Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse Sør-Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT.

Presentasjon om: "Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse Sør-Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT."— Utskrift av presentasjonen:

0 Organisering av MTA og forvaltning av MTU i Helse Sør- Øst RHF: Kan MTA overføres til Sykehuspartner? Senior manager Stein Bjørnstad, Røros, 21. mars, 2012 Alt for kjedelig å si NEI Styringsgruppemøte Oslo, 30. september 2011

1 Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse Sør-Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT Hensikten med arbeidet var å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler Ambisjonen var å gi RHFet mulighet til å fastsette realistiske krav til helseforetakene knyttet til investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler og påfølgende anvendelse (opplæring, integrasjon mot IKT, vedlikehold, brukestøtte, avhending, etc.) Prosjektet fikk i tillegg konkrete utfordringer knyttet til grensesnitt mot IKT, mulige fellesfunksjoner, mulighet for fellesanskaffelser, med mer. Prosjektleder ble leiet inn fra Deloitte og utredningsarbeidet fikk oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av sjefene ved alle medisinsk-tekniske avdelingene Mandat og finansiering ble håndtert gjennom SIKT (desember 2010) – etter noe diskusjon om ambisjonsnivå og innretning på utredningsarbeidet

2 I Helse Sør-Øst er hovedinntrykket at helseforetakene har gjennomgående god forvaltning, tilfredsstillende kontroll og god oversikt over et stort utstyrsvolum Antall enheter BHM* og MTU i bruk per mai 2011 Viktige forutsetninger som er på plass BHM MTU Totalt AHUS 18 209 8 521 26 730 OUS 21 575 38 982 60 557 SIHF 12 472 11 374 23 846 SiV 10 695 6 052 16 747 SSHF 10 042 8 014 18 056 STHF 5 069 6 176 11 245 SØHF 11 511 5 676 17 187 VVHF 12 392 8 423 20 815 93 218 Basert på spørreundersøkelse, er inntrykket at de fleste av Helse Sør-Østs klinikere mener at det finnes tilstrekkelig med utstyr (uten at de nødvendigvis sier seg tilfreds med utstyrets alder og funksjonalitet) Klinikerne er i hovedsak tilfreds med den bistanden som gis når utstyret er i bruk (fra medisinsk-tekniske miljøer) Brukerfeil er alltid beklagelig, men tallet på slike hendelser vurderes til å være færre enn tidligere. Opplæring og forvaltning, samt forbedringer i utstyrets funksjonalitet, kan ha bidratt til å redusere omfanget av brukerfeil Tallgrunnlaget fra helseforetakene er gjennomgående pålitelig og fullstendig på tross av at feltet er komplekst og utstyrsvolumene er betydelige. Registrering og forvaltning skjer etter noenlunde samme tilnærming i alle foretak * Behandlingshjelpemidler (BHM) er medisinsk-teknologisk utstyr som pasienten benytter i hjemmet som en forlengelse av behandlingen mens MTU befinner seg på foretakene Hovedutfordringen kan isoleres til utstyrets aldersprofil i noen av foretakene og til grensesnittet mellom IKT og MTU – forvaltningen av utstyret er grunnleggende sett gjenstand for god kontroll Om datagrunnlaget: Data er fremskaffet ved å slå sammen informasjon fra de ulike databasene som benyttes til daglig vedlikehold og forvaltning. I basene vil normalt hver enkelt komponent være registrert, også når komponenten ikke har noen selvstendig funksjon løsrevet fra det systemet som pasienten eller klinikeren benytter.

