Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt ESS – opplæring av sluttbrukere.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt ESS – opplæring av sluttbrukere."— Utskrift av presentasjonen:

1 © Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt ESS – opplæring av sluttbrukere

2 Selvbetjening og arbeidsflyt Agenda •Hva er ESS? •Pålogging og avlogging •Hjelp •Se på lønnsslipp •Legge inn e-post adresse •Persondata (bankkonto, adresse, familie/kontaktperson) •Registrere fremmøte •Registrere fraværssøknad •Registrere reiseregning •Korrigere reiseregning (i retur fra saksbehandler/leder)

3 Selvbetjening og arbeidsflyt Hva er ESS? ESS, eller elektronisk selvbetjening, gjør det mulig for ansatte å se og vedlikeholde egne data i SAP via en internetportal. Noen av dataene du registrerer (reiseregninger, fraværssøknader og overtid) må godkjennes av en predefinert ansatt/bruker (som oftest din leder) før det går til utbetaling eller oppdateres i systemet.

4 Selvbetjening og arbeidsflyt Hva er fordelene med ESS for deg? •Du vil få oversikt over egne reiseregninger og kunne sjekke status på dem. •Du kan holde oversikt og endre egne persondata. •Full oversikt over tidskvoter; ferie, avspasering, sykt barn etc. •Full oversikt over tidssaldo. •Satsene ligger ferdig utfylt i systemet. TOTALT SETT EN BEDRE OVERSIKT OVER EGEN ARBEIDSSITUASJON.

5 Selvbetjening og arbeidsflyt Fordelene med ESS for skolen: •ESS kan frigjøre administrasjonen til andre oppgaver og det kan virke besparende ved at en kutter et ledd: •Et eksempel fra reise: Reiseprosessen Reiseprosess m/ESS

6 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 1: Pålogging •Klient er i produksjon ferdig utfylt. •Nytt passord kan benyttes til å endre ditt passord. •Om du har glemt ditt passord, kan du legge inn din bruker og deretter klikke på Glemt passord. Du vil etter kort tid motta nytt passord i din e-post.

7 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 2: Avlogging •Klikk ALLTID først på det røde krysset over menyen. •For å avslutte nettleseren, klikk på det røde krysset.

8 Selvbetjening og arbeidsflyt Klikk på Hjelp for å få tilgang til online brukerdokumentasjon. NB! Hold inne CTRL samtidig dersom POPUP - blokker er på. Bilde 3: Hjelp

9 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 4: Lønnsslipp •Siste lønnslipp presenteres automatisk.

10 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 5: Kontor •Innkurv: –Meldinger: Informasjon –Arbeidsflyt: Oppgaver i arbeidsflyten •Utkurv: –Hvilke arbeidsflytoppgaver dere har startet. •Medarbeideroversikt: –Oppslagsverk for å søke opp kollegers kontaktinfo.

11 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 6: E-post •Kontroller at du har e-post adresse registrert i ESS, hvis ikke må dette registreres under Kontor – endre egne data •Dette er nødvendig for at du skal motta varsel når du har mottatt noe i ESS, samt for å kunne få tilsendt nytt passord om du har glemt dette.

12 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 7: Persondata – adresse (1) •Se eller endre adresse.

13 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 8: Persondata – adresse (2) •Registrere eller endre adresse.

14 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 9: Persondata – bankkonto (1) •Se eller endre bankkonto.

15 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 10: Persondata – bankkonto (2) •Registrere eller endre bankkonto.

16 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 11: Persondata – familie (1) •Se, registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle.

17 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 12: Persondata – familie (2) •Registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle.

18 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 13: Registrer arbeidstid •Registrere positiv tid (fremmøte). •Registrert overtid vil gå til leder for godkjenning. •Poster for en måned kan endres til og med den 14 den påfølgende måned.

19 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 14: Opprett fraværsmelding •Registrere fraværssøknad.

20 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 15: Fraværsmeldinger - oversikt •Oversikt over fraværssøknader.

21 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 16: Arbeidstidskontoer •Oversikt over arbeidstidskontoer. Hva har en i ferie, velferdspermisjoner osv.

22 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 17: Vis tidsinformasjon •Oversikt over fravær og fremmøte.

