Agenda BI 27.04.2011 Sjekkpunkter for at de formelle regler i bedriften er fulgt. (Henvisning mot Bokføringsreglene og annet) Avstemming … og noe om periodisering.

Presentasjon om: "Agenda BI 27.04.2011 Sjekkpunkter for at de formelle regler i bedriften er fulgt. (Henvisning mot Bokføringsreglene og annet) Avstemming … og noe om periodisering."— Utskrift av presentasjonen:

1 Agenda BI Sjekkpunkter for at de formelle regler i bedriften er fulgt. (Henvisning mot Bokføringsreglene og annet) Avstemming … og noe om periodisering

2 Innholdsfortegnelse Regler rundt kassen Timebestilling
Timeregistrering Lønnsdokumentasjon Varetelling Uttak Reise og oppholdsutgifter Bevertningsutgifter Bransjebestemmelsene Kjøpsdokumentasjon Bilagsrutiner Oppbevaringskravene Daglig leders rapport til styret

3 Innholdsfortegnelse Handleplikt ved manglende egenkapital
Diverse vedrørende selskap med ansatte Avstemminger Kasse Bank Kunder Leverandører Lønnsområdet Merverdiavgift Andre konti Periodisering Perioderegnskap

4 Formelt innhold kvitteringer fra kassaapparat
BF § Kassaapparat mv. Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Det skal videre foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak. Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen. Tilbakebetaling til kunde skal dokumenteres med kundens signatur. Forslag til tillegg: Tilsvarende skal all registrering som har skjedd i forbindelse med opplæring dokumenteres.

5 Formelt innhold kvitteringer fra kassaapparat
§ 5-3-2a Krav til salgsdokument (kvittering) Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokument(kvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. Forslag til tillegg: Kvittering skal, med de unntak som følger av tredje og fjerde ledd, inneholde de opplysninger som følger av bokføringsforskriften § 5-1 (§§ til ) Kvitteringen skal dessuten angi klokkeslett for salget. For de reglene som gjelder i dag går det ikke klart frem at klokkeslett skal stå på kvittering. Klokkeslett må pr i dag stå på sladrerullen.

6 Formelt innhold kvitteringer fra kassaapparat
Forslag § a Selger kan fravike krav om angivelse av kjøper, jf. § nr. 2, ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig, herunder når en ansatt kjøper på vegne av sin bokføringspliktige arbeidsgiver, og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, med mindre a) betalingen skjer med kontanter og beløpet ikke overstiger kr inklusive merverdiavgift og kjøpet ikke gjelder drivstoff til bruk i person – og varetransport, eller b) betalingen skjer med den bokføringspliktiges betalingskort og beløpet ikke overstiger kr inklusive merverdiavgift. Unntaket gjelder heller ikke ved kontantsalg der vederlaget er på kr eller mer inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes kvittering dersom kjøper ber om dette, jf § 5-5 annet ledd. I slike tilfeller skal selger signere og stemple kvitteringen.

7 Legitimasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør)
Det skal daglig utarbeides daterte nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system (forslag til tilføyelse: herunder skal rapportene angi korreksjonsposter med årsak, beløp og antall poster, samt registreringer i forbindelse med opplæring). Dette kan skje enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning. Klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet skal fremgå av rapportene. Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

8 Dokumentasjon av kontantsalg uten kassaapparat
§ Ambulerende og sporadisk kontantsalg Unntaket gjelder de som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 G. Disse kan dokumenter kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag Forslag til tillegg i § 5-4-1: …eller ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Oppstillingen skal være datert og signert. Det skal skrives kvittering dersom kunden ber om det. Plikten til nummerering av salgsbilag gjelder ikke konkursbo som nevnt i § 1-1.

9 Timebestillingssystem
§ 5.4.b (Tidligere § 8-4-1)Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling, skal dokumentere de bestilte timene. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten, kundens navn og så vidt mulig hvem som skal utføre tjenesten. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes. Bestemmelsen i første ledd gjelder også bokføringspliktige som utfører samme type tjenester, men hvor timene ikke er forhåndsbestilte. For å få et bedre grunnlag for å kontrollere fullstendigheten av inntektene, foreslås det at også drop-in kunder skal registreres i timebestillingssystemet. Det foreslås også at så langt det er praktisk mulig skal timene spesifiseres med hensyn til hvem som har utført tjenesten. Bestemmelsen gjelder også de som bare har drop-in kunder, men har mulighet for å motta forhåndsbestillinger.

10 Timeregistreringer BF § Dokumentasjon av medgått tid (i forslaget flyttet til § 5-4 a) Dokumentere timer hvor det utføres tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk for hver eier og ansatt. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Oppbevaring 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets utgang Forslag til tillegg: Dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned. Med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag.

