for første gang, kan tillegg eksporteres: Når som helst i måneden Fortløpende når det er endringer

22 Endringer av grunnlaget for tillegg
Ved endringer i arbeidsplanen (endre grunnlaget for faste tillegg) Ved overlappende datointervall med eksisterende tillegg i HR-systemet, vil endringen overskrive eksisterende tillegg

23 Eksportprosess Kvalitets- sikre dato i feltet fra dato Trykk på
startknappen

24 Eksportprosess Faste tillegg har jobbnavn FTT

25 Eksportprosess Videre eksport er tilsvarende prosessene ved variabel lønn og fravær

26 Stopp faste tillegg Denne skal benyttes når ansatte slutter i sin stilling (gjelder ikke når den ansatte kun endrer stillingsforhold). Sett inn sluttdato på ruller til

27 Stopp faste tillegg Datoen fra linjeinnstillinger i
arbeidsplanen hentes opp Huk av for riktig Ansatt og velg knappen stopp faste tillegg på valgte linjer

28 Eksportprosess stopp faste tillegg
Legg inn fradato faste tillegg skal stoppes. Fra dato vil automatisk ligge med startdato ”planens gyldighet”. Har jeg siste arbeidsdag er det den som skal legges inn

29 Eksportprosess stopp faste tillegg
Dersom den automatiske dagen ikke endres vil du få følgende resultat Korrekt datofelt gir dette resultatet

30 Behandling av transaksjoner
Eksport av faste tillegg vil plukkes opp av ITAS som tar den første kontroll av transaksjonen. Leder mottar kvittering på at transaksjonen er mottatt

31 Innlesning av transaksjoner i HR systemet
Det genereres en relasjonsverdi og verdireferanse i HR-systemet og denne blir merket med dato. Transaksjoner med feil blir avvist (slettet) fra importområdet og leder vil få en feilmelding Det sendes meldinger både på vellykkede og for feilede transaksjoner

32 Loggkontroll Eksportloggen i arbeidsplan
Eksportlogg finner du også igjen i hovedfane Administrasjon, ”Ny” eksportlogg egne

33 Risikohåndtering og avviksrutiner
Korrekt datoregistrering: Gyldig datointervall styrer når tillegget genererer lønn. Viktig å ha et bevisst forhold til datointervallet. Dersom det ikke registreres en annen stoppdato for tillegget, vil den ansatte få faste tillegg helt til en ansettelse stopper

34 Endringshåndtering og feilretting
Dersom endringer på faste tillegg inntreffer/menneskelige feil oppdages etter at tillegget er sendt over til HR-systemet: Leder må stoppe det feilførte tillegget Sende et nytt tillegg med korrekte verdier Dersom dette oppdages etter lønnskjøring vil rettinger tilbake i tid plukkes denne med på etterbetalingskjøring

35 Sporbarhet av transaksjoner
Alle tillegg som Eksporteres Merkes med eget sekvensnummer i Agresso Det samme skjer i Gat

36 Hjelpeplan og faste tillegg
Hjelpeplaner av kortere varighet (eks. jul- og påsketurnus) sendes ingen ny beregning av faste tillegg. Det er leders ansvar å påse at de ansatte får lik vaktbelastning på hjelpelinjen som grunnlinjen. Hjelpeplaner av lengre varighet, her over 6 uker, sendes faste tillegg over på nytt fra hjelpeplanen.