23 Selvbetjening og arbeidsflyt ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise Returner reise for korrigering eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret ElektroniskFysisk bilag Bilde 18: Reiseregning - oversikt

24 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 19: Reiseadministrasjon •Her kan man blant annet opprette nye reiseregninger, endre reiseregninger eller se på tidligere utbetalte reiseregninger.

25 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 20: Opprett ny reiseregning •Etter at man har klikket på Oppretting av reiseregning og spesifisert reiseskjema presenteres reiseregningen. •Skjermbildet består av 3 hoveddeler.

26 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 21: Rammedata

27 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 22: Kommentarer •Land, og ulike regioner (som oftest byer) innen et land, kan ha ulike satser for tilbakebetaling. København har for eksempel andre satser enn resten av Danmark. •For innenlandsreiser er det ikke nødvendig å registrere noe i Andre reisemål. •Det er KUN om man har oppgaver på reisen som skal utføres andre steder enn første reisemål OG disse stedene har ulikt regulativ at man må inkludere dette under Andre reisemål. •For hvert nytt reisemål som har et annet regulativ enn det forrige klikker man på knappen Oppr. Annet reisemål og legger reisemålet inn i linjen som presenteres. •NB! Husk ALLTID at man må velge regulativ når man legger inn en ny linje under Andre reisemål. •Utbetalt forskudd på reisen, OG som ikke er registrert under Forskudd, må registreres der.

28 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 23: Refusjon etter faste satser

29 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 24: Kommentarer •Refusjon etter faste satser inkluderer to hoveddeler; 1) Skyssgodtgjørelse 2) Kostgodtgjørelse og nattillegg. •Under Skyssgodtgjørelse legger man inn når man har benyttet privat skyssmiddel på reiser og skal ha refusjon for dette. •Under Kostgodtgjørelse og nattillegg indikerer man først om man skal ha refusjon for dette under reisen, og deretter trekker man fra det man eventuelt har fått dekket under Fradrag.

30 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 25: Utgiftskvitteringer

31 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 26: Kommentarer •Utgiftskvitteringer består av 3 deler. •1. Velg kvittering i feltet Utg.kvitt. og legg inn detaljer for kvittering i feltet over knappene. •2. Benytter Overfør når du har registrert ferdig utgiftskvittering. •3. Kvittering overføres til liste over kvitteringer som allerede er registrert og lagret. •Du kan endre en kvittering i listen ved å markere den, gjøre endringer i feltet over knappene og deretter klikke Overfør. •Man kan også slette kvitteringer ved å markere den og klikke på Slett.

32 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 27: Ferdig med registrering •Simuler resultat av reiseregningen ved å trykke på knappen Simuler resultat. •Når du har kikket på reiseslippen, klikker du på Tilbake for å komme tilbake til reiseregning.

33 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 28: Lagre reiseregning Om du ønsker å gjøre reisen ferdig senere, må den hentes opp under Mine åpne reiser. Klikk på Lagre for å sende reisen til godkjenning eller gjøre ferdig senere.

34 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregningen får nå et reisenummer. Kvitteringer tilhørende reisen merkes med dette nummeret (+ ansattnr). Bilde 29: Lagre reiseregning

35 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 30: Status på reiser

36 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 31: Statusmeldingene (1) Reiseregningen er hos godkj. 1 eller 2. Meldingen endres til Endring av godkj. reiseregn. når reisen er endelig godkjent. Reise fullf/Skal avr. – Reiseregningen er Lagret og sendt til godkjenning. Befinner seg hos Godkj.1 el. 2. Reise fullf/Åpen når en velger Lagre og gjøre ferdig senere. Reise godkjent/Skal avr. – når reiseregningen er godkjent av Godkjenner 2.

37 Selvbetjening og arbeidsflyt Reisen er avregnet. Reisen er kontert (regnskapsført). Den kan ikke lenger endres. Lønnsberegningen er kjørt og lønns- og trekkoppgaven er oppdatert. Bilde 32: Statusmeldingene (2)

38 Selvbetjening og arbeidsflyt Bilde 33: Korrigering av reiseregning •Om noe er feil i reisen kan du få den returnert for korrigering. Klikk på Vedlegg for å sjekke hva som er feil med reisen og deretter Utfør for å endre (iht vedlegg). •Deretter gjelder det samme som ved registrering.