11 Timeregistreringer Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne, administrative arbeidsoppgaver. Forslag til tillegg: Bestemmelsene gjelder heller ikke administrative enheter i konsern, ideelle organisasjoner og foreninger uten økonomisk formål som utelukkende leverer tjenester internt og hvor vederlaget fastsettes på bakgrunn av en kostnadsfordeling. Slike bokføringspliktige må dokumentere prisfastsettelsen på annen tilfredsstillende måte. 11 11

12 Timeregistreringer Ikke formkrav. Den bokføringspliktige må selv ta stilling til hvilke system – manuelt eller elektronisk – som er best egnet til å håndtere timeregistreringene. Dersom det er mange ansatte der timene er grunnlag både for lønnsutbetaling og fakturering bør vi se om det er mulig å tilby elektroniske løsninger, slik at en slipper å registrere timene mer enn en gang. Kan en benytte en ”almanakkbok” som timeregistreringssystem ? Det kan benyttes dersom denne skrives med penn og oppbevares i 3,5 år.

13 Lønnsdokumentasjon BF § 5-6
Er det viktig å informere kunden om dokumentasjonsreglene for lønn når vi som regnskapsfører ikke fører lønn for våre kunder ? § 5-6 Dokumentasjon av lønn mv. Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende skal fremgå av dokumentasjonen: a) fødselsnummer b) navn og stilling c) skattekommune d) tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet

14 Lønnsdokumentasjon BF § 5-6
BF § 5-6 Dokumentasjon av lønn mv. Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende skal fremgå av dokumentasjonen: a) fødselsnummer b) navn og stilling c) skattekommune d) tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet Har arbeidsgiver mottatt pålegg om trekk, i medhold av skattebetalingslovens kapittel VI, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om: a) hvem som har utferdiget pålegget b) når pålegget er mottatt c) det beløp som skal dekkes ved trekket d) inntektsåret som pålegget om trekk gjelder Trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode

15 Lønnsdokumentasjon BF § 5-6
For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger pr. motpart Dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til Brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer Eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i Fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent Trekkgrunnlaget Størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk.

16 Lønnsdokumentasjon BF § 5-6
For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart. a) dato for utført arbeid b) antall timer den aktuelle dato c) sum timer for den aktuelle perioden Dokumentasjon av lønn skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt Det skal foreligge en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner.

17 Varetellingslister § 6-1 Dokumentasjon av varelager
Telles ved regnskapsårets slutt Ved betryggende lagerregnskap kan en foreta opptelling i løpet av året. Dokumentasjonen av varelager skal inneholde en spesifisert oppstilling over Varens art Kvantum (med angivelse av måleenhet) Verdi for hver enkelt vare Summeringskolonne for de spesifiserte verdiene Beregningsmåten for de spesifiserte verdiene skal fremgå av dokumentasjonen.

18 Varetellingslister Verdien for hver enkelt vare kan beregnes til:
1. Anskaffelseskost 2.Varens kalkulerte utsalgspris dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er beregnet. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift eller avgiftsberegnes med forskjellige satser skal skilles ut og vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste.

19 Varetellingslister Både den regnskapsmessige og skattemessige verdien av varelageret skal fremgå av dokumentasjonen. For bokføringspliktige etter bokføringslovens § 2 annet ledd, er det tilstrekkelig at den skattemessige verdien fremgår. Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egen gruppe. Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig Dersom tellelister på papir benyttes, skal de være nummerert før tellingen Dokumentasjonen skal være datert, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Originale lister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen. Forslag til endring: Tellelister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.

20 Dokumentasjon av uttak
BF § 5-2 Utstedelse av salgsdokument ved uttak. Ikke spesifikke regler på dette i dag. § forslag nytt annet ledd Dokumentasjon av uttak skal utstedes snarest mulig etter uttakstidspunktet og senest innen ti virkedager i måneden etter at uttaket fant sted. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årstermin oppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller 31a, kan likevel ikke utstede dokumentasjonen senere enn det kalenderår uttaket fant sted med mindre bestemmelsen i § tredje ledd benyttes.

21 Dokumentasjon av reise og oppholdsutgifter
Det skal fremgå av dokumentasjon av reise og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 21.desember 2007 nr til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven. Forslag til tillegg: Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og opplysningene som nevnt i første punktum ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem.

22 Dokumentasjon av reise og oppholdsutgifter
Den ansatte må pr i dag sende inn reiseregning med originale kvitteringer til sin arbeidsgiver. Arbeidsgiver kan skanne mottatt originaldokumentasjon for oppbevaring. Forslag: Ok med skannet innlevering fra arbeidstaker

23 Dokumentasjon av bevertningsutgifter
Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. -Vær nøye med å sjekke at dokumentasjonen er god nok ? -Sjekk at det er samsvar mellom innhold i dokumentasjonen og antall personer deltatt i arrangementet. - Kan være aktuelt å sjekke datoer Er det forskjell på behandlingen av bevertningsutgifter for private næringsdrivende og eksempelvis ansatte i et aksjeselskap ?