3 MTU har stor variasjonsbredde – for en del typer utstyr og for en del anvendelser vil også utstyr med høy alder fungere tilfredsstillende, men mye er gammelt Utstyrsparkens alder fordelt til kategori, mai 2011 Utstyrstype Antall Anskaffelses-kostnad ** Snitt-alder Avskriv-ningstid Analyseapparater og laboratorieutstyr 15 528 11,1 9 Anestesiologisk og respiratorisk utstyr 3 774 9,0 * Annet / Uklassifisert 4 972 9,7 Bord, stol, renhold, lys og varme 8 112 10,8 Diagnostisk og terapeutisk strålegivende utstyr (f.eks. gammakamera) 441 11,0 IKT og infrastruktur 11 741 8,9 Infusjon og medisinering 10 382 6,6 Kirurgisk utstyr (engang og flergang) 5 189 15 Måling og overvåkning (EKG, termomenter, EEG, etc.) 9 811 7,5 Oftalmologisk (øye) og optisk utstyr inkl. mikroskop 3 198 14,5 Overvåkningsanlegg 8 598 9,1 8 Scopiutstyr 2 399 6,4 4 Stråleterapiutstyr 89 8,1 12 Ultralydutstyr 2 158 6,7 7 Øvrig behandling (Dialyse, defibrilator, steinknuser, pacemaker, trening) 3 473 9,8 Røntgenutstyr (inkl. CT og MR) 3 353 10 Totalt / snitt 93 218 9,2 10,2 Ca. 800 kategorier MTU er i vanlig bruk. Variasjonsbredden strekker seg fra rimelige øretermometere til kostbart stråleterapiutstyr og komplekst billeddannende utstyr Utstyr fra 1990-tallet kan fortsatt være anvendelig, men utfordringene ved høy alder er reell: Tilgang på reservedeler og forbruksmateriell Slitasje og driftssikkerhet Inkompatible it-systemer Høye servicekostnader Bildekvalitet og produktivitet som står tilbake for nytt utstyr Antatt levetid varierer mye og avhenger av type utstyr COCIR-normen benytter 10 år som en risikogrense for billeddannende utstyr Alder ved kassasjon basert på tilgjengelige data var ca. 13 år for MTU i 2010 *) Utstyr uten oppgitt avskrivningstid er i departementets retningslinjer kategorisert som «annet MTU» med gjennomsnittlig avskrivningstid satt til 11år. **) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift.

4 Anskaffel-seskostnad*
Mange foretak har gammelt utstyr: OUS har en betydelig andel av utstyrsparken og har en utstyrspark som i snitt er eldre enn ved de øvrige foretakene Utstyrets alder og andel av utstyr som var 11 år eller mer (per mai 2011) Andel som var 11 år eller mer Foretak Antall MTU Anskaffel-seskostnad* Snittalder (år) I volum I verdi AHUS 8 521 4,5 5 % 2 % OUS 38 982 10,2 39 % 29 % SIHF 11 374 9,5 33 % 20 % SiV 6 052 9,6 37 % SSHF 8 014 9,0 24 % 15 % STHF 6 176 35 % 26 % SØHF 5 676 9,1 32 % VVHF 8 423 27 % 17 % Totalt 93 218 9,2 23 % Aldersprofil for MTU gjenspeiler et stykke på vei de investeringer som er gjort i bygningsmasse Aldersprofilen på OUS kan være preget av at det er 12 år siden Nytt Rikshospital på Gaustad ble tatt i bruk Nybygg på Ahus ga over 300 millioner kroner i nyinvesteringer i 2008 og en tilsvarende ung utstyrspark Vestre Viken fikk en ny sykehusfløy (på Bærum sykehus) i De samlet utstyrs-investeringene i Vestre Viken var det året på ca. 95 millioner. Andre sykehus i VVHF kan ha et større omfang av utstyr med høy alder Nytt østfoldsykehus er planlagt med over 400 millioner i nytt MTU. I påvente av nytt sykehus i Østfold, kan det være rasjonelt å holde lav investeringstakt på tross av en økende aldersprofil For samtlige helseforetak er aldersprofilen gunstigere dersom man legger verdivektede anslag til grunn – andel utstyr som i 2011 var over 11 år var 37% målt i volum og 28% målt i verdi for foretaksgruppen som helhet. Målt i verdi var halvparten av utstyret i foretaksgruppen 7 år eller yngre. *) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift. Når mye utstyr er gammelt, er det nødvendig med planmessig fornyelse for å sikre god drift

5 Den mest omtalte informasjonen i rapporten er informasjonen om et investeringsetterslep
Årlig investering i utstyr ( Verditap som følge av aldring og forringelse + Nye behov (flere pasienter, nye behandlingsmåter) ) = - Investeringsetterslep (eller det motsatte) Ingens slike kostnader er inkludert – dette er isolert sett med på å underestimere investeringsbehovet Tapet kan være satt for høyt dersom avskrivningstid er satt for kort eller dersom helseforetak ikke i stor nok grad kasserer gammelt utstyr Tallgrunnlaget er fullstendig – til og med erstatningsutstyr på garanti inngår ( Årlig investering i utstyr / Verditap som følge av aldring og forringelse ) x 52 uker = Hvor mye eldre eller yngre utstyrsparken antas å bli ila. året Estimatet fraviker fra den faktiske aldersutviklingen. Hvis foretakene kasserer lite, øker alderen mer – kasserer man mye gammelt, synker alderen på utstyrsparken