39 Selvbetjening og arbeidsflyt Første gang inne på egen ESS: •Logg på og lag eget passord. Husk kriteriene. 8 tegn, min. et siffer og et spesialtegn •Sjekk at epostadressen din ligger inne korrekt •Sjekk at bankkontonummeret ditt ligger inne korrekt •Sjekk at bostedsadressen din stemmer •Legg inn familie/ kontaktperson •Se på egen lønnslipp •Reiseregning. Ved bruk av lab under kurs kan SSØ hjelpe med registrering av reell reiseregning •Tillegg for godkjennere: Sett opp stedfortredere

40 © Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt ESS – opplæring av godkjennere

41 Selvbetjening og arbeidsflyt Agenda •Begrepsavklaring •Aktører i Arbeidsflyt (WF) •Praktisk i ESS –Godkjenne og korrigere reise –Godkjenne fraværssøknad –Godkjenne overtid –Stedfortredere og videresending –Purring og eskalering

42 Selvbetjening og arbeidsflyt •Arbeidsflyt – en prosess som er organisert i ulike oppgaver som må utføres av spesifikke personer i en predefinert rekkefølge •Arbeidsflytoppgaver (Work items) - kan behandles av ledere eller saksbehandlere •Arbeidsflyt startes av den ansatte fra ulike menypunkter i ESS (Employee Self Service – Selvbetjening ansatt) Begrepsavklaring

43 Selvbetjening og arbeidsflyt Hvem er aktører i arbeidsflyt (WF)? Arbeidsflyt (WF) •Hvilke deler av elektronisk arbeidsflyt benyttes? •Hvem skal godkjenne hva for hvem? •Hvem skal være stedfortredere for aktørene i arbeidsflyt?

44 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Arbeidsflyt ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise Returner reise for korrigering eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret ElektroniskFysisk bilag

45 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Mottatt

46 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Kontroll (1) •Kontroll av reiseregning gjøres av saksbehandler. •Reiser som skal kontrolleres ligger i saksbehandleren sin innkurv, som kan nås gjennom Kontor og deretter Innkurv. Klikk på reise du skal kontrollere og deretter Utfør.

47 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Kontroll og endring • Godkjenner1 skal kontrollere detaljene i reiseregningen. • Den eneste endringen godkjenner 1 og 2 kan gjøre er å endre kostnadsfordelingen. Andre endringer må gjøres av den ansatte selv.

48 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Kontroll (2) • Klikk ALLTID på Simuler resultat for å sjekke beløp og kontering, og deretter Tilbake når du har sjekket. • Klikk på Fortsett for å fortsette godkjenningen.

49 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Godkjenning (1.godkj) •Mulige valg for arbeidsoppgave presenteres. •Om du skal sende reiseregning tilbake til den ansatte for korrigering skal du alltid skrive hva som må rettes i et vedlegg til reiseregningen. •Klikk på Opprett vedlegg, skriv inn melding og klikk på Tilbake.

50 Selvbetjening og arbeidsflyt Reiseregning: Godkjenning (2.godkj) •Identisk prosess som 1.godkjenners kontroll av reiseregning. •NB! Leder som utfører denne oppgaven kan i tillegg avvise refusjon av reiseregning.

51 Selvbetjening og arbeidsflyt Klikk på Godkjenn reise. Da vil reiseregningen gå til utbetaling på neste reisekjøring. Det sendes ikke noen melding tilbake til den ansatte Reiseregning: Godkjenning (2.godkj)

52 Selvbetjening og arbeidsflyt Dersom 1. eller 2.godkjenner finner feil på reiseregningen, kan de trykke på Returner reise for korrigering. Reiseregning: Returner reise

53 Selvbetjening og arbeidsflyt Systemet sier ifra at det må sendes med ett vedlegg. Denne meldingen kommer opp. Klikk deretter på Opprett vedlegg Reiseregning: Opprett vedlegg (1)

54 Selvbetjening og arbeidsflyt Skriv inn en forklarende tekst, slik at mottaker forstår hva som mangler på reiseregningen. Klikk deretter på Tilbake Denne meldingen kommer opp Klikk - Ja for lagring. Deretter: Returner reise for korrigering Reiseregning: Opprett vedlegg (2)

55 Selvbetjening og arbeidsflyt Fravær: Arbeidsflyt Ansatt Leder Avvis fraværsmelding (ansatt korrigerer eller annullerer) Godkjenn fravær Melding om godkjent fravær til ansatt Fravær registrert og lagret

56 Selvbetjening og arbeidsflyt Fravær: Godkjenning •Godkjennere mottar fraværssøknader sin innkurv. •De kan godkjenne eller avvise fraværssøknaden.