24 Bransjebestemmelser Bygg og anleggsvirksomhet
Gjelder arbeid for egen og andres regning i bygge og anleggsvirksomhet og verftsindustri Grense kr eks mva Arbeidede timer må dokumenteres uansett Inngående pakksedler skal oppbevares Originale timelister på papir må oppbevares i 3 år og 6 måneder. Annen dokumentasjon i 10 år Prosjektregnskapet skal inneholde: Oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer oppdragets art Oppdragets oppstart Oppdragets opphør Alle direkte kostnader Alle inntekter Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader

25 Bransjebestemmelser Ny § 8-1-2a Utstedelse av salgsdokument
Salgsdokument skal utstedes i samsvar med bygge- og anleggsarbeides fremdrift, senest innen en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin, jf. Merverdiavgiftsloven § 30 første ledd. Ved bygge og anleggskontrakter hvor det ikke mottas delbetalinger, kan salgsdokument utstedes senest en måned etter at arbeidet er fullført. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) etter § for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr eksklusive merverdiavgift I § er det kommet et nytt punkt om at prosjektregnskapet også skal inneholde opplysning om prosjektkode. Dette er blitt nytt punkt a) i § 8-1-4 Det er også kommet inn et nytt tredje ledd. Prosjektkoden skal fremgå for hver enkelt post i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen etter § 3-1 første ledd nr. 1 og 2.

26 Bransjebestemmelser Det er også kommet nye bestemmelser vedrørende oppbevaringsplikt og sporbarhet i § 8-1-5 Bokførte opplysninger som er grunnlag for utarbeidelse av prosjektregnskap er presisert skal oppbevares i 10 år Oppbevaring av inngående pakksedler er strøket Opprinnelige timelister på papir kan skannes for oppbevaring i 3 år og 6 måneder. Bestemmelse om lukking av regnskapsperioder Krav om toveis kontrollspor mellom prosjektregnskap og dokumentasjon av bokførte opplysninger.

27 Bransjebestemmelser Taxinæringer Krav om taksameter
Kan søke om dispensasjon Må kunne skrive kvittering Ellers gjelder alle de generelle regler for kontantomsetning Dokumentasjon oppbevares i 10 år Ikke kommet forslag for denne bransjen i bokføringsloven, men det er kommet egen forskrift for drosjene.

28 Bransjebestemmelser Serveringssteder
Bokføring skal innrettes slik at omsetning og uttak kan spesifiseres på varegruppene mat, øl, vin, brennevin, rusbrus/cider, mineralvann, annen drikke, tobakk og andre varer. Varebeholdning skal grupperes likt Inngangspenger og garderobeavgift kan dokumenteres ved gjenpart av forhåndsnummererte billetter Fribilletter må kunne dokumenteres Prislister til kunder og ansatte skal utarbeides og oppbevares. (3 år og 6 måneder) Ellers gjelder de generelle regler Også denne bransjen får etter det nye forslaget ekstra krav. Salg av mat og drikke skal nå registreres fortløpende på kassaapparatet selv om betaling skjer når gjesten forlater serveringsstedet. Det kommer også krav i denne bransjen til føring av personaljournal.

29 Bransjebestemmelser Hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie
Skille kjøp og salg og varebeholdning på salgsvarer og behandlingsvarer Omsetning fra kassaapparat skal splittes pr ansatt Prislister skal dateres, signeres og oppbevares Egne prisoversikter over priser som benyttes overfor eiere og ansatte. Må registrere timebestillingene. Må registrere hvem som skal utføre tjenesten I bransjebestemmelsene for frisørvirksomhet har det kommet to nye krav Omsetning og uttak av klipp skal skilles ut fra øvrige behandlingstjenester. Dette kravet er kommet for å det skal bli lettere å tilrettelegge for analyse av bruttofortjeneste, og det er da viktig å kunne skille varer som er med å generere behandlingsinntekter fra ordinære omsetningsvarer. Frisørvirksomhet og skjønnhetspleie skal føre personaljournal. Formålet med denne bestemmelsen er å gjøre det mulig å kontrollere fullstendigheten av lønn. Svart omsetning og svart arbeid er et økende problem

30 Bransjebestemmelser Bilverksteder og bilpleie
Ny § 8-12 om personaljournal Bokføringspliktige som driver bilverksteder eller bilpleievirksomhet skal føre personaljournal i samsvar med § 8-5-4 Med bilpleie menes manuelt utført arbeid på bil for eksempel dekkskifte og bilvask. Bensinstasjoner som kun har automathaller og selvbetjeningshaller faller derfor utenom. Tidsregistreringssystemet, som for eksempel stemplingsur, likestilles med personaljournal

