Nasjonalt samarbeid om handtering av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor.

Presentasjon om: "Nasjonalt samarbeid om handtering av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor."— Utskrift av presentasjonen:

1 Nasjonalt samarbeid om handtering av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor

2 Dagsorden Prosjektbeskrivelse og framdriftsplan Budsjett Val – prosjektgruppa Dato for oppstart Relasjonsbygging –Riksarkivet –ABM-u –Andre

3 Kvifor samarbeide? Nytt og omfattande arbeidsområde –Vi treng kompetanse og røynsle –Ressurskrevjande arbeid Stort potensiale for gevinst –Kommunal forvaltning – einskapeleg sektor –I stor grad dei same standardiserte dataverktøy som vert nytta landet overI stor grad dei same standardiserte dataverktøy som vert nytta landet over –Felles regelverk for handtering av oppgåva –Akkumulert kompetanse

4 Historikk Bodø 2001. Presentert ideen på KAI- konferansen Seminar og arbeidsmøter om samarbeid i Trondheim (2002), Lillehammer (2003) og Bergen (2004) Søknad om prosjektmidlar TIL ABM-u, okt 2003 Tildelt kr 450 000,- i mars 2004 Konstituering i mai 2004 Prosjekt over eit år Samarbeidet skal vere permanent

5 Prosjektbeskrivelse - målsetjing Utvikle generell metodehandbok for handtering av elektronisk arkiv i kommunal sektor - prosjektarbeid Utveksle informasjon og dokumentasjon på ein felles nettstad Spre kompetanse - seminar/kurs, informasjon

6 Føresetnad - samarbeid forpliktar Alle deltakarane forpliktar seg til å dele dokumentasjon og kunnskap Vi oppmodar institusjonane om å starte arbeidet med handtering av elektronisk arkivmateriale i prosjektperioden

7 Prosjektorganisering LLP –Reknskap, revisjon og rapportering Prosjektleiar –Framdrift, fakturakontroll, rapportering Prosjektgruppe –Utvikling, dokumentasjon, formidle kunnskap Kompetansegruppe -delta i kompetansefora, prosjektbistand/deltaking, dele dokumentasjon ABM-U Riksarkivet

8 Samarbeidsmodell Kommunearkiv.no Ephorte BvPro Profdoc ---- Avlevering (Prosjekt, IKA, Byarkiv, Fylkesarkiv, Kommune) Laste informasjon/dokumentasjon IKAByarkivFylkesarkiv Kommune Hente informasjon/dokumentasjon Kurs/seminar

9 Arbeidsoppgåver - prosjektgruppa Utvikle generell metode Uttrekk og dokumentasjon av eit utval system i prosjektperioden –Dokumentasjon av systema Systemdokumentasjon Brukardokumentasjon Skjermbilder m.m –Bevaringsvurderingar - kva for informasjon og kvar den fins i systemet Rapport Lovverk+Behov i verksemd+Funksjonalitet+Bruk+Andre lagringsformer=Uttrekksmetode –Metadata Eit bibliotek for handtering av kvart system tilgjengeleg over ein nettstad for prosjektetnettstad Framtidige system –Kravspesifikasjonar –Kontakt med leverandørar

10 Arbeidsoppgåver - forts Kurs/seminar for kompetansegruppa Vidare framdrift –Forslag til nye prosjekt innanfor samarbeidet Driftsmiljø Testemiljø Andre fellestenester –Formidling –Permanent nettstad –Relasjonsbygging

11 Kompetansegruppa Deltaking i kompetansefora Dele dokumentasjon på felles nettstad På førespurnad bistå prosjektgruppa med dokumentasjon

12 Relasjonsbygging for permanentsamarbeid Langtidslagringsproblematikk –Nasjonalt Riksarkivet (RA)(offentlig og privat) Nasjonalbiblioteket ABM-u –Internasjonalt Tilsvarende institusjoner og nettverk Lagring og drift –Ikkje kommersielle miljø som arbeider med desse problemstillingane Forskning og utvikling –Forskningsmiljø, nettverk og organisasjoner som arbeider med opne standarder og lignende Mogelegheiter framfor ikkje avgrensningar må styre arbeidet

13 Relasjonsbygging Ønsker dialog med RA om korleis samarbeidet skal føregå Behov for utveksling av praktiske erfaringar, utviklingserfaring, generell informasjon, regelverk og tolkningar –Invitasjon til arbeidsmøte/samlingar i prosjektgruppa –Tilgang til å laste og hente på nettstad –Etablere kommunikasjon om bevaringsplanar, dokumentasjon, arbeidsbeskrivelser m.m. –Nettverket som høyringsinstans for nytt regelverk/standard –Fellesløysingar for utviklingsarbeid

14 Framdriftsplan

15 Inntekter:Utgifter: Støtte fra ABM-utvikling450 000 Eigeninnsats LLP10 000 Egeninnsats fra institusjonene300 000 Utgifter kompetansegruppa, møter og seminar120 000 Utgifter prosjektgruppa, møter, reiser200 000 Utgifter til kjøp av tenester, programmering etc50 000 Konsulentoppdrag40 000 Frikjøp av prosjektleder30 000 Arbeid i institusjonane300 000 Sekretariatsoppgåver, LLP10 000 Rekneskap, revisjon10 000 Sum760 000 Budsjett

16 Val - prosjektgruppa NamnInstitusjon Vidar HaugeAust-Agderarkivet Jan Tore HelleIKA Hordaland Rolf Petter WaageIKA Møre Romsdal Ståle PrestøyIKA Trøndelag Signe Marie SolåsOslo Byarkiv Hallgeir OlsenIKA Rogaland