6 Siden 2008 har utstyrsinvesteringen i foretaksgruppen ikke vært tilstrekkelige til å hindre forringelse. Foretakene har i for liten grad prioritert anskaffelser av MTU Beregnet investeringsetterslep i perioden Det er betydelig variasjon mellom foretakene Tallgrunnlaget fra Ahus er preget av nytt sykehus i 2008 STHF investerte tilstrekkelig til å fornye utstyrsparken i 2010 SiV, SSHF og SIHF har en driftsøkonomi som letter håndteringen av fremtidige utstyrsinvesteringer Investeringene i 2010 var lavere enn i tidligere år. Etter utvalgets beregning var investeringsnivået det året i en størrelsesorden som gjorde utstyrsparken 23 uker eldre i løpet av året 2010. Årlig investerings­behov Faktisk anskaffet i 2010 Etterslep (udekket investerings-behov) Aldersut-vikling 2010 (uker) Aldersut-vikling AHUS 24 -172 OUS 27 43 SIHF 19 7 SiV 29 26 SSHF 17 22 STHF -1 20 SØHF 25 VVHF -4 Totalt 23 8 Om beregningsgrunnlaget: Investeringsbehovet er basert på årlige avskrivninger for utstyr som er i bruk inklusiv reserveutstyr. Utstyrsparken er priset i historisk anskaffelseskostnad ut fra en ikke urimelig antagelse om at prisnivået har vært konstant. I beregningen er avskrivningstiden satt til 10 år. Utstyr faktisk anskaffet i 2010 er verdien av alt utstyr som ble registrert inn i forvaltningsdatabasene første gang i 2010 (periodiseringen her kan være noe annerledes enn i regnskapene). Investeringsbehovet er satt ut fra behovet om å fornye dagens utstyrspark. Det ligger ikke inne anslag over kostnader knyttet til nye behandlingsformer eller pasientgrupper.

7 Kartleggingen av «finansieringskilder» gir inntrykk av at mange helseforetak i for liten grad anskaffer MTU over ordinære, planmessige investeringsbudsjetter Kartlegging av finansieringskilde for utstyr anskaffet i 2010 Investerings­budsjett (HF eller klinikk/ divisjon) Havari-bud-sjett Avdelings- budsjett (drift) MTA bud-sjett Garanti eller for-sikring Gave/ prosjekt-finansiering eller lignende Leasing/ lån* AHUS 25 % 4 % 9 % 0 % 7 % 38 % 17 %* OUS 31 % 6 % SIHF** 12 % 66 % 22 % SiV 71 % 5 % 2 % SSHF 80 % 8 % 1 % STHF 88 % 3 % SØHF 79 % 19 % VVHF 61 % Totalt 44 % 28 % 10 % 0,4 % 16 % Tallgrunnlaget viser imidlertid også at mange helseforetak har en sentralisert og planmessig budsjettering av utstyrsanskaffelser Når anskaffelsene ikke er en del av den ordinære planmessige investeringsprosessen, reduseres muligheten til å oppnå samordningsgevinster som for eksempel: Gunstig pris gjennom samordnet innkjøp Standardisering av MTU og IT plattform og protokoller Mulighet til å se driften på ulike avdelinger i sammenheng og utnytte utstyrsparken mer effektivt * Gjelder hovedsakelig utstyr på utprøving og innlån i forbindelse med reparasjon ** Høsten 2010 fordelte Sykehuset Innlandet et estimert overskudd på sentralt havaribudsjett og på avdelingsbudsjettene

8 Det er liten grad av samordning av MTU-anskaffelser, noe som igjen kan henge sammen med lav forutsigbarhet i investeringsplanene Anskaffelsesprosedyre for medisinsk-teknisk utstyr (2010) Regionalt nivå 1) Avrop på HF ramme-avtale Nasjonalt (avrop på HINAS avtale) Kjøp etter forhand-ling 3) Anbud 2) Direkte anskaffelse (ikke konkur­ranse) Annet 4) AHUS 0 % 39 % 31 % 24 % * 7 % OUS 3 % 78 % 19 % SIHF 9 % 81 % 10 % SiV 86 % 5 % SSHF 92 % 8 % STHF 53 % 13 % 20 % 1 % SØHF 37 % VVHF 12 % 76 % Totalt 69 % 14 % Det store volumet av anskaffelser er initiert fra et enkelt helseforetak uten samordning med andre foretak. Denne arbeidsformen er ikke unaturlig i de tilfeller der man gjenanskaffer havarert utstyr Rammeavtale eller fellesanskaffelse på regionalt nivå Konkurranseutsetting uten rammeavtale (HF initiert) Anskaffet av HF etter forhandlinger – ikke basert på rammeavtale Gave, bruktkjøp, utstyr levert på garanti, etc. * Omfanget av direkteanskaffelser på Ahus i 2010 har sammenheng med supplering av utstyrsparken på det nye sykehuset i forbindelse med overtagelse av pasienter fra OUS