31 Bransjebestemmelser Helt ny bransjebestemmelse i § 8-13 vedrørende Finansieringsvirksomhet. § Virkeområde Forskriften § 8-13 (§ § ) gjelder banker, kredittforetak, finansieringsforetak, verdipapirfond, verdipapirforetak og verdipapirfondenes forvaltningsselskaper (finansieringsvirksomhet) § Salgsdokument Ved kjøp og salg av finansielle instrumenter kan finansieringsvirksomhet benytte sluttsedler som salgsdokument. Finansieringsvirksomhet som har transaksjoner i form av utlån\kreditt\finansiering til eller innskudd fra kunder, og som etter avtale med kundene kan belaste kunden direkte for utførte tjenester via kontoforhold, kan benytte kontoutskrift som salgsdokument. Sluttsedler og kontoutskrift skal inneholde opplysninger som nevnt i § 5-1 (§ § 5-1-8). Kravet i § om fortløpende nummerering av salgsdokument kan likevel erstattes av angivelse av kundens kontonummer og et fortløpende nummer på kundenivå. § Kunde og leverandørspesifikasjon Finansieringsvirksomhet kan benytte sine fagsystemer for å utarbeide spesifikasjoner som nevnt i § 3-1 nr 3 og 4. Opplysningene må kunne spesifiseres i en form som sikrer at opplysningsplikten etter lov og forskrift kan ivaretas.

32 Bransjebestemmelser Helt ny § 8-14 om Forsikringsselskaper
§ Virkeområde Forskriften § 8-14 (§ § ) gjelder forsikringsselskaper som omfattes av lov 16 juni 1989 nr 69 om forsikringsavtaler (forsikringsavtaleloven) og lov av 10.juni 2005 nr. 44 om forsikringsselskaper, pensjonsforetak og deres virksomhet m.v. (forsikringsvirksomhetsloven) § Salgsdokument Polisedokument kan benyttes som salgsdokument dersom dokumentasjonen inneholder opplysninger som nevnt i § 5-1 (§ § 5-1-8). Kravet i § om fortløpende nummerering av salgsdokument kan likevel erstattes av angivelse av polisenummer/ forsikringsavtalenummer og termin. § Kunde og leverandørspesifikasjon Et forsikringsselskap som oppfyller kravene gitt i eller i medhold av forsikringsavtaleloven og forsikringsvirksomhetsloven, kan benytte sitt fagsystem for å utarbeide spesifikasjoner som nevnt i § 3-1 nr. 3 og 4. Opplysningene må kunne spesifiseres i en form som sikrer at opplysningsplikten etter lov og forskrift kan ivaretas. § 8-15 Dispensasjon Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i dette kapittel

33 Kjøpsdokumentasjon Er det andre krav til kjøpsdokumentasjonen enn til salgsdokumentasjonen ved kredittkjøp? Hovedregelen er at det skal være samme dokumentasjon som den selger har produsert. BF § 5-5 første ledd: Dokumentasjon av kjøp Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentet selger har utstedt og skal inneholde de opplysningene som fremgår av § 5-1 (§ § 5-1-8).

34 Kjøpsdokumentasjon Er det andre krav til kjøpsdokumentasjonen enn til salgsdokumentasjonen ved kontantkjøp? Gjeldende regler Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres. Forslag til endring Ved kontantkjøp fra detaljist skal kjøpsdokumentasjonen, i tillegg til opplysningene nevnt første ledd, inneholde angivelse av kjøper når vederlaget overstiger kr inklusive merverdiavgift. Når det i slike tilfeller betales med den bokføringspliktiges betalingskort, og kontoutskrift vedlegges dokumentasjonen, kan dette erstatte angivelse av kjøper. Når kjøper ikke er identifisert etter første eller annet ledd, skal formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene klart fremgå av dokumentasjonen. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.

35 Kjøpsdokumentasjon BF § 5-5 4 og 5.ledd
Kassakvittering skal oppbevares sammen med eventuell annen dokumentasjon, herunder dokumentasjon som nevnt i foregående ledd. Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i § 5-1 (§ § 5-1-8), må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet. God regel ved mottak av fakturaer som ikke er tilfredsstillende er og ikke betale disse, men sende dem tilbake til selger med beskjed om at de ikke vil bli betalt før salgsdokumentasjonen er i orden. Ved kontantkjøp er dette ikke like lett, men alle ansatte i en bedrift som handler på vegne av denne må få informasjon om hvilke dokumentasjon de skal kreve når de handler. Er for sent når manglende ikke blir oppdaget før den kommer til den regnskapsansvarlige eller til regnskapsfører.

36 Er virksomhetens bankkonto adskilt fra privatøkonomien

37 Egen skattetrekkskonto
Kontrollere at særskilt bankkonto for skattetrekk etter hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti. Påse også at skattetrekkskontoen blir riktig benyttet. Omgående gi oppdragsgiver beskjed dersom dette ikke er i orden. Hvor ofte ?