57 Selvbetjening og arbeidsflyt Overtid: Godkjenning •Overtid som skal godkjennes blir overført til godkjenneres innkurv natt til den 15 hver måned. •De kan godkjenne, avvise eller videresende enkeltposter. •Oppgaven vil ligge i innkurven til alle poster er behandlet.

58 Selvbetjening og arbeidsflyt Stedfortredere (1) •Som godkjenner av arbeidsflytoppgaver skal du alltid ha opprettet en stedfortreder (passiv stedfortreder) for deg, dette i tilfelle ikke-planlagt fravær. En passiv stedfortreder må hente opp din innkurv når han/hun eventuelt skal behandle dine arbeidsflytoppgaver. •Om du skal være lenger borte skal du også avtale at noen overtar arbeidsoppgavene dine for den aktuelle perioden (aktiv stedfortreder). En aktiv stedfortreder vil automatisk se dine arbeidsflytoppgaver i sin innkurv. •Både oppsett av stedfortredere og å overta andre sin arbeidsflyt gjøres via knappen Arbeidsflyt-stedfortreder i din innkurv.

59 Selvbetjening og arbeidsflyt Stedfortredere (2) •Saksbehandlere og ledere kan gi andre brukere – stedfortredere - fullmakt til å utføre sine arbeidsflytoppgaver. •Aktiv stedfortreder – arbeidsflytoppgaver overføres automatisk både til leder/saksbehandlers og til stedfortreders innkurv. •Passiv stedfortreder – må hente arbeidsflytoppgaver fra saksbehandler/leders innkurv – Overta arbeidsflyt •Stedfortreder – Opprett stedfortreder – Saksbehandler/ledere legger inn de brukerne som skal være stedfortredere. Her må det søkes på personens etternavn (eller skrive inn brukernavnet direkte). Deretter - Lagre.

60 Selvbetjening og arbeidsflyt Stedfortreder opprettes under menypunktet Kontor og velg Innkurv. Klikk deretter pkt Stedfortredere: Oppsett (1)

61 Selvbetjening og arbeidsflyt Klikk deretter på Opprett stedfortr. Stedfortredere: Oppsett (2)

62 Selvbetjening og arbeidsflyt Skriv inn brukernavnet til stedfortreder (pkt.1). Klikk deretter pkt 2 og Stedfortredere: Oppsett (3)

63 Selvbetjening og arbeidsflyt Stedfortredere: Overta arbeidsflyt

64 Selvbetjening og arbeidsflyt Videresending (1) •Om du som godkjenner har fått en arbeidsflytoppgave som du mener noen andre skal behandle, kan du videresende denne. •Dette gjør du ved å klikke på arbeidsoppgaven i din innkurv, og deretter klikker på knappen Videresend. •Legg inn hvem du ønsker å videresende til og klikk på Videresend.

65 Selvbetjening og arbeidsflyt Videresending (2)

66 Selvbetjening og arbeidsflyt •Alle oppgaver og informasjon kan videresendes for behandling av andre saksbehandlere/ledere. •Du kan her søke på etternavn eller skrive inn brukernavn. Videresending (3)

67 Selvbetjening og arbeidsflyt •Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 5 dager blir purret. •Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 10 dager blir eskalert til nærmeste leder. •Det er viktig å merke seg at det fortsatt er den samme personen som skal utføre oppgaven. Purring og eskalering

68 Selvbetjening og arbeidsflyt Oppsummering for godkjennere •Opprett alltid en passiv stedfortreder for å sikre back-up ved ikke planlagt fravær •Sett opp en eller flere aktive stedfortredere ved lengre planlagt fravær •Sjekk om det finnes vedlegg til arbeidsoppgaven •Sjekk alltid feltet kommentarer i reiseregningen. •Simuler resultatet av reiseregning for lett å kunne se at refusjonsbeløp og kontering er korrekt. •Husk at godkjennere kun kan endre kostnadsfordeling, alt annet må ansatt selv endre •Om du sender noe tilbake til ansatt for korrigering, legg alltid ved et vedlegg som forklarer hva som skal korrigeres.


Laste ned ppt "© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt ESS – opplæring av sluttbrukere."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google