9 Det var mange årsaker til at arbeidet startet, blant annet en hypotese om at flere medisinsk-tekniske tjenester kunne utføres av en felles tjenesteleverandør Hensikten med arbeidet er å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for MTU-området, slik at beslutninger om og utviklingen av området kan baseres på best mulig grunnlag. Dette vil bidra til måloppnåelse i henhold til Strategisk utviklingsplan , samt bidra til oppfyllelse av myndighetskrav. Resultatet av prosjektet skal at gi et grunnlag for det regionale helseforetaket for å fastsette realistiske og tilstrekkelige krav til helseforetakene, få oversikt over totale investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler, og å kunne planlegge finansiering av MTU og behandlingshjelpemidler i henhold til det totale økonomiske handlingsrom i foretaksgruppen – sett opp mot andre investeringsbehov – i større grad enn i dag. Utredningen skal peke på hvilke føringer helseforetakene skal forholde seg til for MTU. Denne utredningen skal for oppdragsgiver bidra til at det på lang sikt er etablert et helhetlig og korrekt grunnlag for investeringer og for best mulig utnyttelse av ressursene innen regionen. Det skjer gjennom at det etableres en god og dokumentert oversikt over nåsituasjonen på MTU området inkludert behandlingshjelpemidler, samt anbefalte videre tiltak på området i forhold til organisering og forvaltning av MTU, inkludert behandlingshjelpemidler og grensesnittet til IKT. For brukerne av MTU og BHM og for pasientene er det forventet en forbedring i kvaliteten på utstyret og at opplæring i anvendelse av utstyret er tilstrekkelig. Prosjektet skal på overordnet nivå ha definert og beskrevet integrasjonspunkter, eksisterende, mulige og ønskelige mellom MTU og IKT, og ha vurdert evt. problemstillinger som er dukket opp knyttet til etablering av fellestjenester IKT i Sykehuspartner. Det skal foreligge en vurdering av implikasjoner av aktuell og fremtidig konvergens mellom IKT og MTU, herunder vurdering av evt. behov for etablering av felles krav og grensesnitt mot EPJ. Det skal foreligge en utredning av behov for og effekter ved samhandling på tvers av helseforetakene. Rapporten skal inneholde en beskrivelse av muligheter og eventuelle fordeler/gevinster ved større grad av samordning av innkjøp enn det som er tilfellet i dag, og fordeling av drift av enheter som har ansvar for behandlingshjelpemidler. Det skal bl.a. vurderes om dette vil gi større forutsigbarhet, større mulighet for å budsjettere for tilstrekkelig investering og vedlikehold (og unngå hasteinnkjøp ved havari fordi klinisk drift ikke kan vente på utstyret). Både innkjøp av utstyr og forbruksmateriell skal omfattes. Rapporten skal diskutere tiltaksalternativer for påviste hovedutfordringer og inneholde et klart forslag til videre arbeid innenfor området, med prioriterte tiltak. Det skal påvises problemområder og anbefales tiltak for forbedring og effektivisering av anvendelse, utnyttelse av MTU, medisinsk tekniske tjenester (MTT), herunder videre arbeid med styringssystem (monitorering av utstyrsparken mht. alder og kvalitet, rutiner og prosedyrer, krav til kvalitetskontroll og organisasjonsstruktur m.m.). Kilde: Utdrag fra utredningens mandat, desember 2010

10 Prosessteg / tjenesteområder Problemstillinger i hvert steg/tjeneste
Fordi mandatet var omfattende, gikk vi systematisk gjennom hele problemfeltet ut fra en “livsløpslogikk” Planlegge og evaluere Prosessteg / tjenesteområder Problemstillinger i hvert steg/tjeneste Anskaffelse Hva slags strategi og hva slags operasjonelle rutiner kan gjøre at denne tjenesten løses fungerer godt og effektivt? Leveranse og montering Undervisning og opplæring Hva slags kompetanse bør involveres for å løse denne tjenesten på en hensiktsmessig måte? Bruk, drift, datafangst Løpende opplæring Planlagt/periodisk vedlikehold Registrering av utstyr Hvordan kan vi sikre at denne tjenesten løses på en god måte for brukerne av MTU (klinikere) og BHM (pasienter)? Hvordan få det beste ut av leverandørindustrien? Løpende vedlikehold, brukerstøtte Hvordan ivareta pasientsikkerhet og regeletterlevelse (”compliance”)? Supplere/oppdatere Avhending/kassasjon Hva er et hensiktsmessig grensesnitt mot IKT og journalsystemer? Og hvordan håndteres oppgavene rent praktisk ved foretakene i HSØ anno 2011?