38 Egen kasse for kontantomsetning
Kontantomsetning omfattes av til dels detaljerte regler. Her er noen praktiske råd i den forbindelse: To kontantkasser Bruk to kontantkasser. En ”omsetningskasse” der du har dagens kontantomsetning, og en ”fastkasse” som du bruker til å betale regninger o.l. Fastkassen (til regninger o.l.) kan f.eks. være på kroner og det skal da alltid ligge kontanter eller regninger for til sammen kroner i denne kassen. Hvor stort beløp det er behov for å ha i fastkassen vil avhenge av hvor mye som kjøpes kontant. Fastkassen må minimum gjøres opp for hver regnskapsperiode slik at bilagene blir sendt til regnskapsføring i riktig periode. Når kontantene er brukt tar man ut penger fra banken slik at man igjen har f.eks kroner i fastkassen. Uttakskvittering og regninger legges sammen med andre bilag som skal regnskapsføres.

39 Bilagsrutiner Bilagsorden
Bilagene er grunnlaget og dokumentasjonen for regnskapsføringen. Det er viktig at du oppbevarer alle bilag slik at alle transaksjoner blir regnskapsført og dokumentert. Vi må be om at bilagene settes inn i en egen perm for bilag, og at bilagene settes inn i permen med en gang du mottar dem. Permen skal ha skilleark, slik at bilagene sorteres etter hvilken type bilag de utgjør. Følgende inndeling og sortering er ønskelig:

40 Bilagsrutiner

41 Bilagsrutiner Fakturadato avgjør hvilken periode fakturaen tilhører (se krav om når en faktura skal utstedes under kapittel 5 nedenfor). Kontrollér at samtlige utgående og inngående fakturaer som gjelder perioden er vedlagt. Selv om det har oppstått uoverensstemmelse med leverandør/kunde angående faktura, skal den legges i bilagspermen for bokføring. Når kreditnota skrives/mottas vil denne bli bokført mot den aktuelle faktura. Kontroller gjerne bankbilag mot bankens kontoutskrift, slik at du får med alle bilag for aktuell periode. I tillegg til nevnte bilag skal følgende settes inn i bilagspermen: Dagsoppgjør Kontoutskrift bank /lån Evt tilsagnsbrev lån/tilskudd Informasjon om evt investering (slik at vi kan få grunnlag for bygge-/investeringsregnskap) Skatteavregning

42 Oppbevaringskravene Dokumentasjonskravene i Bokføringsloven og Bokføringsforskriften gjelder den bokføringspliktige. I utgangspunktet er det derfor den bokføringspliktige som skal oppbevare : -Spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering BL § 5 -Beskrivelse av regnskapssystemet BL § 6 -Bilagene BL § 10 -Dokumentasjon av balansen BL § 11 -O.s.v Hva skal oppbevares BL §13? 1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning 2. Lovbestemte spesifikasjoner 3. Dokumentasjon av bokførte opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet og dokumentasjon av balansen. 4. Nummererte brev fra revisor 5. Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning. 6. Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning

43 Oppbevaringskravene 7. Utgående pakkseddel eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet 8. Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Punktene 5-8 vil normalt være sekundærdokumentasjon Oppbevaringstid 10 år for primærdokumentasjon 3 år og 6 måneder for sekundærdokumentasjon Må kunne fremlegge regnskapsmateriale for offentlige kontrollmyndigheter uten opphold. Kan søke om dispensasjon fra oppbevaringsplikten

44 Daglig leders rapporteringsplikt ovenfor styret.
Aksjelovens§ Daglig leders plikter overfor styret     (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling Børsnoterte foretak skal i henhold til verdipapirforskriften § 5-5 avlegge kvartalsrapport for regnskapsårets 4 kvartaler Etter § 5-6 skal det også utarbeides halvårsrapport.

45 Handleplikt ved manglende egenkapital
Styrets oppfølgingsansvar og handleplikt ASL § 3-4 Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. ASL § 3-5 Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, skal styret straks behandle saken. Styret skal innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen , gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling og foreslå tiltak som vil gi selskapet en forsvarlig egenkapital. Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Hvis styret ikke finner grunnlag for å foreslå tiltak som nevnt i første ledd, eller slike tiltak ikke lar seg gjennomføre, skal det foreslå selskapet oppløst. (Straffelovens § 283 A)

46 Handleplikt ved manglende egenkapital
Løpende og til enhver tid ? Er det hver dag, hver måned eller hvert år ? Svaret på dette er avhengig av situasjonen Eiendomsselskap med gode kontrakter kontra selskap i krise. Nøkkeltalls-rapportering avdekker faresignaler Med normal driftssituasjon følges aksjelovens krav om daglig leders rapportering hver 4. måned (ASL § 6-15)

47 Handleplikt ved manglende egenkapital
Egenkapitalen < 50 % av aksjekapitalen -Her må man i tillegg til lovens faktiske krav, legge en annen type vurdering til grunn når vi tar stilling til den faktiske forsvarligheten i egenkapitalen. Eks: -Selskap1 har i egenkapital der alt er aksjekapital. -Selskap 2 har i egenkapital med i aksjekapital og i annen egenkapital. -Begge selskapene går med kr i underskudd. -Bør ikke begge disse selskap ha samme handleplikt ?

48 Diverse vedrørende selskap med ansatte.
Kontroller at alle ansatte inkl daglig leder har arbeidsavtaler AML § 14-5 Har bedriften rutiner som sikrer at timelister blir skrevet til rett tid, attestert til rett tid slik at de ansatte får lønn utbetalt når de skal. Alle ansatte har også krav på en lønnsavregning/lønnsslipp (AML § ledd Har bedriften gode nok rutiner for oppdatering av NAV`s AA –register Påse at alle ansatte har yrkesskadeforsikring (Yrkesskadeforsikringsloven § 3. Er det gode nok rutiner som sikrer at rutinene vedrørende refusjon av sykepenger fungerer tilfredstillende?

49 Diverse vedrørende selskap med ansatte.
Skal originalt skattekort oppbevares ? Tabellkort (del 1) Arbeidsgiver (les Regnskapskontoret) skal alltid oppbevare ORIGINALEN hos oss så lenge vedkommende er ansatt. Det er kun i de tilfeller at originalen ligger hos arbeidsgiver, at vedkommende kan bruke trekk etter tabell. Dersom originalen leveres tilbake, SKAL DET TREKKES ETTER PROSENTEN. (Ta uansett en kopi, for og bakside etter utfylling). Før original leveres tilbake skal det påføres på baksiden, tabelltrekk fra………. Til (dato). Dersom arbeidstaker kun leverer kopi av tabellkortet (del 1), skal vedkommende trekkes etter den påførte prosent.

50 Vi tar utgangspunkt i saldobalansen
AVSTEMMING Med avstemming mener vi: Å avdekke/forklare avvik på kontonivå, samt å dokumentere saldo. og å aktivt gjøre noe med avvikene, skaffe dokumentasjon etc. Vi tar utgangspunkt i saldobalansen - og begynner med Balansen

51 AVSTEMMING kasse og bank
Bankkonti Regnskapets konti for bank(er) avstemmes for hver periode mot bankens kontoutdrag. Differanse i bokført saldo sammenlignet med bankens saldo skal forklares med 1) hvilke bilag som er bokført, men som ikke er medtatt i bank og 2) hvilke poster i bank som ikke er postert i regnskapet. 1) Bilag som er bokført, og ikke medtatt bank bør skyldes forskjellig periodisering (f.eks at vi har tatt med innskudd/uttak de siste dagene i perioden, mens banken har tatt de med i måneden etter. Alle slike poster skal forsvinne ved neste avstemming, ellers er noe feil. 2) Poster som banken har postert, og som vi ikke har mottatt bilag på må etterlyses umiddelbart slik at de ikke står åpne ved neste periodeavslutning. Det er ingen grunn til at det skal finnes åpne poster som ikke er fra siste regnskapsperiode. Større avvik må avklares før perioden rapporteres Kasse Avstemmes mot opptalt kassabeholdning/kassaoppgjørsskjema. Manglende kassaoppgjør må etterlyses umiddelbart:

52 AVSTEMMING Kunder og leverandører
Kundefordringer Alle Kreditposter forklares/avklares Gamle krav skal behandles Tapsføring / Tilbakeføring (Få momsfradrag) Inntektsføring av kreditposter ?? Motregning mot andre reskontroer ?? Husk kommentarer: ”OK” er bare greit hvis alle skjønner hvorfor - Ellers: Mer tekst. Leverandører Reskontroen skal alltid være krysset, og åpne poster avklares løpende Ved åpne betalinger er (nesten)alltid noe feil. Det kan eksempelvis skyldes a-konto betaling. Kontoutskrift bør etterlyses dersom noe virker galt. Utvalgte ”større” leverandører bør jevnlig avstemmes mot kontoutskrift. Gå Kritisk gjennom åpne poster, ta tak i unormale poster, gamle poster, etc.

53 AVSTEMMING Lønnsområdet
 Skyldig skattetrekk Avstemmes mot innberettet og betalt skattetrekk iflg. terminoppgaver. De ulike terminoppgjør fra lønnspermen hentes inn i avstemmingsmodellen, og avstemmes mot hovedbokskonti.

54 AVSTEMMING Lønnsområdet
 Skyldig arbeidsgiveravgift Avstemmes mot innberettet og betalt arbeidsgiveravgift iflg. terminoppgaver. Det ulike grunnlag fra terminoppgjør fra lønnspermen hentes inn i avstemmingsmodellen, og avstemmes mot hovedbokskonti.