11 Grunnleggende og avansert praksis – farge angir dagens status
De fleste foretakene har grunnleggende IKT/MTU utfordringer – det er et stykke igjen til «gullstandarden» for integrasjon mellom IKT og MTU Grunnleggende og avansert praksis – farge angir dagens status Systematisk standardiserings-arbeid mot standarder; leverandøruavhengig integrasjon; tett involvering av IKT Plug’n play. Sømløs kommunikasjon mellom organisasjoner for IT og MTU med påfølgende gjennomføring og drift. Pasient identifiseres (semi)automatisk og nødvendig data fra utstyret lagres automatisk og gjøres tilgjengelig gjennom EPJ (på riktig pasient). Datauttrekk med nødvendig brukerinfo. Planmessig gjennomføring av en plan for å integrere alt MTU mot IT-arkitektur og journal. «Indre marked» for overflødig utstyr med mulighet for spiss utskifting slik at utstyrsparken blir enhetlig Avansert / “gullstandard” Rett involvering av alle interessenter (inklusiv IT miljøene); bruk av felles prosessveiledere for prioritering og anskaffelse Sikre trygg og sikker datakommunikasjon mellom MTU og IT-systemer. Problemfri integrasjon ved hjelp av standardisering. Trygg og enkel datalagring fra utstyret med mulighet for oppslag i det aktuelle systemet. Rydde i databaser og oppdateringer Systematisk tenking om mulighet for ytterligere integrasjon med tilhørende handlings-planer og aktiviteter. Gjennomtenkte prosedyrer for migrasjon av data lagret på frittstående utstyr Videre-kommende Frontene står vel her: MTA mistror IKT fordi det grunnleggende ikke fungerer og strever med helt operasjonelt å få backup, nettverkspunkter, databaser og grunnleggende tjenester. IKT miljøene mistror MTA fordi så mange «fix» ødelegger muligheten for den store og vakre integrasjonen. Grunnleggende God prosess ved spesifisering av krav til datastandarder og beskrivelse av hva slags it-infrastruktur som skal gjelde Forhåndsvarsle om behov (dialog med IKT/Sykehuspartner) – velfungerende ad-hoc samarbeid Tilstrekkelig pasientinformasjon for den som betjener utstyr. Rutiner som fanger opp behov som endres under veis, for eksempelvis IP-adresser, backup og brannmurendringer Påse at integrert utstyr rekonfigureres Anskaffelse Mottak og montering Data i forbindelse med drift og bruk Vedlikehold og oppgradering Avhending, kassasjon

12 Vi har tre typer problem 1) kapasitetsproblemer, 2) uferdig standardiseringsarbeid, og 3) målkonflikten mellom informasjonssikkerhet og pasientsikkerhet Mordac Det er ikke uvanlig å møte kapasitets-problemer hos felles tjenesteleverandør for eksempel når man skal installere nytt MTU, oppgradere utstyr, koble på nye brukere eller integrere systemer med annet MTU eller med journalsystemer. Det er isolert sett ikke et organisasjonsspørsmål. Kapasitet Gode standarder som beskriver IT-arkitektur, dataformater, sikkerhetsløsning, etc. vil være en støtte på sikt – i en lang periode vil vi sikkert også måtte håndtere utfordringer med avvik fra standardene. Standardisering I noen tilfeller skal IT tilpasse seg MTU (for eksempel må data komme gjennom brannmurene). I andre tilfeller må MTU tilpasses endringer i infrastrukturen, for eksempel krav om mer effektiv viruskontroll eller bedre tilgangskontroll. Begge hensyn skal ivaretas. Informasjonssikkerhet

13 Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

14 Utviklingen er nok i ferd med å løp ifra denne arbeidsdelingen
Det enkleste ville være å trekke et skille mellom MTU og IT, for eksempel ved nettverkspunktet – og så la organisasjonene gjøre hver sin jobb Tankegangen tar utgangspunkt i et system med komponenter: utstyr, server, nettverk, printer, arbeidsstasjon, etc. Et tenkt skille kan bygge på at medisinsk-teknisk har ansvar for alt som skjer med data frem til nettverkskontakten i veggen, deretter overtar IKT (på foretaket eller hos en felles tjenesteleverandør) Utviklingen er nok i ferd med å løp ifra denne arbeidsdelingen Figur: MIDS: Gränsland mellan Medicinsk Teknik och IT, S. Capizzelo, 2011

15 Fødeovervåking på Ahus
På et sykehus med avansert IT-arkitektur, går skillet mellom MTU og IKT på kryss og tvers – i den grad det i det hele tatt er mulig å lage et skille Fødeovervåking på Ahus Terminal server (en per rom) Terminal server: MTA sier hva som skal gjøres, men får ikke gjøre det. Stan viewer: Fått adm. Tilgang og oppgraderer, drifter databasen, overvåker, sletter data etter to uker Er MTU, MTA gjør poppgradering, når teste må det være leverandørdialog. Virus Biz talk på klientene – noen ekstra felt – ventet tre år (ligget på fem på topp listen i tre år) på å få til en itegrasjon gjennom en brannmur til PACS på klentene Dataflyt: 1. CTG/Stan apparatet sender data (EKG, veer, puls, osv.) fra mor/foster via terminalserver til realtime server. Realtime servere sender data til surveillance-klient som viser overnevnte data på sentral overvåkningsskjerm. Realtime servere lagrer data (ikke rådata, kun bilde av kurver) på SQL server. Milou klienter knytter pasientens demografiske data sammen med sanntidsdata, og lagrer disse i SQL database. Pr dags dato registreres pasientens demografiske data manuelt på Milou klient, men dette vil skje automatisk når Milou integrasjon med Partus/DIPS er fullført. Bruker må avslutte og arkivere hver pasientundersøkelse etter endt undersøkelse. For å dumpe rådata til StanViewer må nettverkskabel fysisk kobles forbi terminalserver til samme nettverkspunkt. Oppgaver og ansvar MTA: CTG-apparater: Forebyggende vedlikehold, konfigurering og koble CTG/STAN-apparat til nettverk for å dumpe rådata fra apparat til lagringsmedium. Terminalserver: Konfigurere til fast IP-adresse, oppkobling. Oppdateringer/oppgraderinger: Bestille server-backup hos Sykehuspartner, laster inn oppgraderingsprogramvare på realtime-server, tester systemet, setter i drift når OK Brukerstøtte Sykehuspartner: Real Time server: Backup-rutiner (vanlig og ved oppgradering), ”Hosting” SQL databaseserver: Backup-rutiner (vanlig og ved oppgradering), ”Hosting” Oppgraderinger og viruskontroll på Milou-klienter og surveillance-klient Tilgangsstyring til Milou og Stanviewer Patching av nettverkspunkt Stan Viewer Kun MTA Kun Sykehuspartner / IT Applikasjon Arbeidsdeling

16 Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

17 Tjenester der spesialisering kan gi stordriftsfordel
Ambisjonen for en felles tjenesteleverandører er rasjonell arkitektur og spesialisert arbeidsdeling slik at stordriftsfordeler kan gi bedre kvalitet eller lavere kostnad Tjenester der spesialisering kan gi stordriftsfordel Standard arbeidsplass (PC, Windows, Office, mobiltelefon) Logikken tillater fagfolk å jobbe sammen, og det bør være mulig å få til god kapasitetsutnyttelse for de ulike tjenestene (for eksempel nettverk og datalagring) Lokalt nettverk med tilkoblet utstyr (printer, scanner, etc.) Virtuelle arbeidsflater (webapplikasjoner) Identitetsstyring og rollebasert tilgang Integrasjon, tjenestebuss (transport av data) Applikasjonsmiljø Databaser og prosessering Datalagring og sikring Fysisk servermiljø – strøm, reservestrøm, ventilasjon, maskinpark

18 Spørsmål som utfordrer spesialisten hos Sykehuspartner
Spesialisering av it-tjenester – som et alternativ til IT-tjenester i linjen – kan gi oss flinkere IT-folk, men også manglende innsikt i driftsproblematikk Når IT-funksjonen er høyspesialisert, er det ikke uvanlig å oppleve Ansvaret for helheten ligger ikke noe enkelt sted Fordi eksperten sitter lenger vekk fra linjen, kan det være vanskelig å forstå føringer fra virksomheten, bygget og lokal praksis Grensesnittproblematikken kan være slitsom (når noe faller mellom ulike tjenester eller utenfor alle) Spørsmål som utfordrer spesialisten hos Sykehuspartner Når kommer neste versjon software og hva slags nye dataformater vil den inneholde? Hvilke brukergrupper bør ha tilgang til Stan klienten? Hva skjer hvis vi kobler ut USB porten på rom 213? Hvilke data i Stan Viewer kan slettes? Hvorfor kommer det ikke data inn til journalsystemet Det er utfordrende for Sykehuspartner å levere et driftsmiljø – hvilke ekstra utfordringer ligger i å forvalte applikasjoner?