55 AVSTEMMING Lønnsområdet
 Avstemming feriepenger og arbeidsgiveravgift feriepenger Beregnede feriepenger sjekkes mot kostnad og skyldig feriepenger. I tillegg beregnes arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger og sjekkes mot tilsvarende konto i hovedbok.

56 AVSTEMMING Totalavstemming av lønnsområdet
 Totalavstemming lønn På lønnsområdet er det laget en totalavstemming som skal benyttes ved innsendelse av lønns- og trekkoppgavene. Denne modellen avstemmer alle forhold på lønnsområdet med utgangspunkt i den enkelte lønns- og trekkoppgave. Avstemmingen kan også benyttes gjennom året, f.eks på oppdrag som ikke betjenes med Visma lønn. NB! Husk også avstemming av lønnsforskudd og andre relevante forhold på lønn

57 AVSTEMMING Merverdiavgift
Merverdiavstemming er flere ting. 1) At regnskapet viser samme tall som det vi har innberettet og 2) vi skal avstemme det vi har beregnet av utgående avgift med omsetningen som regnskapet viser. Vi må 3) også sjekke at transaksjonene er ført med riktig momsbehandling. 1) Avstemmingsmodellen viser her at summen av det som er postert i balansen av inn- og utgående avgift, samt på oppgjørskontoen stemmer med siste momsoppgave.

58 AVSTEMMING Merverdiavgift
2) Avstemmingsmodellen viser her at saldoene på de ulike omsetningskonti stemmer med det som fremkommer som grunnlag på momsoppgaven. Ulike omsetningsklasser er spesifisert i modellen.

59 AVSTEMMING Merverdiavgift
3) Det er raskt å sjekke bruken av avgiftskoder ved å gå inn på ”Spørring”. Legg inn kontoserie, år og periode, samt den avgiftskode du ønsker å kontrollere. Du kan da kontrollere bare de ”mistenkelige” transaksjonene

60 AVSTEMMING Andre vesentlige balanseposter
Hva er nå dette ? Hva som er ”vesentlig” i det enkelte regnskap er det ikke lett å si noe generelt om, men i tillegg til at ”store” tall og mange transaksjoner er faktorer for vesentlighet kan følgende være eksempler: Eksempler: Eksterne lån: Betalte renter og avdrag avstemmes mot eksterne kontoutdrag Mellomregningskonti: Gjennomgås og uttak/innskudd forklares eller dokumenteres. Godkjenning fra eier vurderes løpende. Lønnsforskudd: Det må til en hver tid være dokumentert hvem som har fått forskudd, uten at dette er trukket. Noter i arbeidsbeskrivelsen hvilke konti som du anser som vesentlige i ”ditt” regnskap

61 AVSTEMMING Andre ting å avstemme….
Avstemming av resultatkonti når dette er hensiktsmessig: Eksempler på konti man kan avstemme: Husleieinntekter og kostnader: er det avtale som kan dokumentere dette. Er det samsvar mellom antall perioder i regnskapet og det antall ”regninger” som er kostnadsført leasing, strøm, forsikring etc. Leasing Dette er det vanligvis regularitet i, så man enkelt kan telle opp hvor mange perioder man har kostnadsført. Strøm Som over – det er vanligvis kjent hvor mange regninger man skal ha kostnadsført. Avregninger kan også etterlyses hvis de ikke Forsikring Betales ofte forskuddsvis, og det kan kontrolleres om det er kostnadsført i riktig forhold Etc.

62 PERIODISERING Tidsavgrensing….
I forbindelse med avstemmingen er det viktig å kjenne til hva det vil si å periodisere en regnskapspost. Man skal kontrollere at det som er avsatt er riktig, og det kan bli nødvendig å gjøre avsetninger for å få et riktig regnskap. Det er en egen periodiseringsfunksjon i Visma Business som fungerer aldeles utmerket, men det er likevel behov for å forstå hva som egentlig gjøres. Hva er … Inntekter og kostnader som ikke faller sammen med den perioden vi fører regnskap for må fjerne fra periodens regnskap. Regnskapet for perioden må ta hensyn til utgifter (og innbetalinger) som kommer i andre perioder, men gjelder den periode vi skal rapportere. Hva gjør vi: Vi tilbakefører den del av innteten- eller kostnaden som tilhører andre perioder. Den delen vi tilbakefører blir postert (avsatt) på en balansekonto – eiendel (debet) eller gjeld (kredit) avhengig av hva vi periodiserer.