19 Applikasjonskategorier Standard rollefordeling for Sykehuspartner
MTU Generell Det kan være lærerikt for Sykehuspartner å forvalte MTU applikasjoner – men hvordan skal vi skille mellom applikasjonsforvaltning og utstyrsforvaltning? Applikasjonskategorier Standard rollefordeling for Sykehuspartner Lab Generell MTU applikasjon Kurve Støttesystemer Kunnskaps håndtering Administrative systemer Billedløsninger Medisinsk logistikk Tekst, tale Prehospital Modellen tar utgangspunkt i den type arbeidsdeling som er innført for regnskapssystemer, journalsystemer og annen software i foretaksgruppen HSØ Kile for applikasjonslisten: Plattformprosjektet, Sykehuspartner, 2012 Kilde for figur: Roller og ansvar i applikasjonsforvaltning, HSØ policydokument 2009

20 Regnskapssystemet har en annen logikk enn medisinsk teknisk utstyr
Oppgave i forvalterrollen Observasjon Implikasjon Systemforvalter skal ha inngående kunnskap om de muligheter systemet kan gi og følger opp utviklingen og bruken av systemet. Gjennom anskaffelse, opplæring, drift og vedlikehold har normalt medisin-teknikere en mer omfattende erfaring med utstyret. Variasjonsbredden (1000+ applikasjoner) er en annen enn for de administrative systemene. Klinikere og medisin-teknikere er ennå bedre skikket til å overvåke feltet Sørge for stabil drift av systemet I den ene enden av "systemet" er det en pasient, og forholdene som gir stabil drift kan også henge sammen med fysisk slitasje, reservedeler, tilkobling lokalt, etc. Løses ennå bedre av noen som sitter nær linjen Sørge for å dele informasjon/dra med andre slik at andre har god kjennskap til systemet . Sørge for at nødvendig kunnskap er tilgjengelig, f. eks ved initiativ til opplæring Det er forskriftsbestemt at denne oppgaven ligger på behandlende avdeling. I praksis utføres dette i dag uten bistand fra IT personell. Det er ingen aktiv rolle for verken Sykehuspartner eller MTA Sørge for at systemet er godt dokumentert, også rutiner for forvaltning Gjøres i dag i forbindelse med mottaket av utstyret på avdeling – en til dels omfattende rutine som innebærer ROS vurdering av utstyret i bruk på avdelingene. Det er uhensiktsmessig å skille forvaltningen av applikasjonen fra øvrig forvaltning

21 I mange tilfeller må forvaltningen skje gjennom lokal tilstedeværelse
Oppgave i forvalterrollen Observasjon Implikasjon Sørge for kvalitetssikring, erfarings- oppsummering og kontinuerlig forbedring Gjøres i samarbeid mellom klinikere og teknikere. Det er uhensiktsmessig å skille forvaltningen av applikasjonen fra øvrig forvaltning Sørge for kommunikasjon med driftsseksjonen, sluttbruker, leverandør og brukerstøtte. Sørge for informasjon til driftsseksjonen, sluttbrukere, leverandør og brukerstøtte. Sørge for å koordinere og prioritere aktiviteter knyttet til system i forhold til driftsseksjonen og sluttbruker Brukerstøtte innebærer stor grad av tilstedeværelse og en avtalt arbeidsdeling med utstyrets leverandør. Det er neppe noen gevinst å ta ut Sørge for at systemet med sluttbrukerutstyr (diktering, skanning, etc.) er optimalt konfigurert Håndteres ved mottak av MTU i dag sammen med et stort antall andre tester. Oppgaven kan ikke løses i isolasjon fra bruksmiljøet.

22 En del forvalteroppgaver vil Sykehuspartner håndtere aldeles utmerket i et godt driftsmiljø
Oppgave i forvalterrollen Observasjon Implikasjon Sørge for at det blir tatt backup. Sørge for at backup og restore for ditt system blir regelmessig testet Oppgave som med fordel kan løses av IT-avdeling, forutsatt at utstyret står i et sentralt driftsmiljø. Hvis ikke, vil praktiske hensyn ofte måtte avgjøre. I en del tilfeller er oppgaver som databaserydding umulig å gjennomføre uten tilstedeværelse og innsikt i den faktiske bruken. Dette kan godt fungere i regi av Sykehuspartner Sørge for at e-post lister knyttet til systemet holdes oppdatert . Sørge for at sikkerheten (konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet) til en hver tid blir ivaretatt av systemet etter gjeldende retningslinjer Sammen med system for tilgangskontroll er dette en oppgave som i dag ligger på IKT, men som krever en del koordinering. Oppgradering av gråsone-PC med både MTU-applikasjoner og applikasjoner drevet av IKT/Sykehuspartner har erfaringsmessig ført til funksjonsproblemer for medisinsk tekniske applikasjoner, for eksempel i forbindelse med oppgradering av brannmurer. Elektroniske meldinger etc. blir ivaretatt og utført ihht avtaler og myndighetspålagte krav For svar på prøver (lab, bilder, etc.) er problemstillingen reell og involverer allerede i dag IKT. Liten praktisk endring fra dagens situasjon Sørge for å holde rede på hvor mange brukere ett system har (på årsbasis) Håndteres i dag uten involvering av IT. Det er ikke noe prinsipielt i veien for at dette gjøres av Sykehuspartner