63 PERIODISERING Tidsavgrensing….
Eksempel … Husleie betales mange ganger kvartalsvis (eks. forskuddsleie) I Januar er postert betaling av husleie på Kr ,- slik: Forsk.betalte kostnader HUSLEIE JAN FEB MAR HUSLEIE Forsk.betalte kostnader JAN FEB MAR Hva gjør vi: 80.000 40.000 40.000

64 PERIODEREGNSKAP I utgangspunktet er det hvert enkelt selskap som bestemmer frekvensen for utarbeidelse av perioderegnskap. Aksjelovens§ Daglig leders plikter overfor styret     (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling Børsnoterte foretak skal i henhold til verdipapirforskriften § 5-5 avlegge kvartalsrapport for regnskapsårets 4 kvartaler Etter § 5-6 skal det også utarbeides halvårsrapport.

65 Løpende avstemminger og periodiske avslutninger
God regnskapsføringsskikk gjelder for autoriserte regnskapsførere som fører regnskap i næring for andre. Synes det kan være lurt for andre som fører regnskap til også å se litt på hva disse bestemmelsene sier Kunde- og leverandørreskontro For hver periode gjennom året skal det som et minimum foretas visuell kontroll av om kunde- og leverandørsaldoene synes rimelige. Uklare forhold tas opp med oppdragsgiver. I mer kompliserte tilfeller skal dette skje skriftlig. I tilknytning til årsregnskapet skal innkomne kontoutdrag avstemmes mot reskontroene. Som et minimum skal aldersfordelte saldolister eller spesifisert reskontro, påført eventuelle merknader, oppbevares hos regnskapsførervirksomheten. Uklare forhold tas opp med oppdragsgiver, slik at reskontroen fremstår som sannsynlig og det normalt er sammenheng mellom de siste åpenstående poster og saldo.

66 TAP PÅ FORDRINGER Tidspunkt for skattemessig tapsføring
Utgiftsføres det år tapet er endelig konstatert f.eks konkurs, akkord, fastslått insolvens eller forgjeves tvangsinndriving Kundefordring ikke innfridd innen 6 mnd etter forfall til tross for 3 purrekrav Fradrag for MVA Fordring må avskrives på konto for å få fradrag for mva Ved innbetaling av tidligere avskrevne fordring, inntektsføres beløpet når pengene mottas, og tidlige trukket mva må innbetales på ny.

67 God Regnskapsføringsskikk
Bankkonti Regnskapets konti for bank avstemmes for hver periode mot bankens kontoutdrag. Kasse For oppdragsgivere med kontantomsetning avstemmes periodevis konti for kasse mot lovbestemt dokumentasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør). Beholdning i kassebøker avstemmes mot saldo for tilhørende konti etter hver periodes registrering. Ved årsskiftet må det, for enhver kasse, påses at det foreligger dokumentasjon for opptalt beholdning som stemmer med regnskapet. Hvis regnskapsførervirksomheten på noe tidspunkt finner kassebeholdningen usannsynlig, skal dette tas opp med oppdragsgiver. I ettertid må det kunne påvises hvordan dette er tatt opp og videre er behandlet.

68 God Regnskapsføringsskikk
Skyldig skattetrekk Regnskapsførervirksomheten skal for hver skattetrekkstermin avstemme konti for skyldig skattetrekk, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser. Regnskapsførervirksomheten skal kontrollere at særskilt bankkonto for skattetrekk etter hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti. Hvis dette ikke er tilfelle, skal regnskapsførervirksomheten omgående skriftlig gjøre oppdragsgiver oppmerksom på forholdet. I tilknytning til årsregnskapet skal trukket skattetrekk avstemmes mot Årsoppgave for arbeidsgiveravgift – Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025).

69 God regnskapsføringsskikk
Oppgjørskonto merverdiavgift Regnskapsførervirksomheten skal for hver avgiftstermin avstemme oppgjørskonto merverdiavgift, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser og grunnlaget for merverdiavgiften. Skyldig arbeidsgiveravgift Regnskapsførervirksomheten skal for hver arbeidsgiveravgiftstermin avstemme skyldig arbeidsgiveravgift, ved kontroll av at innsendte oppgaver og betalinger er i samsvar med regnskapsførte størrelser og grunnlaget for arbeidsgiveravgiften. I tilknytning til årsregnskapet skal beregnet arbeidsgiveravgift avstemmes mot Årsoppgave for arbeidsgiveravgift – Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025) og Kontroll over registrerte og innberettede beløp (RF-1022).

70 God Regnskapsføringsskikk
1.4.2 Årsregnskap inkludert ligningsoppgaver Krav tilknyttet årsregnskapet Resultatregnskap og balanse etter regnskapsloven eller ligningsloven skal baseres på avstemt og dokumentert saldobalanse Videre skal regnskapsførervirksomheten: gjennomgå kommentarer til periodiske regnskaper, revisors nummererte brev og annen korrespondanse for å sikre at alt er besvart og rettet utarbeide tilleggsopplysninger (noter), med tydelig referanse til de poster i regnskapet opplysningene gjelder informere oppdragsgiver om krav til underskrifter informere oppdragsgiver om krav til oppbevaring av årsregnskapet