23 Og på en del områder ville det vært fantastisk å få Sykehuspartner involvert i forvaltningsoppgaver... Oppgave i forvalterrollen Observasjon Implikasjon Sørge for dokumentert integrasjon med andre systemer Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand etterspørres ofte i dag. Flott om dette får mer fokus hos Sykehuspartner – kan håndteres separat fra forvalterrollen Sørge for at systemet i størst mulig grad benytter felles registre Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand etterspørres ofte i dag i forbindelse med adgangskontroll. Sørge for fortløpende oppgradering til nye versjoner og revisjoner Krever i dag et samarbeid mellom IT og MTU. Sørge for at hendelser (feil og forespørsler) som blir rapporter via Helpdesk blir håndtert

24 Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

25 Korresponderende styrke Korresponderende utfordring
Sett fra utsiden har medisin-teknikerne påfallende styrker og utfordringer Egenskap i miljøet Korresponderende styrke Korresponderende utfordring “Profesjons-logikk” Faglighet og yrkesstolthet Etiske normer som ikke brytes Intern samling forutsetter en slags front mot “de andre” Litt lite eksperimentering – når normen er satt er den tung å bryte Serviceinnstilling Stolte av å legge til rette for andres arbeid Vektlegger forståelse av sykehusets prosess Ofte er fokus svært operasjonalt Litt lite spennende tanker om feltet i den større rammen Tilhørighet tett på klinikerne Sterk intern refereanseramme Felles referanseramme gir god dialog internt Gode mulgheter for læring på tvers av HF Snakker mindre godt med andre profesjoner Liten bevissthet rundt MTU og BHM i andre land “Vokter” mentalitet Veldig god kontroll og sterkt eierksap Samvittighetsfulle rutiner Evne til å forebygge – av kjærlighet til ustyret Avvisende til “innblanding” fra for eksempel IKT eller laboranter Kan vanskeliggjøre grensesnitt mot for eksempel industriaktører

26 Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

27 Problemet med overlappende grensesnitt reduseres med mekanismer for ansvarsavklaring i hvert enkelt tilfelle Systemintegratorrolle Svensk løsning Driftsmøte MTA+ressursperson i Sykehuspartner Sørlandsk løsning Gode tekniske løsninger reduserer koordineringsbehovet noe Teknologisk løsning? I Sverige er grenselandet mellom medisinsk teknikk og IT utfordret gjennom et ganske omfattende arbeid (MIDS) Problemstillingene er noenlunde sammenlignbare (men med et mindre preskriptivt regelverk) Løsning: System-integrator på hvert sykehus som legger premissene for løsning Lang erfaring med ekstern drift av IT (Sykehuspartner i Helse Sør) Frustrasjoner og problemer resulterte i en statusgjennomgang Løsning (et stykke på vei) ved å finne frem til dedikert og interessert ansvarsperson i Sykehuspartner samt å opprette en møtestruktur for koordinering God IT-arkitektur Middleware løsninger Fleksibilitet Åpne standarder

28 Anbefalinger fra prosjektet knyttet til integrasjon mellom IT og MTA
Utfordring Tiltak Leveranse Det er betydelige «transaksjonskostnader» knyttet til samarbeid om svært praktiske problemer som tilkobling, oppgradering, etc. Tillate en grad av IT-kompetanse lokalt for å jobbe sammen med MTA – om nødvendig med en matriserapportering Rutine Det er ikke åpenbart for brukere og for MTA og IT hva man skal lagre og hva man kan slette av data Få på plass en forståelse av hvilke data som skal tas vare på Strategi MTA og brukere opplever manglende brukerstøtte i IT-relaterte spørsmål Tilstrekkelig kapasitet hos SP til å gi prioritert respons til MTU-relaterte problemer Rutiner Uten klarere forståelse/visjon av hvor foretakene skal gå, kan man prioritere galt ved nyanskaffelser Få på plass strategi for MTU-integrasjon: arkitektur med påfølgende handlingsplaner MTU har mange hundre applikasjoner, servere, printere og nettverk som dels står separat og dels deles med annen infrastruktur Dedikerte IT-kontaktpersoner i SP med deltagelse i "driftsstyrer" eller lignende som påser at systemene fungerer godt sammen Rutiner og policy

29 Takk for oppmerksomheten